กระบวนการจองบริการคาเทอริ่ง: จากการสอบถามถึงการยืนยันการจอง

จุดที่การสอบถามคาเทอริ่งติดขัด (และทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญ)

งานคาเทอริ่งส่วนใหญ่ไม่พังเพราะอาหารไม่ดี แต่ติดขัดระหว่างข้อความแรกกับวันที่ยืนยัน ใครบางคนถามว่า “ว่างไหม?” แล้ววันสองสามวันที่ตามมามักกลายเป็นคำตอบครึ่ง ๆ รายละเอียดขาดหาย และการยืนยันนาทีสุดท้าย

จุดที่ติดขัดมักน่าเบื่อและคาดเดาได้:

• การสอบถามเข้ามาทาง DM, ข้อความเสียง, หรืออีเมล แต่ไม่มีคนรับผิดชอบ
• รายละเอียดสำคัญหายไป ดังนั้นใครบางคนก็เดาแล้วส่งใบเสนอราคาที่ไม่จริงจัง
• ลูกค้าคิดว่า “จองแล้ว” แต่ยังไม่มีการตกลงมัดจำและเงื่อนไข
• การเปลี่ยนเมนูเกิดขึ้นในการคุยข้าง ๆ ทำให้เวอร์ชันล่าสุดไม่ชัดเจน
• สถานะคลุมเครือ ("กำลังดำเนินการ") ทำให้การติดตามล่าช้าหรือส่งซ้ำ

เมื่อรายละเอียดขาดหาย ใบเสนอราคากลายเป็นความเสี่ยง ถ้าคุณไม่รู้จำนวนแขก สไตล์การให้บริการ เวลาส่ง อาหารสำหรับข้อจำกัดทางอาหาร หรือกฎสถานที่ คุณจะประเมินราคาต่ำแล้วต้องแก้ไขทีหลัง หรือประเมินสูงเกินไปแล้วเสียงาน แล้วความประหลาดใจก็ตามมา: พนักงานเพิ่ม อุปกรณ์ขาด เวลาเตรียมแคบกว่าที่คิด หรือเมนูที่ทำไม่ได้ในสเกลนั้น

กระบวนการจองคาเทอริ่งง่าย ๆ แก้ปัญหานี้ได้โดยเปลี่ยนข้อความที่กระจัดกระจายให้เป็นเส้นทางเดียวที่ชัดเจน: เก็บข้อมูลพื้นฐาน ยืนยันความพร้อม ส่งใบเสนอราคาตามข้อจำกัดจริง เก็บมัดจำ แล้วล็อกการจองด้วยแหล่งข้อมูลเดียวสำหรับเมนูและโลจิสติกส์

สิ่งนี้สำคัญที่สุดสำหรับเจ้าของ-ผู้ปฏิบัติงานที่ทำทุกบทบาท ทีมขายที่รับมือหลายลีด และผู้ประสานงานที่ต้องการการส่งต่องานที่สะอาดไปยังครัวและคนขับ

ตัวอย่าง: ลูกค้าอีเมลมาว่าอยากได้อาหารกลางวันสำหรับบริษัท 60 คน “เดือนหน้า” ถ้าไม่มีการไหลที่ชัดเจน คุณอาจเสนอราคาเร็วเกินไป แต่ถ้ามีกระบวนการชัดเจน คุณจะได้วันที่ กฎการเข้าอาคาร เวลาในการลงของ งบประมาณโดยรวม และจำนวนผู้มีข้อจำกัดทางอาหารก่อน แล้วจึงเสนอราคาด้วยความมั่นใจและหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำที่เจ็บปวดทีหลัง

สถานะที่ชัดเจนช่วยให้ทีมอยู่ในหน้าเดียวกัน

การจองรู้สึกยุ่งเมื่อคนใช้คำต่างกันสำหรับสิ่งเดียวกัน คนหนึ่งบอกว่า “ยืนยัน” ทั้งที่ลูกค้าเพียงแค่ชอบเมนู อีกคนบอกว่า “จองแล้ว” ทั้งที่ยังขาดมัดจำ สถานะที่ชัดเจนแก้ปัญหานี้ได้เร็ว

ท่อสถานะง่าย ๆ ที่ทีมส่วนใหญ่สามารถใช้ได้:

• New inquiry: รับคำขอแล้ว แต่รายละเอียดไม่ครบ
• Qualified: วันที่ จำนวนคน และสถานที่เข้ากับความสามารถของคุณ
• Quote sent: ราคาและเงื่อนไขถูกส่งจริงแล้ว
• Tentative hold: คุณกำลังถือวันที่จนถึงเส้นตาย
• Confirmed: ได้รับมัดจำ (หรือ PO อนุมัติ) และงานอยู่ในปฏิทินของคุณ

ตั้งกฎให้ชัดเจนเท่าป้ายชื่อ ตัดสินว่าใครเปลี่ยนสถานะแต่ละอันได้และอะไรเป็นตัวกระตุ้น “Quote sent” ไม่ควรหมายถึงร่างไว้ มันควรหมายความว่าข้อความถูกส่งออกไปแล้ว

เก็บสถานะข้างเคียงสองอย่างไว้แยกกันเพื่อให้ท่อหลักสะอาด:

• สถานะการชำระเงิน: Unpaid, Deposit paid, Paid in full
• สถานะเมนู: Draft, Approved, Changed, Locked

ตัวอย่าง: ลูกค้าอนุมัติเสนอราคาแต่ต้องการสลับเครื่องเคียงสองอย่าง การจองสามารถอยู่ใน Tentative hold หรือ Confirmed (ขึ้นกับกฎมัดจำของคุณ) ในขณะที่สถานะเมนูเปลี่ยนจาก Approved เป็น Changed

ถ้าคุณสร้างสิ่งนี้ในเครื่องมือ no-code อย่าง AppMaster ให้ทำให้สถานะเหล่านี้เป็นฟิลด์แบบเมนูดรอปดาวน์พร้อมสิทธิ์การเข้าถึงเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงสอดคล้องและติดตามง่าย

รายละเอียดอีเวนต์ที่ควรเก็บใน 10 นาทีแรก

การตอบเร็วช่วยได้ในการชนะงานคาเทอริ่ง แต่ความเร็วมีประโยชน์เมื่อคุณเก็บรายละเอียดที่ทำให้ใบเสนอราคาของคุณแม่นยำ คิดว่านี่คือบรีฟขั้นต่ำ: พอให้ตั้งราคาได้ถูกต้อง ยืนยันว่าคุณส่งได้ และหลีกเลี่ยงการต่ออีเมลยาว ๆ

เริ่มจากสิ่งที่ขับเคลื่อนต้นทุนและการจัดคน: จำนวนแขก (ยอมให้เป็นช่วงเช่น 45-55 และถามว่าจะยืนยันเมื่อไร), วันที่, หน้าต่างเวลาการให้บริการ (เวลาเตรียมและเวลาเสิร์ฟ), และที่อยู่สถานที่จัดงานที่แน่นอน

จากนั้นล็อกสไตล์การให้บริการและข้อจำกัดด้านอาหาร การส่งวางหน้างาน บุฟเฟต์พร้อมพนักงาน เสิร์ฟเป็นจาน เสิร์ฟแบบผ่าน หรือบริการเต็มรูปแบบเปลี่ยนแรงงานและอุปกรณ์ ถามเรื่องความต้องการด้านอาหารและการติดป้ายที่ลูกค้าต้องการ

เช็คลิสต์รับข้อมูลสั้น ๆ ช่วยให้ทุกคนเก็บข้อมูลเดียวกัน:

• พื้นฐานอีเวนต์: วันที่ เวลา สถานที่ จำนวนแขกเป็นช่วง
• แผนการให้บริการ: รูปแบบ คาดการณ์พนักงาน เช่าอุปกรณ์ (ถ้ามี)
• ความต้องการเมนู: ข้อจำกัดด้านอาหาร สารก่อภูมิแพ้ รายการที่ต้องมี
• รายละเอียดผู้ซื้อ: ผู้ตัดสินใจ วิธีติดต่อที่ดีที่สุด ระยะเวลาการอนุมัติ
• ข้อจำกัดหน้างาน: ที่จอดรถ การขนของ เข้าถึงครัว กฎอาคาร

สองคำถามลดการคุยกลับไปกลับมามากกว่าทุกอย่างแทบทั้งหมด:

• “เราควรออกแบบภายในงบประมาณช่วงเท่าไร?”
• “อะไรคือสิ่งที่ต้องมีเทียบกับสิ่งที่อยากได้?”

ถ้าคนลังเล เสนอทางเลือกง่าย ๆ: “เราใกล้เคียงกับ $25, $40 หรือ $60 ต่อคนมากกว่ากันไหม?”

ตัวอย่าง: ลูกค้าบอกว่า “อาหารกลางวันสำหรับ 60 คน” คุณยืนยันว่าเป็น 50-70 เป็นการส่งวางหน้าสถานที่หรือบุฟเฟต์มีพนักงาน จำนวนมังสวิรัติและกลูเตนฟรี ผู้ช่วยผู้ดูแลเป็นผู้ตัดสินใจ และอาคารต้องการ COI และช่องโหลด 20 นาที ตอนนี้ใบเสนอราคาครั้งแรกของคุณจะถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก

วิธีสร้างใบเสนอราคาที่ตรงกับสิ่งที่คุณส่งได้จริง

ใบเสนอราคาที่ดีไม่ใช่แค่เมนูกับราคา แต่มันคือคำสัญญาที่ชัดเจนว่าคุณจะให้สิ่งใด ภายใต้เงื่อนไขอะไร และรวมทั้งหมดเท่าไร

แปลงรายละเอียดอีเวนต์เป็นรายการคิดเงิน

แปลคำขอเป็นส่วนที่คิดเงินได้เพื่อให้ปรับทีหลังง่ายโดยไม่ต้องเขียนใหม่ทั้งหมด

ใบเสนอราคาส่วนใหญ่ประกอบด้วยบางส่วนของ:

• อาหารและเครื่องดื่ม
• พนักงาน (เตรียม เสิร์ฟ เก็บกวาด)
• การเช่าอุปกรณ์
• การส่งและติดตั้ง (หรือเงื่อนไขการรับ)
• ค่าบริการและภาษี (ถ้ามี)

ใช้ราคาต่อคนเมื่อสัดส่วนขึ้นกับจำนวนคน ใช้ค่าคงที่สำหรับสิ่งที่ไม่เปลี่ยนตามจำนวน (ค่าส่งในรัศมีที่กำหนด บล็อกพนักงานขั้นต่ำ อุปกรณ์เฉพาะ) ถ้าผสมทั้งสอง ให้ตั้งป้ายชัด เช่น “$28 ต่อคน x 60” บวก “ค่าจัดส่งแบบคงที่”

ตรวจสอบเหตุผลและการอนุมัติ

ก่อนส่งใบเสนอราคา ให้ตรวจสอบความเป็นจริงอย่างรวดเร็ว:

• ชั่วโมงแรงงาน: ต้องกี่คน กี่ชั่วโมง รวมการทำความสะอาด
• เวลาเดินทาง: โหลดของ ขับรถ จอด กฎการเข้าถึงสถานที่
• ข้อยกเว้นขั้นต่ำ: ขั้นต่ำอาหาร ขั้นต่ำพนักงาน ขั้นต่ำวันหยุดสุดสัปดาห์
• เวลา: คุณส่งและเสิร์ฟได้ภายในหน้าต่างที่ขอหรือไม่

เพิ่มระยะเวลาความถูกต้องของใบเสนอราคา (มัก 7-14 วัน) และระบุสิ่งที่จะเปลี่ยนหลังจากหมดอายุ เช่น ราคาวัตถุดิบ ความพร้อมพนักงาน และจำนวนแขก

จากนั้นทำให้การอนุมัติไม่คลุมเครือ จับคำว่า “ใช่” ของลูกค้าและสมมติฐานสำคัญ: วันที่และเวลา จำนวนแขก (หรือช่วง) เวอร์ชันเมนู รูปแบบการบริการ และสิ่งที่รวมกับสิ่งที่ไม่รวม วิธีนี้ป้องกันช่วงเวลา “ผมคิดว่าอันนั้นรวมแล้ว” ในภายหลัง

ขั้นตอนทีละขั้น: จากการสอบถามจนเป็นใบเสนอราคาที่อนุมัติ

เป้าหมายของคุณชัดเจน: ยืนยันพื้นฐานเร็ว ตั้งราคาสิ่งที่ถูกต้อง และเก็บการอนุมัติในแบบที่ใครในทีมก็หาเจอได้ทีหลัง

1) ยืนยันรายละเอียดขณะลูกค้ายังเปิดปฏิทินอยู่

อ่านการสอบถามครั้งเดียว แล้วตอบ (หรือโทร) ด้วยเฉพาะสิ่งที่ขาด: วันที่และเวลาเริ่ม จำนวนแขกเป็นช่วง ที่อยู่ รูปแบบการบริการ ความต้องการด้านอาหาร และรายการต้องมี

ถ้าลูกค้าไม่แน่ใจ ให้ล็อกสมมติฐานที่คุณสามารถอ้างอิงเพื่อเสนอราคา (เช่น “คิดราคาไว้ที่ 35 ท่าน ส่งวาง หน้าพร้อมอุปกรณ์ใช้แล้วทิ้ง”) และเขียนไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

2) สร้างใบเสนอราคาให้อนุมัติได้ง่าย

การอนุมัติเกิดขึ้นเมื่อคนอ่านใบเสนอราคาเข้าใจภายในประมาณ 10 วินาที แยกรายการอาหาร บริการ การเช่า การส่ง ภาษี และผลรวมที่ชัดเจน ใส่หมายเหตุสั้น ๆ ว่ารวมอะไรและไม่รวมอะไร

เก็บเช็คลิสต์นี้ให้กระชับ:

• รายการเมนูพร้อมปริมาณหรือราคาต่อคน
• ค่าบริการและค่าจัดส่ง (และเงื่อนไขที่ทำให้เปลี่ยน)
• ภาษีและขั้นต่ำที่ต้องมี
• สมมติฐานสำคัญ (จำนวนแขก เวลา การเข้าถึง หมายเหตุด้านอาหาร)
• วันหมดอายุของใบเสนอราคา

3) ส่ง กำหนดการติดตาม และบันทึกการอนุมัติ

เมื่อคุณส่งใบเสนอราคา ให้ตั้งการติดตามทันที (เช่น 48 ชั่วโมง) ถ้าลูกค้าตอบว่า “โอเค” หรือเซ็นยอมรับ ให้บันทึกการอนุมัตินั้นไว้ในที่ทีมเห็นได้

ตัวอย่าง: คำขออาหารกลางวันของบริษัทมาถึงสำหรับวันพฤหัสหน้า คุณยืนยันว่าเป็นเที่ยงสำหรับ 40 คน ส่งวาง คุณส่งใบเสนอราคาแยกรายการพร้อมวันหมดอายุ 3 วัน แล้วบันทึกการตอบอีเมลเป็นการอนุมัติ

เมื่ออนุมัติแล้ว ย้ายการจองไปสถานะ Pending deposit และส่งคำขอมัดจำทันที

มัดจำและการยืนยันโดยไม่ต้องตามให้เขิน

ขั้นตอนมัดจำที่สะอาดลบการคุยกลับไปกลับมาส่วนใหญ่ ทุกคนควรรู้ว่าลูกค้าตกลงอะไร เงินเข้ามาเท่าไร และต่อไปจะเกิดอะไรขึ้น

ทำกฎมัดจำให้เห็นและสม่ำเสมอ: จำนวนมัดจำ (คงที่หรือเปอร์เซ็นต์) วันครบกำหนด และสิ่งที่มันสงวน ภาษาเรียบง่ายได้ผลดีที่สุด: “เราจะถือวันที่และเมนูของคุณเป็นเวลา X วัน การจองจะยืนยันเมื่อได้รับมัดจำ”

เมื่อมัดจำมาถึง สถานะบางอย่างควรเปลี่ยนทันที การตั้งค่าที่ใช้งานได้จริงคือ:

• New inquiry
• Quote sent
• Pending deposit
• Confirmed
• Closed (เสร็จหรือยกเลิก)

เก็บบันทึกการชำระเงินไว้ในบันทึกการจอง ไม่ใช่อินบ็อกซ์ของใครคนใดคนหนึ่ง บันทึกวิธีการชำระ หมายเลขใบเสร็จหรืออ้างอิง จำนวนมัดจำ ยอดคงเหลือ และผู้ที่มาร์กว่ารับแล้ว

ตั้งวันครบกำหนดการชำระเงินสุดท้ายเมื่อคุณบันทึกมัดจำ แล้วตั้งการเตือนที่คุณจะส่งจริง (เช่น 7 วันก่อน 3 วันก่อน และเช้าวันครบกำหนด)

ตัวอย่าง: ลูกค้าตกลงใบเสนอราคา $2,000 สำหรับอาหารกลางวัน 40 คน พร้อมมัดจำ 30% ภายใน 48 ชั่วโมง จนกว่า $600 จะถูกบันทึก สถานะจะยังเป็น Pending deposit และวันที่จะถือไว้ เมื่อจ่ายแล้ว ย้ายเป็น Confirmed และล็อกแผนให้ครัว

ติดตามการเปลี่ยนแปลงเมนูเพื่อไม่ให้อะไรหาย

การเปลี่ยนเมนูเป็นเรื่องปกติ สิ่งที่ทำให้ทีมคาเทอริ่งพังคือการเปลี่ยนที่เกิดกระจัดกระจายในห้าที่ (ข้อความ รูป โทร อีเมล) และไม่มีใครบอกได้ว่าเวอร์ชันไหนเป็นเวอร์ชันล่าสุด

จัดการการแก้ไขที่มีความหมายทุกครั้งเป็นเวอร์ชันใหม่: Menu v1, v2, v3 ใส่เวลาประทับและเก็บเวอร์ชันเก่าเป็นอ่านอย่างเดียว แล้วเมื่อมีคนถามว่า “เราตกลงอะไรไว้?” คุณจะตอบได้ในประโยคเดียว: “เราอยู่ที่ v3 อนุมัติเมื่อวันอังคาร 14:10”

สำหรับการเปลี่ยนแต่ละครั้ง บันทึกพื้นฐานเดิมทุกครั้ง: ใครขอ, ทำไมเปลี่ยน, เปลี่ยนอะไรบ้าง, และผลกระทบต่อราคา แรงงาน การเช่า หรือเวลาเตรียม

เมื่อเมนูเปลี่ยน ให้ปรับใบเสนอราคาให้ทันที ถ้า v2 เพิ่มขนมปราศจากกลูเตนและเพิ่มจำนวนจาก 80 เป็น 95 รายการและผลรวมต้องเปลี่ยน ส่งใบเสนอราคาที่อัปเดตพร้อมหมายเลขเวอร์ชันเดียวกันเพื่อให้ลูกค้าจับคู่เมนูและราคาได้โดยไม่เดา

ตั้งวันที่ตัดการเปลี่ยน (เช่น 7 วันก่อนงาน) และเพิ่มสถานะชัดเจนเช่น Menu locked หลังจากนั้น คำขอใหม่จะกลายเป็นคำสั่งแยกหรือคำสั่งการเปลี่ยนที่คิดเงิน ไม่ใช่แค่ "ขอเพิ่มอีกอย่าง"

การสื่อสารและการส่งต่อที่เป็นระเบียบ

กระบวนการจะพังเมื่ออัปเดตไปอยู่ในห้าที่: เธรดอีเมล ข้อความ โน้ต สมองของใครสักคน และโฟลเดอร์รูปภาพ เลือกที่เก็บเดียวสำหรับบันทึกการจองและเก็บทุกอย่างไว้ที่นั่น: ข้อความ หมายเหตุ และไฟล์เช่น ผังที่นั่ง สัญญา หมายเหตุอาหาร และรูปภาพแรงบันดาลใจ

เก็บสถานะให้มองเห็นและเป็นปัจจุบัน เมื่อมันเปลี่ยน คนต่อไปไม่ควรต้องอ่านประวัติทั้งหมดเพื่อเข้าใจสถานการณ์

เทมเพลตข้อความที่ป้องกันการไล่ตาม

การสื่อสารกับลูกค้าส่วนใหญ่ซ้ำ ๆ เทมเพลตสั้น ๆ ช่วยให้ลูกค้าทุกคนได้รับข้อมูลชัดเจนเดียวกัน และช่วยทีมไม่ต้องพิมพ์ข้อความเดิมซ้ำภายใต้ความกดดัน

เทมเพลตที่มีประโยชน์ได้แก่: ส่งใบเสนอราคา, เตือนมัดจำ, อนุมัติเกมนู, เช็กอีเวนต์สัปดาห์งาน, และการยืนยันสุดท้าย เพิ่มบันทึกด้านบนง่าย ๆ ว่า: “อัปเดตฟิลด์ด้านล่างก่อนส่ง” เพื่อไม่ใช้วันที่หรือที่อยู่เก่า

การส่งต่องานที่ไม่ทำให้งานหลุด

จัดการงานภายในเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกการจอง ไม่ใช่การคุยข้าง ๆ เปลี่ยนแต่ละการส่งต่อเป็นงานที่มีเจ้าของและวันที่ครบกำหนด

เก็บรายการงานให้เฉียบคม: แผนการเตรียมครัว (เวอร์ชันเมนู ส่วนขนาด สารก่อภูมิแพ้), การเช่าและอุปกรณ์ใช้แล้วทิ้ง, แผนพนักงาน, โน้ตการส่งและการเข้าถึง, และการยืนยันในสัปดาห์งาน

ตัวอย่าง: ลูกค้าอีเมลผังที่นั่งใหม่วันอังคาร คุณแนบไฟล์ไปกับการจอง อัปเดตสถานะผังที่นั่ง และมอบหมายงาน “ยืนยันการเข้าถึงท่าโหลด” ให้หัวหน้าภายในวันพฤหัส

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่สร้างงานซ้ำและลูกค้าไม่พอใจ

ปัญหาคาเทอริ่งส่วนใหญ่ไม่ใช่ปัญหาอาหาร แต่เป็นปัญหากระบวนการ: รายละเอียดถูกสมมติ ข้อความถูกฝัง หรือใครบางคนมาร์กการจองว่า “ยืนยัน” เร็วเกินไป

กับดักหนึ่งคือการถือวันที่โดยไม่มีมัดจำ คุณบอกลูกค้าว่าช่องว่างเป็นของพวกเขา ปฏิเสธลีดอื่น แล้วพวกเขาหายไป ตอนนี้คุณมีช่องว่างในปฏิทินและทีมวางแผนไปรอบ ๆ การจองที่ไม่เคยมีจริง

อีกแหล่งงานซ้ำคือการเสนอราคาก่อนล็อกพื้นฐาน: จำนวนแขกและรูปแบบการบริการ “50 คน” อาจหมายถึงกล่องอาหาร บุฟเฟต์มีพนักงาน เสิร์ฟเป็นจาน หรือผสมพร้อมการเช่าแต่ละอันเปลี่ยนแรงงาน อุปกรณ์ เวลา และราคา ถ้าคุณเสนอราคาก่อน คุณจะต้องรับภาระค่าใช้จ่ายทีหลังหรือขอเงินเพิ่ม ซึ่งรู้สึกเหมือนหลอกลวง

การเปลี่ยนเมนูก็เป็นที่ที่การจองดี ๆ ไปผิดทาง ถ้าการเปลี่ยนกระจายอยู่ในข้อความและโทร ครัวเตรียมเมนูหนึ่ง ลูกค้าคาดหวังอีกอย่าง และทีมวิ่งหาตอนวันงาน

นอกจากนี้: สถานะการชำระเงินและสถานะการจองไม่ควรเป็นเรื่องเดียวกัน การจองอาจถูกถือขณะที่การชำระเงินรอมัดจำ เมื่อทั้งสองถูกผสม ทีมมักสันนิษฐานว่าเป็นยืนยันแล้ว เริ่มซื้อของและจัดคน และคุณเสียอำนาจในการเก็บมัดจำตรงเวลา

ถ้าคุณต้องการความผิดพลาดน้อยลง ให้กำหนดจุดตรวจบางอย่างก่อนงานจะเดินหน้าต่อ:

• ได้รับมัดจำ (หรือวันครบกำหนดตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร)
• ยืนยันช่วงจำนวนแขกและรูปแบบการบริการ
• มีบันทึกเมนูเดียวที่มีเวอร์ชันประทับเวลา
• สถานะการจองแยกจากสถานะการชำระเงิน
• ยืนยันโลจิสติกส์ 48–72 ชั่วโมงก่อนงาน

การเช็กด่วนก่อนมาร์กการจองว่า Confirmed

“Confirmed” ควรหมายความว่าทีมของคุณสามารถทำงานได้โดยไม่ต้องเดา

ตรวจสอบรายละเอียดการติดต่อและสถานที่ก่อน: คนติดต่อหลัก เบอร์โทรวันงาน ที่อยู่เต็ม โน้ตการส่ง ที่จอดรถ และการเข้าถึงอาคาร หากเป็นสถานที่ยืนยันผู้ติดต่อหน้างาน

ถัดไป ล็อกตัวเลขที่ขับเคลื่อนต้นทุนและการจัดคน ถ้าจำนวนแขกยังไม่สุด ให้บันทึกเป็นช่วงชัดเจนและวันที่ลูกค้าจะยืนยัน ทำแบบเดียวกันสำหรับรูปแบบการบริการ

การอนุมัติเกมนูต้องมีเวอร์ชันเดียวที่ชัดเจน ทำให้เห็นว่าตอนนี้อนุมัติอะไร (และเมื่อไร) และบอกลูกค้าถึงวันตัดการเปลี่ยน เช่น: “Menu v3 อนุมัติวันอังคาร เปลี่ยนได้จนถึง 17:00 วันศุกร์”

เช็คลิสต์ยืนยันสั้น ๆ:

• ตรวจสอบผู้ติดต่อหลัก เบอร์วันงาน และรายละเอียดสถานที่ครบถ้วน
• ยืนยันจำนวนแขกและรูปแบบการบริการ (หรือบันทึกช่วงและวันกำหนด)
• บันทึกเวอร์ชันเมนูที่อนุมัติ พร้อมวันตัดการเปลี่ยนชัดเจน
• ได้รับมัดจำและจัดเก็บบันทึกการชำระเงิน
• สร้างงานภายใน (พนักงาน การเช่า แผนการเตรียม ไทม์ไลน์การส่ง)

ตัวอย่างกระบวนการ: อาหารกลางวันบริษัทตั้งแต่เมลแรกจนมัดจำรับ

บริษัทท้องถิ่นอีเมลมา: “อาหารกลางวันบริษัท 60 คน เดือนหน้า ประมาณ 12:30” กระบวนการเริ่มจากเก็บพื้นฐานขณะที่ลูกค้ายังให้ความสนใจ

ภายในสายแรก (ประมาณ 10 นาที) คุณบันทึกวันที่และช่วงการส่ง ที่อยู่และโน้ตการเข้า จำนวนและความต้องการด้านอาหาร รูปแบบการบริการ ช่วงงบประมาณ ผู้ตัดสินใจ และรายการต้องมี

สถานะเปลี่ยนจาก New inquiry เป็น Qualified

คุณสร้างใบเสนอราคาในวันเดียวกันโดยแยกรายการชัดเจน: 60 กล่องอาหารกลางวัน (สองทางเลือกเมนู) ถาดสลัด คุกกี้ เครื่องดื่ม อุปกรณ์ใช้แล้วทิ้ง การส่ง และติดตั้ง คุณใส่กฎปฏิบัติ (เวลานำหน้า วันตัดการเปลี่ยน และสิ่งที่รวมกับไม่รวม) สถานะเป็น Quote sent

สองวันต่อมา ลูกค้าตอบ: “แบ่งครึ่งเป็นมังสวิรัติและเพิ่มกาแฟได้ไหม?” คุณอัปเดตการเลือกเมนู เพิ่มบริการกาแฟ และไปที่ Menu v2 พร้อมใบเสนอราคาที่อัปเดต สถานะเป็น Quote sent (updated)

ลูกค้าอนุมัติ v2 บ่ายเดียวกัน คุณส่งคำขอมัดจำทันที: 30% ภายใน 48 ชั่วโมงเพื่อถือวันที่ เมื่อเงินมาถึง การจองเปลี่ยนเป็น Confirmed และครัวได้งานเตรียม

วันก่อนงาน มุมมอง "ดูรวม" ของคุณควรแสดงว่า:

• Booking: Confirmed
• Payment: Deposit paid (ยอดคงเหลือต้องชำระเมื่อจัดส่ง)
• Menu: Locked
• Production: Scheduled
• Delivery: Driver assigned

ในหน้าจอเดียว ทีมจะเห็นสรุปงาน จำนวนแขก เวอร์ชันเมนูล่าสุด จำนวนข้อจำกัดอาหาร โน้ตการส่ง การติดต่อ สถานะการชำระเงิน และเช็คลิสต์การเตรียม

ขั้นตอนถัดไป: แปลงกระบวนการเป็นระบบง่าย ๆ ที่ทีมใช้

เริ่มจากเขียนสถานะของคุณและข้อมูลที่ต้องมีเพื่อให้งานเดินหน้าได้ เป้าหมายคือกระบวนการเดียวที่ชัดเจนที่ใคร ๆ ในทีมก็ทำตามได้โดยไม่ต้องเดา

สำหรับแต่ละสถานะ ให้กำหนดสองอย่าง: ฟิลด์ที่ต้องกรอก และการกระทำถัดไป “New inquiry” ไม่เสร็จจนกว่าจะเก็บวันที่ ช่วงจำนวนคน รูปแบบการบริการ และสถานที่ได้ “Quote sent” ไม่เสร็จจนกว่าเวอร์ชันใบเสนอราคาจะถูกบันทึกและตั้งวันหมดอายุ

เก็บเทมเพลตมาตรฐานสำหรับขั้นตอนที่คุณทำซ้ำ: คำถามรับข้อมูล รูปแบบใบเสนอราคา คำขอมัดจำ และการอนุมัติเกมนูที่ผูกกับเวอร์ชันเฉพาะ

ถ้าคุณพร้อมจะใส่สิ่งนี้ในระบบแชร์ เครื่องมือภายในน้ำหนักเบาสามารถแทนที่สเปรดชีตบวกกล่องจดหมายได้ AppMaster เป็นแพลตฟอร์ม no-code ที่คุณใช้สร้างแอปตั้งแต่การสอบถามถึงการยืนยันการจองด้วยฐานข้อมูลจริง ตรรกะสถานะ และการรับมัดจำผ่าน Stripe เพื่อให้การอนุมัติ การชำระเงิน และเวอร์ชันเมนูผูกติดกับบันทึกเดียวแทนที่จะกระจัดกระจายอยู่ตามข้อความ