แอปแนะนำการสั่งเติมสต็อก — จาก Min/Max ถึงรายการคำสั่งซื้อฉบับร่าง

ปัญหาที่แอพนี้แก้ (และสิ่งที่มันไม่ได้ทำ)

การบริหารร้านมักหมายถึงการแกว่งไปมาระหว่างความผิดพลาดที่แพงสองแบบ: สินค้าขายดีขาดสต็อก (เสียยอดขาย ลูกค้าไม่พอใจ) หรือสั่งมากเกินไป (ทุนจมอยู่ในสินค้าช้า) ปัญหาประจำวันไม่ใช่ “เรามีของไหม?” แต่เป็น “คราวหน้าเราควรสั่งอะไร และเท่าไร?” โดยไม่ต้องใช้ชั่วโมงกับสูตรในสเปรดชีต

การตั้งค่าแบบมิน/แม็กซ์ทำให้การตัดสินใจนั้นเรียบง่าย ในแต่ละ SKU คุณเก็บตัวเลขสองค่า:

• Min: ระดับต่ำสุดที่คุณอยากให้ลงไปก่อนจะสั่งอีกครั้ง
• Max: ระดับที่คุณต้องการเติมขึ้นไปเมื่อสั่ง

ถ้า SKU มี 6 หน่วย Min = 10 และ Max = 25 คำแนะนำคือสั่ง 19 คุณจะไม่เดาจากความจำ แต่ใช้กฎที่ชัดเจนและคงที่สัปดาห์ต่อสัปดาห์

แอพแนะนำการสั่งเติมสต็อกจะนำยอดคงเหลือ (และถ้าต้องการยอดที่กำลังสั่ง) มาใช้ กำหนดกฎมิน/แม็กซ์ต่อ SKU แล้วสร้าง รายการสั่งซื้อฉบับร่าง ผลลัพธ์หลักคือร่างสั้น ๆ ที่ตรวจทานได้ ซึ่งตอบคำถามว่า “เราควรสั่งอะไรและเท่าไร” ก่อนใครจะเปิดพอร์ทัลผู้จำหน่ายหรือส่งอีเมลหาเซลส์

สิ่งที่มัน ไม่ได้ ทำคือสั่งซื้อให้อัตโนมัติ นั่นสำคัญเพราะการสั่งซื้อจริงมีข้อยกเว้น: ผู้จำหน่ายหมดสินค้า ขนาดแพ็คบังคับให้ต้องปัดเศษ สินค้าตามฤดูกาลควรข้าม หรือมีโปรโมชั่นกำลังมา แอพควรสร้างคำแนะนำเร็ว ๆ แล้วให้คนอนุมัติ แก้ไข หรือยกเลิกบรรทัดได้

เครื่องมือลักษณะนี้มักใช้โดยผู้จัดการร้าน หัวหน้าโอเปอร์เรชัน และพนักงานจัดซื้อ ไม้สำหรับทีมเล็ก ๆ ที่คนเดียวต้องทำหลายบทบาทและต้องการจุดเริ่มต้นที่เชื่อถือได้ก็ใช้ได้ดีเช่นกัน

ข้อมูลที่ต้องเก็บต่อ SKU

คำแนะนำที่ดีเริ่มจากข้อมูล SKU ที่น่าเบื่อแต่สม่ำเสมอ ถ้าข้อมูลพื้นฐานรก รายการสั่งซื้อฉบับร่างจะดูสุ่ม และคนจะเลิกเชื่อมัน

ตั้งเป้าหมายให้เรคอร์ด SKU มีรูปแบบเดียวกันตามเวลา แม้กระบวนการจะเปลี่ยนไป

ฟิลด์หลักของ SKU (ขั้นต่ำที่ใช้ได้)

เพื่อให้ใช้งานได้ตั้งแต่วันแรก คุณต้องมี:

• รหัส SKU (รหัสที่สแกนหรือพิมพ์ได้) และชื่อสั้นที่คนรู้จัก
• หน่วยวัด (ชิ้น ขวด กล่อง กก.) เพื่อให้จำนวนและคำสั่งหมายความตรงกัน
• สถานะ (active/inactive) เพื่อไม่ให้สินค้าที่เลิกขายยังโผล่
• ระดับ Min และ Max (และถ้าต้องการ จุดสั่งซื้อแยกต่างหาก)
• หมายเหตุและข้อมูล "อัปเดตล่าสุด" (timestamp หรือผู้แก้ไข)

Min และ Max เป็นแนวกันชน จุดสั่งซื้อแยกต่างหากเป็นทางเลือก แต่มีประโยชน์เมื่อต้องการสั่งก่อน Min เพราะเวลานำยาวหรือซัพพลายไม่แน่นอน

ความพร้อมใช้งานและรายละเอียดการสั่งซื้อ (สิ่งที่ทำให้คำนวณสมจริง)

รายละเอียดเหล่านี้ทำให้คำถามจาก “ควรสั่งเท่าไร” กลายเป็น “คุณสั่งได้จริงเท่าไร”:

• ปริมาณคงเหลือ (on-hand) พร้อมแหล่งที่มาที่ชัดเจน (นับมือในตอนนี้ หรือซิงค์ภายหลัง)
• ผู้จำหน่ายที่ต้องการ (preferred supplier)
• ขนาดแพ็ค (จำนวนต่อเคส) เพื่อสั่งเป็นพหุคูณที่ถูกต้อง
• เวลานำ (วัน)
• ปริมาณสั่งขั้นต่ำ (MOQ)

ระบุให้ชัดว่า “on hand” มาจากไหน ถ้าคุณเริ่มด้วยการป้อนมือ ให้เก็บวันที่นับล่าสุด ถ้าซิงค์จาก POS หรือระบบคลังภายหลัง ให้เก็บเวลา sync รายละเอียดนี้ช่วยตอบคำถาม “ทำไมมันถึงแนะนำแบบนี้?” ได้มาก

วิธีคำนวณคำแนะนำแบบมิน/แม็กซ์

มิน/แม็กซ์เป็นกฎเรียบง่าย: สั่งก็ต่อเมื่อสต็อกต่ำ และสั่งพอเติมกลับไปยังระดับปลอดภัย ผลลัพธ์คือลิสต์ฉบับร่างที่เข้าใจง่ายและตรวจสอบได้

1) เมื่อไหร่ที่เริ่มทริกเกอร์การสั่ง?

เลือกหนึ่งกฎและยึดมันให้คงที่ วิธีที่พบมากที่สุดคือ:

• ถ้า On Hand อยู่ที่หรือต่ำกว่า Min (ที่บางครั้งเรียกว่าจุดสั่งซื้อ) สินค้านั้นเข้าข่าย
• ถ้า On Hand สูงกว่า Min คำแนะนำเป็นศูนย์และสินค้านั้นไม่โผล่ในร่าง

วิธีนี้หลีกเลี่ยงคำแนะนำที่วุ่นวายสำหรับสินค้าที่ยังอยู่ในระดับดี

2) แนะนำให้สั่งเท่าไร?

เมื่อสินค้าผ่านเงื่อนไข แนวคิดพื้นฐานคือ “สั่งให้เต็มกลับไปยัง Max” สูตรง่ายคือ:

base_suggested = max - on_hand
suggested = max(0, base_suggested)

ตัวอย่าง: Min = 10, Max = 40, On Hand = 14.

• On Hand (14) สูงกว่า Min (10) ดังนั้น suggested = 0.

ถ้า On Hand ลดลงเป็น 8:

• base_suggested = 40 - 8 = 32
• suggested = 32

การปรับง่าย ๆ ที่ทำให้ร่างสมจริงขึ้น

หลังการคำนวณพื้นฐาน ให้เพิ่มกฎเล็ก ๆ น้อย ๆ เพื่อให้ตรงกับการทำงานจริงของการจัดซื้อ:

• ปัดเศษตามเคส: ถ้าต้องซื้อเป็นแพ็ค 12 ให้ปัด 32 ขึ้นเป็น 36
• MOQ: ถ้า MOQ = 50 ให้ยก 36 เป็น 50
• ไม่แนะนำค่าลบ: ถ้า On Hand = 55 และ Max = 40 ผลลัพธ์พื้นฐานเป็น -15 แต่ suggested ต้องเป็น 0
• จำกัดทางเลือก (Optional cap): ถ้าต้องการหลีกเลี่ยงการสั่งจำนวนมากเกินไป ให้ตั้งเพดานการสั่งสูงสุด

กรณีพิเศษที่ควรจัดการล่วงหน้า

ข้อมูลไม่ดีสร้างคำแนะนำไม่ดี ดังนั้นทำให้กรณีเหล่านี้เด่นชัด:

• SKU เลิกขาย: แนะนำเป็น 0 เสมอ แม้ว่ายอดคงเหลือต่ำ
• สต็อกติดลบ: ถือเป็นธงแดง คำนวณได้แต่แสดงคำเตือนให้ตรวจทาน
• ขาด Min/Max: อย่าเดา ตั้ง suggested เป็น 0 และทำเครื่องหมายว่า "ต้องตั้งค่า"

กระบวนการใช้งาน: จากการนับสต็อกถึงร่างคำสั่งซื้อ

เวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดคือสิ่งที่ทีมของคุณจะใช้จริง ทำให้มันเรียบง่าย: บันทึกยอดคงเหลือ จากนั้นสร้างคำแนะนำ ฟีเจอร์เสริม (ป้าย แดชบอร์ด วิเคราะห์) เพิ่มทีหลังได้

เซสชันทั่วไปคือ: ผู้ใช้ทำการนับอย่างรวดเร็ว เลือกตำแหน่ง (ถ้าจำเป็น) ป้อนยอดต่อ SKU บันทึก แล้วกดปุ่มเดียวเพื่อสร้างร่างคำสั่งซื้อ ผู้จัดซื้อตรวจทานร่างแล้วปรับก่อนการอนุมัติ

เพื่อให้หน้าจอไม่รก ให้เพิ่มตัวกรองใช้งานได้จริงหนึ่งอย่าง: แสดงเฉพาะ SKU ที่ต่ำกว่า Min หรือแสดงทั้งหมดพร้อมสถานะ "เฉพาะต่ำกว่า Min" จะเร็วสำหรับวันยุ่ง "แสดงทั้งหมด" ช่วยให้มั่นใจว่าไม่มีอะไรพลาด

เวิร์กโฟลว์ง่าย ๆ ที่ใช้ได้กับทีมเล็กส่วนใหญ่:

• ป้อนหรืออิมพอร์ตยอดคงเหลือ
• สร้างคำแนะนำ
• ตรวจทานร่าง (เฉพาะต่ำกว่า Min หรือทั้งหมดพร้อมสถานะ)
• แก้ไขปริมาณที่แนะนำและเพิ่มหมายเหตุ
• อนุมัติร่างแล้วส่งออกหรือแชร์เพื่อสั่งซื้อ

การโอเวอร์ไรด์มีความสำคัญเพราะความจริงยุ่งเหยิง ผู้ซื้ออาจสั่งเพิ่มเพราะโปรโมชัน หรือสั่งน้อยเพราะงบจำกัด หรือผู้จำหน่ายล่าช้า ให้ถือว่าปริมาณที่แนะนำเป็นจุดเริ่มต้น ไม่ใช่กฎ

การควบคุมเล็ก ๆ น้อย ๆ ป้องกันความหงุดหงิดได้มาก:

• ปรับปริมาณแบบแมนนวล (พร้อมบันทึกคนที่เปลี่ยน)
• ธง “Hold” เพื่อข้ามการสั่งชั่วคราว
• ฟิลด์เหตุผลแบบไม่จำเป็น (ตามฤดูกาล ปัญหาผู้จำหน่าย เคลียร์สินค้า)

สุดท้าย ให้บันทึกสแนปช็อตเมื่อร่างถูกสร้าง: timestamp, ยอดคงเหลือที่ใช้, ค่า min/max ณ ขณะนั้น และปริมาณที่แนะนำก่อนการโอเวอร์ไรด์ เมื่อมีคนถามว่า “ทำไมเราสั่ง 24 อันนี้?” คุณจะเปิดร่างแล้วเห็นอินพุตที่ผลิตมัน

โครงสร้างฐานข้อมูลง่าย ๆ ที่ยืดหยุ่นได้

แอพสั่งเติมที่ดีเริ่มจากชุดตารางเล็ก ๆ ที่ไว้วางใจได้ เป้าหมายไม่ใช่ ERP ที่สมบูรณ์แบบ แต่เป็นฐานสะอาดที่เติบโตได้เมื่อเพิ่มผู้จำหน่าย สถานที่ หรือกฎที่ฉลาดขึ้น

ตารางหลักสำหรับเริ่มต้น

สำหรับร้านเดียว แยก "สิ่งที่เป็นสินค้า" ออกจาก "สิ่งที่คุณมี" และ "วิธีสั่ง":

• SKUs: แถวหนึ่งต่อสินค้า (รหัส SKU, ชื่อ, หน่วย, หมวดหมู่, active/inactive)
• Suppliers: ชื่อผู้จำหน่ายและรายละเอียดการติดต่อ (และเงื่อนไขเช่น lead time ถ้าติดตาม)
• Reorder settings: min, max, reorder point ต่อ SKU, ผู้จำหน่ายที่ต้องการ, ขนาดแพ็ค
• Inventory levels: ยอดคงเหลือต่อ SKU (ต่อสถานที่ในภายหลัง) พร้อมวันที่นับล่าสุด
• Draft orders: เฮดเดอร์ (ผู้จำหน่าย, สถานะ, สร้างโดย) และไลน์ (SKU, ปริมาณที่แนะนำ, ปริมาณสุดท้าย)

โครงสร้างนี้ยืดหยุ่นเพราะเปลี่ยนกฎการสั่งได้โดยไม่ต้องแก้รายการ SKU และเก็บร่างคำสั่งเป็นประวัติของสิ่งที่เสนอเทียบกับสิ่งที่อนุมัติ

ถ้าคุณมีร้านเดียววันนี้ อย่าพัฒนาเรื่องสถานที่มากเกินไป เก็บคงเหลือเป็นตัวเลขเดียวต่อ SKU เมื่อเพิ่มร้านที่สองหรือคลัง ให้เพิ่มตาราง Locations แล้วเปลี่ยน Inventory levels เป็นแถวต่อ SKU ต่อสถานที่

กรอบการป้องกัน กำหนดบทบาท และการส่งออก

กฎตรวจสอบเล็ก ๆ ป้องกันข้อมูลแย่จากการกลายเป็นคำสั่งแย่ ๆ เพิ่มการตรวจเช่น: min ต้องน้อยกว่า max, จุดสั่งซื้อไม่ควรติดลบ, ขนาดแพ็คไม่ควรเป็นศูนย์ ตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรเมื่อการตั้งค่าขาด: บล็อกคำแนะนำ หรือทำเครื่องหมาย SKU ว่า "ต้องตั้งค่า"

บทบาทช่วยได้เมื่อหลายคนมานับสต็อกและแก้ไขกฎ:

• Viewer: ดู SKU และร่างคำสั่งได้
• Editor: อัปเดตยอดนับและการตั้งค่าการสั่ง
• Approver: สรุปปริมาณและทำเครื่องหมายร่างว่าอนุมัติแล้ว

วางแผนว่าคุณจะส่งคำสั่งอย่างไร แม้จะออโตเมตให้สั่งได้ในอนาคต แต่ทีมส่วนใหญ่เริ่มจากการส่งออกแบบง่าย: ดาวน์โหลด CSV หรือรายการพร้อมผู้จำหน่ายที่คัดลอกได้จากหน้าร่าง

ขั้นตอนทีละขั้น: สร้างหน้าจอและตรรกะ

เริ่มจากรายการสองอันง่าย ๆ: แคตตาล็อก SKU และผู้จำหน่ายของคุณ แต่ละ SKU ควรมีชื่อที่คนจำได้ ผู้จำหน่ายเริ่มต้น และหน่วยที่ใช้ซื้อ (ชิ้น เคส กล่อง) เก็บให้ใช้งานได้จริง นี่คือรายการที่ทีมจะค้นหาทุกวัน

ต่อไป เพิ่มการตั้งค่าการสั่งในเรคอร์ด SKU Min และ Max คือพื้นฐาน แต่คำแนะนำจะดีขึ้นหากเก็บขนาดแพ็คและเวลานำด้วย ถ้าคุณซื้อจากสองผู้จำหน่าย ให้เลือกหนึ่งเป็นค่าเริ่มต้นและอนุญาตให้เปลี่ยนในร่างคำสั่งทีหลัง

สำหรับยอดคงเหลือ สร้างหน้าจอที่รวดเร็วที่เน้นความเร็วมากกว่าความสมบูรณ์ กริดแก้ไขเร็วเหมาะ: กรองตามทางเดินหรือหมวดหมู่ พิมพ์จำนวนที่นับแล้วบันทึก

ทีมส่วนใหญ่ต้องการหน้าจอหลักเหล่านี้:

• รายการ SKU และรายละเอียด SKU (รวม Min, Max, ขนาดแพ็ค, เวลานำ)
• รายการผู้จำหน่ายและรายละเอียดผู้จำหน่าย
• หน้าป้อนยอดคงเหลือ (กริด + ตัวกรอง)
• ข้อเสนอการสั่ง (ตารางผลลัพธ์ + การกระทำพื้นฐาน)
• ร่างคำสั่งซื้อ (ไลน์แก้ไขได้ + การอนุมัติ)

จากนั้นนำตรรกะการแนะนำมาใช้: สำหรับแต่ละ SKU เปรียบเทียบ "on hand" (และถ้าต้องการ "on order") กับกฎการสั่ง คำนวณปริมาณที่แนะนำให้กลับไปยัง Max แล้วปัดเศษตามขนาดแพ็คเพื่อไม่แนะนำ 13 ชิ้นเมื่อผู้จำหน่ายขายเป็นเคส 12

สร้างร่างคำสั่งเพื่อให้ตรวจทานและถือเป็นเอกสารสถานะ เช่น Draft, Approved, Sent เมื่อผู้ใช้สร้างร่าง ให้คัดลอกบรรทัดคำแนะนำเป็นไลน์คำสั่งที่จัดกลุ่มตามผู้จำหน่าย แล้วให้คนแก้ไขปริมาณ เปลี่ยนผู้จำหน่าย หรือยกเลิกสินค้า

ปิดท้ายด้วยขั้นตอนการส่งออกที่สะอาด บางทีมพิมพ์ร่างแล้วสั่งด้วยมือ บางทีมส่งออกไฟล์ ไม่ว่าจะอย่างไร ให้บันทึกสิ่งที่อนุมัติเพื่อเปรียบเทียบ "ที่แนะนำ vs ที่สั่ง" ในภายหลังและปรับกฎด้วยหลักฐานจริง

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ทำให้คำแนะนำไม่น่าเชื่อถือ

คณิตศาสตร์การสั่งง่าย สิ่งที่ทำลายความเชื่อถือคือการตั้งค่าที่รก ปัญหาส่วนใหญ่ปรากฏเป็นรายการฉบับร่างที่รู้สึกว่า "ผิด" ถึงแม้สูตรจะถูกต้อง

ปัญหาคลาสสิกคือหน่วยผสมกัน คุณนับเป็น "ชิ้น" แต่สั่งเป็น "เคส" หรือรับสินค้าเป็น "แพ็ค" ถาหน่วยของ SKU ไม่ชัด แอพอาจแนะนำ 24 เมื่อคุณหมายถึง 24 เคส เลือกหน่วยฐานต่อ SKU (มักเป็น "ชิ้น") และเก็บการแปลงเช่น "1 เคส = 24 ชิ้น" เพื่อแปลงปริมาณการสั่งให้ถูกต้อง

Min และ Max ก็ถูกตั้งแบบเดาสุ่ม ถ้าคุณไม่ใส่ความเร็วขายและเวลานำเข้าในสมการ กฎจะดูเรียบร้อยแต่ล้มเหลวในชีวิตจริง สินค้าช้า Max สูงจะผูกทุน ในขณะที่สินค้าขายเร็ว Min ต่ำจะทำให้ขาดสต็อก

ข้อผิดพลาดอื่น ๆ ที่พบบ่อย:

• ไม่ติดตามสถานที่ (หลังร้าน vs ชั้นวาง, สโตร์ A vs สโตร์ B) แล้วสงสัยว่าทำไมยอดคงเหลือไม่ตรง
• ให้ใครก็ได้แก้ Min/Max โดยไม่มีขั้นตอนอนุมัติพื้นฐาน
• เขียนทับค่าที่ผ่านมา จนไม่สามารถอธิบายการสั่งเมื่อสัปดาห์ก่อน
• ถือว่าสินค้าเสียหาย สำรอง หรือระหว่างขนส่งเป็นของที่ใช้ได้
• ใช้ยอดที่นับมาหลายวันแล้ว แล้วโทษคำแนะนำ

สถานการณ์ง่าย ๆ: ขายแคปซูลกาแฟ ชั้นวางมี 6 กล่อง หลังร้านมี 18 และสาขาที่สองมี 12 ถ้าติดตามแค่ตัวเลขเดียว ใครสักคนมานับ 6 ระบบจะเสนอการสั่ง ทั้ง ๆ ที่จริงมี 36 ฟิลด์สถานที่จะแก้ปัญหานี้ได้อย่างรวดเร็ว

การตรวจสอบด่วนก่อนเชื่อถือร่าง

ระบบมิน/แม็กซ์เรียบง่าย แต่ร่างนั้นดีเท่าข้อมูลเบื้องหลัง ก่อนส่งอะไรไปยังผู้จำหน่าย ให้สแกนหาข้อผิดพลาดเงียบ ๆ ที่ทำให้คำแนะนำดูมั่นใจแต่ผิดพลาด

เริ่มจากการตั้งค่า: ทุก SKU ที่สั่งได้ต้องมี min, max และขนาดแพ็คที่ถูกต้อง ถ้าข้อใดขาด แอพควรทำเครื่องหมาย SKU นั้นหรือข้าม มิเช่นนั้นช่องว่างเดียวอาจผลิตคำสั่งใหญ่หรือไม่มีคำสั่งเลย

ถัดมา ตรวจสอบยอดคงเหลืออย่างมีเหตุผล สต็อกติดลบเกิดได้ (การคืนของบันทึกช้า การรับของไม่โพสต์ หน่วยวัดสับสน) แต่ควรเป็นเรื่องหายาก ถ้าเห็น -12 สำหรับสินค้าช้า ให้ถือคำแนะนำไว้เป็น "ต้องตรวจสอบ" การนับซ้ำหรือรีวิวธุรกรรมถูกกว่าการแก้ปัญหาสต็อกเกิน

เช็คลิสต์สั้น ๆ ที่จับปัญหาได้มาก:

• การตั้งค่า: min, max, ขนาดแพ็ค, และผู้จำหน่ายถูกเติมสำหรับทุก SKU ที่สั่งได้
• จำนวน: on-hand ดูสมเหตุสมผล (ไม่มีตัวเลขพิมพ์ผิด เช่น 500 แทน 50)
• บรรจุภัณฑ์: คำแนะนำปัดเป็นเคสและเคารพ MOQ
• นโยบาย: ทุกคนรู้ว่าคุณจะสั่งขึ้นไปถึง max หรือถึงเป้ากลางที่ปลอดภัยกว่า
• ติดตาม: การแก้ไขแสดงว่าใครแก้และเมื่อไร

กฎการบรรจุสมควรได้รับความสนใจเป็นพิเศษ ถ้าผู้จำหน่ายขายเป็นเคส 24 และร่างแนะนำ 13 ระบบควรปรับตามนโยบายของคุณ (มักปัดขึ้นเพื่อหลีกเลี่ยงขาดสต็อก) และแสดงทั้งคำแนะนำเดิมและคำแนะนำที่ปรับแล้วเพื่อให้ผู้ตรวจทานเข้าใจการเปลี่ยนแปลง

นอกจากนี้ ตัดสินใจว่าคำว่า “พอใช้ได้” สำหรับทีมคุณคืออะไร การสั่งถึง max เป็นการโจมตีและอาจผูกทุน ทางเลือกอนุรักษ์นิยมมากกว่านั้น (เช่นสั่งถึง max เฉพาะสินค้าขายดี และถึงค่ากลางสำหรับสินค้าช้ากว่า) ช่วยลดสต็อกเกินในขณะที่สร้างความไว้วางใจ

สุดท้าย เก็บร่องรอยการตรวจสอบ แม้แต่ฟิลด์ “Last changed by” และ “Last changed at” ก็ช่วยสร้างความมั่นใจและแก้ข้อพิพาทได้ในภายหลัง

ตัวอย่าง: การสั่งรายสัปดาห์สำหรับร้านเล็ก

ลองนึกภาพร้านย่านเล็ก ๆ ที่มี 30 SKU เจ้าของนับสต็อกทุกวันจันทร์เช้าและต้องการแอพแนะนำการสั่งเติมเพื่อสร้างร่างคำสั่งที่ตรวจทานได้อย่างรวดเร็ว

พวกเขาซื้อจากผู้จำหน่ายสองราย: Supplier A (ของว่างและเครื่องดื่ม) และ Supplier B (ของใช้ในบ้าน)

สาม SKU และคำนวณคำแนะนำ

SKU 1: น้ำอัดลมแพ็ค 12 (Supplier A)

On hand: 8 แพ็ค. Min: 10. Max: 30. Pack size: 6.

เพราะ 8 ต่ำกว่า Min (10) แอพจะแนะนำให้สั่งจนถึง Max

ต้องเติมเพื่อถึง Max = 30 - 8 = 22 แพ็ค

ปัดเป็นขนาดแพ็ค (6): 22 -> 24

คำสั่งที่แนะนำ: 24 แพ็ค

SKU 2: มันฝรั่งทอด (Supplier A)

On hand: 14 ถุง. Min: 12. Max: 36. Pack size: 12.

เพราะ 14 สูงกว่า Min คำแนะนำคือ 0 ถึงแม้มันจะยังไม่ถึง Max แต่ยังอยู่ในระดับที่ดีและไม่ต้องเติมสัปดาห์นี้

SKU 3: น้ำยาล้างจาน 500 มล. (Supplier B)

On hand: 3 ขวด. Min: 6. Max: 18. Pack size: 6.

เพราะ 3 ต่ำกว่า Min ให้สั่งจนถึง Max

ต้องเติมเพื่อถึง Max = 18 - 3 = 15 ขวด

ปัดเป็นขนาดแพ็ค (6): 15 -> 18

คำสั่งที่แนะนำ: 18 ขวด

การปรับของผู้ซื้อ (งบและเหตุผลเชิงปฏิบัติ)

ร่างเป็นจุดเริ่มต้น ไม่ใช่คำสั่งบังคับ สัปดาห์นี้เจ้าของร้านมีงบจำกัดและรู้ว่าขายสปาร์กลิ่งวอเตอร์ช้าลงเวลาฝนตก

พวกเขาปรับ Sparkling Water จาก 24 แพ็คลงเป็น 18 แพ็ค (ยังเป็นพหุคูณของ 6) ชิปส์คงที่ที่ 0 น้ำยาล้างจานคงที่ที่ 18 เพราะขายสม่ำเสมอและดูเสี่ยง

ขั้นตอนตรวจทานและปรับนี้คือเหตุผลที่ร่างมักมีประโยชน์กว่าการส่งคำสั่งอัตโนมัติ

ร่างคำสั่งซื้อที่เรียบร้อย (จัดกลุ่มตามผู้จำหน่าย)

Supplier A

• Sparkling Water 12-pack: 18 แพ็ค (ปรับจาก 24)
• Potato Chips: 0

Supplier B

• Dish Soap 500 ml: 18 ขวด

ด้วยแค่ 30 SKU วงจรสัปดาห์นี้ใช้เวลาประมาณ 10 นาที: นับ ตรวจทานคำแนะนำ ปรับเล็กน้อย แล้วแชร์ร่างที่จัดกลุ่มให้ผู้จำหน่ายแต่ละราย

ขั้นตอนถัดไป: เริ่มเล็กแล้วปรับกฎทีละน้อย

วิธีที่เร็วที่สุดในการได้คุณค่าคือเริ่มแคบ ๆ เลือกร้านเดียว (หรือสถานที่เดียว) และกลุ่มผู้จำหน่ายที่จัดการได้เลือกจำนวน SKU ที่พอดี คุณจะเรียนรู้ได้มากจากร่างที่สะอาดและผ่านการตรวจทาน มากกว่าพยายามครอบคลุมทุกกรณีในวันแรก

ตัดสินใจตอนแรกว่าคุณจะเก็บยอดคงเหลืออย่างไร การป้อนด้วยมือก็โอเคในตอนแรก ตราบใดที่สม่ำเสมอ กฎง่าย ๆ เช่น "นับทุกวันพฤหัสก่อนสั่ง" ดีกว่าการตั้งค่าซับซ้อนที่ไม่มีใครเชื่อ

แผนการเปิดตัวที่ใช้งานได้จริง:

• เริ่มด้วย 20-50 SKU ที่นับง่ายและมีผลต่อรายได้
• ตรวจทานร่างกับผู้จัดการ 2-3 รอบก่อนสั่งซื้อจากมัน
• เก็บฟิลด์หมายเหตุสั้น ๆ ต่อ SKU (เช่น "ตามฤดูกาล" หรือ "ขนาดแพ็คเป็น 12")
• ขยายไปยังผู้จำหน่ายถัดไปเมื่อกลุ่มแรกนิ่ง

เมื่อพื้นฐานใช้งานได้ ปรับคณิตศาสตร์ทีละน้อย การอัปเกรดสองอย่างที่มักคุ้มทุนเร็วคือ: ประมาณการความต้องการเฉลี่ย (เช่น "ยอดขายเฉลี่ยรายสัปดาห์ 4 สัปดาห์ล่าสุด") และสต็อกสำรองตามเวลานำ ถ้าผู้จำหน่ายใช้เวลา 10 วัน การยกระดับจุดสั่งซื้อให้ครอบคลุมความต้องการเพิ่มหนึ่งสัปดาห์ช่วยให้หลีกเลี่ยงการตอบสนองต่อความล่าช้าได้

ตั้งจังหวะในการตรวจค่ากฎเป็นประจำ รายสัปดาห์ ตรวจร่างและแก้การพลาดชัดเจน รายเดือน ปรับค่า min/max โดยมุ่งที่สินค้าขายดีและความเสี่ยงสต็อกเกินที่ใหญ่ที่สุด

ถ้าคุณสร้างสิ่งนี้เป็นแอพสต็อกแบบ no-code, AppMaster (appmaster.io) เป็นตัวเลือกหนึ่งที่เข้ากับเวิร์กโฟลว์: โมเดล SKUs และผู้จำหน่ายในฐานข้อมูล ใส่ตรรกะมิน/แม็กซ์ในกระบวนการเชิงภาพ แล้วสร้างร่างคำสั่งให้พนักงานตรวจทานและอนุมัติก่อนส่งออกหรือสั่งซื้อจริง