กฎมารยาททางอีเมลที่สำคัญที่ต้องปฏิบัติตามในการส่งจดหมายธุรกิจ

จำนวนเฉลี่ยของผู้ที่ทำงานในสหรัฐอเมริกามีแนวโน้มที่จะใช้จ่ายประมาณ 1/4 ของกะในการจัดการกับอีเมล สถิติสำหรับปี 2019 แสดงให้เห็นว่าจำนวนผู้ที่เพิ่มที่อยู่อีเมลเป็นผู้ติดต่อทั่วโลกขณะนี้อยู่ที่ 3.9 พันล้านคน ไดนามิกในปัจจุบันได้เปลี่ยนห่วงโซ่อุปทาน และคนส่วนใหญ่เลือกที่จะทำงานจากที่บ้าน นอกจากนี้ ทิศทางได้สร้างการเปลี่ยนแปลงในการใช้อีเมล ผู้คนมักจะติดต่อทางอีเมลมากขึ้น แม้ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากในความต้องการอีเมลก็ตาม เรามักจะไม่สามารถรับมือกับมารยาทอีเมลและวิธีการสร้างอย่างมีจริยธรรม

ไม่เพียงแต่มีการแชร์อีเมลจำนวนมากที่มีหัวข้อทางการตลาดซึ่งทำให้ผู้คนอยู่ในตำแหน่งที่พวกเขามักจะเพิกเฉยต่อข้อผิดพลาดที่ไม่จำเป็น ข้อผิดพลาดเล็กน้อยเหล่านี้นำไปสู่ข้อผิดพลาด เช่น ปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด ปัญหาเหล่านี้อาจกลายเป็นผลลัพธ์ทางวิชาชีพที่สำคัญของคุณได้ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงมารยาทพื้นฐาน 5 ประการของอีเมลที่ทุกคนต้องทราบก่อนที่จะตอบคำถามใดๆ เกี่ยวกับลูกค้า:

จะฉลาดในการสื่อสารอย่างมืออาชีพได้อย่างไร

ทักษะการสื่อสารมีบทบาทสำคัญในการประดิษฐ์อาชีพและชีวิตส่วนตัวของคุณ ถ้าคุณต้องการคุณ ในการทำงานร่วมกับคุณ คุณต้องดำเนินการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถทำได้เมื่อข้อความของคุณชัดเจนและรัดกุมเท่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ออกแบบเป้าหมายที่ชาญฉลาดและพัฒนาสิ่งที่เป็นจริงและมุ่งเน้นไปที่ความท้าทายที่เป็นส่วนตัวสำหรับองค์กรของคุณ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถปฏิบัติตามมารยาทอีเมลได้

พัฒนาทักษะการเขียนบันทึกช่วยจำและอีเมล

สมมติว่าคุณต้องการปรับปรุงคุณภาพการเขียนอีเมลของคุณ เป้าหมายสูงสุดควรเป็นเป้าหมายของ SMART สำหรับมารยาทในการใช้อีเมล คุณต้องคิดโครงร่างแนวคิดเบื้องหลังอีเมล เป้าหมายของคุณควรจะมีวลีที่กระชับในอีเมลของคุณ ถ้าคุณทำให้นิสัยนี้เป็นรูปแบบหนึ่งของการเขียนของคุณ เป้าหมายของคุณมีความเฉพาะเจาะจงและสามารถวัดผลได้ก็ต่อเมื่อคุณได้ตัดสินใจล่วงหน้าเกี่ยวกับกลยุทธ์นี้แล้ว ขั้นตอนแรกในการทำเช่นนี้คือการพัฒนาเกณฑ์ที่ช่วยประเมินกระบวนการเขียนของคุณ

ใช้ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ

อุปกรณ์ส่วนใหญ่ต้องการให้คุณเพิ่มที่อยู่อีเมล ดังนั้นความสำคัญของที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพจึงไม่สามารถเข้มข้นขึ้นได้ ทุกคนที่ดำเนินธุรกิจต้องมั่นใจว่าอีเมลของพวกเขาจะไม่ถูกลบ หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงสถานการณ์ใดๆ ของคำนี้ คุณต้องสร้างบัญชีโดยใช้ที่อยู่ที่ไม่มีแบรนด์หรือไม่มีคำอธิบาย

ทุกครั้งที่คุณทำงานกับบริษัท เราจะให้คุณลงทะเบียนเกี่ยวกับบริษัทเพื่อส่งคำตอบที่กำหนดเองไปยังผู้ชมของคุณ การเข้าถึงที่เกี่ยวข้องทั้งหมดนั้นมอบให้คุณเกี่ยวกับข้อมูล สิทธิมนุษยชน ฯลฯ ขอแนะนำให้ใช้อีเมลนี้ตลอดเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณกำลังทำการตลาดแบบ B2B ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลธุรกิจของคุณแนบชื่อของคุณและหัวเรื่องเพื่อให้ผู้บริโภคปลายทางของคุณรู้ว่าเขากำลังคุยกับใคร

เพิ่มลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพ

การมีลายเซ็นแบบมืออาชีพในอีเมลของคุณสามารถเพิ่มอัตรา ROI ได้ หากคุณมีส่วนร่วมในแคมเปญการตลาด คุณจะสามารถเป็นผู้นำธุรกิจได้ ลายเซ็นและหัวเรื่องให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับธุรกิจแก่ผู้ใช้ปลายทางของคุณ

บางครั้งผู้คนมักจะเพิ่มคำขวัญหรือสโลแกนลงในลายเซ็นขณะตอบกลับ นี้เพิ่มขึ้นด้วยการประชาสัมพันธ์ เราขอแนะนำให้คุณใช้ลายเซ็นแบบสั้นเพื่อไม่ให้ลูกค้าต้องกังวลกับข้อมูลเดียวกัน

ระวังคำอุทานมากเกินไป

เป็นที่เข้าใจได้ว่าพวกเขากำลังพยายามแสดงความกระตือรือร้นและความตื่นเต้นในข้อความของพวกเขา อย่างไรก็ตาม ควรหลีกเลี่ยงเครื่องหมายอัศเจรีย์ และผู้คนไม่ควรใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์จำนวนมากในข้อความของพวกเขา การใช้เครื่องหมายวรรคตอนมากเกินไปอาจทำให้ข้อความไม่ชัดเจน ข้อความดังกล่าวมีความกระตือรือร้นหรืออ่อนน้อมต่อผู้ฟังมากเกินไป เราขอแนะนำให้คุณใช้เฉพาะเมื่อจำเป็นเมื่อพิมพ์ตอบกลับเท่านั้น

แบ่งส่วนการสื่อสารของคุณ

การแบ่งกลุ่มรายชื่ออีเมลของคุณเป็นวิธีการสื่อสารที่ดีที่สุดในมารยาทอีเมล คุณลักษณะการแบ่งกลุ่มสำหรับอีเมลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้ที่ทำการตลาดผ่านอีเมล เมื่อคุณส่งรายชื่ออีเมล การกำหนดเป้าหมายลูกค้าของคุณจะง่ายขึ้นตามแคมเปญที่คุณยินดีดำเนินการ

คำตัดสินขั้นสุดท้าย:

แม้ว่าบริษัทหลายแห่งใช้วิธีการสื่อสารที่หลากหลายเพื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพยังคงเป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพและเป็นที่นิยมมากที่สุด เมื่อเผชิญกับการระบาดของไวรัสโควิด-19 การเปลี่ยนแปลงเมื่อเร็วๆ นี้ของโลกธุรกิจไปสู่การทำงานทางไกลส่วนใหญ่ได้เพิ่มความจำเป็นในการใช้อีเมลในการแลกเปลี่ยน จัดระเบียบ และเก็บรักษาข้อมูลเท่านั้น แม้ว่าระบบอีเมลสมัยใหม่จะมีความสามารถและบริการในการตอบกลับมากกว่าที่เคยเพื่อช่วยในการทำงานร่วมกันเป็นทีม แต่พื้นฐานของมารยาทอีเมลยังคงเหมือนเดิม: มีความสุภาพ แม่นยำ และเป็นมืออาชีพ AppMaster ช่วยให้คุณสร้างแบบฟอร์มทางการตลาดและแอปอื่นๆ ได้โดยไม่ต้องจ้างโปรแกรมเมอร์สำหรับธุรกิจของคุณ

คำถามที่พบบ่อย:

หลักเกณฑ์ความสุภาพห้าประการสำหรับอีเมลมีอะไรบ้าง

• ใช้คำทักทายที่เหมาะสมสำหรับผู้รับของคุณในอีเมลของคุณ
  
• ควรใช้คำทักทายและคำพูดปิดอย่างเหมาะสม
  
• ใช้รูปแบบที่เหมาะสมในอีเมล
  
• หลีกเลี่ยงการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด
  
• ลดขนาดไฟล์ขนาดใหญ่
  

กฎพื้นฐานของอีเมลที่คุณควรปฏิบัติตามคืออะไร
บรรทัดหัวเรื่องที่ชัดเจนมักจะถูกเน้นย้ำเสมอ โดยหลักแล้วหากที่อยู่อีเมลมืออาชีพของคุณมุ่งสู่มุมมองทางการตลาด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณมีหัวเรื่องทุกครั้งที่ส่งไปยังผู้ชมธุรกิจของคุณ

กฎทองของมารยาทอีเมลคืออะไร?
กฎทองของมารยาทอีเมล ยึดหลักสามคำ คือ มารยาท ความสุภาพ และกฎทองนั่นเอง คุณต้องแน่ใจว่าการสนทนาของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นในขณะที่หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดหรือการสื่อสารที่ผิดพลาด นอกจากนี้ จะช่วยได้หากคุณเข้าใจเสมอว่าควรหลีกเลี่ยงการใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์มากเกินไปเพื่อให้ได้มารยาททางอีเมลที่ดี

คำจำกัดความของจรรยาบรรณวิชาชีพคืออะไร?
มารยาททางวิชาชีพเป็นกฎเกณฑ์พฤติกรรมที่ไม่ได้เขียนไว้ซึ่งควบคุมว่าสมาชิกในองค์กรมีปฏิสัมพันธ์อย่างไร เมื่อปฏิบัติตามจรรยาบรรณวิชาชีพที่ดี ทุกคนจะรู้สึกสบายใจขึ้น และสิ่งต่างๆ มักจะดำเนินไปอย่างราบรื่นมากขึ้น นี้ใช้โดยตรงในอีเมลใดๆ