การเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้ เทียบกับ ฝั่งเซิร์ฟเวอร์ สำหรับการอัปโหลด

ทำไมการเลือกวิธีเข้ารหัสจึงสำคัญสำหรับเอกสารที่อัปโหลด

ถ้าแอปของคุณให้ผู้คนอัปโหลดไฟล์ คุณไม่ได้เก็บแค่ “เอกสาร” เท่านั้น บ่อยครั้งคุณกำลังเก็บตัวตนที่สองของผู้ใช้: สัญญาที่ลงนาม, รูปหนังสือเดินทางหรือบัตรขับขี่, แบบฟอร์มทางการแพทย์ และผลแลป ไฟล์เหล่านี้ขนาดเล็ก แต่ความเสี่ยงที่มากับมันไม่เล็กเลย

สัญญาที่รั่วไหลอาจนำไปสู่ปัญหาทางกฎหมายและการเงิน: ราคากลายเป็นสาธารณะ ลายเซ็นถูกคัดลอก และข้อพิพาทกลายเป็นเรื่องยุ่งยาก ภาพสแกนบัตรประชาชนที่ถูกขโมยอาจนำไปสู่การแอบอ้างตัวตนและการยึดบัญชี เอกสารทางการแพทย์อาจเผยข้อมูลสุขภาพส่วนตัวที่ผู้คนไม่คาดคิดว่าจะเผยแพร่เกินวงจำกัด ความผิดพลาดครั้งเดียวอาจทำลายความเชื่อใจเป็นปี

ทีมงานมักพูดว่า “ที่เก็บข้อมูลเข้ารหัส” แต่หมายความต่างกัน บางครั้งหมายถึงการเชื่อมต่อขณะอัปโหลดถูกเข้ารหัส (HTTPS) บางครั้งหมายถึงไฟล์ถูกเข้ารหัสเมื่อเก็บบนดิสก์ (encryption at rest) และบางครั้งหมายถึงไฟล์ถูกเข้ารหัสก่อนออกจากอุปกรณ์ผู้ใช้ ดังนั้นเซิร์ฟเวอร์จะไม่เห็นข้อความต้นฉบับ (client-side encryption) สิ่งเหล่านี้ไม่เหมือนกันและปกป้องจากความเสียหายที่ต่างกัน

การตัดสินใจด้านความปลอดภัยยังกำหนดการใช้งานและการสนับสนุนประจำวันด้วย ความเป็นส่วนตัวมากขึ้นมักหมายถึงความยุ่งยากมากขึ้น: ขั้นตอนเพิ่มขึ้นเมื่อต้องดูไฟล์, การแชร์ยากขึ้น, การค้นหาและการแสดงตัวอย่างถูกจำกัด, และการกู้คืนเจ็บปวดเมื่อมีคนสูญเสียอุปกรณ์หรือคีย์ การเข้าถึงที่ง่ายขึ้นช่วยให้การจัดทำดัชนี สแกนไวรัส แสดงตัวอย่าง และรีเซ็ตรหัสผ่านทำได้ แต่ก็เพิ่มสิ่งที่เซิร์ฟเวอร์ของคุณ (และใครก็ตามที่เจาะมันได้) สามารถเห็น

ลองนึกภาพคลินิกขนาดเล็กที่อัปโหลดบัตรประกันและไฟล์ PDF ทางการแพทย์ พนักงานต้องหาชื่อไฟล์ได้เร็ว แต่คลินิกก็อยากลดความเสียหายหากบัญชีแอดมินโดนแฮ็ก “โมเดลที่ถูกต้อง” ขึ้นอยู่กับความล้มเหลวแบบไหนที่จะทำให้เกิดความเสียหายที่สุด และผู้ใช้จะทนต่อความไม่สะดวกได้มากแค่ไหน

คำนิยามสั้น: การเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้ vs ฝั่งเซิร์ฟเวอร์

คำถามเชิงปฏิบัติคือ: เมื่อไหร่ไฟล์ถูกเข้ารหัส และใครสามารถถอดรหัสได้ภายหลัง?

การเข้ารหัสฝั่งเซิร์ฟเวอร์ หมายความว่าไฟล์ถึงแบ็กเอนด์ของคุณในรูปแบบที่อ่านได้ และเซิร์ฟเวอร์ของคุณจะทำการเข้ารหัสก่อนบันทึก นี่คือการเข้ารหัสขณะเก็บ: ถ้าใครขโมยดิสก์หรือเข้าถึงบัคเก็ตเก็บข้อมูลดิบ พวกเขาจะเห็นข้อมูลที่ไม่สามารถอ่านได้ เซิร์ฟเวอร์ของคุณยังสามารถถอดรหัสไฟล์เมื่อจำเป็น

การเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้ หมายความว่าไฟล์ถูกเข้ารหัสบนอุปกรณ์ของผู้ใช้ (เบราว์เซอร์หรือมือถือ) ก่อนอัปโหลด เซิร์ฟเวอร์ของคุณเก็บเพียงข้อความที่เข้ารหัส ในการทำงานปกติ เซิร์ฟเวอร์ไม่สามารถอ่านเอกสารได้เว้นแต่จะเข้าถึงคีย์ถอดรหัสด้วย

การเป็นเจ้าของคีย์คือเส้นแบ่งที่แท้จริง:

• กับการเข้ารหัสฝั่งเซิร์ฟเวอร์ คีย์ถูกจัดการโดยแบ็กเอนด์ของคุณ (มักผ่านบริการจัดการคีย์) และแบ็กเอนด์จะถอดรหัสไฟล์ให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาต
• กับการเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้ คีย์ถูกควบคุมโดยผู้ใช้ อุปกรณ์ของพวกเขา หรือความลับที่เก็บไว้ฝั่งไคลเอนต์ และแบ็กเอนด์ทำหน้าที่เก็บและบังคับใช้กฎการเข้าถึงเป็นหลัก

ทั้งสองโมเดลยังต้องการการพิสูจน์ตัวตนและการจัดการสิทธิ์ การเข้ารหัสไม่ทดแทนการควบคุมการเข้าถึง

คนยังใช้คำว่า “end-to-end encryption” เพื่อหมายถึง: ไฟล์ถูกเข้ารหัสบนอุปกรณ์ผู้ส่ง อยู่ในรูปเข้ารหัสบนเซิร์ฟเวอร์ และถูกถอดรหัสเฉพาะบนอุปกรณ์ของผู้รับที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น นั่นช่วยเพิ่มความลับได้ แต่ทำให้การแสดงตัวอย่างบนเซิร์ฟเวอร์ การค้นหาข้อความเต็ม การสแกนไวรัส และการกู้คืนง่าย ๆ ยากขึ้น เว้นแต่คุณจะยอมเปลี่ยนโมเดลภัยคุกคามของตัวเอง

โมเดลภัยคุกคาม: คุณพยายามหยุดอะไร

การเข้ารหัสช่วยได้เมื่อคุณชัดเจนเกี่ยวกับความเสี่ยงที่ต้องการลด “ไม่มีใครนอกจากผู้ใช้ที่ตั้งใจจะอ่านไฟล์ได้” นำไปสู่ทางเลือกต่างจาก “ลดความเสียหายหากสตอเรจรั่วไหล”

ภัยคุกคามที่พบบ่อยสำหรับแอปที่เก็บสัญญา ID หรือเอกสารทางการแพทย์ ได้แก่:

• รหัสผ่านที่ถูกขโมยหรือใช้ซ้ำ (การยึดบัญชี)
• การเข้าถึงจากภายในที่กว้างกว่าที่ควรเป็น (ฝ่ายสนับสนุน แอดมิน ผู้รับเหมา)
• บัญชีคลาวด์ถูกโจมตีหรือบัคเก็ตตั้งค่าผิดพลาด
• บั๊กหรือการรั่วไหลที่เปิดเผยฐานข้อมูลหรือสำเนาสำรอง
• มัลแวร์บนอุปกรณ์ของผู้ใช้

ยังเป็นประโยชน์ที่จะแยกจุดที่การเปิดเผยอาจเกิดขึ้น:

• ระหว่างทาง: ไฟล์จากอุปกรณ์ไปยังเซิร์ฟเวอร์
• ขณะเก็บ: การเก็บเป็นออบเจกต์ ฐานข้อมูล สำเนาสำรอง และล็อก
• ตอนดู/ประมวลผล: การแสดงตัวอย่าง, OCR, การค้นหา, การแปลงไฟล์

นี่คือต่างกันหลัก: กับการเข้ารหัสฝั่งเซิร์ฟเวอร์ ระบบของคุณสามารถถอดรหัสได้ จึงสามารถแสดงตัวอย่าง สแกน และ ทำดัชนีได้ง่ายกว่า กับการเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้ เซิร์ฟเวอร์เก็บเฉพาะข้อความเข้ารหัสและไม่สามารถอ่านเนื้อหาได้โดยไม่มีคีย์ของผู้ใช้ ซึ่งมักลดขอบเขตความเสียหายจากการถูกโจมตีของเซิร์ฟเวอร์และการเข้าถึงโดยบุคลากรภายใน

การเข้ารหัสไม่ได้หยุดทุกอย่าง หากอุปกรณ์ติดมัลแวร์ มัลแวร์สามารถดึงไฟล์ก่อนเข้ารหัสหรือหลังถอดรหัสได้ ถ้าใครดูเอกสารได้ เขายังสามารถแคปหน้าจอ แชร์ซ้ำ หรือพิมพ์ออกมาได้

แต่ละโมเดลปกป้องอะไรได้บ้าง (และไม่ได้ปกป้องอะไร)

วิธีที่มีประโยชน์ในการเปรียบเทียบคือถามว่า: ใครสามารถเห็นไฟล์เป็นข้อความชัดเจนในช่วงเวลาใดบ้าง? คำตอบนี้กำหนดผลกระทบเมื่อมีการรั่ว การเสี่ยงจากคนภายใน และความปลอดภัยของสำเนาสำรอง

กับ การเข้ารหัสฝั่งเซิร์ฟเวอร์ การรั่วไหลของเซิร์ฟเวอร์ยังสามารถเปิดเผยมากได้ แบ็กเอนด์มักเข้าถึงกุญแจถอดรหัส (หรือสามารถร้องขอกุญแจ) เพราะต้องสร้างตัวอย่าง, รันการสแกนไวรัส, รองรับการค้นหา หรือจัดการการแชร์ ในกรณีแย่ที่สุด ผู้โจมตีที่ได้ทั้งข้อมูลเก็บและการเข้าถึงกุญแจสามารถถอดรหัสทุกอย่างได้

กับ การเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้ ผู้โจมตีที่เจาะโครงสร้างพื้นฐานของคุณมักจะขโมยเฉพาะบล็อบที่เข้ารหัส หากไม่มีคีย์ของผู้ใช้ บล็อบเหล่านั้นมีประโยชน์น้อยลงมาก

ความแตกต่างชัดเจนที่สุดคือตอนที่เกี่ยวกับการเข้าถึงของคนภายใน กับการเข้ารหัสฝั่งเซิร์ฟเวอร์ พนักงานที่มีสิทธิ์สูง แอดมินคลาวด์ หรือบัญชีสนับสนุนที่ถูกแฮ็ก มักจะเข้าถึงเอกสารได้โดยการเลียนแบบแอปหรือคิวรีสตอเรจได้ง่าย ๆ กับการเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้ โครงสร้างของคุณอาจย้ายไฟล์ได้ แต่ไม่สามารถอ่านได้เว้นแต่มีการให้คีย์

การเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้ไม่ได้แก้ปัญหาอุปกรณ์ที่ถูกแฮ็ก สำหรับการอัปโหลดที่มีความเสี่ยงสูงอย่าง ID และ PDF ทางการแพทย์ ความปลอดภัยของอุปกรณ์และการปกป้องบัญชีมีความสำคัญเท่ากับการเข้ารหัสที่เก็บ

ยังต้องระวังการรั่วไหลนอก “ที่เก็บไฟล์” เหตุการณ์หลายอย่างเกิดขึ้นผ่าน:

• สำเนาสำรองและสแนปช็อตที่จับไฟล์ถอดรหัสหรือกุญแจ
• ล็อกที่บันทึกชื่อไฟล์ เมตาดาต้า หรือตัวอักษรที่สกัดได้
• ภาพขนาดย่อ ตัวอย่าง และดัชนีการค้นหา
• การส่งออกไปยังอีเมล แชท หรือเครื่องมือสนับสนุน
• ไฟล์ชั่วคราวที่สร้างขึ้นระหว่างการอัปโหลดหรือการแปลง

ข้อแตกต่างด้าน UX ที่ผู้ใช้สังเกตได้ทันที

ความต่างที่ใหญ่ที่สุดไม่ใช่คณิตศาสตร์ แต่ว่าผู้ใช้ทำอะไรได้ง่าย และอะไรจะยาก

การเข้ารหัสฝั่งเซิร์ฟเวอร์มักรู้สึกไม่เห็นตัว ผู้ใช้ล็อกอิน อัปโหลด และดูตัวอย่างได้ทันที ฝ่ายสนับสนุนสามารถรีเซ็ตการเข้าถึง แอดมินมักมอบสิทธิ์ใหม่ได้เมื่อคนลางาน

การเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้เปลี่ยนการเริ่มต้นใช้งานและงานประจำวัน ผู้ใช้อาจต้องมีรหัสผ่านที่เข้มข้นกว่า คีย์ท้องถิ่นเก็บบนอุปกรณ์ หรือขั้นตอนปลดล็อกเพิ่มเติม การเปลี่ยนอุปกรณ์ การล้างเบราว์เซอร์ หรือการติดตั้งแอปใหม่อาจทำให้การเข้าถึงเสียหายถ้าคุณไม่ได้วางแผนการสำรองคีย์และการกู้คืนไว้

การกู้คืนบัญชีคือจุดที่ทีมมักถูกเซอร์ไพรส์ หากมีเพียงผู้ใช้ถือกุญแจถอดรหัส การลืมรหัสผ่านอาจกลายเป็นการสูญเสียการเข้าถึงอย่างถาวร คุณสามารถเพิ่มกุญแจกู้คืนหรือกระบวนการเอสโครว (escrow) ได้ แต่ต้องชัดเจนว่าแปลว่าอะไรและอธิบายให้ผู้ใช้เข้าใจ

การแชร์ก็ซับซ้อนขึ้นด้วย กับการเข้ารหัสฝั่งเซิร์ฟเวอร์ การแชร์มักเป็นเรื่องสิทธิ์ แต่กับการเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้ การแชร์มักต้องมีการแชร์คีย์ด้วย พร้อมคำถามเรื่องการเพิกถอนและการคงอยู่ของสำเนาเก่า

ฟีเจอร์การค้นหาและความสะดวกสบายบางอย่างอาจบังคับให้ต้องมีการถอดรหัสที่จุดใดจุดหนึ่ง การค้นหาข้อความเต็ม ตัวอย่าง และ OCR ทำได้ง่ายที่สุดเมื่อเซิร์ฟเวอร์อ่านไฟล์ได้ หากคุณต้องการความเป็นส่วนตัวแบบ end-to-end คุณอาจต้องใช้ OCR ฝั่งผู้ใช้ การจัดทำดัชนีท้องถิ่น หรือยอมรับการค้นหาที่จำกัด (เช่น เฉพาะชื่อไฟล์และแท็ก)

ตัวอย่าง: คลินิกอัปโหลด PDF ผลแลปและต้องการ OCR เพื่อค้นหาชื่อคนไข้ในสแกน การเข้ารหัสฝั่งเซิร์ฟเวอร์สนับสนุน OCR และการค้นหาได้เร็ว การเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้โยกงานนั้นไปยังอุปกรณ์ของผู้ใช้ ซึ่งอาจช้ากว่าและยากจะรองรับทั้งเว็บและมือถือ

ความต้องการจำเพาะตามเอกสาร: สัญญา, บัตรประชาชน, และบันทึกทางการแพทย์

การเลือกที่ดีที่สุดขึ้นอยู่กับเวิร์กโฟลว์มากกว่าประเภทไฟล์: ใครต้องอ่านบ่อยแค่ไหน ต้องเร็วแค่ไหน และเก็บไว้นานเท่าไร

สัญญา

สัญญามักมีการทบทวน แก้ไข ติดตามการอนุมัติ และต้องการบันทึกตรวจสอบ ทีมมักต้องการการค้นหาที่เชื่อถือได้ การแชร์ และกฎการเก็บรักษา

ถ้าแอปของคุณรองรับการตรวจทานร่วมกันภายในผลิตภัณฑ์ การเข้ารหัสฝั่งเซิร์ฟเวอร์มักเป็นค่าพื้นฐานที่เป็นไปได้จริงเพราะระบบสามารถแสดงตัวอย่าง รันการค้นหา และบังคับใช้การเข้าถึงตามบทบาทโดยไม่ต้องให้ผู้ใช้จัดการคีย์

การเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้เหมาะเมื่อแอปเป็นเหมือนตู้เก็บเอกสาร เช่น เก็บ PDF ที่เซ็นแล้วสำหรับกลุ่มผู้บริหารขนาดเล็ก ข้อแลกเปลี่ยนคือความสะดวกในตัวระบบจะน้อยลงเว้นแต่คุณจะเพิ่มเครื่องมือฝั่งไคลเอนต์

บัตรประชาชน (พาสปอร์ต บัตรขับขี่)

ID มีความเสี่ยงสูงแต่มักเก็บไว้ระยะสั้น หลายทีมต้องการมันเพียงพอที่จะยืนยันตัวตนแล้วลบทิ้ง

แนวทางที่ใช้บ่อยคือการเข้ารหัสฝั่งเซิร์ฟเวอร์ควบคู่กับการควบคุมสิทธิ์เข้มงวด บันทึกตรวจสอบที่แข็งแกร่ง และการเก็บรักษาสั้น ๆ การเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้อาจเหมาะเมื่อพนักงานไม่ควรดู ID เลย แต่ในกรณีนั้นคุณต้องหาวิธีอื่นในการยืนยันตัวตน

เอกสารทางการแพทย์

เอกสารทางการแพทย์มีความคาดหวังด้านความเป็นส่วนตัวสูง ผู้ใช้มักถือว่ามีเพียงคนจำกัดเท่านั้นที่ควรเห็น

การเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้สามารถลดการเปิดเผยได้หากเซิร์ฟเวอร์ถูกเจาะหรือการเข้าถึงโดยแอดมินถูกใช้งานอย่างผิดวัตถุประสงค์ แต่ก็สร้างปัญหาด้าน UX และปฏิบัติการจริง: การรีเซ็ตรหัสผ่าน การเปลี่ยนอุปกรณ์ และการเข้าถึงฉุกเฉินซับซ้อนขึ้น

ก่อนตัดสินใจ ให้จับคู่แต่ละประเภทเอกสารกับเวิร์กโฟลว์:

• ใครบ้างต้องอ่านมัน (และจากที่ไหน)
• ต้องโหลดเร็วแค่ไหน
• เก็บไว้นานเท่าไร
• ฟีเจอร์ใดของผลิตภัณฑ์ที่สำคัญ (ตัวอย่าง, การค้นหา, การลบอัตโนมัติ)

วิธีเลือก: กระบวนการตัดสินใจทีละขั้น

เริ่มจากเขียนลงไปว่าคุณเก็บอะไรและใครสัมผัสมัน โฟลเดอร์ชื่อว่า “uploads” ไม่ใช่นโยบาย

ขั้นตอนที่ 1: ทำแผนผังการเข้าถึง อย่าดูแค่ "ผู้ใช้"

แสดงบทบาทและตอบสองคำถาม: ใครบ้างต้องเปิดไฟล์ได้ และใครบ้างต้องไม่สามารถเปิดได้ (รวมถึงแอดมิน)? รวมการเก็บรักษาไว้ด้วย

ขั้นตอนที่ 2: เลือกสมมติฐานภัยคุกคามของคุณ

พูดตรง ๆ ว่าคุณป้องกันอะไร

• ถ้าความเสี่ยงจากคนภายในเป็นเรื่องสำคัญ การเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้น่าสนใจขึ้น
• ถ้าการสูญเสียอุปกรณ์และการรีเซ็ตรหัสผ่านเกิดบ่อย คุณจะจ่ายด้วยความยุ่งยากในการกู้คืน

จากนั้นทดสอบประสบการณ์:

1. การกู้คืนและการสนับสนุน: เกิดอะไรขึ้นเมื่อใครสักคนลืมรหัสผ่านหรือสูญเสียโทรศัพท์? ถ้าคุณต้องกู้คืนการเข้าถึง การเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้บริสุทธิ์อาจไม่เหมาะ

2. ฟีเจอร์ที่จำเป็น: คุณต้องการตัวอย่าง, การค้นหา, OCR, การลงนามอิเล็กทรอนิกส์, หรือตัวประมวลผล API ไหม? ฟีเจอร์เหล่านี้ส่วนใหญ่ทำได้ง่ายกว่าเมื่อเซิร์ฟเวอร์ถอดรหัสไฟล์ในจุดใดจุดหนึ่ง

3. บันทึกตรวจสอบและการปฏิบัติตาม: คุณต้องการบันทึกชัดเจนว่าใครเข้าดูเมื่อไรหรือไม่? ทั้งสองโมเดลทำบันทึกได้ แต่การออกแบบฝั่งผู้ใช้ต้องระมัดระวังเพิ่มเพื่อหลีกเลี่ยงผลลัพธ์แบบ “เราแก้ไขให้คุณไม่ได้”

ทีมส่วนใหญ่ลงท้ายด้วยฮาร์ปิดผสม: การเข้ารหัสฝั่งเซิร์ฟเวอร์สำหรับเอกสารส่วนใหญ่ และการเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้สำหรับชุดเล็กของการอัปโหลดที่ “ห้ามพนักงานเห็น” จริง ๆ

ข้อผิดพลาดและกับดักที่พบบ่อย

กับดักใหญ่ที่สุดคือถือว่าการเข้ารหัสคือเรื่องทั้งหมด ความเป็นส่วนตัวและการปฏิบัติตามข้อกำหนดขึ้นกับว่าใครเข้าถึงข้อมูลได้ อย่างไรการเข้าถึงได้รับการอนุมัติ อะไรถูกบันทึก เก็บไว้นานแค่ไหน และการจัดการคำขอลบทำอย่างไร

อันดับสองคือสร้างการเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้โดยไม่มีแผนกู้คืน ถ้าผู้ใช้สูญเสียอุปกรณ์ ลืมรหัสผ่าน หรือลาออก คุณกู้คืนการเข้าถึงได้ไหมโดยไม่ทำลายสัญญาความปลอดภัยของคุณ? “เราไม่ช่วยได้” อาจยอมรับได้สำหรับตู้ส่วนตัว แต่โดยทั่วไปล้มเหลวในแอปทางธุรกิจ

ข้อผิดพลาดเหล่านี้นำไปสู่การรั่วไหลและวิธีแก้ที่ไม่ปลอดภัยจริง:

• ให้แอดมินมีช่องทางลับ “ดูทุกอย่าง” หรือให้ฝ่ายสนับสนุนปลอมแปลงผู้ใช้ โดยไม่มีบันทึกเข้มงวดหรือการอนุมัติจากคนที่สอง
• ถอดรหัสในเบราว์เซอร์หรือแอปแล้วทิ้งสำเนาไว้ (ตัวอย่างแคช ไฟล์ดาวน์โหลดชั่วคราว โฟลเดอร์ที่ซิงก์)
• ส่งเอกสาร “ปลอดภัย” ผ่านช่องทางที่ไม่ปลอดภัยต่อไป (อีเมล ภาพหน้าจอ แชท แนบไฟล์ในตั๋ว)
• ทำให้เส้นทางปลอดภัยยากเกินไปจนผู้ใช้ย้ายไปเก็บบนไดรฟ์ส่วนตัวหรือถ่ายรูปหน้าจอ
• คิดว่า “เข้ารหัสขณะเก็บ” เพียงพอต่อข้อกำหนดการยินยอม ประวัติการเข้าถึง การเก็บ และการรายงานการรั่วไหล

ตัวอย่าง: คลินิกเข้ารหัสแบบฟอร์มรับผู้ป่วย แล้วพนักงานส่งออกรายงานเรียกเก็บเงินซึ่งสร้างโฟลเดอร์ท้องถิ่นที่ไม่ได้เข้ารหัส โฟลเดอร์นั้นถูกสำรองขึ้นไดรฟ์แชร์ การรั่วไหลเกิดขึ้นในเวิร์กโฟลว์ ไม่ใช่ที่การเข้ารหัส

เช็คลิสต์ด่วนก่อนตัดสินใจ

เขียนประโยคเดียวชัดเจน: ใครบ้างควรอ่านไฟล์เหล่านี้ และใครบ้างไม่ควรอ่านแม้แต่เมื่อมีการเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ของคุณ

แล้วตรวจสอบ:

• ใครถอดรหัสได้ และเมื่อไร? ระบุบทบาทและเงื่อนไขให้ชัดเจน ถานโยบายของคุณบอกว่า “เฉพาะผู้ที่อัปโหลด” อย่าเงียบ ๆ เพิ่มช่องทางลับผ่านคีย์ที่แชร์
• คุณเพิกถอนการเข้าถึงได้เร็วหรือไม่? การยกเลิกการเข้าถึงเมื่อพนักงานออกคือการทดสอบจริง
• เกิดอะไรขึ้นหลังการสูญเสียอุปกรณ์หรือรีเซ็ตรหัสผ่าน? ถ้าคุณต้องกู้คืน ให้ปกป้องการกู้คืนด้วยการอนุมัติที่เข้มงวด
• คุณต้องการตัวอย่าง สแกนไวรัส หรือ OCR ไหม? ถ้าใช่ วางแผนว่าการถอดรหัสจะเกิดขึ้นที่ไหนและใครสามารถเรียกใช้งานได้
• บันทึกตรวจสอบของคุณละเอียดพอหรือไม่? กำหนดว่าการกระทำใดถือเป็น “ดู” เทียบกับ “ดาวน์โหลด” และบันทึกผู้ใช้ เวลา อุปกรณ์ และเหตุผล

ตัวอย่างสถานการณ์: ทีมขนาดเล็กที่เก็บ ID และ PDF ทางการแพทย์

คลินิกขนาดเล็กมีแอปที่พนักงานอัปโหลดคำส่งตัวผู้ป่วย (PDF) และภาพบัตรประกัน พื้นที่ต้องการคือนำเอกสารไปยังคนที่เหมาะสมอย่างรวดเร็ว ในขณะเดียวกันลดความเสียหายจากอุปกรณ์ที่หาย บัญชีถูกแฮ็ก หรือข้อผิดพลาดในคลาวด์

แนวทางหนึ่งที่เป็นไปได้คือการเข้ารหัสฝั่งเซิร์ฟเวอร์พร้อมบทบาทเข้มงวด ไฟล์ถูกเข้ารหัสเมื่อเก็บ และการเข้าถึงถูกควบคุมโดยสิทธิ์: แผนกต้อนรับอัปโหลด บิลลิ่งดู ID ได้ และแพทย์ดูคำส่งตัว วิธีนี้ง่ายกว่าในชีวิตประจำวัน เพราะพนักงานเปิดเอกสารทั้งบนเดสก์ท็อปและมือถือได้โดยไม่ต้องมีขั้นตอนเพิ่ม และผู้บังคับบัญชาสามารถมอบสิทธิ์ใหม่เมื่อต้องการ

อีกแนวทางคือใช้การเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้สำหรับรายการที่ละเอียดที่สุด ไฟล์ถูกเข้ารหัสบนอุปกรณ์ก่อนอัปโหลด เซิร์ฟเวอร์เก็บข้อความเข้ารหัส วิธีนี้ลดผลกระทบเมื่อเซิร์ฟเวอร์รั่วหรือคนภายในเข้าถึงได้ แต่เปลี่ยนการปฏิบัติงาน:

• การรีเซ็ตรหัสผ่านกู้การเข้าถึงได้ง่ายกับการเข้ารหัสฝั่งเซิร์ฟเวอร์ แต่กับการเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้การรีเซ็ตอาจล็อกผู้ใช้ หากคีย์ไม่ได้รับการสำรองอย่างปลอดภัย
• การเปลี่ยนพนักงานง่ายกว่ากับการเข้ารหัสฝั่งเซิร์ฟเวอร์ แต่กับการเข้ารหัสฝั่งผู้ใช้ คุณต้องมีแผนการย้ายหรือเก็บคีย์เพื่อให้เอกสารเข้าถึงได้ต่อ

ผู้ใช้จะรู้สึกมีแรงเสียดทานเมื่อแชร์ การเข้าถึงจากมือถือ และการกู้คืนหลังสูญเสียโทรศัพท์ รายละเอียดเหล่านี้สำคัญพอ ๆ กับโมเดลการเข้ารหัสเอง

ขั้นตอนต่อไป: ตัดสินใจ จดนโยบาย และนำไปใช้งาน

เริ่มจากเขียนสมมติฐานภัยคุกคามเป็นภาษาง่าย ๆ เลือกวิธีที่เรียบง่ายที่สุดที่ตอบความเสี่ยง แล้วค่อยทำให้เข้มงวดเฉพาะจุดที่เอกสารนั้นๆ สมควร

ใส่การตัดสินใจลงในชุดกฎภายในสั้น ๆ ที่คนสามารถปฏิบัติตามได้:

• ประเภทไฟล์ที่อนุญาตและที่เก็บได้ที่ไหน
• ใครเข้าถึงและแชร์ได้ และการอนุมัติเกิดขึ้นอย่างไร
• กฎการเก็บรักษาและการลบ
• การกู้คืนหลังรีเซ็ตรหัสผ่านและการสูญเสียอุปกรณ์ทำอย่างไร
• การส่งออก (ดาวน์โหลด อีเมล ส่งข้อความ) รับมืออย่างไร และเมื่อใดที่บล็อก

จากนั้นออกแบบการใช้งานรอบกฎเหล่านั้น: เช็คบทบาท การบันทึกการกระทำ (ดู, ดาวน์โหลด, แชร์) ตัวอย่างที่ปลอดภัย และการจัดการกุญแจอย่างระมัดระวัง

ถ้าคุณสร้างบนแพลตฟอร์มแบบ no-code อย่าง AppMaster (appmaster.io) จะช่วยให้โมเดลบทบาทและเวิร์กโฟลว์การอนุมัติตั้งแต่ต้น แล้วปรับเมื่อความต้องการเปลี่ยนโดยไม่ต้องเขียนแอปใหม่ทั้งหมด ส่วนสำคัญคือทำให้เส้นทางที่ปลอดภัยเป็นเส้นทางที่สะดวกสำหรับผู้ใช้จริง