เตือนการต่อสัญญาบริการสำหรับทีมงานบริการบ้าน

ทำไมการต่อสัญญาถึงมักหลุดในงานบริการบ้าน

การต่อสัญญาในงานบริการบ้านหมายถึงลูกค้าต่อสัญญาแผนบำรุงรักษา ข้อตกลงการบริการ หรือการรับประกันอีกระยะหนึ่ง อาจเป็นแผนปรับแต่งเครื่องปรับอากาศประจำปี สมาชิกรับบริการประปาที่ได้สิทธิ์จองคิวพิเศษ หรือการเสริมความคุ้มครองเครื่องใช้ไฟฟ้าที่หมดอายุทุก 12 เดือน

การต่อสัญญาถูกหลุดเพราะวันที่มักไม่อยู่ที่เดียวกัน คนหนึ่งจดไว้ในหมายเหตุใบแจ้งหนี้ อีกคนเก็บฉบับที่ลงนามเป็น PDF ในอีเมล และผู้จัดการสำนักงานติดตามบัญชีสำคัญบางรายการในสเปรดชีต เมื่อฤดูกิจธุรกิจมาถึง ทีมจะโฟกัสที่งานวันนี้ และวันต่อสัญญาก็เงียบ ๆ เลื่อนไป

ความเป็นเจ้าของก็เป็นปัญหาอีกอย่าง หากไม่มีใครรับผิดชอบงานติดตามการต่อสัญญา ทุกคนจะคิดว่าใครสักคนกำลังดูแล ลูกค้าจะได้ยินจากคุณหลังจากความคุ้มครองหมดแล้ว ซึ่งทำให้รู้สึกเหมือนเรื่องฉับพลัน ถึงแม้เงื่อนไขจะชัดเจนแล้วก็ตาม

เป้าหมายง่าย ๆ คือ: ให้ลูกค้ายังคงมีความคุ้มครองและให้รายได้คาดเดาได้ โดยไม่ต้องส่งข้อความแบบสแปม ถ้าทำดี การเตือนจะรู้สึกช่วยเหลือ เช่น “แผนของคุณกำลังจะหมด ต้องการความคุ้มครองต่อไหม?” แทนที่จะเป็น “ซื้อเดี๋ยวนี้หรือไม่ก็เสียสิทธิ์”

กระบวนการต่อสัญญาเชิงปฏิบัติไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์หรูหรา คุณต้องมีฟิลด์จำนวนน้อย ที่เก็บวันครบกำหนดในที่เดียว จังหวะการติดตามที่ทำซ้ำได้ และข้อความที่ลูกค้าไม่มองข้าม

ข้อมูลที่ควรติดตาม (และสิ่งที่ควรข้าม)

ถ้าคุณต้องการให้การเตือนต่อสัญญาทำงานได้ บันทึกต้องเรียบง่ายพอที่คนจะอัปเดตเสมอ ตั้งเป้า "ข้อมูลพอที่จะลงมือทำ" ไม่ใช่ประวัติลูกค้าเต็มรูปแบบ

เริ่มจากพื้นฐานเพื่อให้ตอบคำถามสามข้อได้เร็ว: ใครเป็นผู้รับบริการ ที่ไหนคือสถานที่ทำงาน และเมื่อไรจะสิ้นสุด บันทึกการต่อสัญญาที่สะอาดมักมี:

• ชื่อผู้รับบริการและผู้ติดต่อหลัก
• ที่อยู่บริการ (หรือชื่อสถานที่)
• ประเภทแผน (รวมอะไรบ้าง)
• วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด
• ราคาต่ออายุ (หรือกฎที่ใช้คำนวณ)

เพิ่มฟิลด์ไม่กี่อย่างที่จะป้องกันความสับสนส่วนใหญ่ได้:

• ต่ออายุอัตโนมัติหรือมือ (auto-renew vs manual renewal)
• วงรอบการต่ออายุ (ประจำปีหรือครึ่งปี)
• วิธีติดต่อที่ต้องการ (SMS, อีเมล, โทรศัพท์)
• เจ้าของงาน (หนึ่งคนรับผิดชอบขั้นตอนถัดไป)

หากคุณให้บริการลูกค้าที่มีหลายไซต์ ให้ถือว่าแต่ละสถานที่เป็นรายการต่อสัญญาของตัวเอง ผู้จัดการทรัพย์สินหนึ่งคนอาจมีห้าที่อยู่ และสามแห่งจากนั้นอาจมีวันสิ้นสุดต่างกันเพราะเซ็นในช่วงเวลาต่างกัน

สิ่งที่ควรข้าม: หมายเหตุยาว ประวัติการซ่อมทุกครั้ง และสำเนาใบแจ้งหนี้ภายในบันทึกการต่อสัญญา เก็บสิ่งเหล่านั้นไว้ที่อื่น บันทึกการต่อสัญญาใช้เพื่อการกำหนดเวลาและการดำเนินการ

เลือกที่เดียวในการเก็บวันต่อสัญญา

วันต่อสัญญามักกระจัดกระจาย: เหตุการณ์ในปฏิทิน สเปรดชีต รายการบรรทัดในระบบใบแจ้งหนี้ และฟิลด์ CRM ที่มีคนใช้แค่บางคน สิ่งใดสิ่งหนึ่งจากเหล่านี้อาจใช้งานได้ทั้งหมด การใช้หลายอย่างพร้อมกันมักล้มเหลว

ที่อยู่ทั่วไปสำหรับการเก็บวันต่อสัญญา (และข้อเสียโดยปกติ):

• CRM: มองเห็นได้ดี แต่วันที่อาจถูกข้ามเมื่อทีมรีบร้อน
• สเปรดชีต: ยืดหยุ่น แต่คัดลอกซ้ำได้ง่าย กรองผิด หรือหลงลืม
• ปฏิทิน: ดีสำหรับเตือนส่วนตัว แต่ไม่ดีด้านความเป็นเจ้าของทีมและรายงาน
• เครื่องมือบัญชี: ถูกต้องสำหรับการเรียกเก็บเงิน แต่ไม่ถูกออกแบบเพื่อการติดตามเชิงรุก

เลือกแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวและถือสิ่งอื่นเป็นมุมมอง ไม่ใช่ระบบที่สอง การทำสำเนาคือจุดที่การต่อสัญญาหายไป: วันที่ถูกอัปเดตที่แห่งหนึ่งแต่ไม่ใช่อีกแห่ง แล้วทุกคนคิดว่า "มีคนอื่นกำลังดูอยู่"

การไหลของสถานะง่าย ๆ ช่วยให้ทีมรู้ว่าจะทำอะไรต่อไปโดยไม่ต้องค้นหาหมายเหตุ:

• Active
• Renewal due soon
• Contacted
• Renewed
• Lost

ความสะอาดของข้อมูลสำคัญกว่าการอัตโนมัติ ใช้รูปแบบวันที่เดียวกัน (เช่น YYYY-MM-DD) ทำให้ฟิลด์สำคัญเป็นฟิลด์บังคับเพื่อไม่ให้บันทึกถูกบันทึกแบบไม่สมบูรณ์ อย่างน้อย: ชื่อผู้รับบริการ ที่อยู่บริการ ประเภทแผน วันสิ้นสุด สถานะ และเจ้าของงาน

เปลี่ยนวันต่อสัญญาให้เป็นงานติดตามที่ทีมจะใช้จริง

วันต่อสัญญาที่นอนอยู่ในสเปรดชีตไม่ช่วยรักษาสัญญา สิ่งที่ได้ผลคือเปลี่ยนแต่ละวันเป็นงานที่ชัดเจน บอกช่าง เจ้าหน้าที่สำนักงาน หรือผู้ดูแลบัญชีว่าต้องทำอะไรต่อ

งานติดตามที่ดีต้องเล็ก เฉพาะเจาะจง และทำเสร็จในครั้งเดียว ควรตอบได้ว่าใครเป็นเจ้าของ มีกำหนดเวลา เมื่อใด และความสำเร็จคืออะไร

แต่ละงานควรรวม:

• วันครบกำหนดและช่วงเวลาที่เหมาะสม (เช่น “โทรระหว่าง 16:00–18:00”)
• เจ้าของงาน (คนเดียว ไม่ใช่กลุ่ม)
• สรุปการติดต่อครั้งล่าสุด (วันที่ ผลลัพธ์ และสัญญาที่ให้ไว้)
• สคริปต์สั้น ๆ (1–3 ข้อที่พอเหมาะกับงานของคุณ)
• ขั้นตอนถัดไป (โทร, ใบเสนอราคา, ออกใบแจ้งหนี้, นัดเข้าตรวจ)

จังหวะเวลาสำคัญเพราะลูกค้ามีธุระ และทีมของคุณก็เช่นกัน แทนที่จะส่งเตือนใหญ่ครั้งเดียวก่อนหมด ให้ใช้จังหวะที่รู้สึกเหมือนเตือนล่วงหน้า

ตารางเวลาที่ปฏิบัติได้:

• การติดต่อครั้งแรก: 30 วันก่อนหมด (ยืนยันรายละเอียด เสนอทางเลือก)
• การติดต่อครั้งที่สอง: 14 วันก่อนหมด (ขอคำตอบใช่/ไม่ใช่)
• การเตือนสุดท้าย: 3–5 วันก่อนหมด (กำหนดเดดไลน์ชัดเจน ช่องทางต่ออายุที่ง่าย)

หากไม่มีการตอบ ให้กำหนดกฎการลองใหม่ล่วงหน้าเพื่อไม่ให้คนเดา สองครั้งต่อตัวแตะมักพอ: โทรหนึ่งครั้งและส่งข้อความหนึ่งครั้ง หลังการเตือนสุดท้าย ให้หยุดเว้นแต่ลูกค้ามีมูลค่าสูงหรือขอให้ติดตามภายหลัง

ตั้งค่ากำหนดการเตือนที่ลูกค้าไม่เกลียด

แผนการเตือนที่ดีควรรู้สึกช่วยเหลือ ไม่ใช่กดดัน ส่งข้อความน้อยลง แต่ทำแต่ละข้อความให้ชัดและมีประโยชน์

แยกการเตือนภายในจากข้อความถึงลูกค้า การแจ้งเตือนภายในบอกทีมว่าจะทำอะไรต่อ (โทร ยืนยันราคา ตรวจประวัติ) ข้อความถึงลูกค้าควรมุ่งที่การตัดสินใจของลูกค้าและขั้นตอนที่ง่ายที่สุด

ตารางที่เหมาะกับการต่อสัญญาส่วนใหญ่:

• 30 วันก่อนวันสิ้นสุด: แจ้งเตือนล่วงหน้าและตัวเลือกเร็ว ๆ
• 14 วันก่อน: ติดตามแบบสุภาพ ตอบคำถามได้
• 3 วันก่อน: เตือนสุดท้าย รวมวิธีต่ออายุที่เร็วที่สุด
• 7 วันหลังหมดอายุ (เป็นทางเลือก): ข้อความว่า "เรายังต่อได้" โดยไม่ทำให้รู้สึกผิด

รักษาน้ำเสียงเป็นมิตรโดยสั้น เฉพาะเจาะจง และใจเย็น บอกว่าหมดอะไร เมื่อไร และคุณช่วยอะไรได้ หลีกเลี่ยงภาษากดดันเช่น “แจ้งครั้งสุดท้าย” เว้นแต่จำเป็นจริง ๆ

เบื้องต้นด้านการปฏิบัติตามกฎหมายที่ป้องกันปัญหา

ถ้าคุณใช้ SMS ให้ขออนุญาตชัดเจนก่อนและเก็บหลักฐาน ทุกข้อความควรมีบรรทัดการยกเลิกง่าย ๆ (เช่น: “ตอบกลับ STOP เพื่อยกเลิก”) สำหรับอีเมล ให้เคารพการยกเลิกทันที

นอกจากนี้ ให้เคารพช่วงเวลาสงบเงียบ แม้จะอนุญาตตามกฎของพื้นที่ปฏิบัติการ ลูกค้าไม่ชอบข้อความดึก ค่าเริ่มต้นที่ปลอดภัยคือส่งข้อความในเวลาทำการตามโซนเวลาท้องถิ่นของลูกค้า

ทำให้ใช้งานได้จริงในโลกความจริง

การเตือนภายในควรสร้างงานที่ทีมจะทำจริง: รายการโทร เจ้าของงาน และวันครบกำหนด ข้อความถึงลูกค้าควรสั้นพอที่จะอ่านในพริบตาและชัดเจนพอที่จะตอบด้วยคำตอบเดียว

วิธีสร้างเวิร์กโฟลว์เป็นขั้นตอน

เวิร์กโฟลว์การต่อสัญญาทำงานได้ดีที่สุดเมื่อมันน่าเบื่อและทำซ้ำได้ ข้อตกลงที่ใช้งานทุกฉบับมีบันทึกการต่อสัญญา วันที่เหล่านั้นสร้างงานสำหรับทีม และลูกค้าได้รับแจ้งก่อนที่สัญญาจะหมด

เวิร์กโฟลว์ 5 ขั้นตอนที่เรียบง่ายให้คัดลอกได้

1. สร้างบันทึกการต่อสัญญาหนึ่งรายการต่อข้อตกลงที่ใช้งาน เชื่อมโยงกับลูกค้าและสถานที่ เก็บวันเริ่ม วันสิ้นสุด ประเภทแผน และเจ้าของงาน
2. คำนวณวันที่ที่สำคัญ เลือกหน้าต่างแจ้งเตือน (เช่น 30 วันก่อนหมด) แล้วตั้งวันเตือนแรกและเตือนสุดท้าย หากทำได้ ให้ตั้งค่าวันเหล่านี้โดยอัตโนมัติเพื่อไม่ให้ใครต้องนับวัน
3. เปลี่ยนวันที่เป็นงาน ในวันเตือนครั้งแรก สร้างงานติดตามให้เจ้าของและคิวข้อความสำหรับลูกค้า ในวันเตือนสุดท้าย สร้างงานอีกชิ้นที่มีความสำคัญสูงกว่าและคิวเตือนที่เข้มขึ้น
4. บันทึกผลลัพธ์และอัปเดตสถานะทันที หลังการติดต่อ ให้บันทึกผลลัพธ์ชัดเจน: renewed, rescheduled decision date, declined, หรือ unreachable เมื่อสถานะเปลี่ยน ให้หยุดการเตือนในอนาคต และหากต่ออายุ ให้สร้างบันทึกต่อสัญญาครั้งถัดไป
5. ทบทวนสัปดาห์ละครั้ง ดูสิ่งที่กำลังจะครบกำหนด สิ่งที่ค้างชำระ และเจ้าของที่มีงานค้าง นี่คือจุดที่การต่อสัญญาที่หลุดจะถูกจับก่อนหน้า

แบบข้อความสำเร็จรูปสั้น ๆ ที่นำกลับมาใช้ได้

การเตือนที่ดีที่สุดรู้สึกเป็นส่วนตัว สั้น และตอบง่าย ใช้โครงสร้างเดิมทุกครั้ง: แผนคืออะไร เมื่อไรจะหมด คุณค่า และ 2–3 ตัวเลือกชัดเจน

แม่แบบ SMS (คัดลอก วาง ส่ง)

เลือกสไตล์หนึ่งและคงความสม่ำเสมอเพื่อให้ลูกค้าจดจำ

• แจ้งเตือนอย่างเป็นมิตร (30 วัน): Hi {FirstName}, แจ้งให้ทราบจาก {CompanyName}: {PlanName} ของคุณจะหมดวันที่ {EndDate}. ต้องการต่ออายุ ถามคำถาม หรือจองตรวจเช็กไหม? ตอบ RENEW, QUESTION, หรือ CHECKUP.
• เตือนคุณค่า (14 วัน): Hi {FirstName} - การต่ออายุ {PlanName} ของคุณกำลังใกล้ ({EndDate}). การต่อจะรักษาสิทธิ์การจองลำดับแรกและค่าบริการที่ลดพิเศษ ตอบ RENEW แล้วเราจัดการให้
• ตัวเลือกการนัด (7 วัน): Hi {FirstName}, ต้องการใช้การตรวจเช็กที่รวมอยู่ก่อนแผนหมดในวันที่ {EndDate} ไหม? ตอบ CHECKUP แล้วเราจะเสนอเวลา
• เตือนสุดท้าย (2 วัน): Hi {FirstName}, เตือนครั้งสุดท้าย: {PlanName} จะหมด {EndDate}. หากต้องการรักษาสิทธิ์สมาชิกเช่นการจองลำดับแรก ตอบ RENEW วันนี้ หากไม่แน่ใจ ตอบ QUESTION เราช่วยได้

แม่แบบอีเมล (สั้น อ่านง่าย ไม่เน้นขาย)

ให้อีเมลอ่านเร็ว ใช้หัวเรื่องสั้นๆ และเนื้อหา 3–5 บรรทัด

• หัวเรื่อง: Your {PlanName} renews on {EndDate}

  Hi {FirstName},

  แผน {PlanName} ของคุณจะสิ้นสุดในวันที่ {EndDate}.

  การต่ออายุจะรักษาสิทธิสมาชิกของคุณ (การจองลำดับแรก ค่าเข้าชมลดพิเศษ การตรวจเช็กที่รวม)

  ตอบกลับด้วย: Renew, Question, หรือ Checkup แล้วเราดูแลต่อให้

  ขอบคุณ, {SenderName} ที่ {CompanyName} | {Phone}

• หัวเรื่อง: Final reminder: {PlanName} ends {EndDate}

  Hi {FirstName},

  นี่คือเตือนครั้งสุดท้ายว่า {PlanName} ของคุณจะหมดในวันที่ {EndDate}.

  หากต้องการรักษาสิทธิสมาชิกและหลีกเลี่ยงช่องว่างในการคุ้มครอง เพียงตอบ Renew วันนี้ หากตอนนี้ไม่สะดวก ตอบ Question แจ้งสิ่งที่ต้องการ

  {SenderName} | {CompanyName}

เคล็ดลับเล็ก ๆ: ปรับข้อความให้เข้ากับลูกค้า หากพวกเขามักจะส่งข้อความ ให้เน้น SMS หากมักถามเยอะ ให้นำด้วยตัวเลือก “Question” เพื่อความรู้สึกไม่กดดัน

ตัวอย่างที่เป็นจริง: การต่อสัญญาแผนบำรุงรักษา HVAC

ลองนึกภาพบริษัท HVAC ขนาดเล็กที่มีประมาณ 400 ข้อตกลงบำรุงรักษา ประมาณ 30–40 รายต่อเดือน ไม่มีใครตั้งใจจะพลาดการต่อสัญญา แต่สัปดาห์ที่ยุ่งและบันทึกกระจัดกระจายทำให้พลาดง่าย

นี่คือวิธีการเตือนสำหรับลูกค้ารายหนึ่ง ชื่อ Maria แผนของเธอจะหมดวันที่ 31 พฤษภาคม

เส้นเวลาลูกค้าหนึ่งราย (30 วันจนถึงได้รับยืนยัน)

• 1 พฤษภาคม (-30 วัน): วันต่อสัญญาอยู่ในระบบหนึ่งระบบแล้ว งาน "ติดต่อการต่อสัญญา" ถูกสร้างและมอบหมายให้ฝ่ายสำนักงาน
• 8 พฤษภาคม (-23 วัน): ส่งเตือนอย่างเป็นมิตร: ข้อดี ราคา และวิธีต่ออายุที่ชัดเจน
• 15 พฤษภาคม (-16 วัน): หากยังไม่มีการตอบ งานถูกเปลี่ยนเป็นสถานะ “โทร” และข้อความต่อไปสั้นลง
• 24 พฤษภาคม (-7 วัน): ส่งเตือนสุดท้ายพร้อมกำหนดเดดไลน์ง่าย ๆ: ต่ออายุตอนนี้เพื่อรักษาการจองลำดับแรก
• 31 พฤษภาคม (วันต่อสัญญา): หากยังไม่ต่อ ระบบทำเครื่องหมายบัญชีเพื่อการติดตามภายในวันเดียวกันและเปลี่ยนสถานะแผนเป็น "Expiring today."

ถ้า Maria ต่อสัญญาเร็ว (เช่น 10 พฤษภาคม) ข้อตกลงจะถูกทำเครื่องหมายว่า renewed การเตือนที่เหลือจะหยุด และสร้างวันต่อสัญญาครั้งถัดไปในปีหน้า ฝ่ายสำนักงานยังสามารถส่งข้อความสั้น ๆ "ขอบคุณ คุณเรียบร้อยแล้ว" ได้

ถ้าเธอไม่ตอบ ข้อมูลไม่ตกหล่น งานติดตามจะยังคงมองเห็นได้ และขั้นตอนถัดไปชัดเจนเสมอ: โทร ฝากข้อความเสียง หรืออีเมลสุดท้าย

สิ่งที่ฝ่ายสำนักงานเห็นในเช้าวันจันทร์

แทนที่จะค้นหาจากสเปรดชีต ฝ่ายสำนักงานเปิดรายการง่าย ๆ: การต่อสัญญาที่ครบกำหนดใน 30 วันข้างหน้า ใครเป็นเจ้าของแต่ละงาน และลูกค้าที่ต่อแล้ว

ข้อยกเว้นจะแสดงก่อน: กำลังจะหมดในสัปดาห์นี้ การแตะหลายครั้งที่ไม่ตอบ และสิ่งที่ต้องอนุมัติจากผู้จัดการเกี่ยวกับราคา นั่นคือความต่างระหว่างการเตือนที่ถูกส่งออกจริงกับการต่อสัญญาที่ปิดได้จริง

ความผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีหลีกเลี่ยง

ปัญหาการต่อสัญญาส่วนใหญ่ไม่ใช่ความตั้งใจไม่ดี แต่เกิดเพราะกระบวนการไม่ชัดเจน ช่องว่างเล็ก ๆ กลายเป็นการพลาดการโทร การสนทนาที่อึกอัก และรายได้ประจำที่หายไป

การติดตามแค่เดือนที่จะต่อเป็นกับดักทั่วไป “ต่อในเดือนมีนาคม” ฟังดูใช้ได้จนกว่าคุณจะรู้ว่ามันต่อวันที่ 2 มีนาคม ไม่ใช่ 31 มีนาคม เก็บวันสิ้นสุดที่แม่นยำและหน้าต่างการแจ้งเตือน (เช่น “ติดต่อ 30 วันก่อน”) เพื่อไม่ให้ทีมต้องรีบจัดการ

ปัญหาอีกอย่างคือไม่มีเจ้าของงานที่ชัดเจน หากงานต่อสัญญาถูกมอบหมายให้ "สำนักงาน" หรือปล่อยให้ไม่มีคนรับผิดชอบ มักถูกเมินเพราะทุกคนคิดว่าใครสักคนกำลังดูแลอยู่ แต่ไม่มี

จังหวะการเตือนก็ทำให้ผลย้อนกลับได้เช่นกัน ข้อความมากเกินไปและถี่เกินทำให้ลูกค้าฝึกนิสัยมองข้าม กำหนดระยะห่างที่เหมาะสม (เช่น 30 วัน, 14 วัน, 3 วันก่อนหมด) และหยุดเมื่อได้รับการตอบ

การไม่บันทึกผลลัพธ์เป็นข้อผิดพลาดเงียบที่ทำให้เกิดการรบกวนซ้ำ หากคุณไม่บันทึกว่า "renewed," "not interested," "call back in 2 months," หรือ "wrong contact," ลูกค้าเดิมอาจถูกแจ้งเตือนซ้ำ ๆ ซึ่งดูไม่ใส่ใจแม้ทีมจะตั้งใจช่วย

สุดท้าย อย่าให้การเปลี่ยนแปลงราคาและเงื่อนไขเป็นเรื่องเซอร์ไพรส์ หากราคาขึ้นหรือรายละเอียดแผนเปลี่ยน ให้จดไว้ก่อนติดต่อ สรุปภายในสั้น ๆ ทำให้บทสนทนาเป็นไปอย่างสงบ:

• แผนปัจจุบัน + ราคา
• แผนเสนอ + ราคา
• สิ่งที่เปลี่ยน (และทำไม ใน 1 ประโยค)
• ข้อยกเว้นหรือเครดิตที่สัญญาไว้

รายการตรวจสอบอย่างเร็วสำหรับการตามต่อสัญญา

วิธีที่ง่ายที่สุดในการรักษาการต่อสัญญาให้สม่ำเสมอคือปฏิบัติเหมือนเป็นนิสัย ไม่ใช่โครงการ ใช้กิจวัตรสั้น ๆ ที่ใครก็ทำตามได้ แม้ในสัปดาห์ที่ยุ่ง

รายการปฏิบัติการสั้น ๆ:

• ทุกเช้า เคลียร์งานครบกำหนดวันนี้ก่อน แล้วค่อยงานที่ค้างชำระ
• สัปดาห์ละครั้ง ทบทวนสัญญาที่จะหมดใน 30 วันข้างหน้าและมอบหมายเจ้าของงานที่ชัดเจนสำหรับแต่ละรายการ
• ก่อนติดต่อผู้รับบริการ ยืนยันวันสิ้นสุด วิธีติดต่อที่ต้องการ และแผนที่ลูกค้าใช้
• ทันทีหลังส่งข้อความหรือโทร บันทึกผลลัพธ์และตั้งขั้นตอนถัดไปทันที
• เดือนละครั้ง ตรวจสอบตัวอย่างบันทึกเพื่อจับฟิลด์ที่ขาดและวันที่ผิดก่อนที่มันจะลุกลาม

ก่อนส่งข้อความ ทำการตรวจสอบ 30 วินาที:

• วันสิ้นสุดสัญญาตรงกับข้อตกลงที่ลงนามหรือไม่
• ผู้ติดต่อหลักเป็นปัจจุบัน (และมีคนสำรองหรือไม่)
• ชื่อแผนและราคาถูกต้องหรือไม่
• ข้อยกเว้นหรือส่วนเสริมถูกบันทึกหรือไม่

หากต้องการให้ติดเป็นนิสัย ทำให้ข้ามได้ยาก ฟิลด์บังคับและความเป็นเจ้าของงานชัดเจนมีประสิทธิภาพกว่าการเตือนเพิ่มอีกหลายครั้ง

ขั้นตอนต่อไป: อัตโนมัติการต่อสัญญาโดยไม่ต้องสร้างระบบใหม่ทั้งชุด

คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยน CRM บัญชี และตัวจัดตารางทั้งหมดแค่เพื่อไม่ให้พลาดการต่อสัญญ ชัยชนะที่ง่ายที่สุดมาจากการอัตโนมัติทีละงาน แล้วขยายเมื่อทีมเชื่อมั่นในกระบวนการ

ทีมส่วนใหญ่ได้ผลตอบแทนมากที่สุดจากโซ่เรียบง่าย: ติดตามวันต่อสัญญา สร้างงานติดตาม แล้วส่งการเตือนลูกค้าตามตารางที่คาดเดาได้

แนวทางปฏิบัติเริ่มต้น:

• การติดตามวัน: บันทึกหนึ่งรายการต่อข้อตกลงพร้อมวันเริ่ม วันต่อสัญญา และสถานะ
• การสร้างงาน: สร้างงานติดตามอัตโนมัติ 30–60 วันก่อนต่ออายุ
• การเตือน: ส่งข้อความเป็นมิตร แล้วตามด้วยหนึ่งหรือสองข้อความหากไม่มีการตอบ
• รายงาน: รายการสัปดาห์ของข้อตกลงที่กำลังจะหมด แยกตามเจ้าของงาน

จำกัดขอบเขตให้เล็ก เลือกสายบริการหนึ่ง (HVAC มักเริ่มเพราะแผนคาดเดาได้) และทดลองใช้หนึ่งเดือน ถ้าทำงานได้ ให้เพิ่มงานประปา แล้วไฟฟ้า วิธีนี้จะหลีกเลี่ยงการเปิดตัวขนาดใหญ่ที่ไม่มีใครยอมรับ

เมื่อคุณเติบโตแล้ว คุณสามารถเพิ่มส่วนเสริมได้ทีหลังเมื่อพื้นฐานมั่นคง: ระบบชำระเงิน พอร์ทัลลูกค้า และการส่งต่องานที่แน่นขึ้น

ถ้าคุณต้องการเครื่องมือภายในง่าย ๆ เพื่อรวมบันทึกการต่อสัญญาและความเป็นเจ้าของงานเข้าด้วยกัน แพลตฟอร์มแบบ no-code อย่าง AppMaster (appmaster.io) สามารถช่วยให้คุณสร้างแอปเวิร์กโฟลว์ที่มีฐานข้อมูล งานติดตาม และการเตือนอัตโนมัติโดยไม่ต้องเขียนโค้ด

ก่อนจะสร้างอะไร จดฟิลด์ที่แน่นอนของคุณ (บันทึกอะไรบ้างสำหรับแต่ละสัญญา) และตารางการเตือนของคุณ (ติดต่อเมื่อไร บ่อยแค่ไหน และเมื่อไรจะหยุด) นั่นจะเป็นแผนการสร้างและป้องกันไม่ให้อัตโนมัติกลายเป็นเสียงรบกวน