เนื่องจากพนักงานทั่วโลกยอมรับรูปแบบ การทำงานจากระยะไกล อย่างรวดเร็ว องค์กรต่างๆ จึงต้องปรับกระบวนการและกลยุทธ์ของตนเพื่อรองรับพนักงานนอกสถานที่และรักษาประสิทธิภาพการทำงาน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ องค์กรสามารถใช้ระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) โซลูชันซอฟต์แวร์อันทรงพลังเหล่านี้ช่วยจัดการฟังก์ชันทางธุรกิจต่างๆ เพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงาน และปรับปรุงการทำงานร่วมกันสำหรับทีมระยะไกล
บทความนี้จะเจาะลึกถึงความสำคัญที่เพิ่มขึ้นของการทำงานจากระยะไกล และอธิบายว่าระบบ ERP มีส่วนช่วยในการดำเนินงานนอกสถานที่อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร เราจะหารือเกี่ยวกับพื้นฐานของระบบ ERP คุณลักษณะพื้นฐาน และวิธีการนำไปใช้เพื่อสนับสนุนทีมระยะไกลได้ดียิ่งขึ้น
ความสำคัญที่เพิ่มขึ้นของการทำงานระยะไกล
การทำงานจากระยะไกลแพร่หลายมากขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา โดยได้แรงหนุนจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี การขยายตลาดทั่วโลก และความต้องการแรงงานที่เปลี่ยนไป การระบาดใหญ่ของโควิด-19 ยิ่งเร่งให้แนวโน้มนี้เร็วขึ้น ส่งผลให้องค์กรต่างๆ ต้องปรับตัวให้เข้ากับสภาพการทำงานระยะไกล เพื่อให้ธุรกิจมีความต่อเนื่องและปกป้องสวัสดิภาพของพนักงาน
แม้ว่าก่อนหน้านี้การทำงานจากระยะไกลจะมุ่งเน้นไปที่ฟรีแลนซ์และพนักงานจำนวนจำกัด แต่ตอนนี้ได้พัฒนาไปสู่การดำเนินธุรกิจหลักแล้ว องค์กรหลายแห่งได้เปลี่ยนจากรูปแบบการทำงานในสำนักงานแบบดั้งเดิมไปสู่การยอมรับวิธีการทางไกลหรือแบบผสมผสานซึ่งช่วยให้พนักงานมีความยืดหยุ่นและเป็นอิสระมากขึ้น การเปลี่ยนแปลงนี้ทำให้บริษัทต่างๆ สามารถเข้าถึงกลุ่มผู้มีความสามารถที่กว้างขึ้น ลดต้นทุนการดำเนินงาน และเพิ่มผลผลิต
แต่การอำนวยความสะดวกในการทำงานทางไกลก็ไม่ใช่เรื่องท้าทาย องค์กรต้องจัดหาเครื่องมือ เทคโนโลยี และกระบวนการที่จำเป็นให้กับพนักงานในการสื่อสาร ทำงานร่วมกัน และจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล นี่คือที่มาของระบบ ERP โดยนำเสนอโซลูชันที่ครอบคลุมเพื่อจัดการกับความซับซ้อนของการทำงานจากระยะไกล
ระบบ ERP: คืออะไรและทำงานอย่างไร
ระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นชุดซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนซึ่งรวมฟังก์ชันทางธุรกิจต่างๆ เช่น การเงิน ทรัพยากรบุคคล การจัดการสินค้าคงคลัง การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ และอื่นๆ ด้วยการรวมศูนย์ข้อมูลและกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ ระบบ ERP ช่วยเพิ่มการมองเห็น ปรับปรุงการตัดสินใจ และเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรโดยรวม
โดยทั่วไป ระบบ ERP จะประกอบด้วยโมดูลหรือแอปพลิเคชันแบบบูรณาการหลายโมดูล ซึ่งแต่ละโมดูลได้รับการปรับแต่งให้รองรับฟังก์ชันทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง โมดูลเหล่านี้สามารถโต้ตอบได้อย่างราบรื่น ช่วยให้ข้อมูลไหลเวียนทั่วทั้งองค์กรได้อย่างไม่มีข้อจำกัด สร้างแหล่งความจริงแหล่งเดียวสำหรับพนักงานในการเข้าถึงและตัดสินใจอย่างรอบรู้
ระบบ ERP สมัยใหม่มักจะใช้เทคโนโลยีบนคลาวด์ ซึ่งหมายความว่าซอฟต์แวร์และข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลที่จัดการโดยผู้ให้บริการบุคคลที่สาม ซึ่งช่วยลดความจำเป็นที่ธุรกิจต้องลงทุนในฮาร์ดแวร์ในสถานที่ราคาแพง และช่วยให้ระบบ ERP สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ ทุกเวลา โดยมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร แนวทางบนคลาวด์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมระยะไกล เนื่องจากช่วยให้เข้าถึงข้อมูลและระบบที่สำคัญได้ง่าย
นอกเหนือจากการทำงานหลักแล้ว ระบบ ERP จำนวนมากได้พัฒนาเพื่อรวมเอาความสามารถขั้นสูง เช่น ปัญญาประดิษฐ์ (AI) การเรียนรู้ของเครื่อง และการรวม Internet of Things (IoT) ฟีเจอร์ที่เป็นนวัตกรรมใหม่เหล่านี้ช่วยให้องค์กรวิเคราะห์ข้อมูลได้ดีขึ้น ทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ และปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
ตอนนี้เรามีความเข้าใจพื้นฐานแล้วว่าระบบ ERP คืออะไรและทำงานอย่างไร เรามาพูดถึงคุณสมบัติหลักบางประการที่ทำให้ระบบนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการอำนวยความสะดวกในกระบวนการทำงานระยะไกล
คุณลักษณะ ERP ที่สำคัญที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานระยะไกล
ระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) ได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุงการดำเนินธุรกิจ และคุณลักษณะต่างๆ ของระบบจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล คุณสมบัติ ERP ที่สำคัญบางอย่างที่อำนวยความสะดวกในการทำงานระยะไกล ได้แก่ :
ซอฟต์แวร์บนคลาวด์
ระบบ ERP บนคลาวด์ถูกโฮสต์บนอินเทอร์เน็ต ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่และทุกเวลา คุณลักษณะนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล เนื่องจากช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถติดต่อและอัปเดตข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่คำนึงว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดก็ตาม ระบบบนคลาวด์ยังมีการรักษาความปลอดภัยที่ดีขึ้น การอัปเดตอัตโนมัติ และความสามารถในการปรับขนาดที่ง่ายกว่าเมื่อเทียบกับโซลูชันในองค์กร
การเข้าถึงมือถือ
ระบบ ERP สมัยใหม่มักมาพร้อมกับแอปพลิเคชันมือถือหรืออินเทอร์เฟซบนเว็บที่ตอบสนองซึ่งเข้ากันได้กับสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลมีความยืดหยุ่นในการเข้าถึงฟังก์ชันและข้อมูลทางธุรกิจที่จำเป็นในขณะเดินทาง เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การตอบสนอง และประสบการณ์การทำงานโดยรวม
เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
ระบบ ERP มักจะมีคุณสมบัติการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ เช่น เอกสารที่ใช้ร่วมกัน บริการส่งข้อความ และเครื่องมือการจัดการงาน ฟังก์ชันเหล่านี้ช่วยส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและทำให้ทีมที่อยู่ห่างไกลติดต่อกันได้ง่ายขึ้น ทำงานร่วมกันในโครงการ และติดตามความคืบหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นนำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้นและการตัดสินใจที่ดีขึ้นทั่วทั้งองค์กร
การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท
ด้วยการควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท ระบบ ERP ช่วยให้ผู้ดูแลระบบกำหนดสิทธิ์และสิทธิ์การเข้าถึงสำหรับผู้ใช้แต่ละรายตามบทบาทและความรับผิดชอบภายในองค์กร ฟีเจอร์นี้ไม่เพียงแต่ปรับปรุงความปลอดภัย แต่ยังปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ด้วยการทำให้มั่นใจว่าสมาชิกในทีมระยะไกลสามารถเข้าถึงข้อมูลและเครื่องมือที่พวกเขาต้องการเพื่อทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ช่องทางการสื่อสารแบบบูรณาการ
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานจากระยะไกล ระบบ ERP มักจะมีเครื่องมือสื่อสารในตัว เช่น การประชุมทางวิดีโอ การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที และการรวมอีเมล ด้วยการรวมช่องทางการสื่อสารเหล่านี้ไว้ในโซลูชัน ERP ทีมระยะไกลสามารถเชื่อมต่อและแบ่งปันข้อมูลได้อย่างง่ายดายในลักษณะที่เป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ข้อดีของการใช้ระบบ ERP สำหรับการทำงานระยะไกล
การนำระบบ ERP ไปใช้ในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลมีประโยชน์มากมายสำหรับองค์กร ข้อดีบางประการ ได้แก่ :
เพิ่มผลผลิต
ระบบ ERP ปรับปรุงกระบวนการ ทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ และรวมศูนย์ข้อมูล ทำให้ผู้ปฏิบัติงานจากระยะไกลสามารถมุ่งเน้นไปที่ความรับผิดชอบหลักและทำงานให้เสร็จสิ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ เนื่องจากผู้ปฏิบัติงานระยะไกลสามารถเข้าถึงข้อมูลและเครื่องมือที่จำเป็นได้จากทุกที่ พวกเขาจึงสามารถตอบคำถาม ตัดสินใจ และอัปเดตข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งนำไปสู่การเพิ่มผลผลิตโดยรวม
ตัดสินใจได้ดีขึ้นจากข้อมูล
ระบบ ERP ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์และข้อมูลเชิงลึกที่สามารถช่วยให้ทีมทางไกลทำการตัดสินใจโดยมีข้อมูลมากขึ้น ด้วยข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันที่ปลายนิ้ว พนักงานจากระยะไกลสามารถระบุแนวโน้ม ระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้น และตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลที่ส่งผลดีต่อประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร
ปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน
ช่องทางการสื่อสารแบบบูรณาการและเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีให้โดยระบบ ERP ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานจากระยะไกลสามารถเชื่อมต่อได้อย่างง่ายดายและทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น สิ่งนี้ไม่เพียงส่งเสริมความผูกพันในทีมที่แน่นแฟ้น แต่ยังส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันที่ขับเคลื่อนนวัตกรรมและป้องกันความเข้าใจผิด
ความยืดหยุ่นที่มากขึ้น
ด้วยการนำเสนอโซลูชันบนคลาวด์และการเข้าถึงผ่านมือถือ ระบบ ERP ช่วยให้สมาชิกในทีมจากระยะไกลสามารถทำงานจากสถานที่ต่างๆ หรือแม้แต่ในขณะเดินทาง ความยืดหยุ่นนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถปรับตัวเข้ากับความต้องการทำงานทางไกลที่เปลี่ยนแปลงไปได้ง่ายขึ้น และทำให้พนักงานสามารถบรรลุความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานได้ดีขึ้น
ลดต้นทุน
ระบบ ERP สามารถช่วยองค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการทำงานระยะไกล เช่น ค่าเดินทางและเครื่องใช้สำนักงาน นอกจากนี้ ความสามารถด้านระบบอัตโนมัติของโซลูชัน ERP ยังนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพและลดภาระงานของทีม ซึ่งสามารถช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานและลดข้อผิดพลาดให้เหลือน้อยที่สุด
การใช้ระบบ ERP สำหรับทีมระยะไกล
การนำระบบ ERP มาใช้อย่างเหมาะสมสำหรับทีมทางไกลเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าการเปิดตัวซอฟต์แวร์จะประสบความสำเร็จและได้รับประโยชน์จากเครื่องมืออันทรงพลังเหล่านี้ ต่อไปนี้คือขั้นตอนบางส่วนที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อติดตั้งระบบ ERP สำหรับทีมทางไกลของคุณ:
- ระบุความต้องการของระบบ: เริ่มต้นด้วยการประเมินความต้องการเฉพาะขององค์กรและเลือกคุณลักษณะ ERP ที่จะสนับสนุนทีมทางไกลของคุณได้ดีที่สุด ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ โฟลว์ข้อมูล และระบบที่มีอยู่เพื่อพิจารณาว่าส่วนใดที่ต้องปรับปรุง
- เลือกโซลูชัน ERP ที่เหมาะสม: ศึกษาโซลูชัน ERP ต่างๆ และเลือกโซลูชันที่สอดคล้องกับความต้องการ งบประมาณ และเป้าหมายทางธุรกิจโดยรวมของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโซลูชันที่คุณเลือกมีคุณลักษณะที่จำเป็นสำหรับการทำงานจากระยะไกล เช่น การโฮสต์บนคลาวด์ การเข้าถึงผ่านมือถือ และเครื่องมือสื่อสารแบบบูรณาการ
- ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักมีส่วนร่วม: รวบรวมผู้มีอำนาจตัดสินใจ ผู้จัดการโครงการ และผู้ใช้ปลายทางเพื่อหารือเกี่ยวกับการปรับใช้ ERP และรวบรวมข้อมูลของพวกเขา สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าระบบตอบสนองความต้องการของสมาชิกในทีมทุกคนและนำไปสู่การเปิดตัวซอฟต์แวร์ที่ประสบความสำเร็จ
- ให้การฝึกอบรมและการสนับสนุน: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมระยะไกลได้รับการฝึกอบรมอย่างละเอียดเกี่ยวกับวิธีใช้ระบบ ERP ใหม่ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการจัดเซสชันการฝึกอบรมเสมือนจริง การจัดหาแหล่งข้อมูลออนไลน์ และให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องสำหรับปัญหาใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม
- ติดตามความคืบหน้าและรวบรวมข้อเสนอแนะ: วัดความสำเร็จของการนำ ERP ของคุณไปใช้เป็นประจำโดยการติดตามเมตริกต่างๆ เช่น ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ความถูกต้องของข้อมูล และการใช้งานระบบ นอกจากนี้ รวบรวมคำติชมจากสมาชิกในทีมเพื่อระบุจุดที่ต้องปรับปรุงและตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบ ERP ตอบสนองความต้องการของพวกเขา
การรวมระบบ ERP กับการทำงานจากระยะไกลสามารถนำไปสู่ประโยชน์ที่สำคัญสำหรับองค์กร ด้วยการใช้เครื่องมือเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพและใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์อันทรงพลัง ธุรกิจต่างๆ จึงสามารถปรับปรุงกระบวนการ ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมสำหรับทีมนอกสถานที่ได้
อนาคตของการทำงานระยะไกลและระบบ ERP
การนำการทำงานจากระยะไกลมาใช้จะคงอยู่ต่อไป เนื่องจากธุรกิจต่างๆ ยังคงตระหนักถึงประโยชน์ของการทำงานจากระยะไกล ส่งผลให้ความต้องการระบบ ERP ที่อำนวยความสะดวกในการดำเนินงานนอกสถานที่มีแต่จะเพิ่มขึ้น อนาคตของการทำงานจากระยะไกลและระบบ ERP มีแนวโน้มที่จะโดดเด่นด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี การใช้ข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่เพิ่มขึ้น และตัวเลือกการปรับแต่งที่มากขึ้นเพื่อปรับให้เข้ากับความต้องการทางธุรกิจที่หลากหลาย
แนวโน้มที่สดใสในอุตสาหกรรม ERP ได้แก่:
- AI และการเรียนรู้ของเครื่อง: การบูรณาการปัญญาประดิษฐ์ (AI) และ การเรียนรู้ของเครื่อง เข้ากับระบบ ERP จะช่วยให้สามารถคาดการณ์ขั้นสูงมากขึ้น กระบวนการอัตโนมัติ และการวิเคราะห์ข้อมูล สิ่งนี้แปลไปสู่การดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและการตัดสินใจที่ดีขึ้นสำหรับทีมระยะไกล
- การบูรณาการ IoT: เมื่อ Internet of Things (IoT) แพร่หลายมากขึ้น ระบบ ERP มีแนวโน้มที่จะรวมข้อมูล IoT เพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์และปรับปรุงการจัดการทรัพยากร สิ่งนี้เปิดโอกาสใหม่สำหรับการทำงานจากระยะไกล เนื่องจากธุรกิจสามารถรับข้อมูลที่มีค่าจากอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อและปรับกระบวนการให้เหมาะสม
- ความสามารถในการใช้งาน: ผู้จำหน่าย ERP จะยังคงปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้ ทำให้ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลใช้งานและปรับให้เข้ากับระบบได้ง่ายขึ้น ซึ่งรวมถึงอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ใช้งานง่ายยิ่งขึ้น แหล่งข้อมูลความช่วยเหลือที่ดีขึ้น และสื่อการฝึกอบรมที่ได้รับการปรับปรุง
- ข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล: ข้อมูลจะยังคงมีบทบาทสำคัญในอนาคตของการทำงานระยะไกลและระบบ ERP บริษัทต่างๆ จะพึ่งพาข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลมากขึ้นเรื่อยๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน ติดตามประสิทธิภาพ และตัดสินใจได้ดีขึ้นสำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล
- การปรับแต่ง: เนื่องจากธุรกิจเผชิญกับความท้าทายที่ไม่เหมือนใครด้วยการทำงานจากระยะไกล โซลูชั่น ERP จะนำเสนอตัวเลือกการปรับแต่งที่มากขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของแต่ละองค์กร ซึ่งจะช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถปรับแต่งระบบ ERP ของตนให้รองรับการทำงานจากระยะไกลได้ดีที่สุดและปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวม
ความคิดสุดท้าย
เนื่องจากการทำงานทางไกลมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและกลายเป็นเรื่องปกติสำหรับหลายองค์กร บทบาทของระบบ ERP ในการอำนวยความสะดวกในการทำงานทางไกลจึงมีความสำคัญมากขึ้น ด้วยการรวมศูนย์ข้อมูล ทำให้กระบวนการคล่องตัว และปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงาน โซลูชัน ERP สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพ การตัดสินใจ และความสำเร็จโดยรวมในทีมระยะไกลได้อย่างมาก
เพื่อใช้ประโยชน์จากศักยภาพของระบบ ERP อย่างเต็มที่สำหรับการทำงานระยะไกล ธุรกิจต่างๆ จะต้องประเมินความต้องการของตนอย่างรอบคอบและเลือกโซลูชัน ERP ที่เหมาะสมเพื่อให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของตน การทำเช่นนี้จะช่วยให้พวกเขาสามารถแข่งขันในตลาดที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาและเสริมศักยภาพให้กับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด
แพลตฟอร์ม แบบไม่มีโค้ด และ low-code เช่น แพลตฟอร์มแบบไม่มีโค้ดของ AppMaster.io สามารถช่วยองค์กรสร้างโซลูชันซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพ ครอบคลุม และปรับขนาดได้โดยไม่จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรด้านเทคนิคมากมาย ทำให้เป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานของตน ผ่านระบบ ERP และโซลูชั่นเทคโนโลยีอื่นๆ
