แอปติดตามล็อตและวันหมดอายุสำหรับผู้ผลิตอาหารขนาดเล็ก

ปัญหาที่แอปติดตามล็อตและวันหมดอายุแก้ได้

เมื่อคุณยังเล็ก สเปรดชีตดูจะพอใช้ได้ คุณสามารถสแกนไม่กี่แถว กรองตามวันที่ แล้วบอกตัวเองว่าจะจัดให้เรียบร้อยทีหลัง แต่พอมีวัตถุดิบหลายอย่าง ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปหลายรายการ และการรันการผลิตที่ใช้วัตถุดิบเดิมซ้ำ ๆ วิธีนี้จะเริ่มใช้ไม่ได้

สเปรดชีตรับมือกับสถานการณ์จริงได้ไม่ดี โล็อตวัตถุดิบหนึ่งล็อตอาจถูกแบ่งเป็นหลายแบทช์ หนึ่งแบทช์กลายเป็นหลาย SKU หรือหลายขนาดบรรจุ มีการคืนสินค้า ป้ายถูกพิมพ์ซ้ำ ใครสักคนก็อปแถวแล้วลืมแก้หมายเลขล็อต พอมีปัญหา คุณไม่ได้เจอแค่ “การกรอกข้อมูล” แต่เป็นประวัติที่หายไป

การติดตามล็อตคือความสามารถในการตอบสองคำถามได้อย่างเร็วและมั่นใจ:

• ล็อตนี้ไปที่ไหนบ้าง? (เป็นสินค้าอะไร ส่งให้ลูกค้าคนไหน เมื่อไร)
• อะไรบ้างที่ถูกใช้ในล็อตสินค้านี้? (ล็อตวัตถุดิบไหน แบทช์ใด ผู้ส่งคนไหน)

แอปติดตามล็อตและวันหมดอายุจะทำให้คำตอบเหล่านี้เป็นเรื่องปกติ แทนที่จะไล่หาจากบันทึก คุณบันทึกล็อตในช่วงเวลาสำคัญ: ตอนรับสินค้า การผลิต การบรรจุ และการขาย การเคลื่อนไหวแต่ละครั้งจะทิ้งร่องรอยให้ตามได้ในภายหลัง

การติดตามวันหมดอายุแก้ปัญหาอีกแบบหนึ่ง: การสูญเสียเงียบ ๆ หากไม่มีมุมมองแจ่มชัดว่าสินค้าใกล้หมดอายุ คุณอาจทิ้งสินค้าจนหมดอายุบนชั้น หรือตัดสินใจเสี่ยงขายสินค้าที่ไม่ควรขาย การเห็นล็อตใกล้หมดอายุยังช่วยวางแผนการผลิต: ใช้วัตถุดิบเก่าก่อน ปรับคำสั่งซื้อ และหลีกเลี่ยงการสั่งเกิน

"การเรียกคืนตามหมายเลขล็อต" ควรทำได้ง่ายในทางปฏิบัติ คุณแค่กรอกหรือสแกนหมายเลขล็อตแล้วเห็นว่ามันเชื่อมโยงกับอะไร: ล็อตสำเร็จใดบ้าง ลูกค้าใดได้รับล็อตเหล่านั้น อะไรยังคงอยู่ (และที่ไหน) และรายการลูกค้าและปริมาณที่ชัดเจนสำหรับการแจ้งเตือนและการติดตามภายใน

สำหรับผู้ผลิตซอสขนาดเล็ก นั่นอาจหมายความว่าเห็นว่าล็อตพริกผงหนึ่งล็อตถูกใช้ในสามแบทช์ข้ามสอง SKU จากนั้นระบุได้ว่ามี 18 กล่องยังอยู่ในคลัง และหกลูกค้าได้รับการจัดส่งสัปดาห์ที่แล้ว

ถ้าคุณสร้างระบบนี้ในเครื่องมืออย่าง AppMaster คุณจะออกแบบโมเดลล็อต แบทช์ และวันหมดอายุแบบฐานข้อมูลก่อน แล้วเพิ่มฟอร์มรับเข้าและฟอร์มการผลิตที่จับข้อมูลที่ถูกต้องขณะงานกำลังเกิดขึ้น

ข้อมูลพื้นฐานที่ต้องติดตามสำหรับล็อตและวันหมดอายุ

ระบบติดตามทำงานได้ก็ต่อเมื่อทุกคนบันทึกข้อเท็จจริงไม่กี่อย่างเดียวกันในวิธีเดียวกัน คุณไม่ต้องมีฐานข้อมูลใหญ่เพื่อเริ่มต้น แต่ต้องมีคำศัพท์ที่ชัดเจน

SKU คือสินค้าที่คุณขาย (เช่น “12 oz Strawberry Jam”) ล็อตคือกลุ่มเฉพาะของ SKU นั้นที่ผลิตหรือรับเข้าพร้อมกันและถูกติดตามรวมกัน ในโรงงานเล็ก ๆ คำว่าแบทช์มักถูกใช้เหมือน "ล็อต" แต่ก็อาจหมายถึงการรันหม้อหรือเหตุการณ์การผลิตหนึ่งครั้ง เลือกคำเดียว (ล็อตหรือแบทช์) และใช้คำเดียวกันทุกที่

ตอนรับสินค้า ให้จับชุดฟิลด์ขั้นต่ำที่ตอบได้ว่า: นี่คืออะไร มาจากไหน และหมดอายุเมื่อไร? หน้าจอดี ๆ จะไม่ช่วยหากข้อมูลรับเข้าไม่สม่ำเสมอ

บันทึกฟิลด์เหล่านี้ตอนรับสินค้า:

• ชื่อผู้ส่ง (และหมายเลขล็อตของผู้ส่ง ถ้ามี)
• วันที่รับ
• หมายเลขล็อตภายใน (อันที่คุณจะค้นหาในภายหลัง)
• วันหมดอายุหรือวันที่แนะนำใช้
• ปริมาณและหน่วย (กล่อง, ปอนด์, โหล)

วันหมดอายุมักมาจากฉลากผู้ส่ง สำหรับสินค้าที่คุณผลิตเอง ให้กำหนดจากกฎอายุชั้นวางภายใน (เช่น “14 วันหลังวันที่ผลิต”) หรือช่วงทดลองที่กำหนดไว้ เมื่อคุณสร้างล็อตระหว่างการผลิต ให้เก็บทั้งวันที่ผลิตและวันหมดอายุที่คำนวณไว้ เพื่อให้กฎชัดเจน

เมื่อสินค้าขยับ ให้จำแนวคิดง่าย ๆ ข้อนี้: ทุกธุรกรรมควรระบุว่า “ล็อต X เปลี่ยนแปลง Y” ในแต่ละขั้นตอน (ผลิต เก็บ จัดส่ง ขาย) ให้จับหมายเลขล็อต วัน/เวลา ตำแหน่ง (หรือตำแหน่งจัดเก็บ) และการเปลี่ยนแปลงปริมาณ

การซ่อมและการผสมล็อตเป็นจุดที่ทีมมักหลงทาง ถือมันเหมือนสูตร: หากคุณรวม ล็อต A และ ล็อต B เป็นการรันใหม่ ให้สร้างล็อตใหม่ (ล็อต C) และบันทึกล็อต "พ่อแม่" ของ Lot C (A และ B) พร้อมปริมาณที่ใช้ ด้วยวิธีนี้ การค้นหา Lot A จะแสดงว่ามันไปลงที่ไหน

เครื่องมืออย่าง AppMaster สามารถสร้างแบบจำลองฟิลด์เหล่านี้ได้อย่างรวดเร็วด้วยไม่กี่ตารางและฟอร์ม เพื่อให้ทีมของคุณกรอกล็อตอย่างสม่ำเสมอตั้งแต่วันแรก

กระบวนการล็อตอย่างง่ายตั้งแต่รับจนถึงขาย

แอปติดตามล็อตและวันหมดอายุทำงานได้ดีที่สุดเมื่อกระบวนการของคุณเรียบง่ายและสม่ำเสมอ คิดว่ามันเป็น "เรื่องราวของล็อต" ที่เริ่มที่ท่าเรือและจบเมื่อสินค้าละลายจากมือคุณ หากคุณตามเรื่องราวนั้นได้ในหน้าจอเดียวต่อขั้นตอน การเรียกคืนและการตัดสินใจเรื่องสต็อกจะง่ายขึ้นมาก

เริ่มจากการรับสินค้า การส่งมอบแต่ละครั้งควรสร้างระเบียนล็อตทันที จับผู้ส่ง สินค้า หมายเลขล็อต วันหมดอายุ/วันที่แนะนำใช้ ปริมาณ และวันที่รับ จากนั้นพิมพ์หรือติดฉลากที่ตรงกันและติดกับกล่อง ถัง หรือถังเป้าหมาย เป้าหมายคือหมายเลขล็อตต้องมองเห็นได้ที่จุดที่สต็อกวางอยู่

ในการผลิต ให้เชื่อมวัตถุดิบกับสิ่งที่คุณทำ หากคุณเอานม จุลินทรีย์ และเกลือมาทำชีส ล็อตผลิตสำเร็จจะกลายเป็นล็อตของตัวเอง ล็อตสำเร็จนี้ควร "จำ" ว่ามีล็อตวัตถุดิบใดบ้างที่ถูกใช้ นี่แหละคือสิ่งที่ให้คุณติดตามย้อนกลับ (เราใช้อะไร?) และติดตามไปข้างหน้า (มันไปไหน?)

การจัดเก็บเป็นจุดที่การติดตามมักล้มเหลว เก็บให้ใช้งานได้จริง: ชื่อสถานที่หนึ่งชื่อต่อชั้น ตู้เย็น หรือตำแหน่งพาเลท แถมไอดีถังถ้าจำเป็น อัปเดตจำนวนเมื่อคุณย้ายสต็อก คุณไม่จำเป็นต้องแม่นยำแบบเรียลไทม์ แต่ต้องมีตำแหน่งล่าสุดที่ชัดเจน

การขายและการจัดส่งคือข้อเชื่อมสุดท้าย คำสั่งซื้อแต่ละรายการควรบันทึกว่าล็อตสำเร็จใดถูกหยิบ กี่หน่วย และใครเป็นผู้รับ หากคุณขายตรงและไม่มี "คำสั่งซื้อ" ให้ใช้บันทึกการขายอย่างง่ายต่อรายชื่อลูกค้าหรือวันตลาด

การคืนสินค้า ของเสีย และการซ่อมต้องถูกปฏิบัติเหมือนการเคลื่อนไหวจริง ไม่ใช่โน้ตข้าง ๆ สินค้าที่ถูกคืนต้องกลับเข้าที่จัดเก็บเฉพาะภายใต้ล็อตเดิม ของเสียถูกบันทึกต่อล็อตพร้อมเหตุผล (หมดอายุ เสียหาย ระงับ QA) งานซ่อมกลายเป็นล็อตสำเร็จใหม่ที่เชื่อมโยงกับล็อตที่เข้า

ตัวอย่าง: ผู้ผลิตซัลซ่าขนาดเล็กรับมะเขือเทศ (ล็อต T-104) ผลิต Salsa Mild (ล็อต SM-220) เก็บไว้ใน "ตู้เย็น A ชั้น 2" แล้วส่ง 30 ขวดของ SM-220 ให้ร้านท้องถิ่น หากลูกค้าโทรมาทีหลัง คุณจะหา SM-220 เจอ เห็นว่ามันใช้ T-104 และยืนยันได้ว่าออเดอร์ไหนรวมลอตนั้นบ้าง

ขั้นตอนทีละขั้นในการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ติดตามพื้นฐาน

เริ่มเล็กและทำให้เส้นทางประจำวันที่ใช้งานง่ายที่สุด แอปติดตามล็อตและวันหมดอายุใช้ได้ก็ต่อเมื่อการรับเข้า การผลิต และการจัดส่งใช้เวลาไม่กี่วินาที ไม่ใช่นาที

1) ตั้งค่าพื้นฐานก่อน

จดสิ่งที่คุณจัดการจริง ๆ ไม่ใช่สิ่งที่ระบบบัญชีเรียก เลือกชื่อให้สอดคล้องกันเพื่อไม่ให้สินค้าชนิดเดียวถูกป้อนหลายรูปแบบ

คุณต้องมีสามรายการเรียบง่าย:

• สินค้าที่คุณขาย (SKU, ขนาดบรรจุ, กฎอายุชั้นวางถ้ามีความแตกต่าง)
• วัตถุดิบและบรรจุภัณฑ์ที่รับเข้ามา (ผู้ส่ง, หน่วยปกติ, ป้ายสารก่อภูมิแพ้ถ้าจำเป็น)
• สถานที่จัดเก็บ (ห้อง, ตู้เย็น, ช่องแช่แข็ง, ชั้นหรือถัง)

ใน AppMaster สิ่งเหล่านี้แม็พได้ชัดเจนกับไม่กี่ตารางใน Data Designer เพิ่มฟิลด์ทีหลัง แต่เริ่มจากขั้นต่ำที่ทีมจะใช้ทุกวัน

2) เลือกรูปแบบรหัสล็อตที่ทีมจะทำตามจริง

รูปแบบล็อตที่ดีที่สุดคือรูปแบบที่คนจะสร้างได้ถูกต้องภายใต้ความกดดัน ผู้ผลิตเล็กหลายรายใช้วันที่บวกโค้ดรันสั้น ๆ (เช่น: 2026-01-25-A) หากคุณต้องเก็บหมายเลขล็อตของผู้ส่งด้วย ให้เก็บเป็นฟิลด์แยก จากนั้นสร้างหน้าจอสามแบบที่ตรงกับงานจริง:

• รับเข้า: วัตถุดิบ, หมายเลขล็อตผู้ส่ง, หมายเลขล็อตภายใน, วันหมดอายุ/วันที่แนะนำใช้, ปริมาณ, สถานที่
• การผลิต: ล็อตสำเร็จและล็อตวัตถุดิบที่ใช้ (พร้อมปริมาณ)
• จัดส่ง/การขาย: ล็อตสำเร็จ, ปริมาณออก, ลูกค้าหรือช่องทาง, วันที่

ตั้งการค้นหาอย่างรวดเร็วเป็นค่าปริยาย หากมีบาร์โค้ดก็สแกน หากไม่มี ให้มีฟิลด์ "ค้นหาล็อต" ขนาดใหญ่และรูปแบบล็อตสั้น ๆ เพื่อให้การป้อนมือเชื่อถือได้

3) ทดสอบกับสายผลิตภัณฑ์เดียวก่อนขยาย

ทดลองกับสินค้าหนึ่งรายการที่เคลื่อนไหวเร็ว อย่าพยายามให้สมบูรณ์แบบตั้งแต่แรก

การทดสอบที่มีประโยชน์คือ: รับวัตถุดิบหนึ่งครั้ง ทำแบทช์หนึ่งรัน ส่งบางหน่วย แล้วลองย้อนและติดตามไปข้างหน้า

เช็คลิสต์สำหรับการทดลอง:

• ใคร ๆ สามารถสร้างล็อตที่ถูกต้องในเวลาไม่เกิน 10 วินาทีไหม?
• คุณหาหน่วยที่ถูกส่งทั้งหมดจากล็อตสำเร็จหนึ่งล็อตได้ไหม?
• คุณเห็นว่าล็อตวัตถุดิบใดถูกใช้ในล็อตสำเร็จนั้นไหม?
• วันหมดอายุแสดงชัดที่รับเข้าและตอนหยิบหรือไม่?
• ตำแหน่งแม่นพอให้หาของได้โดยไม่ต้องเดาหรือไม่?

ถ้าขั้นตอนไหนรู้สึกช้า ให้ทำหน้าจอให้เรียบง่ายลง ลดฟิลด์ที่บังคับ หรือเพิ่มการสแกน ความเร็วคือสิ่งที่ทำให้การติดตามสม่ำเสมอ

วิธีตั้งค่าสัญญาณใกล้หมดอายุโดยไม่เป็นเสียงรบกวน

การแจ้งใกล้หมดอายุมีประโยชน์เมื่อมันชี้ไปที่การตัดสินใจที่ทำได้วันนี้ เป้าหมายคือจับสินค้าตั้งแต่เนิ่น ๆ เพื่อให้ยังทำอะไรได้ โดยไม่ถูกสแปมด้วยรายการที่หายไปแล้ว

เริ่มจากกำหนดชุด "หน้าต่างใกล้หมดอายุ" เล็ก ๆ ที่ตรงกับการดำเนินงานของคุณ ผู้ผลิตขนาดเล็กหลายรายใช้ 14 วันสำหรับการลงมือเร่งด่วน, 30 วันสำหรับการวางแผน, และ 60 วันสำหรับการมองเห็นล่วงหน้าสำหรับ SKU ที่ช้า รักษาความสม่ำเสมอข้ามสินค้าก่อน แล้วปรับสำหรับกรณีพิเศษ

ตัดสินใจว่าการเตือนควรแสดงที่ไหน ไอคอนบนแดชบอร์ดช่วยให้สแกนเร็ว รายการประจำวันเหมาะถ้าคนคนเดียวเป็นเจ้าของสต็อกตอนเช้า อีเมลหรือ SMS ช่วยได้สำหรับหน้าต่างเร่งด่วน แต่เก็บให้หายาก มิฉะนั้นจะถูกมองข้าม

วิธีที่ดีที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงความเหนื่อยล้าจากการแจ้งคือแจ้งเฉพาะเมื่อยังมีสต็อกคงเหลือ หากล็อตใกล้หมดอายุแต่ปริมาณเป็นศูนย์ มันไม่ควรปรากฏ นั่นหมายความว่ากฎต้องเช็กทั้งวันที่และยอดคงเหลือปัจจุบัน

เมื่อมีการแจ้ง ให้ขั้นตอนต่อไปชัดเจน ทีมส่วนใหญ่ยึดชุดการกระทำสั้น ๆ: หยิบของเก่าก่อน, ย้ายไปช่องทางโปรโมชั่น, กักตุนเพื่อตรวจสอบคุณภาพ, ทำลายพร้อมเหตุผลบันทึก, หรือซ่อม/ส่งคืนหากกระบวนการอนุญาต

ตัวอย่างปฏิบัติ: คุณตรวจโยเกิร์ตทุกวันจันทร์ ล็อตที่หมดอายุใน 14 วันจะถูกตั้งเป็น "หยิบก่อน" และผลักการขาย ส่วนล็อตหมดอายุใน 7 วันจะถูกกักเพื่อตรวจคุณภาพแล้วขายทันทีหรือทำลายพร้อมบันทึกเหตุผล

กิจวัตรเรียบง่ายช่วยรักษาความสะอาด: คนคนเดียวรันมุมมองใกล้หมดอายุ ยืนยันจำนวน ทำการกระทำ และเคลียร์ธงที่ล้าสมัย หากสร้างเวิร์กโฟลว์นี้ใน AppMaster ให้เก็บกฎไว้ให้เห็น (หน้าต่าง การตรวจสต็อก การกระทำ) เพื่อให้ทั้งทีมทำตาม

ออกแบบการเรียกคืนตามหมายเลขล็อตให้เร็ว

การเรียกคืนจะง่ายขึ้นเมื่อระบบของคุณตอบคำถามเดียวได้ในไม่กี่วินาที: ล็อตนี้ไปที่ไหน และมันใช้กับอะไรบ้าง? หากคุณเห็นสิ่งนั้นชัด คุณจะลงมือได้เร็วและบันทึกสิ่งที่ทำไว้

มีสองเส้นทางที่ต้องรองรับ:

• การติดตามไปข้างหน้า: "ใครได้รับล็อตนี้?"
• การติดตามย้อนกลับ: "ล็อตนี้มาจากไหน และเชื่อมโยงกับอะไรอีกบ้าง?"

ในทางปฏิบัติคุณมักต้องทั้งสองอย่าง ล็อตเครื่องเทศอาจเข้าไปในสามแบทช์ แล้วแบทช์เหล่านั้นอาจส่งให้สิบลูกค้า ระบบที่ดีจะแสดงสายเชื่อมโยงนั้นโดยไม่ต้องไล่ค้น

สิ่งที่มุมมองเรียกคืนควรแสดง

เมื่อใครสักคนพิมพ์หรือสแกนหมายเลขล็อต หน้าจอเรียกคืนควรแสดงข้อเท็จจริงที่ต้องใช้วางแผนและส่งแจ้ง:

• รายละเอียดสินค้าและล็อต (ชื่อสินค้า, หมายเลขล็อต, วันหมดอายุ, สถานะเช่น Released หรือ On hold)
• มันไปที่ไหนบ้าง (ลูกค้า, คำสั่ง, วันจัดส่ง, ปริมาณที่ส่ง)
• มันแตะต้องอะไรบ้าง (แบทช์, ใบสั่งงาน, รีแพค, ล็อตสินค้าสำเร็จ)
• สิ่งที่คุณยังมี (คงเหลือตามสถานที่ จัดสรรแล้ว รับคืน)
• หลักฐาน (ใครป้อนการเปลี่ยนแปลงและเมื่อไหร่)

รายละเอียดเล็ก ๆ มีความสำคัญ หากคุณส่งเป็นเคสบางส่วนหรือแบ่งล็อต ให้บันทึกปริมาณในหน่วยที่คุณส่ง (กล่อง ถุง ขวด) และรักษาการแปลงให้สอดคล้องกัน หากคุณเปิดถุง 20 กก. เป็นแพ็ก 1 กก. จงปฏิบัติเป็นขั้นตอนรีแพค: เบิกจากล็อตต้นทางและสร้างล็อตลูกใหม่ แบบนี้การเรียกคืนจะตามรอยผ่านการแบ่งได้แทนที่จะหยุดที่ "ถุงเปิด"

บันทึกการกระทำที่ทำ ไม่ใช่แค่ผลการค้นหา

การเรียกคืนไม่ใช่แค่การติดตาม แต่มันคือการบันทึกสิ่งที่คุณทำด้วย

เก็บบันทึกการกระทำขณะที่เกิดขึ้น: การกักสต็อก การหยุดผลิต การแจ้งลูกค้า การรับคืน และการทำลาย บันทึกการดำเนินการสั้น ๆ ที่แนบกับล็อตสามารถรวมวันที่ ผู้ทำการ กระทำ ปริมาณที่เกี่ยวข้อง และหมายเหตุ (เช่น "ลูกค้ายืนยันการกัก")

หากคุณสร้างเวิร์กโฟลว์นี้ใน AppMaster ให้ถือมุมมองเรียกคืนเป็นพื้นที่ทำงานร่วมกัน: ผลการติดตามอยู่ด้านบน การกระทำอยู่ด้านล่าง และสถานะที่ชัดเจนว่าล็อตกำลังดำเนินการหรือปิดแล้ว

รายงานและบันทึกที่ทำให้การติดตามง่ายขึ้น

แอปติดตามล็อตและวันหมดอายุช่วยได้ก็ต่อเมื่อบันทึกของคุณเชื่อถือได้ เป้าหมายไม่ใช่กระดาษงานมากขึ้น แต่เป็นคำถามน้อยลงเมื่อต้องเจอปัญหา

รายงานที่คุณจะใช้จริง

ทีมอาหารขนาดเล็กส่วนใหญ่สามารถทำการติดตามได้ด้วยชุดรายงานสั้น ๆ ที่ทำซ้ำได้:

• สต็อกคงเหลือตามล็อต (รวมสถานที่และวันหมดอายุ)
• รายการใกล้หมดอายุ (เรียงตามวันหมดอายุก่อน)
• ประวัติล็อต (ทุกอย่างที่เกิดขึ้นกับล็อตตั้งแต่รับถึงขาย)
• การจัดส่งหรือการขายตามล็อต (ส่งออกอะไร เมื่อไร และให้ใคร)
• รายงานการปรับปรุง (อะไรเปลี่ยนแปลงจำนวนและด้วยเหตุผลใด)

จังหวะปฏิบัติที่ดีคือดูรายการใกล้หมดอายุทุกวันและสต็อกคงเหลือตามล็อตทุกสัปดาห์ ประวัติล็อตคือสิ่งที่คุณดึงเมื่อลูกค้าโทรหรือผู้ส่งแจ้งปัญหา

บันทึกที่เป็นมิตรต่อการตรวจสอบโดยไม่ยุ่งยาก

คุณไม่จำเป็นต้องมีระบบปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ซับซ้อนเพื่อให้ตรวจสอบได้ง่าย แต่ต้องมีสมุดกิจกรรมพื้นฐาน: ใครรับล็อต ใครย้ายมัน ใครเปลี่ยนจำนวน และเมื่อไหร่ แม้แต่ฟิลด์เหตุผลง่าย ๆ ในการปรับปรุง (กล่องเสีย ปรับป้าย ตัวอย่างใช้ แก้ไขข้อมูล) ก็ช่วยป้องกันการเดาได้

ความแม่นยำของคลังเป็นอีกส่วนหนึ่ง ทำการนับวงจรอย่างรวดเร็วที่เน้นความเสี่ยง: สินค้ามูลค่าสูง สินค้าที่เคลื่อนไหวเร็ว หรือล็อตใกล้หมดอายุ หากมีหลายจุดจัดเก็บ ให้นับตามตำแหน่งและตามล็อตเพื่อจับการสับเปลี่ยนเช่น "สินค้าเดียวกัน แต่ล็อตต่างกัน" อยู่ผิดชั้น

การติดฉลากคือสิ่งที่ทำให้ข้อมูลใช้งานได้บนพื้นที่ผลิตตั้งเป้าหมายให้ป้ายอ่านได้ชัดแม้คนเหนื่อยที่สุด ในขั้นต่ำให้มีหมายเลขล็อตและวันหมดอายุด้วยข้อความใหญ่ ชื่อสินค้าหรือ SKU (เพื่อหลีกเลี่ยงของที่คล้ายกัน) และขนาดหน่วย (กล่อง ถุง ขวด) หากคุณเก็บหน่วยผสม หากใช้หลายพื้นที่จัดเก็บ ให้เพิ่มรหัสตำแหน่งง่าย ๆ

ถ้าคุณสร้างระบบนี้ใน AppMaster ให้รักษาหน้าจอให้เรียบง่าย: ฟอร์มรับเข้าเดียว ฟอร์มย้ายเดียว ฟอร์มปรับเดียว และรายงานไม่กี่รายการนี้ ยิ่งทำถูกยิ่งเพิ่มโอกาสที่คนจะทำสิ่งที่ถูกต้อง

ตัวอย่าง: จากรับเข้าสู่การเรียกคืนภายในบ่ายวันเดียว

ผู้ผลิตซัลซ่าขนาดเล็กรับวัตถุดิบสองรายการเช้าวันเดียวกัน อันหนึ่งคือมะเขือเทศ ล็อต T-041 หมดอายุ 30 พ.ค. อีกอันคือพริกฮาลาปิโน ล็อต J-112 หมดอายุ 20 มิ.ย. ตอนรับ พวกเขาบันทึกผู้ส่ง หมายเลขล็อต วันหมดอายุ ปริมาณ และตำแหน่งวางพาเลทแต่ละรายการ

หลังอาหารกลางวัน พวกเขาทำแบทช์ซัลซ่าสำเร็จ ล็อตสำเร็จ S-2304 จำนวน 120 ขวด ในบันทึกการผลิต พวกเขาเชื่อม S-2304 กับล็อตวัตถุดิบทั้งสอง (T-041 และ J-112) และบันทึกวันที่รันและผู้ปฏิบัติงาน นี่คือขั้นตอนที่ทีมเล็กหลายทีมมักข้าม แต่เป็นสิ่งที่ทำให้สายการติดตามไม่ขาด

ต่อมาวันนั้น คำสั่งซื้อของร้านค้าส่งออก 24 ขวดจากล็อต S-2304 ใบจัดส่งบันทึกลูกค้า วันที่ และล็อตสำเร็จที่ส่ง

เวลา 15:00 น. อีเมลจากผู้ส่งมะเขือเทศมาถึง: ล็อตวัตถุดิบ T-041 อาจปนเปื้อนและควรกักไว้ เพราะผู้ผลิตมีแอปติดตามล็อตและวันหมดอายุ พวกเขาค้นหา T-041 และทันทีเห็นว่าล็อตสำเร็จใดบ้างที่ใช้มัน ผลการค้นหาแสดงว่าแค่ล็อตสำเร็จ S-2304 ได้รับผลกระทบ

พวกเขาสร้างรายการการกระทำสั้น ๆ:

• กักสต็อกที่เหลือของ S-2304 (ระบุที่เก็บและปริมาณ)
• ระบุการจัดส่งทั้งหมดที่รวม S-2304 (ลูกค้าและจำนวน)
• สร้างรายชื่อโทร/อีเมลสำหรับลูกค้าเหล่านั้น
• พิมพ์แบบรายการหยิบของคลังเพื่อแยกสินค้าออกจริง ๆ
• บันทึกรายงานเป็นบันทึกการเรียกคืนพร้อมเวลา

ภายในชั่วโมง ทีมแยกขวดที่เหลือ กแจ้งร้านค้าที่ได้รับ S-2304 และบันทึกเหตุการณ์ สิ่งสำคัญคือแอปไม่ได้เก็บแค่นายเลขล็อต แต่มันเชื่อมรับเข้า ผลิต คลัง และการขาย ทำให้การค้นหาเดียวตอบคำถามว่า: "ล็อตนี้ไปไหน และเหลืออะไรบ้าง?"

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งทำให้การเรียกคืนช้าและเครียด

การเรียกคืนจะยุ่งเมื่อคุณพยายามตอบคำถามพื้นฐาน (ล็อตนี้ไปไหน?) ด้วยข้อมูลบางส่วนหรือไม่แน่นอน แอปติดตามล็อตและวันหมดอายุช่วยได้ก็ต่อเมื่อข้อมูลถูกจับในจังหวะที่สินค้าข้ามมือ

ความผิดพลาดที่แพงที่สุดคือข้ามการจับล็อตตอนรับแล้วบอกตัวเองว่าจะเพิ่มทีหลัง ส่วนใหญ่ "ทีหลัง" มักหมายถึงหลังจากที่สินค้าย้าย ถูกรีแพค หรือขายแล้ว ทำให้ต้องเดาจากใบแจ้งหนี้และความจำ

กับดักอีกอย่างคือการผสมล็อตในการจัดเก็บโดยไม่ติดตามการแบ่ง เกิดขึ้นเมื่อเติมถัง ผสมกล่องบางส่วน หรือนำสินค้าไปซ่อม หากคุณบอกไม่ได้ว่าแต่ละหน่วยที่ออกมาจากล็อตใด ขอบเขตการเรียกคืนจะขยายเร็ว

ความไม่สอดคล้องเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็สะสม หากหมายเลขล็อตพิมพ์มือ จะเกิดซ้ำและพิมพ์ผิด และคนก็เปลี่ยนรูปแบบอย่างเงียบ ๆ เมื่อเวลาผ่านไป นั่นทำให้การค้นหาเสียและรายงานไม่น่าเชื่อถือ

ข้อมูลวันหมดอายุมักเป็นความล้มเหลวเงียบ ขาดวันที่ รูปแบบวันที่ผิด หรือสับสนระหว่าง "best before" กับ "use by" ทำให้เกิดความมั่นใจผิด ๆ แล้วการแจ้งเตือนก็ไม่ทำงานหรือทำงานบ่อยจนคนไม่เชื่อ

รูปแบบที่มักเปลี่ยนการตรวจสอบ 20 นาทีให้กลายเป็นการค้นหาทั้งวันคือ:

• ไม่บันทึกล็อตตอนรับเข้า
• ล็อตถูกผสมหรือแบ่งโดยไม่มีขั้นตอนแปลงที่บันทึก
• รูปแบบการตั้งชื่อล็อตเปลี่ยนไปตามคนหรือผู้ส่ง
• วันหมดอายุขาดหรือป้อนไม่สอดคล้อง
• ไม่มีเจ้าของชัดเจนในการตรวจเตือน กักสินค้า และบันทึกการกระทำ

ตัวอย่างจริงรวดเร็ว: ผู้ผลิตพบประกาศจากผู้ส่งเรื่อง Lot A17 ถ้า A17 ถูกบันทึกเป็น “A-17” ในการส่งหนึ่งครั้ง ผสมกันในช่องแช่ร่วม แล้วใช้ในสองแบทช์โดยไม่ได้บันทึกการแบ่ง คุณจะต้องเรียกคืนทุกอย่างที่ผลิตในสัปดาห์นั้น

ถ้าคุณสร้างระบบนี้ในเครื่องมือแบบไม่ต้องโค้ดอย่าง AppMaster ให้กฎเข้มงวดแต่เรียบง่าย: บังคับล็อตและวันหมดอายุตอนรับ เข้าแบบฟอร์มรูปแบบเดียว และแต่งตั้งคนหนึ่งคนให้ปิดวงจรการแจ้งเตือนและการเรียกคืน

เช็คลิสต์ด่วนและขั้นตอนถัดไปแบบปฏิบัติ

ถ้าวิธีการของคุณใช้ได้ คุณควรตอบคำถามการติดตามพื้นฐานได้เร็ว แม้จะเป็นวันที่งานยุ่ง เช็คลิสต์ด่วนเหล่านี้เป็นการทดสอบความทนทานก่อนพึ่งระบบ

การตรวจติดตามภายใน 2 นาที

ทำตามจริงกับหมายเลขล็อตแล้วจับเวลา:

• คุณหาได้ไหมว่าลูกค้าคนไหนและออเดอร์ใดบ้างที่ได้รับล็อตสินค้าสำเร็จหนึ่งล็อต ภายใน 2 นาที?
• คุณสรุปรายการสต็อกคงเหลือที่หมดอายุภายใน 30 วัน ทั้งตำแหน่งและปริมาณได้ไหม?
• คุณย้อนล็อตสำเร็จหนึ่งล็อตกลับไปหาล็อตวัตถุดิบทุกล็อตที่ใช้ (และผู้ส่งของแต่ละล็อต) ได้ไหม?
• คุณอธิบายช่องว่างใด ๆ ได้ไหม (สแกนขาด ป้ายหาย สลับมือ) โดยไม่ต้องเดา?
• คนอื่นในทีมทำขั้นตอนเดียวกันได้ไหมโดยไม่มีคุณอยู่ในห้อง?

ถ้าคำตอบข้อใดคือ "ยังไม่แน่นอน" อย่าเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ ให้แก้พื้นฐานก่อน: จับล็อตตอนรับเข้าให้สม่ำเสมอ ป้ายชัดเจน และมีที่บันทึกการปรับปรุงเดียว

ขั้นตอนถัดไปเชิงปฏิบัติ

เริ่มเล็กเพื่อเรียนรู้เร็วโดยไม่ชะลอการผลิต:

• ทดลองกับสินค้าหนึ่งรายการและพื้นที่จัดเก็บหนึ่งแห่งเป็นเวลา 2 สัปดาห์
• ฝึกทีมด้วยกฎเดียว: "ไม่มีล็อต ห้ามย้าย" รับเข้า หยิบ รีแพค และจัดส่ง ทุกขั้นตอนบันทึกลอต
• ตัดสินใจว่า "ใกล้หมดอายุ" สำหรับคุณหมายถึงเท่าไร (เช่น 30 วัน) และใครเป็นเจ้าของการแจ้งเตือน
• ฝึกการเรียกคืนจำลองเดือนละครั้ง: เลือกลอต สร้างรายการลูกค้า และบันทึกขั้นตอนที่ทำ

หากคุณต้องการเครื่องมือที่ออกแบบมาแทนที่จะไปบังคับสเปรดชีตให้ทำงานเหมือนซอฟต์แวร์ AppMaster (appmaster.io) เป็นตัวเลือกหนึ่งสำหรับการสร้างแอปติดตามแบบไม่ต้องโค้ดที่มีโมเดลข้อมูลที่คุณต้องการ (สินค้า ล็อต สถานที่ คำสั่ง) และหน้าจอเว็บ/มือถือเรียบง่ายที่ทีมใช้บนพื้นที่ผลิตจริง