Pelacak Persediaan Mudah Rusak dengan Tanggal Kadaluarsa untuk Toko Roti

Mengapa pelacakan kedaluwarsa sering gagal di toko roti dan kafe sibuk

Pelacakan kedaluwarsa biasanya gagal karena satu alasan sederhana: informasi tersimpan di tempat yang tidak sesuai dengan cara tim bekerja. Tanggal di sticky note, tanda di tutup wadah, atau “aku ingat saja” bertahan sampai gelombang pertama.

Saat produksi berjalan, orang mengambil yang paling dekat, bukan yang paling dulu kedaluwarsanya. Nampan didorong ke belakang kulkas, kiriman datang lebih awal, atau seseorang menyiapkan ekstra “untuk jaga-jaga.” Dua hari kemudian masalah muncul: barang yang seharusnya dipakai jadi diragukan, sementara stok yang lebih baru sudah terbuka.

Rasanya biasanya muncul sebagai kebusukan yang tak terduga saat layanan, jalan pintas saat tertekan (stok terbaru dibuka karena paling mudah dijangkau), rotasi yang tidak konsisten antar shift, wadah setengah pakai tanpa tanggal jelas, dan “inventaris hantu” — lembar menunjukkan ada barang tetapi kulkas tidak.

Aturan sederhana mencegah kebanyakan ini: “pakai dulu.” Sederhananya, gunakan barang yang akan rusak lebih cepat sebelum menyentuh yang lebih baru. Beberapa tim menyebutnya FIFO (first in, first out). Untuk yang mudah rusak, seringkali lebih tepat FEFO (first expiry, first out). Jika isian croissant dibuat kemarin namun kedaluwarsa besok, itu harus dipakai sebelum batch baru yang dibuat hari ini dan tahan tiga hari lagi.

Tujuannya bukan software rumit atau data sempurna. Pelacak persediaan yang baik adalah sistem kecil yang bisa diulang: tangkap batch, tanggal kedaluwarsa, dan lokasi penyimpanan, lalu berikan dorongan “pakai ini berikutnya” pada waktu yang tepat.

Ini paling penting di toko roti kecil, kafe, dan tim persiapan katering di mana orang yang sama menerima kiriman, menyiapkan, dan melayani pelanggan. Saat peran tumpang tindih, pelacak harus sesuai kebiasaan shift nyata atau akan diabaikan. Pengaturan sederhana yang bisa diikuti staf lebih baik daripada sistem rinci yang tak pernah diperbarui.

Istilah kunci: batch, tanggal kedaluwarsa, dan aturan “pakai dulu”

Pelacak hanya bekerja jika semua orang memakai kata yang sama dengan arti yang sama. Kalau tidak, satu orang mencatat “susu” dan yang lain mencatat “susu 2L,” maka peringatan jadi tak masuk akal.

Dasar yang dibutuhkan kebanyakan tim:

• Item: barang yang Anda simpan dan pakai (susu, adonan croissant, ayam panggang, custard vanila).
• Batch (lot): satu pengiriman atau produksi spesifik dari suatu item. Jika Anda menerima susu pada Senin dan lagi pada Rabu, itu dua batch.
• Tanggal diterima: kapan batch tiba.
• Tanggal dibuat: kapan diproduksi sendiri (berguna untuk saus, isian, sayuran siap pakai).
• Tanggal kedaluwarsa: tanggal setelahnya barang tidak boleh dijual atau dipakai (berdasarkan label atau aturan dapur Anda).

Kuantitas perlu satu kejelasan tambahan: lacak jumlah yang tersisa dalam batch, bukan jumlah awal. Jika custard mulai 6 liter dan sekarang tersisa 2 liter, pelacak harus menunjukkan 2 liter. Itulah yang membuat peringatan dan daftar “pakai dulu” berguna.

Masa simpan vs best-by vs use-by

Masa simpan adalah berapa lama sesuatu bertahan dalam kondisi penyimpanan normal. Mungkin “3 hari di kulkas” untuk isian yang disiapkan. Pelacak mengubah itu menjadi tanggal kedaluwarsa nyata berdasarkan tanggal pembuatan.

Best-by adalah tanggal kualitas. Produk biasanya masih aman setelah itu, tetapi rasa atau tekstur mungkin menurun.

Use-by adalah tanggal keamanan. Jelaskan mana barang yang termasuk use-by (sering kali produk susu, daging, barang siap saji) supaya staf tidak memperlakukan semuanya sebagai fleksibel.

Aturan praktis “pakai dulu”: FEFO

FEFO berarti first-expire-first-out. Ini versi sehari-hari dari “pakai dulu”: saat mengambil bahan, pilih batch dengan tanggal kedaluwarsa paling awal, meski diterima belakangan.

Batch paling penting untuk barang yang satu hari buruk bisa menimbulkan limbah atau risiko: susu dan krim, custard dan isian, deli meat, saus matang, campuran salad, dan barang siap saji yang disimpan semalaman.

Traceability bersifat opsional tapi berguna. Sederhana saja: catat batch mana yang dipakai untuk produk tertentu (misalnya, batch custard mana yang dipakai untuk pastry Selasa). Banyak tim melewatkannya awalnya dan menambahnya nanti jika recall, audit, atau rework sering terjadi.

Apa yang harus ditangkap pelacak (dan apa yang dilewatkan)

Pelacak hanya membantu jika staf bisa mencatat batch dalam hitungan detik. Tujuannya sederhana: tahu apa yang dimiliki, di mana, dan apa yang harus dipakai dulu.

Mulailah dengan set field terkecil yang menjawab satu pertanyaan dengan cepat: “Apa yang harus kita pakai berikutnya?” Jika formulir terasa seperti pekerjaan administratif, orang akan menebak, melewatkan entri, atau menggabungkan semuanya jadi satu batch besar.

Data minimum yang dibutuhkan

Field ini biasanya langsung memberikan manfaat:

• Nama item (spesifik: “Adonan Croissant”, bukan “Adonan”)
• ID batch atau lot (bisa auto-buat seperti TANGGAL + inisial)
• Tanggal dibuat/diterima
• Tanggal kedaluwarsa (atau best-by)
• Kuantitas dan satuan (6 nampan, 2 kg, 12 porsi)

Jika barang berpindah tempat, tambahkan field lokasi sederhana (front fridge, walk-in, freezer, display). Tanpa lokasi, staf buang waktu mencari dan berhenti percaya sistem.

Tambahan berguna (hanya jika akan ditindaklanjuti)

Field opsional membantu kalau mereka memicu keputusan. Jika tidak mengubah apa yang Anda lakukan, mereka hanya memperlambat. Beberapa tambahan “hanya jika perlu” umum: supplier (jika Anda pesan ulang berdasarkan supplier), biaya (jika akan melacak nilai limbah), tipe penyimpanan (fridge/freezer/ambient), flag alergen (jika label bergantung padanya), dan catatan singkat seperti “dibuka” atau “dicairkan jam 7 pagi.”

Untuk status, buat sederhana: in stock, reserved, consumed, wasted, expired. Itu cukup untuk sebagian besar alur kerja dan memudahkan pelaporan.

Campuran siap saji dan batch yang dibagi butuh satu aturan: wadah “anak” mewarisi tanggal parent. Jika satu batch jadi dua tub, buat dua record wadah yang terikat ke ID batch yang sama (atau sub-ID seperti 0142-A dan 0142-B) dan bagi kuantitasnya. Itu menjaga FEFO tanpa membuat staf mengetik ulang detail.

Untuk peringatan, gunakan aturan sederhana yang mudah diingat. Mulai dengan satu jendela peringatan awal (misalnya 2 hari sebelum kedaluwarsa) dan tentukan siapa yang melihatnya (prep lead, shift lead). Jika ingin peringatan stok rendah juga, mulai dengan beberapa item berdampak tinggi dan kembangkan setelah peringatan kedaluwarsa berhasil.

Sebelum membangun: keputusan yang menjaga sistem tetap sederhana

Pelacak bekerja bila sesuai dengan cara dapur Anda bergerak. Sebelum menyiapkan layar, field, atau peringatan, buat beberapa keputusan kecil. Pilihan ini mencegah data berantakan, item duplikat, dan peringatan yang diabaikan.

1) Tetapkan aturan penamaan. Jaga nama item agar mudah dicari dan konsisten di invoice, label, dan pelacak. Contoh: “Milk, whole, 2L” (bukan “Whole milk” satu hari dan “2L milk” hari berikutnya). Untuk batch, pilih satu format dan patuhi, misalnya tanggal supplier plus kode singkat: “2026-01-25 DAIRY.”

2) Definisikan lokasi yang sesuai kenyataan. Jaga nama lokasi singkat dan tetap supaya orang tidak membuat nama baru saat shift. Jika tim menyebut “front fridge” dan “prep line”, gunakan itu.

3) Jaga aturan peringatan sederhana. Daripada aturan kustom tiap item, mulai dengan beberapa kategori. Contoh: 2 hari untuk produk susu, 1 hari untuk sayuran, 3 hari untuk saus siap saji. Sesuaikan nanti, tapi versi pertama harus mudah diikuti.

4) Tentukan siapa yang bisa mengubah apa. Jika semua orang bisa mengedit semua hal, hitungan cepat meleset dan tak ada yang tahu mana yang benar. Pengaturan umum: penerimaan menambah stok, supervisor menyesuaikan hitungan, shift lead mencatat sampah dengan alasan singkat, dan hanya manajer yang mengedit nama item dan aturan.

5) Pilih kebiasaan harian. Kaitkan pelacak ke momen yang sudah ada: opening (cek peringatan dan tarik item “pakai dulu”), setelah prep (catat batch baru), dan penutupan (catat sampah dan hitung cepat daftar pendek).

Jika Anda membangun ini di alat seperti AppMaster, jaga versi pertama kecil: items, batches, locations, tanggal kedaluwarsa, dan satu aturan per kategori. Pelacak yang dipakai staf lebih berharga daripada yang sempurna tapi diabaikan.

Langkah demi langkah: menyiapkan pelacak persediaan mudah rusak

Bangun menurut urutan kerja tim: definisikan items, catat batches, lalu buat “apa yang harus dipakai berikutnya” terlihat jelas.

1) Tetapkan dasar (item dan aturan)

Buat daftar item yang jarang berubah. Untuk tiap item, simpan masa simpan default (dalam jam atau hari) dan kapan ingin menerima peringatan.

Jaga praktis: nama item dan satuan (tray, potong, liter), masa simpan default (muffin 2 hari, krim terbuka 24 jam), dan rencana peringatan sederhana (misalnya beri tahu pada 24 jam, beri tahu lagi pada 4 jam). Jika tim berbeda memakai pelacak yang sama (dapur dan bar), catat kepemilikan supaya peringatan sampai ke orang yang tepat.

2) Tangkap batch segera saat muncul

Siapkan alur intake cepat untuk kiriman dan persiapan internal. Setiap batch perlu tanggal kedaluwarsa sendiri, meski nama item sama.

Layar intake batch yang baik hanya butuh: item, kuantitas, lokasi, dan tanggal kedaluwarsa (diisi otomatis dari masa simpan dengan opsi edit mudah).

Kemudian buat tampilan “use first” yang bisa dipercaya staf. Urutkan menurut kedaluwarsa terdekat dan kelompokkan berdasarkan lokasi supaya barista melihat susu di bar fridge dulu, dan dapur melihat nampan pastry hari ini.

Untuk pembaruan harian, fokus pada beberapa aksi cepat: consume (terjual/dipakai) dengan kuantitas, move (pindah lokasi), adjust (jumlah salah hitung), mark waste (busuk, rusak), dan mark expired (seringkali disarankan otomatis).

Setel notifikasi sesuai ritme Anda: pengingat sebelum rush pagi, pengingat sebelum tutup, dan ringkasan harian untuk manajer.

Sebelum menyebarkan, uji dengan 10 batch nyata: dua nampan croissant dengan waktu panggang berbeda, satu karton susu, satu tub krim, dan beberapa saus. Jika staf bisa menambah, menemukan, dan mengonsumsi itu tanpa bertanya, Anda siap memperluas.

Jika membangun di alat no-code seperti AppMaster, mulailah dengan memodelkan Items, Batches, dan Locations, lalu tambahkan layar “use first” dan aksi cepat sebagai alur kerja utama.

Fitur yang membuatnya berguna bagi staf (bukan hanya manajer)

Pelacak hanya bekerja jika orang menggunakannya saat sibuk. Rancang untuk 10 detik, satu tangan, dan dapur yang bising.

Tangkap batch cepat (tanpa memperlambat layanan)

Keuntungan terbesar adalah membuat aksi batch hampir tanpa gesekan. Jika memungkinkan, tambahkan barcode atau label QR per batch sehingga staf memindai alih-alih mengetik. Opsional, tetapi sering mengubah perilaku karena terasa bagian dari persiapan normal.

Tampilan ramah mobile sama pentingnya. Tampilan ponsel sederhana untuk penerimaan, prep, dan pencatatan sampah lebih baik daripada spreadsheet yang hanya bisa diakses di laptop manajer.

Default harus sesuai kenyataan: tanggal hari ini, ukuran batch umum, masa simpan yang biasa, dan lokasi yang benar-benar dipakai staf. Jika item yang dipindai punya batch lebih lama tersedia, pelacak harus menyarankan staf untuk memakai batch lama itu terlebih dahulu.

Jika dapur Anda sinyalnya lemah, entri yang mendukung offline (simpan dan sinkronisasi nanti) bisa menjadi pembeda antara data bersih dan celah.

Lindungi data tanpa menciptakan hambatan

Staf harus bisa melakukan pekerjaan harian, tapi tidak boleh sengaja menulis ulang sejarah. Izin membantu: siapa pun boleh mengurangi kuantitas saat memakai item, tetapi hanya lead yang boleh mengubah tanggal kedaluwarsa atau menghapus batch.

Jejak audit juga membangun kepercayaan. Saat seseorang mengubah kuantitas, Anda ingin tahu siapa dan kapan, dengan catatan singkat seperti “terpercik” atau “terbakar.” Itu mengubah argumen menjadi perbaikan cepat.

Tampilan manajer harus tetap terikat ke aksi. Sekelompok kecil biasanya cukup: near-expiry untuk 48–72 jam ke depan, sampah menurut alasan, stok habis yang memaksa perubahan menu, dan log aktivitas sederhana untuk edit dan override.

Kesalahan umum dan jebakan (serta cara menghindarinya)

Kepercayaan runtuh ketika angka terlihat “benar” tetapi dapur tetap menemukan produk kadaluarsa. Sebagian besar kegagalan berasal dari beberapa jebakan yang bisa diprediksi.

Melacak item tapi bukan batch. Jika “susu” satu baris saja, karton baru dan lama tercampur, dan tanggal kedaluwarsa menjadi tebakan. Atasi dengan memperlakukan setiap pengiriman atau produksi sebagai batch dengan kuantitas dan tanggalnya sendiri.

Pengeditan tanggal yang santai. Jika siapa saja bisa mengubah tanggal untuk menghilangkan peringatan, pelacak berhenti membantu. Izinkan edit, tapi minta alasan (label rusak, supplier mengoreksi tanggal, dipindah ke wadah lebih kecil) dan simpan riwayat singkat.

Membangun berlebihan. Terlalu banyak kategori dan field mengubah pembaruan jadi beban, lalu staf berhenti merekam perpindahan. Mulai dengan apa yang membantu keputusan harian: nama item, ID batch, kuantitas, satuan, tanggal kedaluwarsa, dan lokasi.

Peringatan berisik. Jika staf menerima notifikasi sepanjang hari, mereka akan mengabaikan semuanya. Jadwalkan peringatan di momen nyata (opening, pra-makan siang, pra-tutup) dan fokus pada item yang realistis untuk dipakai.

Lokasi yang tidak cocok dengan dapur. Jika aplikasi mengatakan “fridge” tapi tim memakai istilah “front fridge”, “back fridge”, dan “prep line”, item akan “hilang” saat shift sibuk. Cerminkan cara orang berbicara dan bergerak.

Satu skenario sederhana menunjukkan kenapa ini penting: sebuah kafe menerima dua kotak bayam pada Senin dan Kamis. Jika keduanya dicatat sebagai satu item, pengiriman Kamis menutupi batch Senin, dan tim mengambil kotak yang “lebih penuh” terlebih dahulu. Dengan batch dan peringatan “pakai dulu” saat opening, batch Senin akan ditandai dan digunakan hari itu.

Pemeriksaan cepat: rutinitas sederhana yang menjaga data akurat

Pelacak hanya berfungsi jika data tetap segar. Kabar baik: Anda tidak perlu hitungan sempurna untuk semuanya. Anda butuh rutinitas yang bisa diikuti staf sehingga peringatan “pakai dulu” sesuai dengan apa yang sebenarnya ada di rak.

Ritme sederhana yang bekerja di sebagian besar kafe:

• Harian (sebelum layanan): Cek daftar “pakai dulu” dan pilih 3–5 item untuk rencana prep dan spesial.
• Saat prep (sejalan): Catat batch baru saat dibuat atau dibuka.
• Akhir hari (2 menit): Tandai sampah dan barang kedaluwarsa segera dengan alasan singkat.
• Mingguan (15 menit): Tinjau item yang paling banyak terbuang dan ubah satu hal: ukuran pesanan, par level, ukuran batch prep, atau porsi.
• Bulanan (20 menit): Spot-check beberapa item bernilai tinggi dan perbaiki penyimpangan.

Buat alasan sampah singkat agar orang benar-benar menggunakannya: expired, over-prepped, damaged, wrong temp, returned. Jika “over-prepped” terus muncul, solusi biasanya batch lebih kecil, bukan lebih banyak pengingat.

Tip praktis: masukkan cek “pakai dulu” harian ke dalam checklist opening. Saat itu dianggap seperti menyalakan oven, kebiasaan itu menjadi otomatis.

Jika Anda membangun pelacak sendiri di alat no-code (misalnya AppMaster), momen-momen ini adalah tempat terbaik untuk memicu notifikasi sederhana: ringkasan “pakai dulu” pagi, prompt sampah akhir hari, dan laporan mingguan sampah untuk manajer.

Contoh: satu minggu di kafe yang memakai peringatan “pakai dulu”

River Street Cafe menjual sandwich sarapan, susu untuk minuman kopi, pastry, dan dua saus rumahan (chipotle mayo dan herb vinaigrette). Mereka menyimpan semuanya dalam pelacak sederhana dengan batch, tanggal kedaluwarsa, dan daftar “pakai dulu”.

Pada Senin pagi, prep cook membuat batch chipotle mayo baru dan mencatatnya sebagai batch baru, bukan hanya “chipotle mayo” sebagai satu angka. Entri batch terlihat seperti ini:

• Item: Chipotle mayo
• Made: Senin 9:10
• Expires: Kamis 9:10
• Quantity: 3.0 liters
• Location: Walk-in, shelf B

Mereka melakukan hal sama untuk pastry (per nampan) dan susu (per karton). Setiap batch punya tanggal kedaluwarsa dan lokasi sendiri, sehingga staf tak buang waktu menebak mana yang diambil.

Pada Rabu sore, pelacak menunjukkan peringatan “pakai dulu”: batch vinaigrette yang lebih lama kedaluwarsanya besok. Tak ada yang menyadarinya di belakang walk-in karena batch baru diletakkan di depan.

Shift lead punya dua opsi. Jika pembekuan diperbolehkan untuk item itu, mereka membagi dan membekukannya dengan catatan di pelacak. Jika tidak boleh, mereka merencanakan langkah cepat: masukkan spesial makan siang yang memakai vinaigrette (kombo salad atau tambahan sandwich). Intinya adalah memakai batch dengan sengaja, bukan berharap terjual.

Saat tutup, petugas penutup membuat pembaruan kecil, bukan hitung ulang penuh. Mereka mengonfirmasi batch baru, mengurangi yang dipakai (kasar tetapi konsisten), dan mencatat sampah hanya bila terjadi.

Pada Jumat, manajer meninjau satu layar: apa yang kedaluwarsa, apa yang dibuang, dan item mana yang paling sering memicu peringatan “pakai dulu”. Dalam beberapa minggu, mereka menyesuaikan ukuran prep untuk saus dan menetapkan aturan stok lebih jelas, misalnya “letakkan susu baru di belakang susu lama”, sehingga peringatan jarang muncul dan limbah turun.

Langkah berikutnya: pilih alat dan gulirkan tanpa gangguan

Pilih alat terkecil yang tim Anda benar-benar akan pakai setiap hari. Pelacakan kedaluwarsa lebih sering gagal karena proses berlebihan daripada fitur kurang.

Jika Anda punya satu lokasi, sedikit item, dan satu orang yang memeliharanya, spreadsheet bisa cukup. Jika banyak orang menerima, menyiapkan, dan mencatat sampah antar shift, aplikasi biasanya lebih cocok. Jika Anda butuh aturan khusus (mis. FEFO), banyak lokasi penyimpanan, dan izin dengan jejak audit, workflow kustom sering kali layak.

Jaga versi pertama kecil. Set awal yang paling banyak digunakan tim adalah:

• Tambah Batch (item, kuantitas, satuan, tanggal batch, tanggal kedaluwarsa, lokasi)
• Use First (daftar hari ini tentang apa yang harus diambil berikutnya)
• Inventaris berdasarkan Lokasi (prep fridge, freezer, dry storage)
• Log Sampah (apa yang dibuang dan kenapa)

Anda bisa menambahkan integrasi nanti setelah dasar berjalan. Langkah berikut yang umum: menarik total harian dari POS (untuk membandingkan pemakaian vs penjualan) dan mengirim peringatan ke tempat tim sudah berkomunikasi (Telegram) atau via email/SMS.

Jika ingin membangun aplikasi kustom tanpa coding, AppMaster (appmaster.io) adalah salah satu opsi. Anda bisa memodelkan Items, Batches, dan Locations di PostgreSQL, menambahkan aturan bisnis untuk peringatan FEFO “use first”, dan membuat layar mobile sederhana untuk penerimaan dan pencatatan sampah. Karena alat itu menghasilkan kode sumber nyata dan bisa meregenerasi aplikasi saat kebutuhan berubah, lebih mudah menyesuaikan field dan aturan seiring pembelajaran.

Untuk meluncurkan tanpa gangguan, lakukan pilot dulu. Jalankan pelacak hanya untuk prep fridge selama dua minggu. Latih satu kebiasaan: terima batch, lalu selalu ambil dari Use First. Di akhir setiap minggu, tinjau dua angka dengan tim: kedaluwarsa yang terlewat dan entri sampah. Jika itu meningkat, perluas ke freezer, lalu dry storage, lalu seluruh menu.