Label status alur kerja: 7 status jelas untuk tim Anda

Mengapa status yang samar memperlambat pekerjaan

Label status alur kerja yang tidak jelas menimbulkan kebingungan yang terlihat seperti kerja sibuk. Orang memajukan item, tetapi tidak ada yang yakin apa yang sebenarnya berubah. Tiket yang diberi label "In Progress" bisa berarti "saya baru mulai memikirkannya," "saya terhalang," atau "saya selesai dan menunggu review," tergantung siapa yang terakhir menyentuhnya.

Ketidaksesuaian itu menimbulkan tiga masalah yang dapat diprediksi: pengerjaan ulang, serah terima yang terlewat, dan notifikasi yang berisik. Jika sebuah status tidak menjelaskan apa yang harus dilakukan orang berikutnya, pekerjaan bolak-balik. Jika serah terima tersembunyi di balik label yang samar, itu akan duduk sampai seseorang menyadarinya. Jika semua orang memperbarui status hanya untuk "menandakan" aktivitas, umpan Anda menjadi kabur dan perubahan nyata mudah terlewat.

Gejala umum lain adalah label yang sama dipakai berbeda di layar yang berbeda. Seorang rekan menggunakan "Ready" untuk berarti "siap direview." Lainnya menggunakan "Ready" untuk berarti "siap mulai." Manajer yang memeriksa papan tidak dapat membedakan apakah tim menunggu, bekerja, atau selesai.

Tujuannya bukan mendeskripsikan setiap kasus tepi. Tujuannya membuat jalur normal jelas dengan lebih sedikit status dan arti yang lebih tegas. Saat status konsisten di mana-mana, Anda mendapatkan serah terima lebih cepat dan lebih sedikit pertanyaan seperti "Apakah ini benar-benar selesai?"

Jika tim Anda belum tahu mulai dari mana, targetkan 5–7 status yang mencakup sebagian besar pekerjaan: satu untuk item baru, satu untuk kerja aktif, satu untuk pekerjaan yang menunggu atau terblokir, satu untuk review atau persetujuan, dan satu untuk selesai. Tambahkan detail hanya setelah dasar-dasarnya stabil dan semua orang menggunakan arti yang sama.

Apa seharusnya arti sebuah label status (dan apa yang bukan)

Label status adalah janji bersama tentang apa yang terjadi selanjutnya. Saat seseorang mengubah status, semua orang harus bisa memprediksi langkah berikutnya tanpa tanya lanjutan.

Label status yang baik menggambarkan realitas saat ini dari pekerjaan, bukan opini seseorang tentangnya. Jika label itu benar, tim dapat mengetahui apakah item bergerak, menunggu, atau terblokir, dan siapa yang harus menyentuhnya selanjutnya.

Status bukanlah prioritas, penanggung jawab, kategori, atau catatan progres. Field-field itu bisa penting, tapi mencampurkannya ke dalam status membuat status tidak dapat diandalkan.

Juga membantu memisahkan "state" dari "stage." State adalah apa yang benar sekarang (misalnya, "terblokir menunggu balasan pelanggan"). Stage adalah tempat item berada dalam proses Anda (misalnya, "review"). Anda bisa menggabungkannya, tetapi saat satu status mencoba menjelaskan keduanya, sering kali menjadi samar.

Status yang berguna harus memicu salah satu dari tiga hal:

• Pemilik berikutnya (siapa yang mengambilnya)
• Aksi berikutnya (apa yang terjadi selanjutnya)
• Kondisi tunggu (apa yang Anda tunggu)

Cek cepat: apakah seseorang bisa membaca label di tampilan daftar kecil dan tetap tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya? Jika jawabannya "tergantung," label itu mungkin menyembunyikan keputusan yang seharusnya dibuat di tempat lain (misalnya aturan prioritas atau penugasan).

Berapa banyak status yang digunakan dan mengapa 5–7 bekerja

Sistem status harus membuat pekerjaan mudah dibaca sekilas. Terlalu banyak status dan orang berhenti mempercayai apa yang mereka lihat. Terlalu sedikit dan Anda kehilangan detail yang diperlukan untuk mengelola serah terima.

Untuk kebanyakan tim, 5–7 status adalah titik manis. Muat di satu layar, bekerja baik di papan Kanban atau tampilan daftar sederhana, dan memberi sinyal cukup untuk menjawab pertanyaan harian: apa yang terblokir, apa yang sedang dikerjakan, dan apa yang menunggu review.

Mempertahankan set kecil juga mengurangi "berburu status" (menebak mana dari 12 opsi yang paling tepat), memudahkan pelaporan, dan memaksa Anda menjaga prioritas, pemilik, dan tipe sebagai field terpisah.

Nama bisa berbeda, dan itu tidak apa-apa. Satu tim mungkin mengatakan "In Progress," tim lain mengatakan "Doing." Yang tidak boleh berbeda adalah maknanya. Jika "In Review" kadang berarti "menunggu QA" dan kadang berarti "menunggu pelanggan," papan Anda menjadi penuh noise.

Untuk menjaga arti tetap konsisten, buat satu sumber kebenaran: dokumen tim singkat dengan setiap status, apa artinya, dan aturan kapan sesuatu masuk dan keluar dari status itu. Buat cukup singkat untuk dibaca dalam dua menit. Lalu gunakan set status yang sama di mana pun Anda menampilkan pekerjaan.

Set 7-status sederhana yang bisa Anda mulai

Jika Anda ingin label status alur kerja yang tetap jelas dari waktu ke waktu, mulailah dengan set kecil yang menjawab tiga pertanyaan: siapa pemiliknya saat ini, apa langkah berikutnya, dan seperti apa "selesai."

Berikut set 7-status sederhana yang bekerja untuk kebanyakan tim tanpa menjadi terlalu detail.

Aturan kunci: jangan gunakan "Waiting" sendirian. Jika sesuatu macet, sebut Blocked dan namai dependensinya di catatan (misalnya, "Blocked: balasan customer" atau "Blocked: akses diberikan").

Definisi untuk tiap status (dengan aturan masuk dan keluar)

Label status bekerja paling baik ketika tiap-tiap menjawab pertanyaan sederhana: apa yang benar sekarang?

New

Apa yang benar: item dicatat, tapi belum ada yang mengevaluasinya.

Apa yang tidak benar: prioritas, ruang lingkup, atau pemilik belum disepakati.

Entry: sebuah permintaan diajukan.

Exit: seseorang membacanya dan memindahkannya ke Triaged.

Contoh: "Seorang agen support mencatat laporan bug dengan satu screenshot."

Triaged

Apa yang benar: tim memahami permintaan cukup untuk mengarahkan dan mengonfirmasi validitasnya.

Apa yang tidak benar: siap untuk mulai dikerjakan.

Entry: seseorang menambahkan konteks dasar (ringkasan, dampak, area yang terpengaruh).

Exit: disiapkan untuk dikerjakan (Ready) atau ditolak secara sengaja (ditangani di luar workflow, bukan sebagai status).

Contoh: "PM menandai ini sebagai bug nyata dan mencatat langkah reproduksi."

Ready

Apa yang benar: bisa dimulai tanpa info yang hilang.

Apa yang tidak benar: pekerjaan belum dimulai.

Entry: acceptance criteria jelas dan dependensi tersedia.

Exit: seseorang mulai bekerja dan membuat perubahan bermakna pertama (In Progress).

Contoh: "Field form dan aturan validasi disepakati."

In Progress

Apa yang benar: pekerjaan aktif sedang berlangsung.

Apa yang tidak benar: menunggu dalam antrian.

Entry: seseorang mengambil dan mulai mengerjakan.

Exit: cukup selesai untuk diperiksa (In Review) atau terkena dependensi (Blocked).

Contoh: "Seorang developer membuat dropdown status baru dan menyimpan logikanya."

In Review

Apa yang benar: sedang dicek (peer review, QA, atau persetujuan pemangku kepentingan).

Apa yang tidak benar: fitur baru masih ditambahkan.

Entry: pelaku menyerahkan untuk verifikasi.

Exit: disetujui dan memenuhi definisi selesai tim (Done), atau dikembalikan dengan umpan balik (In Progress).

Contoh: "QA memastikan bekerja di web dan mobile."

Blocked

Apa yang benar: pekerjaan tidak bisa dilanjutkan karena dependensi tertentu yang diberi nama.

Apa yang tidak benar: item hanya prioritas rendah.

Entry: assignee menemui dependensi yang tidak bisa diselesaikannya sendiri.

Exit: dependensi dihapus dan pekerjaan dilanjutkan (biasanya In Progress).

Contoh: "Blocked: menunggu akses ke log produksi."

Done

Apa yang benar: memenuhi acceptance criteria yang disepakati dan sudah dikirim atau siap dikirim.

Apa yang tidak benar: masih perlu review, pengujian, atau tindak lanjut.

Entry: review lulus dan langkah rilis selesai (berdasarkan definisi tim Anda).

Exit: tidak ada; membuka kembali memulai siklus baru dengan alasan yang jelas.

Contoh: "Perbaikan live dan bug tidak lagi bisa direproduksi."

Langkah demi langkah: buat sistem status dalam 60 menit

Anda bisa memperbaiki status yang berantakan dalam satu pertemuan fokus. Tujuannya bukan model sempurna, melainkan set label bersama yang cocok dengan cara kerja nyata, beserta aturan yang bisa diulang oleh tim.

Sesi kerja 60 menit (dengan satu hasil)

Bawa satu orang dari tiap peran yang menyentuh pekerjaan (peminta, pelaku, reviewer, approver). Bagikan layar dengan papan atau daftar Anda saat ini.

Pertama, petakan workflow nyata (bukan yang ideal). Pilih satu item tipikal dan telusuri apa yang sebenarnya terjadi, termasuk waktu tunggu. Tulis langkah sebagai kata kerja sederhana ("membuat draf," "review," "setujui"). Jika sebuah langkah terjadi hanya kadang-kadang, catat sebagai cabang.

Selanjutnya, hapus duplikat dan ganti nama label yang tidak jelas. Gabungkan label yang berarti sama ("In Progress" vs "Doing"). Ganti nama yang samar ("Pending") menjadi sesuatu yang bisa ditindaklanjuti ("Blocked: balasan Sam"). Jika Anda tidak bisa menjelaskan sebuah label dalam satu kalimat, itu belum siap.

Kemudian tambahkan definisi dengan aturan entry dan exit. Untuk tiap status, tulis apa yang harus benar untuk masuk dan apa yang harus benar untuk keluar. Buat singkat. Contoh: "In Review masuk saat pekerjaan diserahkan, keluar saat umpan balik ditangani dan reviewer menyetujui."

Setelah itu, pilih pemilik untuk tiap serah terima. Setiap status harus punya pemilik default (peran cukup). Ini mencegah item terjebak. Contoh: item di "In Review" dimiliki oleh reviewer, bukan orang yang mengerjakan.

Terakhir, uji pada 10 item terakhir dan sesuaikan. Ambil 10 item selesai atau aktif dari beberapa minggu terakhir dan tetapkan status untuk tiap titik waktu. Jika sering berdebat, label Anda tumpang tindih. Jika Anda tidak bisa menempatkan sebuah item, Anda kekurangan status atau mencampurkan dua ide dalam satu.

Setelah pertemuan, publikasikan definisi di satu tempat dan samakan label di mana orang melihatnya.

Jaga status konsisten di layar web dan mobile

Jika sebuah status berarti satu hal di web dan sedikit berbeda di mobile, orang berhenti mempercayainya. Mereka mulai menanyakan lewat chat, memeriksa ulang detail, atau membuat "status nyata" mereka sendiri di komentar. Tujuan label status adalah kebenaran bersama, bukan hiasan.

Anggap status sebagai satu field bersama dengan satu sumber kebenaran. Label yang sama harus muncul dengan ejaan, kapitalisasi, dan arti yang sama di mana pun: daftar, layar detail, notifikasi, ekspor, dan push message.

Aturan layar kecil yang benar-benar bekerja

Layar mobile tidak ramah pada nama panjang dan desain visual lemah. Status yang terlihat baik di tabel desktop bisa menjadi badge yang terpotong dan membingungkan di ponsel.

• Buat nama singkat (1–2 kata bila memungkinkan).
• Gunakan warna konsisten, tapi jangan mengandalkan warna saja.
• Rancang untuk label terpanjang supaya tidak terpotong jadi fragmen yang tidak terbaca.
• Jaga urutan konsisten di semua platform.
• Hindari label yang hampir sama seperti "In Progress" vs "Working." Pilih satu.

Penempatan juga penting. Letakkan status dekat judul di tampilan detail sehingga terlihat sebelum seseorang membaca deskripsi penuh. Di tampilan daftar, tampilkan di posisi yang sama setiap kali.

Dasar-dasar aksesibilitas membantu semua orang. Warna adalah petunjuk, bukan pesan. Selalu tampilkan teks label, dan pertimbangkan ikon sederhana (misalnya tanda centang untuk Done) agar pengguna pembaca layar atau yang memiliki masalah penglihatan warna tetap memahami makna dengan cepat.

Kesalahan umum yang membuat status meluntur

Status meluntur ketika mereka berhenti berarti "di mana pekerjaan berada" dan mulai berarti "bagaimana perasaan orang tentang pekerjaan." Setelah itu terjadi, papan Anda terlihat sibuk, tetapi tidak ada yang mempercayainya.

Salah satu penyebab umum adalah terlalu banyak label yang cocok setiap langkah kecil. Jika tugas bisa bergerak tiga kali dalam satu jam, orang berhenti memperbaruinya, atau memilih status "cukup dekat." Set kecil bekerja terbaik ketika tiap perpindahan adalah perubahan nyata dalam kesiapan atau tanggung jawab.

Titk lain adalah mencampur dimensi berbeda ke dalam satu field. Prioritas dan urgensi penting, tetapi tempatnya di field terpisah, bukan status. Jika "Urgent" adalah status, itu akan bersaing dengan "In Review," dan pelaporan Anda tidak akan berarti banyak.

Perhatikan pola ini:

• Banyak label "hampir selesai" tanpa perbedaan jelas
• Label satu-off pribadi ("Menunggu Sam")
• "In Progress" menjadi tempat parkir
• Tidak ada aturan entry dan exit tertulis
• Layar baru menampilkan nama atau urutan status berbeda

Untuk mencegah drift, tetapkan satu pemilik untuk set status dan buat perubahan jarang. Saat Anda mengubah, catat apa yang berubah, mengapa, dan apa yang digantikan.

Contoh: satu permintaan dari awal sampai selesai

Seorang pelanggan menulis support: "Di mobile, halaman riwayat pesanan menampilkan keadaan kosong meskipun saya memiliki pesanan." Support mencatat satu item yang akan menjadi perbaikan produk lalu rilis.

New: Support menangkap screenshot, detail perangkat, dan seperti apa yang benar.

Triaged: Product owner mengonfirmasi ini bug nyata, memilih ke mana tempatnya (aplikasi mobile, bukan backend), dan memperjelas dampaknya.

Ready: Langkah reproduksi dikonfirmasi dan acceptance criteria jelas.

In Progress: Seorang engineer mereproduksi masalah, menemukan API mengembalikan data tetapi layar memfilternya salah, dan mulai memperbaiki.

Blocked: Engineer menemukan UI bergantung pada field yang hilang di akun lama dan butuh perubahan backend. Item ditandai Blocked dengan catatan jelas: "Blocked: backend perlu mapping field legacy."

In Review: Setelah dependensi selesai, QA memeriksa iOS dan Android dan memastikan keadaan kosong bekerja saat memang tidak ada pesanan.

Done: Perbaikan disetujui dan dirilis (atau dimasukkan ke jendela rilis berikutnya jika itu yang tim Anda anggap sebagai done). Support mengonfirmasi live dan membalas pelanggan.

Perhatikan apa yang mencegah kebingungan: "Blocked" punya satu alasan dan satu aksi berikutnya, serta kepemilikan tidak bolak-balik. Siapapun bisa membuka item dan memahami siapa yang memegang bola.

Daftar periksa cepat untuk menjaga konsistensi tim

Jika papan Anda terasa berantakan, biasanya Anda bisa melihat penyebabnya dalam 10 menit.

Pemindaian papan 10 menit

Lihat papan dan cari sinyal-sinyal ini:

• Setiap status menjawab: "Apa yang benar sekarang?"
• Tiap status punya pemilik default (peran cukup) dan aksi berikutnya yang jelas
• Tidak ada dua status yang dapat mendeskripsikan item yang sama pada waktu yang sama
• Item tidak diparkir tanpa titik keputusan (jika bisa duduk berhari-hari, tambahkan aturan keluar)
• Jenis pekerjaan yang sama melewati langkah inti yang sama, kecuali ada pengecualian tertulis

Jika orang tidak sepakat di mana sebuah kartu berada, status itu tumpang tindih dengan lainnya atau tidak cukup terdefinisi.

Cek konsistensi Web + mobile

Buka workflow yang sama di ponsel dan pastikan label masih bekerja di ruang sempit.

• Label singkat dan terbaca di tampilan daftar (tidak terpotong)
• Teks jelas tanpa mengandalkan warna
• Perubahan status disetujui oleh satu pemilik (team lead atau ops), bukan diputuskan per orang
• Perubahan disertai catatan singkat supaya definisi tidak meluntur

Langkah berikutnya: pelihara, ukur, dan perbaiki dari waktu ke waktu

Sistem status tetap berguna saat Anda memperlakukannya seperti buku aturan: stabil, tapi direview. Tujuannya bukan perubahan terus-menerus melainkan penggunaan yang konsisten.

Tetapkan ritme ringan, misalnya review 30 menit sebulan sekali dengan satu orang dari tiap peran yang menyentuh papan. Bawa 5–10 item terbaru dan cari pengecualian yang bisa diperbaiki.

Beberapa sinyal sederhana yang layak dilacak:

• Waktu yang dihabiskan di Blocked (dan alasan utama)
• Item yang bolak-balik antara dua status
• Item yang duduk tanpa perubahan melewati siklus normal Anda

Saat sesuatu terasa tidak beres, tahan diri untuk tidak langsung menambahkan status baru. Tambah status hanya saat keadaan baru memang berbeda secara nyata, mengubah apa yang orang lakukan berikutnya, dan terjadi sering. Kebanyakan waktu, perbaikan lebih sederhana: perjelas definisi, tambah aturan entry, atau klarifikasi kepemilikan.

Jika Anda membangun workflow ke dalam alat internal, perlakukan status sebagai data bersama bukan teks layar-spesifik. Di AppMaster (appmaster.io), misalnya, Anda bisa mendefinisikan field status sekali di Data Designer dan menggunakannya kembali di aplikasi web dan native, yang membantu mencegah drift "berarti berbeda di ponsel saya."