Aplikasi pelacakan waktu ke faktur: dari entri hingga PDF bermerek

Apa yang Anda bangun dan mengapa ini penting

Aplikasi pelacakan waktu ke faktur memperbaiki kekacauan umum: jam kerja tersebar di kalender, obrolan, dan catatan. Saat hari faktur tiba, seseorang harus merekonstruksi bulan itu dengan tangan. Di situlah kesalahan muncul: waktu yang dapat ditagih terlewat, tarif salah, baris duplikat, atau total yang tidak cocok.

Aplikasi ini untuk siapa pun yang menagih per jam dan ingin proses yang dapat diulang: freelancer yang menangani beberapa klien, agensi dengan banyak orang yang mencatat waktu ke proyek yang sama, dan tim internal yang mengenakan biaya waktu kembali ke klien atau departemen.

Tujuannya praktis: tangkap entri waktu per proyek, rangkum menjadi record faktur, dan hasilkan PDF bermerek yang dapat dipahami klien. Saat alur itu dapat diandalkan, penagihan berhenti menjadi kepanikan bulanan.

Memegang prinsip “sederhana dulu” biasanya berarti:

• Satu cara untuk mencatat waktu (tanggal, proyek, jam, catatan)
• Satu aturan tarif (per proyek atau per orang)
• Satu faktur per klien per periode
• Satu layout PDF dengan logo dan detail bisnis Anda
• Status yang jelas (Draf, Siap, Terkirim, Dibayar)

Skenario kecil: sebuah studio dua orang mencatat waktu untuk “Client A - Website Updates.” Masing-masing orang mencatat entri selama minggu itu. Pada hari Jumat, Anda membuat faktur untuk proyek dan rentang tanggal tersebut, aplikasi mengubah entri menjadi baris faktur, dan PDF siap dikirim tanpa mengetik ulang apapun.

Jika Anda menggunakan platform no-code seperti AppMaster, atur data dan alur kerja dengan benar sebelum menambahkan fitur tambahan seperti tanda terima, multi-mata uang, diskon, atau persetujuan. Fitur-fitur itu lebih mudah ditambahkan setelah alur inti cepat, akurat, dan sulit rusak.

Fitur inti yang harus dimasukkan (dan apa yang ditinggalkan dulu)

Versi kecil pertama membuat Anda cepat menuju “faktur yang bisa dikirim”. Fokus pada tiga hal: menangkap waktu, mengubah waktu menjadi baris faktur yang jelas, dan menghasilkan PDF yang bisa dibaca klien tanpa pertanyaan lanjutan.

Mulai dengan beberapa record inti (nama bisa diubah nanti, tetapi struktur penting): Client, Project, Time Entry, Invoice, dan Invoice Line.

Jaga alur faktur sederhana dengan satu field status pada record Invoice. Draf, Siap, dan Dibayar mencakup kebutuhan banyak tim untuk waktu lama.

Aksi yang harus Anda miliki harus sesuai dengan apa yang terjadi setiap minggu:

• Catat waktu (entri manual biasanya tercepat dibuat dan termudah dikoreksi)
• Setujui waktu (meskipun hanya status “Disetujui”)
• Buat faktur dari waktu yang disetujui
• Ekspor PDF

“Bermerek” bukan berarti mewah. Maksudnya konsisten dan dapat dipercaya: logo, detail bisnis, nomor faktur dan tanggal, total yang jelas, dan instruksi pembayaran.

Hal yang ditinggalkan dulu: pajak, diskon, multi-mata uang, dan lampiran. Mereka berguna, tetapi memperkenalkan kasus tepi (pembulatan, aturan yurisdiksi, kurs, penyimpanan file) yang memperlambat rilis pertama.

Model data: record yang Anda butuhkan dan field yang penting

Aplikasi pelacakan waktu ke faktur hidup atau mati oleh model datanya. Jaga kecil dan dapat diprediksi agar total selalu cocok dengan yang Anda janjikan ke klien.

Set tabel minimal biasanya terlihat seperti ini:

• Client: nama, email penagihan, alamat penagihan, mata uang default, syarat pembayaran (mis. Net 14)
• Project: client_id, nama proyek, tarif per jam default (opsional), flag aktif
• Time entry: project_id, person (nama atau user_id), tanggal, durasi (jam), deskripsi, rate_at_time, billable (ya/tidak), invoiced_invoice_id (kosong sampai ditagihkan)
• Invoice: client_id, project_id (opsional), nomor faktur, tanggal terbit, tanggal jatuh tempo, status, subtotal, pajak, total

Tarif adalah tempat aplikasi sering menjadi rumit. Pilih satu pendekatan dan patuhi: tarif per proyek, per orang, atau tetap per tugas/layanan.

Bahkan jika Anda menyimpan tarif default pada proyek atau orang, salin tarif yang sebenarnya ke setiap entri waktu sebagai rate_at_time saat entri dibuat (atau disetujui). Itu mencegah kejutan saat tarif berubah nanti. Faktur harus mencerminkan apa yang benar saat pekerjaan dilakukan.

Untuk entri waktu, Anda sering bisa melewatkan status terpisah dan mengandalkan apakah invoiced_invoice_id kosong atau tidak. Untuk faktur, jaga status tetap ketat: Draf, Siap, Terkirim, Dibayar (tambahkan Batal jika Anda butuh keadaan pembatalan yang bersih).

Di AppMaster, Data Designer memetakan dengan baik ke PostgreSQL dan mempermudah menjaga relasi tanpa menduplikasi field di mana-mana.

Menangkap entri waktu per proyek (UX sederhana)

Penangkapan waktu adalah titik di mana aplikasi terasa mudah digunakan atau diabaikan. Buat versi pertama membosankan dan cepat: satu layar, satu aksi utama, dan sesedikit pilihan mungkin.

Pilih satu metode penangkapan untuk memulai. Entri manual biasanya menang di awal karena bekerja untuk semua orang dan mudah ditinjau. Timer bisa datang nanti setelah Anda tahu bagaimana orang benar-benar melacak hari mereka. Jika menambahkan timer, tetap izinkan edit manual untuk menghitung jeda yang terlewat.

Buat field yang melindungi kualitas penagihan sebagai wajib:

• Proyek (atau klien + proyek)
• Tanggal
• Durasi (jam dan menit)
• Deskripsi singkat (sesuatu yang akan dikenali klien)
• Orang (jika lebih dari satu rekan mencatat waktu)

Tentukan aturan pembulatan lebih awal karena itu memengaruhi kepercayaan dan total. Pendekatan umum adalah kelipatan 6 menit (0,1 jam). Jelaskan apakah Anda membulatkan setiap entri atau total harian. Membulatkan setiap entri lebih sederhana untuk dijelaskan dan diaudit.

Jika lebih dari satu orang menyentuh penagihan, tambahkan langkah persetujuan ringan. Aturan praktis: setelah disetujui, entri dikunci untuk edit secara default. Jika harus diubah, minta peran manajer untuk membukanya kembali dan catat siapa yang mengubah dan kenapa.

Mengubah waktu menjadi baris faktur (aturan roll-up)

Roll-up adalah tempat log mentah menjadi baris faktur yang dapat dipahami klien. Jaga aturannya sederhana dan dapat diulang sehingga Anda dapat mempercayai setiap faktur yang dibuat.

Mulai dengan satu aksi: pilih klien dan rentang tanggal, lalu ambil hanya entri waktu yang belum ditagihkan. Filter itu adalah gardapagar yang mencegah penagihan ganda. Jika suatu entri tidak memiliki klien atau proyek, perlakukan sebagai “belum siap ditagih” dan keluarkan dari roll-up sampai diperbaiki.

Cara mengelompokkan entri menjadi baris faktur

Pengelompokan menentukan berapa banyak baris yang Anda buat dan seberapa mudah klien meninjau. Pilih default, dan tambahkan satu saklar opsional jika Anda butuh fleksibilitas.

Opsi pengelompokan umum:

• Berdasarkan proyek
• Berdasarkan orang (berguna saat tarif berbeda)
• Berdasarkan hari atau minggu
• Berdasarkan tugas/kategori (Design vs Development)

Apa pun yang Anda pilih, setiap baris harus menampilkan: label yang jelas, total jam, tarif, dan jumlah baris. Jika tarif bisa berubah, gunakan rate_at_time yang disimpan pada setiap entri (atau tabel tarif dengan tanggal efektif), bukan satu “tarif saat ini”.

Menandai sebagai ditagihkan (tanpa menjerat diri sendiri)

Ketika Anda menambahkan entri ke faktur, simpan ID faktur pada setiap entri waktu. Itu menciptakan jejak audit dan mencegah entri yang sama ditarik lagi.

Koreksi terjadi. Jika Anda menghapus baris dari faktur, jangan hapus sejarah. Lepaskan tautan entri waktu yang terpengaruh (kosongkan invoice ID), hitung ulang total, dan simpan catatan singkat seperti “Dihapus 2.0h, proyek salah.”

Di AppMaster, ini cocok sebagai satu proses bisnis: query entri yang belum ditagihkan, kelompokkan, buat baris faktur, lalu perbarui setiap entri dengan referensi faktur.

Record faktur: total, penomoran, dan status

Record faktur adalah wadah yang bisa Anda kirim, lacak, dan audit nanti. Itu harus tetap stabil bahkan jika seseorang mengedit nama proyek atau mengubah tarif default.

Header faktur praktis meliputi:

• Nomor faktur (unik, mudah dibaca)
• Tanggal terbit dan tanggal jatuh tempo
• Detail penagihan (nama klien, alamat penagihan, NPWP jika perlu)
• Catatan (instruksi pembayaran, frase ucapan terima kasih singkat)
• Mata uang (dan opsional kurs tersimpan jika Anda menagih internasional)

Jaga total tetap dapat diprediksi. Subtotal adalah jumlah baris faktur. Kemudian terapkan diskon (jumlah tetap atau persen), hitung pajak (sering pada subtotal setelah diskon), dan simpan total akhir. Simpan persis tarif pajak dan nilai diskon yang digunakan agar faktur dapat direproduksi nanti.

Penomoran faktur tidak harus rumit. Pilih pola dan pertahankan: berurutan (000123), per tahun (2026-00123), atau prefix klien + urutan (ACME-014). Konsistensi lebih penting daripada kesempurnaan.

Status harus fokus pada komunikasi dan kontrol internal:

• Draf (dapat diedit, belum dikirim)
• Siap (total dikunci)
• Terkirim (dibagikan ke klien)
• Dibayar (pembayaran dikonfirmasi)
• Jatuh tempo (melewati tanggal jatuh tempo)
• Batal (dibatalkan, disimpan untuk sejarah)

Menghasilkan PDF bermerek yang dapat dibaca klien

PDF faktur yang baik menjawab dua pertanyaan dengan cepat: apa yang ditagihkan, dan bagaimana cara membayar. Hasilkan PDF dari record faktur (bukan dari entri waktu mentah) sehingga dokumen selalu cocok dengan nomor faktur, total, dan status.

Kebanyakan klien mengharapkan blok yang sama setiap kali:

• Header dengan nama bisnis Anda, nomor faktur, dan tanggal faktur
• Detail klien (perusahaan, nama kontak, alamat penagihan, NPWP jika perlu)
• Item baris (deskripsi, kuantitas atau jam, tarif, total baris)
• Total (subtotal, pajak, diskon, total keseluruhan)
• Syarat pembayaran (tanggal jatuh tempo, metode diterima, catatan denda keterlambatan jika digunakan)

Branding penting, tetapi keterbacaan lebih penting. Gunakan satu warna aksen, font bersih, dan buat total mudah dipindai.

Masalah tata letak muncul dengan data nyata. Uji dengan deskripsi panjang dan 30+ baris item. Pastikan header kolom terulang di halaman baru dan blok total tetap utuh.

Jika Anda menghasilkan PDF di AppMaster, perlakukan PDF sebagai artefak faktur: simpan file (atau referensi penyimpanan) pada record faktur dengan stempel waktu dan versi. Itu memudahkan mengirim ulang dokumen yang sama persis seperti yang dilihat klien.

Rencana langkah demi langkah (alur kerja no-code)

Tentukan apa yang menjadi “sumber kebenaran.” Entri waktu adalah fakta mentah. Faktur adalah snapshot yang bisa Anda kirim dan audit nanti.

1) Modelkan data terlebih dahulu

Buat tabel dan relasi, lalu tambahkan beberapa field kualitas setelah dasar stabil:

• Clients
• Projects
• Time Entries
• Invoices
• Invoice Lines

2) Bangun dua layar sederhana

Jaga UI minimal:

• Form entri waktu: proyek, tanggal, durasi, catatan, simpan
• Review faktur: klien, periode, baris, total, status

UI web biasanya cukup untuk admin dan review. Tambahkan layar mobile nanti jika orang mencatat waktu saat bepergian.

3) Otomatiskan logika roll-up

Buat alur seperti: pilih klien + rentang tanggal, ambil entri yang belum ditagihkan, kelompokkan, buat baris faktur. Tandai entri sebagai ditagihkan hanya setelah faktur disetujui atau dipindah ke Siap.

4) Hasilkan dan simpan PDF

Tambahkan aksi “Generate PDF” yang menarik header faktur, detail klien, dan baris ke dalam template, lalu simpan output pada record faktur.

Contoh: dari log waktu mingguan ke faktur siap-klien

Sebuah agensi 3 orang memiliki satu klien, Northstar Co, dan menagih untuk dua proyek selama dua minggu: Website Refresh dan Monthly Support. Timnya Alex (desain), Priya (dev), dan Sam (PM). Semua orang mencatat waktu setiap hari, memilih klien, proyek, tanggal, dan catatan singkat.

Setiap hari, entri disimpan sebagai Draf. Pada Jumat sore, Sam membuka layar review yang difilter ke “Minggu ini, Northstar Co”. Dia memperbaiki dua catatan (“Homepage hero” menjadi “Hero”), mengonfirmasi billable vs non-billable, dan mengunci minggu tersebut.

Berikut contoh entri minggu itu:

Saat Sam mengklik “Create invoice”, aplikasi merangkum entri menjadi baris faktur menggunakan aturan sederhana: kelompok berdasarkan proyek dan tarif yang dapat ditagih, jumlahkan jam, dan bawa deskripsi singkat. Faktur berakhir dengan 3 baris:

Sistem memberi nomor faktur (mis. NS-2026-014), menghitung subtotal dan pajak, dan mengatur status ke Siap. Satu klik lagi menghasilkan PDF bermerek (logo, alamat klien, detail baris, total, catatan pembayaran). Setelah dikirim, status berubah menjadi Terkirim dan entri waktu yang mendasari ditandai sebagai ditagihkan sehingga tidak bisa ditagih dua kali.

Kesalahan umum dan cara menghindarinya

Sebagian besar masalah bukanlah masalah matematika. Mereka masalah alur kerja.

Tidak mengunci entri waktu yang sudah ditagihkan. Jika orang bisa mengedit atau memilih entri yang sama untuk faktur baru, penagihan ganda akan terjadi. Perbaiki dengan referensi faktur pada setiap entri waktu, dan sembunyikan entri yang sudah ditagihkan dari tampilan “siap ditagihkan”.

Menulis ulang sejarah saat tarif berubah. Jika Anda menghitung hanya menggunakan tarif “saat ini” proyek atau pengguna, mengubah tarif itu akan mengubah faktur lama. Salin tarif efektif ke dalam rate_at_time pada setiap entri.

Mengedit waktu yang disetujui tanpa jejak audit. Tambahkan “Disetujui oleh”, “Disetujui pada”, dan catatan singkat untuk perubahan setelah persetujuan.

PDF yang rusak oleh data nyata. Deskripsi panjang, banyak baris, dan angka besar akan menekan template Anda.

Perbaikan cepat yang mencegah sebagian besar masalah tata letak:

• Tetapkan panjang deskripsi maksimum dan pindahkan overflow ke bagian catatan
• Izinkan pembungkusan dan uji dengan 30+ baris
• Jaga header ringkas agar tabel punya ruang
• Gunakan format angka konsisten (mata uang, desimal)

Alur status yang kabur. Tanpa aturan jelas, faktur bisa terkirim dua kali atau tidak pernah terkirim.

Alur sederhana dan aman: Draf -> Siap -> Terkirim -> Dibayar. Hanya izinkan roll-up saat di Draf, dan hanya izinkan pembuatan PDF saat total dikunci.

Daftar periksa singkat dan langkah praktis berikutnya

Sebelum mengirim faktur, lakukan pemeriksaan cepat. Ini mencegah masalah paling umum: total salah, detail hilang, dan PDF yang tampak baik di layar tetapi rusak saat dicetak.

Checklist pra-kirim:

• Detail klien lengkap (nama resmi, alamat penagihan, kontak yang benar)
• Periode faktur benar (tanggal mulai dan akhir sesuai pekerjaan)
• Total konsisten (subtotal, pajak, total keseluruhan sesuai entri, tarif, dan pembulatan)
• Tidak ada waktu yang terlewat atau terduplikasi (tidak ada yang belum ditagihkan, tidak ada yang termasuk dua kali)
• Field operasional bersih (nomor faktur unik, status benar, PDF tersimpan pada faktur)

Lalu pratinjau PDF dengan “mata cetak”. Periksa posisi logo, alamat panjang, pembungkusan tabel, dan pemisah halaman. Uji baik faktur pendek (1-2 baris) maupun panjang (20+ baris).

Langkah berikutnya setelah dasar stabil:

• Kirim faktur lewat email dengan template yang konsisten
• Tambahkan pembayaran Stripe dan tandai faktur sebagai Dibayar otomatis
• Tambahkan izin sehingga hanya peran yang tepat yang bisa mengedit tarif, menyetujui waktu, atau mengubah status

Jika Anda ingin membangun dan beriterasi cepat tanpa menulis semuanya dari awal, AppMaster (appmaster.io) adalah opsi praktis untuk membuat aplikasi penagihan no-code dengan database nyata, logika bisnis, dan pembuatan PDF, lalu meregenerasi kode sumber bersih saat kebutuhan berubah.

Jika Anda cuma memperbaiki satu hal minggu ini, buatlah “waktu yang belum ditagihkan” tidak mungkin terlewat. Itu saja menghemat jam dan melindungi pendapatan.