Alur kerja permintaan GDPR: blueprint ekspor, koreksi, dan penghapusan

Masalah yang diselesaikan alur kerja ini

Alur kerja permintaan GDPR membedakan antara menangani permintaan privasi dengan tenang dan panik setiap kali email masuk. Orang bisa meminta Anda mengekspor data pribadi mereka (akses), memperbaikinya (koreksi), atau menghapusnya (penghapusan). Permintaan ini normal untuk aplikasi yang menyimpan profil, pesan, pesanan, tiket dukungan, atau pengenal analitik.

Penanganan secara ad hoc cepat runtuh. Permintaan mendarat di kotak masuk seseorang, diteruskan ke orang lain, dan berubah menjadi pengecekan database manual serta screenshot. Tenggat waktu terlewat, data orang yang salah bisa diekspor dengan keliru, dan tim lupa data yang berada di luar database utama aplikasi (seperti alat email, penyedia pembayaran, atau log). Kesenjangan terbesar biasanya sama: tidak ada jejak audit yang jelas yang membuktikan apa yang Anda lakukan dan kapan.

Alur kerja yang dirancang dengan baik membuat permintaan dapat diprediksi dan dapat diulang. Itu harus menghasilkan tiga hal: kecepatan (permintaan diarahkan ke pemilik yang tepat dengan tanggal jatuh tempo dan pengingat), akurasi (ekspor, koreksi, atau penghapusan selesai di sistem yang tepat), dan bukti (Anda dapat menunjukkan catatan bukti penyelesaian dengan persetujuan, cap waktu, dan data yang terpengaruh).

Ruang lingkup penting. Alur kerja harus mencakup data di dalam aplikasi Anda (database, file, dan alat admin internal) dan sistem terhubung yang digunakan aplikasi Anda (pembayaran, messaging, CRM, analitik, backup, dan penyimpanan cloud). Contoh sederhana: pengguna meminta penghapusan, tetapi email mereka masih ada di alat dukungan Anda dan ID pelanggan mereka tetap di Stripe. Tanpa ruang lingkup yang jelas, Anda akan “menyelesaikan” permintaan tetapi tetap menyimpan data pribadi.

Jika Anda membangun ini di platform seperti AppMaster, tujuannya adalah memetakan setiap jenis permintaan ke rangkaian langkah, peran, dan hasil yang tercatat secara konsisten, sehingga kepatuhan tidak bergantung pada siapa yang sedang bertugas.

Jenis permintaan GDPR utama dan artinya dalam praktik

Permintaan GDPR adalah saat seseorang meminta Anda melakukan sesuatu terhadap data pribadi mereka. Data pribadi adalah informasi yang dapat mengidentifikasi seseorang secara langsung atau tidak langsung, seperti nama, email, ID perangkat, atau riwayat tiket dukungan.

Secara sederhana, Anda mungkin bertindak sebagai controller (Anda memutuskan mengapa dan bagaimana data digunakan) atau processor (Anda menangani data untuk orang lain). Banyak aplikasi berperan sebagai keduanya tergantung fitur, jadi alur kerja Anda harus merekam peran mana yang berlaku untuk setiap permintaan.

Jenis permintaan yang paling umum adalah akses (ekspor), koreksi (perbaikan), dan penghapusan (erasure). Perlakukan ini sebagai jalur berbeda, karena masing‑masing memiliki risiko dan bukti yang berbeda yang perlu Anda simpan.

Ekspektasi waktu: mengapa Anda perlu jam

Kebanyakan permintaan punya tenggat untuk merespons, dan timer biasanya dimulai ketika Anda menerima permintaan, bukan ketika menjadi nyaman. Alur kerja Anda harus membuat tanggal terlihat: diterima, diverifikasi, diberi ruang lingkup, dan selesai. Itu membantu Anda menghindari tenggat yang terlewat dan memberi jejak audit yang rapi jika nanti ada yang menanyakan apa yang terjadi.

Apa yang Anda butuhkan untuk bertindak (tanpa mengumpulkan data tambahan)

Anda ingin cukup informasi untuk menemukan catatan yang tepat, tetapi tidak terlalu banyak sehingga menciptakan risiko privasi baru. Biasanya Anda perlu tahu siapa yang membuat permintaan (dan bagaimana Anda akan memverifikasinya), tindakan apa yang mereka inginkan (ekspor, koreksi, penghapusan), akun atau pengenal mana yang dicari, dan ke mana mengirim tanggapan (saluran yang aman).

Jika permintaan tidak jelas, tanyakan pertanyaan klarifikasi daripada menebak.

Kapan permintaan dapat ditolak atau dibatasi (umum)

Kadang Anda mungkin membatasi atau menolak permintaan, misalnya jika Anda tidak dapat memverifikasi identitas, permintaan bersifat berulang, atau hukum mengharuskan Anda menyimpan catatan tertentu (seperti faktur). Meski begitu, catat apa yang Anda putuskan, mengapa, dan apa yang Anda lakukan sebagai gantinya, seperti penghapusan parsial atau ekspor terbatas.

Peran dan tanggung jawab (siapa melakukan apa)

Alur kerja permintaan GDPR berjalan lebih cepat dan lebih aman ketika setiap langkah punya pemilik bernama. Tujuannya sederhana: satu orang menyetujui, orang lain mengeksekusi, dan Anda bisa membuktikan apa yang terjadi nanti.

Mulailah dengan set peran kecil yang sesuai dengan cara kerja perusahaan Anda. Di tim kecil, orang yang sama mungkin mengisi beberapa peran, tetapi izin tetap harus terpisah.

Pembagian bergaya RACI yang praktis terlihat seperti ini:

• Pemohon (data subject): memulai permintaan dan menyelesaikan pemeriksaan identitas. Diberi informasi tentang kemajuan dan hasil.
• Agen dukungan: menangani intake, menangkap detail, dan memberi pembaruan kepada pemohon. Melibatkan tim privasi dan keamanan bila perlu.
• Penanggung privasi (DPO atau pemilik privasi): bertanggung jawab atas keputusan, ruang lingkup, dan tenggat. Menyetujui kasus tepi dan mendokumentasikan dasar hukum.
• Pemberi persetujuan (manajer atau penanggung privasi): menyetujui tindakan berisiko tinggi seperti penghapusan ketika ada dependensi atau sengketa.
• Engineer (atau ops/admin): mengeksekusi ekspor, koreksi, atau penghapusan di seluruh sistem, lalu merekam apa yang dilakukan.

Keamanan biasanya dikonsultasikan daripada mengeksekusi setiap langkah. Mereka membantu mendefinisikan pemeriksaan identitas, meninjau pola tidak biasa (seperti permintaan berulang), dan memastikan data yang diekspor dikirim dengan aman.

Pemisahan tugas paling penting untuk penghapusan. Orang yang bisa menekan tombol hapus seharusnya bukanlah satu‑satunya yang memutuskan penghapusan diizinkan. Itu mengurangi kesalahan dan menurunkan risiko penyalahgunaan.

Untuk menghindari permintaan yang mandek, rencanakan cakupan dan alih tangan di muka: tetapkan pemilik utama dan cadangan untuk setiap peran (liburan terjadi), definisikan titik eskalasi ketika tenggat berisiko, minta catatan status di setiap alih tangan, dan simpan satu catatan kasus dengan cap waktu dan persetujuan.

Jika Anda membangun ini sebagai alat internal (misalnya di AppMaster), modelkan peran sebagai tindakan yang diberi izin: siapa yang bisa menyetujui, siapa yang bisa mengeksekusi, dan siapa yang hanya bisa melihat. Struktur itu membuat alur kerja dapat diaudit secara default.

Intake: bagaimana permintaan masuk ke sistem

Intake adalah tempat keberhasilan atau kegagalan kerja GDPR. Jika permintaan tiba di tempat berbeda dan ditangani secara ad hoc, Anda kehilangan waktu dan rekaman yang rapi tentang apa yang terjadi. Tujuannya adalah satu kasus yang terlacak per permintaan, dengan pemilik jelas, cap waktu, dan jalur yang dapat diulang.

Terima permintaan melalui beberapa saluran kecil, tetapi rute semuanya ke antrian yang sama. Banyak tim menggunakan formulir permintaan di dalam aplikasi (cepat dan terstruktur), kotak email privasi, portal tiket dukungan, dan tindak lanjut telepon atau chat yang dicatat oleh agen (jangan pernah menangani permintaan hanya lewat suara).

Baik permintaan dimulai di dalam aplikasi atau lewat email, tangkap bidang inti yang sama. Buat formulir singkat, tetapi cukup spesifik agar tim Anda bisa menemukan akun yang tepat dan memahami apa yang diminta. Bidang intake yang berguna termasuk jenis permintaan (ekspor/akses, koreksi, penghapusan), pengenal akun (user ID, email, telepon, nomor pelanggan), tujuan pengiriman (unduhan dalam aplikasi, balasan email terverifikasi, alamat pos jika benar‑benar diperlukan), sinyal identitas yang sudah Anda miliki (tanggal login terakhir, ID pesanan terbaru, 4 digit terakhir token pembayaran tersimpan, dan sebagainya), serta detail teks bebas.

Buat kasus saat Anda menerima permintaan. Gunakan aturan seperti “satu permintaan = satu kasus” sehingga Anda bisa mengauditnya nanti. Beri ID kasus unik (misalnya, GDPR-2026-00128), dan catat saluran, waktu intake, detail pemohon, dan siapa yang memegang langkah berikutnya.

Kirim pengakuan segera, meski Anda belum bisa bertindak. Jaga fakta: konfirmasi ID kasus, katakan Anda akan memverifikasi identitas, dan tetapkan tenggat yang realistis. Hindari janji seperti “kami akan menghapus semuanya segera.” Jelaskan langkah selanjutnya, apa yang Anda perlukan dari mereka (jika ada), dan bagaimana Anda akan mengonfirmasi penyelesaian ketika kasus ditutup.

Verifikasi identitas tanpa menciptakan risiko privasi baru

Pemeriksaan identitas harus proporsional. Jika seseorang meminta salinan profil mereka dari akun yang sedang masuk, biasanya Anda tidak perlu tingkat verifikasi yang sama seperti untuk permintaan penghapusan yang dapat memengaruhi pesanan, faktur, atau ruang kerja tim.

Aturan yang baik: verifikasi menggunakan sinyal yang sudah Anda miliki, bukan dengan mengumpulkan dokumen sensitif baru.

Jaga verifikasi tetap minimal dan berbasis risiko

Mulailah dengan opsi paling aman: konfirmasi bahwa pemohon mengendalikan akun yang sudah Anda kenal.

• Jika permintaan datang dari sesi terautentikasi, minta masuk ulang atau kode sekali pakai.\n- Jika lewat email, balas hanya melalui email yang tercatat (bukan alamat email yang dipakai mengirim permintaan).\n- Jika nomor telepon tercatat, gunakan kode sekali pakai ke nomor itu.\n- Untuk tindakan berisiko tinggi (seperti penghapusan), tambahkan faktor kedua (misalnya, email plus konfirmasi dalam aplikasi).\n- Hindari mengumpulkan scan ID kecuali benar‑benar tidak ada jalan lain. Jika terpaksa, batasi waktu penyimpanannya dan hapus setelah verifikasi.

Ini mencegah Anda membuat tumpukan dokumen identitas sensitif baru yang kini harus dilindungi dengan aturan retensi dan respons kebocoran.

Agen yang berwenang: bukti apa yang diminta

Kadang permintaan datang dari pengacara, orang tua, atau agen berwenang lain. Minta dua hal: bukti identitas pemilik data (menggunakan pendekatan minimal seperti di atas) dan bukti wewenang.

Dalam praktiknya, biasanya berupa surat kuasa yang ditandatangani oleh pemilik data ditambah cara untuk mengonfirmasinya (misalnya, membalas dari email akun yang tercatat). Jika agen bagian dari organisasi yang sama (seperti admin yang bertindak untuk karyawan), dokumentasikan kebijakan internal dan batasi apa yang bisa diminta oleh admin.

Jika Anda tidak bisa memverifikasi identitas, jangan proses permintaan. Minta tambahan minimal yang diperlukan, jedakan alur kerja, dan catat setiap langkah (apa yang Anda minta, kapan Anda minta, dan apa yang diterima). Hapus artefak verifikasi apa pun setelah pemeriksaan selesai.

Triage dan penentuan ruang lingkup sebelum menyentuh data

Sebelum siapa pun mengekspor, mengedit, atau menghapus data, Anda memerlukan langkah triage. Di sinilah sebagian besar masalah dicegah: sistem yang terlupakan, jenis permintaan yang salah, atau pekerjaan dimulai sebelum Anda tahu apa yang sebenarnya diminta.

Tulis ruang lingkup dengan bahasa sederhana. Jawab tiga pertanyaan: data apa, di mana disimpan, dan periode waktu yang relevan. Periksa juga apakah ada hal yang mengharuskan Anda menunda atau membatasi tindakan, seperti sengketa aktif, investigasi penipuan, atau penahanan hukum.

Checklist triage sederhana mencakup: apa yang diminta pemohon (akses/ekspor, koreksi, penghapusan, atau kombinasi), sistem mana yang mungkin menyimpan data mereka (database aplikasi, kotak masuk dukungan, penagihan, analitik), pengenal yang akan Anda gunakan untuk menemukan catatan (email, user ID, telepon, nomor pesanan), rentang waktu yang berlaku (semua waktu vs periode tertentu), dan kendala apa pun (penahanan hukum, akun bersama, atau data yang memengaruhi orang lain).

Klasifikasikan permintaan campuran sejak awal. “Kirim data saya lalu hapus akun saya” harus menjadi dua output yang dilacak: paket data plus aksi penghapusan, masing‑masing dengan persetujuan dan bukti tersendiri.

Putuskan apakah pemeriksaan manual diperlukan. Pemicu meliputi data sensitif, akun bersama (login keluarga atau tim), catatan yang menyebut orang lain, atau apa pun yang bisa mengekspos catatan internal. Dalam kasus tersebut, tambahkan langkah peninjauan sebelum mengirim atau menghapus apa pun.

Tetapkan tenggat internal dan titik eskalasi. Timeline GDPR ketat, jadi targetkan waktu internal singkat (misalnya, triage dalam 2 hari kerja) dan tentukan siapa yang diberi tahu jika kasus mandek.

Contoh: pengguna meminta penghapusan, tetapi triage menemukan faktur terbuka di penagihan dan tiket dukungan yang menyebut pelanggan lain. Anda masih bisa melanjutkan, tetapi kemungkinan Anda perlu penghapusan parsial, retensi catatan keuangan, dan tanda tangan peninjau yang terdokumentasi. Di alat seperti AppMaster, ini lebih mudah dikelola ketika perubahan status, pemberi persetujuan, dan catatan penyelesaian ditangkap di satu tempat.

Langkah demi langkah: alur ekspor data (permintaan akses)

Alur permintaan akses yang baik bukan soal “mengosongkan semua data.” Melainkan soal dapat menjelaskan, nanti, persis apa yang Anda cari, apa yang Anda kirim, dan mengapa.

Mulailah dengan membuat (dan selalu perbarui) peta data pengguna sederhana. Untuk satu pengguna, daftarkan tempat data mereka bisa berada: tabel profil inti, pesanan dan faktur, tiket dukungan, pesan chat, file yang diunggah, peristiwa audit, dan log yang Anda tetapkan masuk ruang lingkup. Sertakan juga sistem pihak ketiga (misalnya, catatan penyedia pembayaran) agar tidak terlupakan saat terburu‑buru.

Lalu jalankan ekspor sebagai urutan yang dapat diprediksi:

• Identifikasi catatan pengguna dan semua pengenal terkait (user ID, email, nomor pelanggan, ID perangkat).\n- Hasilkan paket ekspor dalam format umum (sering JSON atau CSV), plus ringkasan singkat berbahasa manusia yang menjelaskan isi tiap file.\n- Tinjau untuk kelengkapan dan privasi: hapus data orang lain (misalnya pesan yang menyertakan email pelanggan lain) dan dokumentasikan pengecualian yang sah.\n- Kirim dengan aman dan dengan masa kedaluwarsa: unduhan sekali pakai, arsip berpassword yang dibagikan di luar jalur utama, atau kotak masuk portal yang aman. Tetapkan tanggal kadaluarsa yang jelas dan batasi siapa yang dapat mengaksesnya.\n- Tangkap bukti penyelesaian: cap waktu, hasil pemeriksaan identitas pemohon, nama operator, sistem yang dicari, file yang dihasilkan (nama dan jumlah), dan metode pengiriman.

Contoh: pelanggan meminta ekspor, tetapi catatan dukungan Anda menyebut pelanggan lain dengan nama. Sertakan catatan tersebut dengan pengenal orang lain dihapus, dan catat bahwa redaksi dilakukan serta alasannya.

Jika Anda membangun ini di dalam alat seperti AppMaster, perlakukan pembuatan ekspor dan persetujuan untuk mengirim sebagai langkah terpisah. Itu memudahkan menambahkan pemeriksaan kedua dan menciptakan rekaman yang lebih rapi jika Anda perlu menunjukkan apa yang dikirim dan kapan.

Langkah demi langkah: alur koreksi (rectification)

Permintaan koreksi berarti seseorang mengatakan beberapa data tentang mereka salah dan ingin diperbaiki. Tujuannya adalah memperbaiki apa yang perlu diperbaiki, tanpa diam‑diam menulis ulang catatan yang harus tetap menjadi bukti historis.

Tentukan apa yang termasuk “koreksi” dalam aplikasi Anda. Contoh umum adalah field profil (nama, email, alamat), pengaturan akun, dan preferensi. Bisa juga termasuk konten yang dibuat pengguna (seperti nama tampilan pada komentar) dan beberapa metadata transaksi (misalnya nomor telepon pengiriman yang salah). Perlakukan catatan keuangan dan audit dengan kehati‑hatian ekstra.

Langkah proses (sederhana dan dapat diulang)

1. Catat permintaan dan tentukan ruang lingkup field atau item yang diklaim tidak akurat.\n2) Tarik nilai saat ini dan tangkap nilai benar yang diusulkan pemohon serta bukti (jika diperlukan).\n3) Terapkan aturan persetujuan, lalu perbarui data (atau tambahkan catatan ketika data tidak dapat ditimpa).\n4) Beri tahu pemohon tentang apa yang berubah, apa yang tidak, dan mengapa.\n5) Simpan catatan bukti penyelesaian untuk audit.

Aturan persetujuan menjaga dukungan tetap cepat namun aman. Pembagian praktis: dukungan dapat memperbaiki field profil berisiko rendah (typo, format) setelah pemeriksaan dasar; pemilik data (atau penanggung privasi) menyetujui perubahan pada field identitas atau apa pun yang terkait penagihan dan akses; dan engineering meninjau koreksi yang memengaruhi tabel transaksi inti atau integrasi.

Jejak audit Anda harus menangkap nilai lama, nilai baru, alasan, siapa yang mengubah, kapan, dan permintaan mana yang terkait. Jika Anda menggunakan AppMaster, Anda dapat memodelkannya sebagai tabel “Rectification Log” khusus di Data Designer dan menegakkan persetujuan di Business Process Editor.

Kasus tepi yang perlu ditangani

Jika ada perselisihan tentang kebenaran, catat kedua posisi dan jedakan perubahan sementara Anda menyelidiki. Juga hindari menulis ulang catatan historis yang harus tetap utuh (faktur, log keamanan). Alih‑alih, tambahkan entri korektif atau anotasi sehingga sejarah tetap benar sementara data saat ini menjadi akurat.

Langkah demi langkah: alur penghapusan (dengan dependensi)

Permintaan penghapusan GDPR terdengar sederhana sampai Anda menemui dependensi: faktur yang harus disimpan, sinyal penipuan yang tidak boleh dihapus sembarangan, atau tiket dukungan yang merujuk orang lain. Perlakukan penghapusan sebagai pekerjaan terkontrol dengan titik keputusan jelas dan jejak kertas.

1) Tentukan apa arti “hapus” untuk kasus ini

Mulailah dengan memilih salah satu dari tiga hasil berdasarkan apa yang Anda simpan dan apa yang harus Anda pertahankan:

• Penghapusan penuh: menghapus data pribadi di mana pun data itu ada.\n- Anonimisasi: menyimpan catatan untuk pelaporan atau integritas, tetapi menghapus pengenal secara tidak dapat dipulihkan.\n- Penonaktifan akun: hentikan pemrosesan dan akses, namun belum menghapus (sering langkah sementara sambil memeriksa aturan retensi).

Tuliskan alasannya di berkas kasus, terutama jika Anda tidak bisa menghapus seluruhnya karena kewajiban hukum.

2) Periksa dependensi sebelum menyentuh data

Peta data pengguna ke sistem yang mungkin menghalangi atau mengubah pendekatan: pembayaran dan faktur, flag pencegahan penipuan, riwayat dukungan, analitik produk, log email dan SMS, dan file yang diunggah.

Jika catatan pembayaran harus tetap ada, Anda sering dapat menghapus atau menganonimkan profil pengguna sambil menyimpan faktur dengan field minimal. Untuk riwayat dukungan, pertimbangkan melakukan redaksi nama dan email sambil mempertahankan percakapan untuk keperluan kualitas.

3) Eksekusi penghapusan sebagai job yang terlacak

Jaga langkahnya konsisten sehingga Anda bisa membuktikan penyelesaian nanti.

1. Bekukan perubahan: kunci akun untuk mencegah data baru selama job berjalan.\n2. Hapus atau anonimisasi di basis data primer terlebih dahulu (sumber kebenaran Anda).\n3. Bersihkan penyimpanan sekunder: antrean, file atau object storage, cache, dan indeks pencarian.\n4. Hapus data turunan: peristiwa analitik, profil pemasaran email, dan ekspor yang tersimpan.\n5. Verifikasi: jalankan pencarian terarah untuk pengenal (email, user ID) di seluruh penyimpanan.

Jika Anda membangun ini di AppMaster, perlakukan penghapusan sebagai Business Process dengan status eksplisit, persetujuan, dan tugas yang bisa dicoba ulang.

4) Beri tahu pemroses hilir dan tutup kasus

Kirim instruksi penghapusan ke pihak ketiga (pembayaran, messaging, analitik) dan catat konfirmasi mereka. Simpan bukti penyelesaian: log job, cap waktu, operator atau ID otomatisasi, dan catatan penutupan yang mencantumkan apa yang dihapus, dianonimkan, atau dipertahankan dan mengapa.

Kesalahan umum dan jebakan yang harus dihindari

Sebagian besar kegagalan kepatuhan bukan karena niat buruk. Mereka terjadi karena pekerjaan tersebar di thread email, pesan chat, dan perbaikan cepat.

Perangkap pertama adalah tidak memiliki satu ID kasus. Tanpa satu catatan kasus, Anda tidak bisa menunjukkan siapa meminta apa, kapan Anda memverifikasi identitas, apa yang Anda lakukan, dan kapan Anda menyelesaikannya.

Kedua yang sering terjadi adalah kurangnya persetujuan. Jika orang yang sama bisa menyetujui dan mengeksekusi permintaan, kesalahan bisa lolos tanpa terdeteksi. Bahkan pemeriksaan dua orang ringan membantu, terutama untuk penghapusan dan ekspor.

Penghapusan gagal dalam dua arah. Menghapus berlebih berarti menghilangkan data yang masih Anda butuhkan untuk keamanan, pencegahan penipuan, atau catatan hukum dan akuntansi tanpa peninjauan. Menghapus kurang adalah lebih umum: tim menghapus baris database utama tapi lupa lampiran, log, event analitik, indeks pencarian teks penuh, cache, dan job latar yang mungkin membuat ulang data nanti.

Ekspor juga berisiko. Menarik data dari banyak tempat berarti kesalahan join kecil bisa memasukkan data orang lain. Catatan internal adalah masalah lain yang sering muncul: komentar seperti “diduga penipuan” atau “diskon VIP” bisa muncul di ekspor meski dimaksudkan hanya untuk staf.

Contoh: agen dukungan mengekspor “semua tiket” untuk satu pelanggan, tetapi query ekspor juga menyertakan pesan dari inbox bersama atau catatan kontak yang digabung. Itu menjadi insiden privasi yang dibuat oleh jalan pintas yang “membantu”.

Penjaga yang mencegah sebagian besar masalah ini sederhana: buat satu ID kasus dan catat setiap tindakan di bawahnya, pisahkan peran intake, persetujuan, dan eksekusi, pertahankan peta data (tabel, file, log, pencarian, cache, job async), gunakan template ekspor yang terjangkau ruang lingkup dan uji dengan akun dummy, serta rekam bukti penyelesaian (apa yang diubah atau dihapus, oleh siapa, dan kapan).

Jika Anda membangun ini di AppMaster, perlakukan kasus sebagai objek kelas satu dan biarkan setiap langkah alur menulis entri audit secara otomatis.

Checklist cepat dan langkah selanjutnya untuk mengimplementasikan di aplikasi Anda

Alur kerja permintaan GDPR yang baik mudah dijalankan pada hari sibuk dan mudah dibuktikan nanti. Jika Anda dapat menjawab dua pertanyaan dengan cepat — apa yang kami lakukan, dan kapan kami melakukannya — Anda berada di posisi yang baik.

Gunakan checklist konsisten untuk setiap kasus (akses, koreksi, atau penghapusan): catat intake dan tetapkan ID kasus, pemilik, dan tanggal jatuh tempo; verifikasi identitas menggunakan metode aman dan rekam bagaimana Anda memverifikasinya; tentukan ruang lingkup permintaan (produk, akun, rentang waktu, sumber data); dapatkan persetujuan yang tepat (penanggung privasi, legal, dan pemilik sistem bila perlu); eksekusi, konfirmasi ke pemohon, dan simpan catatan bukti penyelesaian.

Untuk bukti, Anda tidak perlu menyimpan lebih banyak data pribadi. Anda memerlukan metadata yang andal. Setidaknya, simpan ID kasus, jenis permintaan, metode verifikasi identitas (bukan dokumen mentah), cap waktu untuk setiap langkah, nama atau peran pemberi persetujuan, tindakan yang diambil, dan referensi ke hasil yang diserahkan (misalnya ID file ekspor, nomor tiket, atau ID job penghapusan).

Untuk mengurangi kesalahan dan mempercepat respons, buat template pesan utama sehingga setiap pemohon mendapat pembaruan yang jelas dan konsisten. Siapkan tiga pesan: pengakuan (apa yang diterima, perkiraan waktu, dan bagaimana Anda akan memverifikasi identitas), permintaan info (apa yang hilang dan cara menyediakannya), dan penyelesaian (apa yang Anda kirim atau ubah, apa yang tidak bisa Anda lakukan dan mengapa, serta cara mengajukan banding).

Langkah selanjutnya: implementasikan alur kerja di dalam aplikasi Anda sehingga tidak hidup di email yang berserakan. Modelkan kasus sebagai record dengan langkah status, lampirkan referensi bukti, dan tambahkan persetujuan berbasis peran serta log audit.

Tim sering membangun alat kasus GDPR internal semacam ini di AppMaster (appmaster.io) karena Anda dapat mendefinisikan tabel kasus di Data Designer, mengatur persetujuan dan langkah eksekusi di Business Process Editor, dan menjaga jejak audit terkait setiap perubahan status. Jika dilakukan dengan baik, alur kerja menjadi berulang, terukur, dan dapat dibela.