विक्रेता इनवॉइस अनुमोदन कतार: आसान सेटअप गाइड

इनवॉइस अनुमोदनों को ट्रैक करना मुश्किल क्यों हो जाता है

इनवॉइस अनुमोदन अक्सर एक सरल प्रक्रिया से शुरू होता है: विक्रेता PDF ईमेल करता है, कोई उसे जांचता है और वित्त टीम भुगतान कर देती है। जब इनवॉइस नियमित रूप से आने लगें, कई लोगों की स्वीकृति चाहिए हो या ऑर्डर देने के बाद खरीद में बदलाव हो जाए, तो यह प्रक्रिया बिखरने लगती है।

भुगतान की स्थिति ट्रैक करने के लिए ईमेल अच्छी जगह नहीं है। एक समीक्षक केवल भेजने वाले को जवाब दे सकता है, दूसरा पहले की बातचीत के बिना इनवॉइस आगे भेज सकता है और वही अटैचमेंट कई इनबॉक्स में पहुंच सकता है। फिर वित्त टीम को पूछना पड़ता है कि इनवॉइस की समीक्षा चल रही है, उस पर विवाद है, वह स्वीकृत हो चुका है या भुगतान हो चुका है।

साझा स्प्रेडशीट से स्थिति कुछ अधिक साफ दिखती है, लेकिन दूसरी समस्याएं पैदा होती हैं। लोग सेल पर नया डेटा लिख देते हैं, किसी पंक्ति को अपडेट करना भूल जाते हैं या «waiting», «pending» और «to check» जैसे लेबल अलग-अलग स्थितियों के लिए इस्तेमाल करते हैं। स्प्रेडशीट इनवॉइस की सूची तो बना सकती है, लेकिन यह शायद ही बताती है कि किसी ने अधिक राशि को क्यों स्वीकृत किया या अगला कदम किसे उठाना है।

विक्रेता इनवॉइस अनुमोदन कतार हर इनवॉइस के लिए एक रिकॉर्ड और एक वर्तमान स्थिति देती है। इसमें विक्रेता, इनवॉइस नंबर, राशि, देय तिथि, खरीद संदर्भ, जिम्मेदार समीक्षक और फैसले का इतिहास दिखना चाहिए। इसमें शामिल सभी लोग संदेशों से पूरी कहानी जोड़ने के बजाय एक ही रिकॉर्ड देखते हैं।

कतार को यह भी देखना चाहिए कि इनवॉइस उस चीज़ से मेल खाता है या नहीं जिसे व्यवसाय खरीदना चाहता था। मिलान जांच में विक्रेता, खरीद ऑर्डर नंबर, वस्तु या सेवा, मात्रा और कीमत की तुलना की जा सकती है। उदाहरण के लिए, किसी ऑफिस ने 20 मॉनिटर 180 डॉलर प्रति मॉनिटर की दर से ऑर्डर किए, लेकिन विक्रेता के इनवॉइस में 22 मॉनिटर हैं। सिस्टम को भुगतान स्वीकृत होने से पहले 360 डॉलर का अंतर दिखा देना चाहिए।

कुछ अंतर सही भी हो सकते हैं। माल ढुलाई शुल्क, आंशिक डिलीवरी या पहले से तय कीमत में बदलाव ऐसी राशि को समझा सकते हैं जो खरीद के मूल विवरण से मेल नहीं खाती। समीक्षकों के पास इस कारण को दर्ज करने और सहायक टिप्पणियां जोड़ने की जगह होनी चाहिए। ऐसा न हो तो वित्त टीम को एक अस्पष्ट अपवाद दिखेगा और वही जांच बार-बार करनी पड़ेगी।

जिम्मेदारी साफ न होने पर सबसे लंबी देरी होती है। टीम लीड मान सकता है कि खरीद टीम ऑर्डर जांचेगी, खरीद टीम सोच सकती है कि अनुरोधकर्ता डिलीवरी की पुष्टि करेगा और वित्त टीम दोनों का इंतजार कर सकती है। विक्रेता भुगतान के बारे में पूछे, तब तक इनवॉइस बिना छुए पड़ा रहता है।

किसी नामित समीक्षक और उसके बैकअप को जिम्मेदारी देने से यह समस्या दूर होती है। समीक्षक इनवॉइस को स्वीकृत, अस्वीकार या आगे जांच के लिए चिन्हित करता है। स्पष्ट भुगतान अनुमोदन प्रक्रिया यह दर्ज करती है कि अंतिम फैसला किसने, कब और क्यों लिया। इससे टीम समय पर भुगतान कर पाती है और बाद में पुराने ईमेल खोजे बिना सवालों का जवाब दे सकती है।

तय करें कि आपकी कतार में कौन-सी जानकारी चाहिए

विक्रेता इनवॉइस अनुमोदन कतार तब सबसे अच्छी तरह काम करती है जब हर इनवॉइस में एक जैसी बुनियादी जानकारी हो। फैसला लेने से पहले समीक्षकों को कई फाइलें खोलने या खातों की देनदारी टीम से छूटी हुई जानकारी मांगने की जरूरत नहीं होनी चाहिए।

इनवॉइस रिकॉर्ड से शुरुआत करें। हर प्रविष्टि को एक अलग आंतरिक ID दें और विक्रेता का नाम, इनवॉइस नंबर, इनवॉइस की तारीख, कुल राशि, मुद्रा, देय तिथि और मूल इनवॉइस अटैचमेंट दर्ज करें। विक्रेता का इनवॉइस नंबर अलग फ़ील्ड में रखें, क्योंकि अलग-अलग विक्रेता एक ही नंबर इस्तेमाल कर सकते हैं।

खरीद का विवरण इनवॉइस के विवरण के पास रखें। समीक्षक को खरीद ऑर्डर नंबर, वस्तु या सेवा का विवरण, ऑर्डर की मात्रा, प्राप्त मात्रा, तय प्रति इकाई कीमत और खरीद ऑर्डर का कुल मूल्य चाहिए। सेवाओं के लिए प्राप्त मात्रा के बजाय «काम की पुष्टि» जैसा फ़ील्ड रखें। इससे हर इनवॉइस पर माल प्राप्ति वाला फ़ील्ड लागू करने की जरूरत नहीं पड़ेगी।

एक उपयोगी इनवॉइस रिकॉर्ड में ये बातें शामिल होती हैं:

• विक्रेता, विक्रेता संपर्क, इनवॉइस नंबर और इनवॉइस अटैचमेंट
• इनवॉइस की तारीख, देय तिथि, राशि, कर, मुद्रा और भुगतान की शर्तें
• खरीद ऑर्डर नंबर, ऑर्डर की राशि, प्राप्त राशि और तय कीमत
• वर्तमान स्थिति, जिम्मेदार समीक्षक, फैसले की तारीख और समीक्षक की टिप्पणियां
• अंतर का प्रकार, अंतर की राशि और सहायक दस्तावेज़

ऐसी स्थितियां रखें जो वास्तविक भुगतान अनुमोदन प्रक्रिया को बताएं। «New» का अर्थ है कि टीम ने इनवॉइस की जांच नहीं की है। «Under review» का अर्थ है कि कोई व्यक्ति इसकी जिम्मेदारी ले चुका है। «Waiting for correction» बताता है कि विक्रेता या खरीदार के जवाब की जरूरत है। «Approved» का अर्थ है कि वित्त टीम भुगतान तय कर सकती है, जबकि «Rejected» दर्ज कारण के साथ अनुरोध बंद करता है।

«pending» जैसे अस्पष्ट लेबल से बचें। उनसे यह पता नहीं चलता कि इनवॉइस प्रबंधक, प्राप्ति की पुष्टि या सुधारी गई कीमत का इंतजार कर रहा है। स्पष्ट स्थिति से सुपरवाइज़र कतार को फ़िल्टर करके अगला कदम जल्दी देख सकता है।

अनुमतियों पर भी फ़ील्ड जितना ही ध्यान दें। विभागीय प्रबंधक को माल पहुंचने की पुष्टि करनी पड़ सकती है, लेकिन उसे बैंक विवरण या हर विक्रेता की कीमत देखने की जरूरत नहीं होगी। वित्त कर्मचारियों को आमतौर पर भुगतान राशि, कर डेटा और भुगतान की स्थिति चाहिए। खरीद कर्मचारियों को खरीद ऑर्डर और कीमत की जानकारी चाहिए। हर भूमिका को केवल वही रिकॉर्ड और फ़ील्ड दिखाएं जो उसके काम के लिए जरूरी हैं।

उदाहरण के लिए, गोदाम का समीक्षक 50 कुर्सियों के ऑर्डर में से 48 कुर्सियां पहुंचने की पुष्टि कर सकता है। कतार में दो कुर्सियों का अंतर दिखना चाहिए, इनवॉइस समीक्षा में रहना चाहिए और मामला खरीदार को भेजना चाहिए। एक ही रिकॉर्ड देरी का कारण सुरक्षित रखता है और समय से पहले भुगतान रोकता है।

कतार बनाने से पहले अनुमोदन मार्ग तय करें

फ़ील्ड, स्क्रीन या स्वचालन बनाने से पहले लिखें कि इनवॉइस किस मार्ग से गुजरेगा। तय मार्ग से यह स्थिति नहीं बनेगी कि साझा इनबॉक्स में इनवॉइस पड़ा रहे और हर व्यक्ति समझे कि कोई दूसरा उस पर काम करेगा।

प्रक्रिया तब शुरू होती है जब खातों की देनदारी टीम का कोई सदस्य इनवॉइस दर्ज करता है या उसकी फाइल अपलोड करता है। विक्रेता, इनवॉइस नंबर, तारीख, कुल राशि, विभाग, खरीद ऑर्डर नंबर और देय तिथि दर्ज करें। आइटम को «Received» चिह्नित करें और तुरंत एक जिम्मेदार व्यक्ति तय करें।

इसके बाद इनवॉइस का मिलान खरीद विवरण से करें। विक्रेता, ऑर्डर की गई वस्तुओं या सेवा, मात्राओं, कीमतों और कुल राशि की तुलना करें। सही मिलान होने पर इनवॉइस आगे बढ़ सकता है। अगर इनवॉइस में खरीद ऑर्डर नहीं है या राशि तय रकम से अधिक है, तो समीक्षक को अनुमान लगाने के लिए कहने के बजाय उसे अंतर वाली स्थिति में भेजें।

हर प्रकार के इनवॉइस के लिए समीक्षक चुनें

एक ही अनुमोदन मार्ग हर बिल के लिए सही नहीं होता। 75 डॉलर का ऑफिस सप्लाई ऑर्डर और 25,000 डॉलर का कंसल्टिंग इनवॉइस अलग-अलग जांच मांगते हैं। इनवॉइस रिकॉर्ड में पहले से मौजूद जानकारी के आधार पर असाइनमेंट नियम बनाएं।

उदाहरण के लिए, इनवॉइस अनुमोदन वर्कफ़्लो यह कर सकता है:

• मार्केटिंग के इनवॉइस मार्केटिंग बजट के मालिक को भेजे।
• तय सीमा से अधिक राशि वाले इनवॉइस विभागीय प्रबंधक और वित्त टीम को भेजे।
• उपकरण की खरीद उस कर्मचारी को भेजे जिसने वस्तु का अनुरोध किया था।
• बिना खरीद ऑर्डर वाले इनवॉइस उस विभाग के जिम्मेदार व्यक्ति को भेजे।
• नियमित विक्रेता बिलों को पहले स्वीकृत इनवॉइस से शर्तों की पुष्टि होने के बाद वित्त टीम को भेजे।

अनुपस्थिति के लिए बैकअप समीक्षक तय करें। उचित अवधि के बाद रिमाइंडर लगाएं, जैसे सामान्य इनवॉइस के लिए दो कारोबारी दिन। कतार में यह दिखना चाहिए कि इनवॉइस किसके पास है, उसे कब मिला और उसे क्यों भेजा गया।

भुगतान का स्पष्ट फैसला दर्ज करें

सभी जरूरी समीक्षकों की स्वीकृति मिलने के बाद इनवॉइस को «Ready for payment» पर भेजें। इसके बाद वित्त टीम भुगतान का फैसला दर्ज करे: भुगतान के लिए स्वीकृत, रोका गया या अस्वीकार। फैसला लेने की तारीख, फैसला लेने वाले व्यक्ति और छोटा-सा कारण उसी रिकॉर्ड में रखें।

अस्वीकृत इनवॉइस को किसी तय जिम्मेदार व्यक्ति, जैसे खातों की देनदारी टीम या अनुरोधकर्ता, के पास स्पष्ट कारण के साथ लौटना चाहिए। «लाइन 3 की कीमत जांचें» किसी को साफ काम देता है। «Needs review» ऐसा नहीं करता।

इस मार्ग से इनवॉइस अंतर ट्रैक करना भी आसान होता है। कोई अंतर तब तक दिखाई देता रहता है जब तक कोई उसे हल न कर दे, बजाय इसके कि वह ईमेल चर्चा में गायब हो जाए। लिखित मार्ग सामान्य इनवॉइस पर एक जैसे कदम लागू करता है और असामान्य खरीद को सही लोगों तक भेजता है।

कतार को चरण-दर-चरण बनाएं

दो जुड़े हुए रिकॉर्ड से शुरुआत करें: Vendor और Invoice। विक्रेता रिकॉर्ड में सप्लायर का नाम, संपर्क जानकारी, भुगतान की शर्तें और कर की जानकारी रखें। इनवॉइस रिकॉर्ड में इनवॉइस नंबर, जारी होने की तारीख, देय तिथि, राशि, मुद्रा और अटैच दस्तावेज़ रखें।

खरीद का विवरण अलग स्प्रेडशीट में रखने के बजाय इनवॉइस रिकॉर्ड में जोड़ें। हर इनवॉइस को किसी खरीद ऑर्डर, एक या अधिक माल प्राप्ति रिकॉर्ड या दोनों से जोड़ा जा सकता है। यह संबंध समीक्षकों को भुगतान स्वीकृत करने से पहले जरूरी आंकड़े देता है।

AppMaster में Data Designer से ये रिकॉर्ड बनाएं और संबंधों से उन्हें जोड़ें। एक विक्रेता के कई इनवॉइस हो सकते हैं और किसी सप्लायर के एक से अधिक ऑर्डर का बिल होने पर एक इनवॉइस में कई खरीद लाइनें हो सकती हैं।

ऐसे फ़ील्ड जोड़ें जिनका समीक्षक इस्तेमाल करेंगे

हर इनवॉइस को स्पष्ट स्थिति दें और विकल्प सरल रखें:

• Draft, जब किसी ने इनवॉइस दर्ज किया हो लेकिन समीक्षा के लिए भेजा न हो
• Waiting for review, जब जिम्मेदार समीक्षक को कार्रवाई करनी हो
• Needs clarification, जब राशि या खरीद विवरण मेल न खाएं
• Approved या rejected, जब समीक्षक फैसला दर्ज कर दे
• Paid, जब वित्त टीम भुगतान की पुष्टि कर दे

जिम्मेदार समीक्षक, फैसले की तारीख, समीक्षक की टिप्पणियां और अंतर का कारण जोड़ें। समीक्षक को «price differs from order» या «goods not received» जैसे कारणों में से चुनना चाहिए, न कि अस्पष्ट टिप्पणी लिखनी चाहिए। संदर्भ के लिए वह छोटी टिप्पणी फिर भी जोड़ सकता है।

डुप्लिकेट जांच वाला इनवॉइस एंट्री फ़ॉर्म बनाएं। जब उपयोगकर्ता इनवॉइस नंबर दर्ज करे, तो फ़ॉर्म उसी विक्रेता और इनवॉइस नंबर वाले मौजूदा रिकॉर्ड को खोजे। रिकॉर्ड मिलने पर सेव रोक दें और मौजूदा इनवॉइस दिखाएं। अलग-अलग विक्रेता एक ही इनवॉइस नंबर इस्तेमाल कर सकते हैं, इसलिए केवल नंबर नहीं, दोनों का मिलान करें।

काम करने वाली कतार बनाएं

वित्त टीम और समीक्षकों के लिए कतार का दृश्य बनाएं। इसमें विक्रेता, इनवॉइस नंबर, राशि, देय तिथि, स्थिति, जिम्मेदार समीक्षक और अंतर का संकेत दिखाएं। बिना भुगतान वाले इनवॉइस को देय तिथि के अनुसार क्रमबद्ध करें और समीक्षा की प्रतीक्षा वाले आइटम को ड्राफ्ट से ऊपर रखें।

फ़िल्टर लगाएं ताकि समीक्षक केवल अपने नाम वाले इनवॉइस देखें, जबकि वित्त टीम सभी खुले आइटम देख सके। अतिदेय इनवॉइस के लिए लाल संकेत उपयोगी है, लेकिन अस्वीकृत रिकॉर्ड को अलग स्थिति फ़िल्टर में उपलब्ध रखें। टीम को भुगतान का पूरा इतिहास चाहिए।

उदाहरण के लिए, शुक्रवार को देय और कीमत में अंतर वाले इनवॉइस पर «Needs clarification» दिखना चाहिए और अंतर हल होने तक वह भुगतान अनुमोदन से बाहर रहना चाहिए। कतार तब यह दिखाती है कि अगला काम किसके जिम्मे है और इनवॉइस क्यों रुका है।

मिलान और अंतर के लिए नियम तय करें

मिलान के नियम तय करते हैं कि कौन-से इनवॉइस बिना मैनुअल समीक्षा के आगे जा सकते हैं। पहला संस्करण सरल रखें: विक्रेता के इनवॉइस की तुलना खरीद ऑर्डर और प्राप्ति रिकॉर्ड से करें। अगर टीम प्राप्त मात्रा दर्ज नहीं करती, तो इनवॉइस की तुलना ऑर्डर की मात्रा से करें और भुगतान से पहले अपवाद खरीदार को भेजें।

जब तीनों रिकॉर्ड उपलब्ध हों, तो तीन-तरफ़ा मिलान करें। कतार जांचती है कि व्यवसाय ने क्या ऑर्डर किया, क्या पहुंचा और विक्रेता ने किस चीज़ का बिल बनाया। इससे आम समस्याएं पकड़ में आती हैं। विक्रेता 20 इकाइयों का बिल भेज सकता है, खरीद ऑर्डर में भी 20 हो सकती हैं, लेकिन गोदाम में केवल 16 पहुंची हों।

छोटे अंतर के लिए स्पष्ट सहनशील सीमाएं तय करें। एक सेंट का राउंडिंग अंतर इनवॉइस को रोकना नहीं चाहिए, लेकिन कीमत में 10 प्रतिशत की बढ़ोतरी को शायद रोकना चाहिए। कतार इस्तेमाल करने से पहले वित्त और खरीद टीम को इन सीमाओं पर सहमत होना चाहिए।

हर इनवॉइस में एक जैसी बातें जांचें:

• बिल की मात्रा की तुलना प्राप्त या ऑर्डर की गई मात्रा से
• प्रति इकाई कीमत की तुलना स्वीकृत खरीद ऑर्डर की कीमत से
• बिक्री कर, VAT या अन्य करों की तुलना अपेक्षित दर से
• शिपिंग, हैंडलिंग और अतिरिक्त शुल्क की तुलना खरीद शर्तों से
• इनवॉइस की कुल राशि की तुलना गणना की गई कुल राशि से

जब कतार को कोई अंतर मिले, तो «error» जैसी अस्पष्ट स्थिति न रखें। ऐसी वजह दर्ज करें जो समस्या समझाए। «बिल की मात्रा प्राप्त मात्रा से 4 इकाई अधिक है» खरीदार को जांच करने का स्पष्ट आधार देता है। «कर अपेक्षित राशि से 18.40 डॉलर अधिक है» खातों की देनदारी टीम को बताता है कि कहां देखना है।

हर अंतर के लिए श्रेणी, छोटी टिप्पणी, जिम्मेदार व्यक्ति और अंतिम तिथि दें। श्रेणियों में मात्रा, कीमत, कर, शिपिंग शुल्क, डुप्लिकेट इनवॉइस और खरीद ऑर्डर न होना शामिल हो सकते हैं। जिम्मेदार व्यक्ति या भूमिका स्पष्ट होनी चाहिए, जैसे खरीदार, माल प्राप्ति कर्मचारी या विक्रेता संपर्क। अंतिम तिथि इनवॉइस को हफ्तों तक flagged स्थिति में पड़े रहने से रोकती है।

समस्या के अनुसार इनवॉइस भेजें। कीमत के अंतर को उस खरीदार को भेजें जिसने खरीद स्वीकृत की थी। डिलीवरी रिकॉर्ड न होने पर मामला प्राप्ति के जिम्मेदार व्यक्ति को भेजें। जब विक्रेता ने गलत राशि या अस्वीकृत शुल्क जोड़ा हो, तो सही इनवॉइस मांगने के लिए विक्रेता संपर्क से कहें।

जब तक कोई महत्वपूर्ण अंतर खुला हो, भुगतान रोकें। कंपनी की नीति अनुमति देती हो तो समीक्षक आंशिक भुगतान स्वीकृत कर सकता है, लेकिन कतार में राशि, कारण और फैसला दर्ज होना चाहिए। जिम्मेदार व्यक्ति समस्या हल कर दे, तो समाधान संलग्न करके इनवॉइस को अनुमोदन चरण में वापस भेजें।

एक सामान्य इनवॉइस का उदाहरण देखें

एक बढ़ती टीम के लिए सुविधाओं का समन्वयक 20 ऑफिस कुर्सियां ऑर्डर करता है। खरीद ऑर्डर में प्रति कुर्सी कीमत 180 डॉलर और वस्तुओं की कुल राशि 3,600 डॉलर है। ऑर्डर में खरीद प्रबंधक को समीक्षक बनाया गया है और भुगतान की अवधि 30 दिन तय है।

जब सप्लायर इनवॉइस भेजता है, तो खातों की देनदारी टीम का एक सदस्य उसे विक्रेता इनवॉइस अनुमोदन कतार में जोड़ता है। वह सप्लायर का नाम, इनवॉइस नंबर, तारीख, देय तिथि, खरीद ऑर्डर नंबर, राशि और इनवॉइस की कॉपी दर्ज करता है। कतार संबंधित खरीद ऑर्डर खोजती है और विवरणों की तुलना करती है।

अधिकांश फ़ील्ड मेल खाते हैं: सप्लायर, ऑर्डर नंबर और 20 कुर्सियों की मात्रा। इनवॉइस में प्रति कुर्सी 190 डॉलर लिए गए हैं, जिससे वस्तुओं की कुल राशि 3,800 डॉलर हो जाती है। 200 डॉलर का अंतर टीम की स्वीकृत कीमत सीमा से अधिक है, इसलिए इनवॉइस अनुमोदन वर्कफ़्लो स्थिति बदलकर «Needs review» कर देता है।

समीक्षक अंतर हल करता है

कतार यह आइटम उस खरीद प्रबंधक को सौंपती है जिसने ऑर्डर दिया था। उसे ईमेल खोजने के बजाय मूल खरीद ऑर्डर इनवॉइस के साथ दिखाई देता है।

प्रबंधक सप्लायर का संदेश जांचता है और पता लगाता है कि मूल कुर्सी मॉडल उपलब्ध नहीं था। प्रबंधक ने अधिक कीमत वाले वैकल्पिक मॉडल को स्वीकृत किया था, लेकिन किसी ने खरीद ऑर्डर अपडेट नहीं किया। वह टिप्पणी जोड़ता है: «190 डॉलर प्रति कुर्सी की दर से वैकल्पिक कुर्सी स्वीकृत। PO को 3,800 डॉलर पर अपडेट करें।» फिर वह ऐसे इनवॉइस को अस्वीकार करने के बजाय «Approve with revision» चुनता है, जिसका भुगतान व्यवसाय को करना ही है।

टिप्पणी रिकॉर्ड के साथ रहती है। इससे खातों की देनदारी टीम को बदली हुई राशि का स्पष्ट कारण मिलता है और बाद की खर्च समीक्षा में मदद मिलती है।

रिकॉर्ड को भुगतान तक भेजें

टीम के नियमों के अनुसार कतार खरीद ऑर्डर की राशि को 3,800 डॉलर पर अपडेट करती है या उसे सुधार के लिए चिह्नित करती है। इसमें प्रबंधक का नाम, फैसला, टिप्पणी और फैसले का समय दर्ज होता है। अब इनवॉइस में मात्रा का मिलान और स्वीकृत कीमत दोनों मौजूद हैं।

इसके बाद कतार रिकॉर्ड उस व्यक्ति को भेजती है जो भुगतान तय करता है। उसे स्वीकृत राशि, देय तिथि, भुगतान की शर्तें और प्रबंधक की टिप्पणी दिखाई देती है। वह तय तारीख के लिए 3,800 डॉलर का भुगतान शेड्यूल करता है और स्थिति «Payment scheduled» कर देता है।

हर व्यक्ति के पास एक स्पष्ट काम है। समन्वयक देखता है कि इनवॉइस आगे बढ़ गया, प्रबंधक अपवाद का जिम्मेदार है और भुगतान तय करने वाला व्यक्ति बिना जांचे बिल के बजाय स्वीकृत रिकॉर्ड पर काम करता है।

भुगतान में देरी कराने वाली गलतियां

विक्रेता इनवॉइस अनुमोदन कतार तब धीमी हो जाती है जब वह हर इनवॉइस को एक जैसा मानती है। खरीद ऑर्डर और डिलीवरी रिकॉर्ड से मेल खाने वाले सामान्य इनवॉइस को पांच लोगों की स्वीकृति का इंतजार नहीं करना चाहिए। राशि, विभाग, सप्लायर या अंतर की स्थिति के आधार पर अनुमोदन स्तर तय करें। इनवॉइस केवल उन्हीं लोगों को भेजें जिनसे जरूरी फैसला जुड़ा है।

उदाहरण के लिए, 180 डॉलर का ऑफिस सप्लाई इनवॉइस सही मिलान के बाद सीधे बजट मालिक को भेजा जा सकता है। खरीद ऑर्डर से 1,200 डॉलर अधिक राशि वाला इनवॉइस खरीदार और वित्त समीक्षक को भेजा जाना चाहिए। इससे सामान्य भुगतान चलते रहते हैं और अपवादों की सावधानी से समीक्षा होती है।

अंतर मिलने पर मूल इनवॉइस की राशि को बदलकर उसकी जगह नई राशि न लिखें। सप्लायर द्वारा भेजी गई राशि, खरीद ऑर्डर की राशि और सुधारी गई राशि अलग-अलग फ़ील्ड में रखें। वित्त टीम को साफ रिकॉर्ड चाहिए कि क्या आया, टीम को क्या उम्मीद थी और अंतिम भुगतान क्यों बदला।

अगर सप्लायर 2,300 डॉलर के खरीद ऑर्डर के मुकाबले 2,450 डॉलर का बिल भेजता है, तो कतार को दोनों आंकड़े रखने चाहिए। समीक्षक दर्ज कर सकता है कि अतिरिक्त 150 डॉलर स्वीकृत बदलाव, शिपिंग शुल्क या गलती के कारण हैं। मूल राशि मिटाने से इनवॉइस अंतर ट्रैक करना मुश्किल होता है और ऑडिट के समय भ्रम पैदा होता है।

अस्वीकृति और बदलाव के अनुरोध के साथ भी लिखित कारण होना चाहिए। केवल स्थिति से अगले व्यक्ति को बहुत कम जानकारी मिलती है। «माल प्राप्ति रिकॉर्ड से मात्रा मेल नहीं खाती» या «जोड़े गए सेवा घंटों के लिए प्रबंधक की स्वीकृति संलग्न करें» जैसी छोटी टिप्पणी जरूरी करें। इससे विक्रेता संपर्क, खरीदार और वित्त टीम बिना अनुमान लगाए काम कर सकते हैं।

उपयोगी नियमों में ये शामिल हैं:

• सही मिलान वाले कम राशि के इनवॉइस को छोटे अनुमोदन मार्ग से भेजें।
• इनवॉइस दर्ज होने के बाद मूल विवरण लॉक करें और सुधार अलग से दर्ज करें।
• समीक्षक इनवॉइस अस्वीकार या वापस करे तो कारण और टिप्पणी जरूरी करें।
• हर समीक्षक को अंतिम तिथि दें और इनवॉइस के अतिदेय होने से पहले रिमाइंडर भेजें।
• उपयोगकर्ता की भूमिका या विभाग से जुड़े इनवॉइस तक ही पहुंच सीमित रखें।

भुगतान अनुमोदन को कुछ खरीदने के अनुरोध से अलग रखें। खरीद अनुरोध तब अनुमति मांगता है जब टीम पैसा खर्च करने की प्रतिबद्धता लेने वाली होती है। भुगतान अनुमोदन यह पुष्टि करता है कि सप्लायर ने वही दिया जिसे संगठन खरीदने पर सहमत था और इनवॉइस सही है। दोनों फैसलों को मिला देने पर समीक्षक केवल इसलिए भुगतान स्वीकृत कर सकता है क्योंकि उसे मूल अनुरोध को स्वीकृत करना याद है।

AppMaster इन चरणों को एक नो-कोड ऐप में रख सकता है और खरीद अनुरोध, खरीद ऑर्डर, इनवॉइस, समीक्षक टिप्पणियों और भुगतान फैसलों के अलग-अलग रिकॉर्ड संभाल सकता है। जब किसी इनवॉइस को दोबारा जांचना हो, तब वित्त टीम के पास स्पष्ट इतिहास रहता है।

टीम के इस्तेमाल से पहले तुरंत जांच करें

एक छोटी जांच से यह पता चल जाता है कि कहीं इनवॉइस गलत व्यक्ति की कतार में तो नहीं जाएगा। खाली नमूना रिकॉर्ड के बजाय वास्तविक जैसी इनवॉइस का इस्तेमाल करें और स्वीकृति या भुगतान करने वाले लोगों से स्क्रीन खुद आज़माने को कहें।

हर इनवॉइस के लिए जरूरी जानकारी जांचें। फ़ॉर्म को विक्रेता, देय तिथि, कुल राशि और संलग्न इनवॉइस फाइल के बिना सबमिशन रोकना चाहिए। इन फ़ील्ड से समीक्षकों को फैसला लेने और वित्त टीम को बाद में जांच करने के लिए पर्याप्त जानकारी मिलती है।

कतार का दृश्य भी देखें। हर पंक्ति में विक्रेता, राशि, देय तिथि, वर्तमान स्थिति, जिम्मेदार समीक्षक और अगला कदम दिखना चाहिए। समीक्षक को कई रिकॉर्ड खोले बिना पता चलना चाहिए कि उसे स्वीकृत करना है, अस्वीकार करना है, सुधार मांगना है या किसी और का इंतजार करना है।

इनवॉइस अनुमोदन वर्कफ़्लो के लिए दो परीक्षण करें:

• ऐसा इनवॉइस भेजें जिसमें विक्रेता, खरीद ऑर्डर विवरण, मात्रा और कीमत पूरी तरह मेल खाते हों। पुष्टि करें कि वह सही समीक्षक तक पहुंचता है और भुगतान अनुमोदन तक जा सकता है।
• कीमत में अंतर वाला इनवॉइस भेजें। पुष्टि करें कि कतार अंतर दिखाती है, कारण दर्ज करती है और सही व्यक्ति के समस्या हल करने तक भुगतान रोकती है।

दोनों रिकॉर्ड को हर स्थिति से होकर आगे बढ़ाएं। जांचें कि समीक्षक के अनुपस्थित होने पर जिम्मेदारी बदलना काम करता है और समीक्षकों के बीच इनवॉइस जाने पर भी देय तिथि दिखाई देती है। अगर प्रक्रिया सूचनाएं भेजती है, तो वास्तविक टीम पतों से उनका परीक्षण करें और देखें कि हर संदेश किसे मिलता है।

ऑडिट ट्रेल भी जांचें। एक इनवॉइस स्वीकृत करें और दूसरे को अस्वीकार या वापस करें। फिर विक्रेता या इनवॉइस नंबर से दोनों रिकॉर्ड खोजें। रिकॉर्ड में अंतिम भुगतान फैसला, फैसला लेने वाला व्यक्ति, तारीख और उसकी टिप्पणी दिखनी चाहिए। यह इतिहास तब काम आता है जब विक्रेता पूछे कि भुगतान क्यों बदला या देर से हुआ।

लॉन्च से पहले एक अनुमति जांच पूरी करें। अनुरोधकर्ता इनवॉइस भेज सकता है, लेकिन अपने अनुरोध को खुद स्वीकृत नहीं कर सके। भुगतान कर्मचारी स्वीकृत इनवॉइस देख सकें, जबकि अन्य उपयोगकर्ताओं को अपनी भूमिका के लिए जरूरी रिकॉर्ड ही दिखें। लॉन्च से पहले इन कमियों को ठीक करना, इनवॉइस आने के बाद अस्पष्ट प्रक्रिया सुधारने से आसान है।

AppMaster के साथ कतार को रोज़मर्रा के काम में लाएं

छोटे स्तर से शुरुआत करें। विशेष मामलों, अतिरिक्त विभागों या कई भुगतान नियमों को जोड़ने से पहले एक प्रकार के इनवॉइस को एक अनुमोदन मार्ग से गुजारें। उदाहरण के लिए, सामान्य खरीद ऑर्डर वाले इनवॉइस से शुरू करें, जो खरीदार से वित्त टीम और फिर भुगतान अनुमोदक तक जाए।

AppMaster टीमों को बिना कोड लिखे यह ऐप बनाने देता है। Data Designer में विक्रेता, खरीद ऑर्डर, इनवॉइस, इनवॉइस लाइन, समीक्षक, अंतर की टिप्पणियां और भुगतान फैसलों के रिकॉर्ड बनाएं। हर इनवॉइस को Draft, Waiting for review, Needs correction, Approved या Rejected जैसी स्पष्ट स्थिति दें।

हर कार्रवाई के बाद क्या होगा, यह तय करने के लिए Business Process Editor का इस्तेमाल करें। जब कोई कर्मचारी इनवॉइस जोड़ता है, तो प्रक्रिया उसके विक्रेता, ऑर्डर नंबर, मात्राओं और कुल राशि की तुलना संबंधित खरीद विवरण से कर सकती है। अगर राशि चुनी गई सीमा से अधिक अलग हो, तो प्रक्रिया उसे सामान्य भुगतान अनुमोदन के बजाय अंतर की समीक्षा में भेज सकती है।

वास्तविक काम से परीक्षण करें

खरीद टीम के एक व्यक्ति और वित्त टीम के एक व्यक्ति से कहें कि वे पहले संस्करण को उन इनवॉइस के साथ आज़माएं जिन्हें टीम पहले संभाल चुकी है। एक सही इनवॉइस, गलत कुल राशि वाला इनवॉइस और बिना मिलान वाले खरीद ऑर्डर का इनवॉइस शामिल करें। परिचित उदाहरण छूटी हुई जानकारी जल्दी दिखाते हैं।

परीक्षण के दौरान समीक्षकों को स्प्रेडशीट खोलने या ईमेल भेजने के बिना इन सवालों के जवाब मिल जाने चाहिए:

• इस इनवॉइस का आधार कौन-सा खरीद ऑर्डर है?
• अभी इसे किसे स्वीकृत करना है?
• कतार ने अंतर क्यों दिखाया?
• हर समीक्षक ने क्या फैसला लिया?
• क्या वित्त टीम अंतिम भुगतान फैसला देख सकती है?

डेस्क पर काम करने वाले कर्मचारियों के लिए वेब स्क्रीन बनाएं और अगर प्रबंधक अक्सर कंप्यूटर से दूर रहकर इनवॉइस स्वीकृत करते हैं, तो मोबाइल स्क्रीन भी जोड़ें। एक समीक्षक को एक ही स्क्रीन पर इनवॉइस विवरण, मिलान परिणाम, टिप्पणियां, अटैचमेंट और फैसले के बटन दिखने चाहिए। पहली स्क्रीन पर ध्यान केंद्रित रखें, क्योंकि बहुत अधिक वैकल्पिक फ़ील्ड सामान्य अनुमोदन को धीमा करते हैं।

टीम को कमियां मिलने पर कतार अपडेट करें

पहले रिलीज़ को काम कर रहे प्रारूप की तरह देखें। अगर वित्त टीम बार-बार टैक्स कोड मांगती है, तो उसे इनवॉइस रिकॉर्ड में जोड़ें। अगर खरीद टीम को कीमत बदलने का कारण समझाना पड़ता है, तो अंतर का कारण और टिप्पणी वाला फ़ील्ड जोड़ें। अगर बड़ी राशि वाले इनवॉइस को दूसरी स्वीकृति चाहिए, तो प्रक्रिया को अपडेट करें, कर्मचारियों से अपवाद याद रखने की उम्मीद न करें।

जरूरत बदलने पर AppMaster ऐप को फिर से तैयार करता है, इसलिए टीमें ऐप को हाथ से दोबारा बनाए बिना डेटा मॉडल, अनुमोदन नियम और स्क्रीन बदल सकती हैं। परीक्षण समूह के सहज होने पर कतार को AppMaster Cloud या अपने इंफ्रास्ट्रक्चर पर तैनात करें।

विक्रेता इनवॉइस अनुमोदन कतार पर भरोसा तब बनता है जब हर फैसले के साथ नामित समीक्षक, समय और स्पष्ट कारण दर्ज हो। पहले यह आधार बनाएं, फिर रोज़मर्रा की प्रक्रिया स्थिर होने पर इनवॉइस प्रकार और अनुमोदन मार्ग जोड़ें।