कॉन्ट्रैक्ट इनटेक ऐप: लीगल टीमों के लिए व्यावहारिक डिज़ाइन

कॉन्ट्रैक्ट अनुरोधों में देरी क्यों होती है

अधिकतर कॉन्ट्रैक्ट का काम इसलिए नहीं रुकता कि वकील शर्तों की समीक्षा नहीं कर सकता। देरी समीक्षा शुरू होने से पहले होती है, जब अनुरोध एक छोटे से ईमेल के रूप में आता है: «क्या आप इस एग्रीमेंट को देख सकते हैं?» ड्राफ़्ट बाद में चैट में आता है, समयसीमा किसी दूसरे संदेश में छिपी रहती है और कारोबारी संपर्क ऐसी स्प्रेडशीट में होता है जिसे लीगल शायद ही कभी देखता है।

बिखरे हुए रिकॉर्ड से बेवजह आगे-पीछे बातचीत बढ़ती है। लीगल को पूछना पड़ता है कि डील का मालिक कौन है, दूसरी पार्टी क्या चाहती है, क्या किसी ने हस्ताक्षर की तारीख का वादा किया है और किस दस्तावेज़ संस्करण की समीक्षा करनी है। हर जवाब में एक दिन लग सकता है, खासकर जब टीमें अलग-अलग टाइम ज़ोन में हों।

कॉन्ट्रैक्ट इनटेक ऐप में कोई मदद माँगते समय ही ज़रूरी तथ्य इकट्ठे किए जा सकते हैं। हर अनुरोध में अनुरोधकर्ता, कारोबारी मालिक, कॉन्ट्रैक्ट का प्रकार, दूसरी पार्टी, पूरा करने की लक्षित तारीख, मौजूदा ड्राफ़्ट, सहायक फ़ाइलें और असामान्य शर्तें शामिल होनी चाहिए। इनमें डेटा सुरक्षा ऐडेंडम या सामान्य शर्तों से अलग भुगतान शेड्यूल भी हो सकता है।

एकरूपता से लीगल टीम को यह तय करने में मदद मिलती है कि पहले किस काम की समीक्षा करनी है। कल ग्राहक के हस्ताक्षर के लिए चाहिए सेल्स एग्रीमेंट और बिना पक्की समयसीमा वाले शुरुआती वेंडर ड्राफ़्ट की प्राथमिकता अलग होगी। अनुरोधकर्ताओं को बताना चाहिए कि तारीख का मतलब क्या है। क्या यह हस्ताक्षर की पक्की प्रतिबद्धता है, प्रोक्योरमेंट की समयसीमा है या सिर्फ़ पसंदीदा लक्ष्य?

दस्तावेज़ों की कमी भी ऐसी ही देरी पैदा करती है। अनुरोधकर्ता स्टेटमेंट ऑफ़ वर्क जोड़ सकता है, लेकिन वह मास्टर सर्विसेज़ एग्रीमेंट छोड़ सकता है जिसे यह बदलता है। तब लीगल को अनुरोध रोकना पड़ता है या पूरे संदर्भ के बिना क्लॉज़ की समीक्षा करनी पड़ती है। दोनों में से कोई रास्ता कारोबार को आगे नहीं बढ़ाता।

ज़िम्मेदारी स्पष्ट होना भी ज़रूरी है। कारोबारी मालिक व्यावसायिक सवालों का जवाब देता है, अनुरोधकर्ता दस्तावेज़ देता है और लीगल समीक्षक समीक्षा का निर्णय संभालता है। जब ये भूमिकाएँ स्पष्ट नहीं होतीं, तो «Waiting for information» जैसा कॉन्ट्रैक्ट समीक्षा स्टेटस कई दिनों तक नहीं बदलता।

एक व्यवस्थित कॉन्ट्रैक्ट अनुरोध फ़ॉर्म हर बातचीत को तेज़ नहीं बनाएगा। लेकिन इससे सामान्य अनुरोधों को ईमेल, चैट और स्प्रेडशीट में खोजने की ज़रूरत नहीं पड़ेगी।

लोगों और हैंडऑफ़ को मैप करें

लीगल इनटेक वर्कफ़्लो में हर व्यक्ति की भूमिका स्पष्ट होनी चाहिए। सेल्स मैनेजर ग्राहक एग्रीमेंट भेज सकता है, जबकि प्रोक्योरमेंट लीड वेंडर कॉन्ट्रैक्ट का अनुरोध कर सकता है। लीगल शर्तों की समीक्षा करता है, अतिरिक्त सवाल पूछता है और ड्राफ़्ट को अप्रूवल के लिए भेजता है। हस्ताक्षर से पहले कुछ डील के लिए फ़ाइनेंस, सिक्योरिटी या किसी एग्ज़िक्यूटिव की मंज़ूरी भी ज़रूरी हो सकती है।

ऐप बनाने से पहले हर कॉन्ट्रैक्ट प्रकार का सामान्य रास्ता लिखें। एक साधारण वेंडर एग्रीमेंट अनुरोधकर्ता से लीगल और फिर प्रोक्योरमेंट तक जा सकता है। बड़ी ग्राहक डील में लीगल, फ़ाइनेंस और सेल्स लीड शामिल हो सकते हैं। अलग-अलग काम को एक ही चेन से भेजने से बचें।

अनुरोधकर्ता की जानकारी को लीगल समीक्षा की जानकारी से अलग रखें। अनुरोधकर्ताओं को कारोबारी तथ्य देने चाहिए, जैसे कंपनी का नाम, कॉन्ट्रैक्ट का प्रकार, पसंदीदा हस्ताक्षर तारीख, डील का मालिक, मूल्य और दूसरी पार्टी का ड्राफ़्ट। लीगल को नियुक्त समीक्षक, क्लॉज़ से जुड़ी चिंताएँ, जोखिम स्तर, बातचीत के नोट्स और अप्रूवल के निर्णय दर्ज करने चाहिए।

यह विभाजन अनुरोधकर्ताओं को उन फ़ील्ड में बदलाव करने से रोकता है जिनका इस्तेमाल लीगल काम संभालने के लिए करता है। जब कोई पूछे कि कॉन्ट्रैक्ट में अपेक्षा से अधिक समय क्यों लगा, तब टीम के पास एक जैसा रिकॉर्ड भी रहता है।

एक्सेस हर व्यक्ति की भूमिका के अनुसार होना चाहिए:

• अनुरोधकर्ता अनुरोध बना सकें, छूटी हुई फ़ाइलें जोड़ सकें और अपने कॉन्ट्रैक्ट का स्टेटस देख सकें।
• लीगल समीक्षक अपने नाम का काम देख सकें, समीक्षा वाले फ़ील्ड अपडेट कर सकें और काम का बोझ बदलने पर अनुरोध फिर से सौंप सकें।
• अप्रूवर एग्रीमेंट, अपना निर्णय और उससे जुड़े ज़रूरी नोट्स देख सकें।
• लीगल ऑपरेशंस कर्मचारी फ़ॉर्म, स्टेटस और असाइनमेंट नियम संभाल सकें।
• लीडर कॉन्ट्रैक्ट रिकॉर्ड में बदलाव किए बिना रिपोर्ट देख सकें।

उदाहरण के लिए, सेल्स डायरेक्टर को खुले ग्राहक कॉन्ट्रैक्ट और औसत समीक्षा समय का साप्ताहिक व्यू चाहिए हो सकता है। उन्हें बातचीत के नोट्स देखने या अनुरोध बदलने की ज़रूरत नहीं है। केवल रिपोर्ट देखने की अनुमति से गलती से होने वाले बदलाव कम होते हैं।

AppMaster यूज़र परमिशन और अनुरोधकर्ताओं, समीक्षकों, अप्रूवरों तथा रिपोर्ट देखने वालों के लिए अलग स्क्रीन के ज़रिए इन भूमिकाओं को मॉडल करने देता है। हैंडऑफ़ को वास्तविक ज़िम्मेदारियों के आधार पर बनाएँ और हर व्यक्ति को सिर्फ़ वही जानकारी दिखाएँ जिसकी उसे ज़रूरत है।

ऐसा फ़ॉर्म बनाएँ जिसे लोग पूरा कर सकें

पहली स्क्रीन पर वही तथ्य पूछें जो अनुरोधकर्ता पहले से जानता है। फ़ॉर्म इतना छोटा रखें कि सेल्स मैनेजर, ऑपरेशंस लीड या फ़ाउंडर हर जवाब का शब्द लीगल से पूछे बिना उसे पूरा कर सके।

कॉन्ट्रैक्ट के प्रकार, कारोबारी मालिक, दूसरी पार्टी के नाम और पूरा करने की लक्षित तारीख से शुरुआत करें। कॉन्ट्रैक्ट प्रकारों की छोटी सूची रखें, जैसे वेंडर एग्रीमेंट, ग्राहक एग्रीमेंट, NDA, संशोधन या अन्य। सबमिशन के बाद कारोबारी मालिक व्यावसायिक सवालों का जवाब दे सके।

आसान भाषा में सारांश के लिए बड़ा टेक्स्ट फ़ील्ड रखें। उपयोगी सवाल हो सकता है: «आप क्या खरीद, बेच या स्वीकार कर रहे हैं और लीगल को किस चीज़ की समीक्षा करनी है?» सिर्फ़ दस्तावेज़ का शीर्षक अक्सर पर्याप्त संदर्भ नहीं देता। «हम तीन महीने के प्रोडक्ट लॉन्च के लिए एक डिज़ाइन एजेंसी रखना चाहते हैं» से «Agency MSA» कहीं अधिक जानकारी मिलती है।

ज़रूरी फ़ील्ड वही रखें जिनकी सच में ज़रूरत है

सिर्फ़ वही जानकारी अनिवार्य करें जिसके बिना लीगल काम शुरू नहीं कर सकता। दूसरी पार्टी का नाम और लक्षित तारीख आमतौर पर इस सूची में होंगे। प्रोजेक्ट कोड तभी ज़रूरी करें जब टीम उससे काम रूट करती हो या लागत की रिपोर्ट बनाती हो।

दस्तावेज़ अपलोड को स्पष्ट रखें। अनुरोधकर्ताओं से उपलब्ध होने पर ड्राफ़्ट एग्रीमेंट, रेडलाइन, स्टेटमेंट ऑफ़ वर्क या दूसरी पार्टी का ईमेल जोड़ने को कहें। अगर ड्राफ़्ट मौजूद नहीं है और किसी को NDA चाहिए, तो उसे बिना अपलोड के सबमिट करने दें और «Need company template» चुनने दें।

एक साधारण कॉन्ट्रैक्ट अनुरोध फ़ॉर्म में ये फ़ील्ड हो सकते हैं:

• कॉन्ट्रैक्ट का प्रकार और दूसरी पार्टी
• कारोबारी मालिक और विभाग
• लक्षित हस्ताक्षर तारीख और तारीख का कारण
• आसान भाषा में अनुरोध का सारांश
• उपलब्ध दस्तावेज़ या टेम्पलेट का अनुरोध

कानूनी शर्तें नहीं, कारोबारी ज़रूरत पूछें

अधिकतर अनुरोधकर्ता अपनी कारोबारी ज़रूरत समझते हैं, लेकिन उन्हें देयता की सीमा या डेटा प्रोसेसिंग ऐडेंडम जैसे शब्दों का पता नहीं हो सकता। आसान भाषा वाले सवाल पूछें। जानें कि डील में व्यक्तिगत डेटा, गोपनीय जानकारी, भुगतान की प्रतिबद्धता, बौद्धिक संपदा, अपने-आप नवीनीकरण या देश के बाहर काम शामिल है या नहीं।

सरल विकल्प दें: हाँ, नहीं या निश्चित नहीं। विवरण के लिए टिप्पणी फ़ील्ड रखें। कोई सॉफ़्टवेयर वेंडर का अनुरोधकर्ता व्यक्तिगत डेटा के लिए «हाँ» चुनकर लिख सकता है, «वेंडर ग्राहक सहायता टिकट सेव करेगा।» इससे लीगल यह तय कर सकता है कि कौन-से क्लॉज़ और आंतरिक समीक्षाएँ लागू होंगी।

फ़ॉर्म को दो या तीन ऐसे लोगों के साथ परखें जो लीगल के साथ कम काम करते हैं। देखें कि वे कहाँ रुकते हैं या «अन्य» चुनते हैं। उनके जवाब बताएँगे कि कंपनी भर में फ़ॉर्म लागू करने से पहले किन लेबल को अधिक स्पष्ट करना है।

क्लॉज़ से जुड़ी ज़रूरतों को साफ़ तौर पर दर्ज करें

लीगल दस्तावेज़ खोलने से पहले कॉन्ट्रैक्ट इनटेक ऐप में क्लॉज़ से जुड़े अनुरोध लिए जाने चाहिए। सामान्य टिप्पणी बॉक्स से अक्सर पर्याप्त जानकारी नहीं मिलती। अलग-अलग फ़ील्ड अनुरोधकर्ताओं को अपनी ज़रूरत समझाने और लीगल को जोखिम जल्दी पहचानने में मदद करते हैं।

हर सामान्य विषय के लिए विकल्प दें: मानक भाषा रखें, बदलाव माँगें, क्लॉज़ हटाएँ या नया क्लॉज़ जोड़ें। गोपनीयता, देयता, भुगतान शर्तों और कॉन्ट्रैक्ट अवधि या नवीनीकरण के लिए यही तरीका अपनाएँ। अनुरोधकर्ता «इसे थोड़ा लचीला बना दें» लिखने के बजाय साफ़ विकल्प चुन सकता है।

उदाहरण के लिए, सेल्स मैनेजर भुगतान अवधि में बदलाव माँगकर लिख सकता है: «Net 60 ज़रूरी है क्योंकि ग्राहक की खरीद नीति Net 30 की अनुमति नहीं देती।» लीगल को माँगा गया परिणाम और उसका कारोबारी कारण दोनों दिखते हैं।

सिर्फ़ बदलाव नहीं, उसका कारण पूछें

जब कोई गैर-मानक शर्त माँगी जाए, तो कारोबारी ज़रूरत, समयसीमा, ग्राहक की अपेक्षा या नीति का छोटा-सा कारण अनिवार्य करें। इससे ईमेल के ज़रिए बुनियादी संदर्भ ढूँढने की ज़रूरत कम होती है।

सीधा सवाल पूछें: «इस क्लॉज़ में बदलाव क्यों चाहिए?» अक्षरों की उचित सीमा रखने से पूरा ईमेल थ्रेड चिपकाने के बजाय उपयोगी जवाब मिलने की संभावना बढ़ती है।

लीगल समीक्षकों के लिए प्रस्तावित स्थिति, स्वीकृत वैकल्पिक स्थिति, बातचीत के नोट्स और बाकी अप्रूवल के अलग फ़ील्ड होने चाहिए। इन्हें अनुरोधकर्ता के नोट्स से अलग रखें। अनुरोधकर्ताओं को स्पष्ट परिणाम दिखना चाहिए, जबकि आंतरिक लीगल नोट्स सीमित लोगों तक ही पहुँचने चाहिए।

सामान्य विकल्पों को अपवादों से अलग रखें

अधिकतर कॉन्ट्रैक्ट कुछ स्वीकृत स्थितियों का पालन करते हैं। इन स्थितियों को लीगल इनटेक वर्कफ़्लो में चुनने योग्य बनाएँ। देयता के लिए अनुरोधकर्ता मानक सीमा, अधिक सीमा या बिना सीमा वाली ज़िम्मेदारी चुन सकता है। ऐप अधिक जोखिम वाले विकल्पों को सही समीक्षक तक भेज सकता है।

इन विकल्पों से बाहर के अनुरोधों के लिए «Other or unusual term» फ़ील्ड रखें और विवरण तथा कारण अनिवार्य करें। अगर हर अनुरोध खुले टेक्स्ट में आएगा, तो रिपोर्ट भरोसेमंद नहीं रहेंगी और समीक्षकों को हर सबमिशन शुरू से पढ़ना पड़ेगा।

क्लॉज़ के स्पष्ट फ़ील्ड लीगल टर्नअराउंड रिपोर्टिंग को भी बेहतर बनाते हैं। टीम देख सकती है कि देयता में बदलाव को भुगतान में बदलाव से अधिक समय लगता है या कोई बार-बार आने वाला अपवाद देरी कर रहा है। इस जानकारी से प्लेबुक, फ़ॉर्म और अप्रूवल नियम बेहतर बनाए जा सकते हैं।

समीक्षा स्टेटस को समझना आसान बनाएँ

अनुरोधकर्ता के व्यू में दो सवालों का जल्दी जवाब मिलना चाहिए: अनुरोध कहाँ तक पहुँचा है और अब क्या होना है? स्पष्ट कॉन्ट्रैक्ट समीक्षा स्टेटस लीगल के काम में बाधा डालने वाले फॉलो-अप ईमेल कम करता है।

ऐसे कम चरण रखें जो टीम की वास्तविक प्रक्रिया से मेल खाते हों। बहुत ज़्यादा लेबल अपडेट करना कठिन बनाते हैं और स्पष्टता नहीं बढ़ाते। व्यावहारिक क्रम यह हो सकता है:

• Submitted: अनुरोधकर्ता ने कॉन्ट्रैक्ट अनुरोध भेज दिया है।
• Intake review: लीगल जानकारी जाँचकर अनुरोध सौंप रहा है।
• In review: लीगल मालिक ड्राफ़्ट और क्लॉज़ की ज़रूरतों की समीक्षा कर रहा है।
• Waiting for information: लीगल को जवाब, दस्तावेज़ या कारोबारी निर्णय चाहिए।
• Completed or withdrawn: लीगल ने अनुरोध पूरा कर दिया है या अनुरोधकर्ता ने उसे रद्द कर दिया है।

अनुरोध आते ही लीगल का मालिक तय करें। ज़रूरी नहीं कि वही व्यक्ति हर काम करे, लेकिन उसे अनुरोध को आगे बढ़ाते रहना चाहिए। अगर ऑपरेशंस मैनेजर सोमवार को वेंडर एग्रीमेंट भेजता है और इनटेक कोऑर्डिनेटर उसे लीगल की Priya को सौंपता है, तो मैनेजर को सामान्य «Legal team» स्टेटस के बजाय एक नामित मालिक दिखाई देता है।

जब समीक्षक को और जानकारी चाहिए, तो सवाल कॉन्ट्रैक्ट इनटेक ऐप में दर्ज करें, ईमेल थ्रेड में नहीं। सवाल, तारीख, जवाब देने वाले व्यक्ति और अगला कदम शामिल करें। स्टेटस «Waiting for information» करें, ताकि अनुरोधकर्ता को साफ़ पता हो कि क्या देना है।

रिक्वेस्ट पेज पर मौजूदा चरण और अगला कदम साथ रखें। «In review, Priya डेटा प्रोसेसिंग शर्तों की जाँच कर रही हैं» सिर्फ़ «Open» से अधिक स्पष्ट है। अगर कारोबारी टीम को देयता की स्थिति मंज़ूर करनी है, तो सीधे लिखें: «Waiting for business approval, पुष्टि करें कि प्रस्तावित देयता सीमा स्वीकार्य है या नहीं।»

जब मालिक बदलता है या अनुरोध में अपेक्षा से अधिक समय लगता है, तो छोटी गतिविधि हिस्ट्री उपयोगी होती है। असाइनमेंट, स्टेटस बदलाव और जानकारी के अनुरोध तारीख के साथ रिकॉर्ड करें। लीगल तथ्यों के आधार पर देरी समझा सकता है और अनुरोधकर्ता अनुमान लगाए बिना कार्रवाई कर सकता है।

वर्कफ़्लो चरण-दर-चरण बनाएँ

एक कॉन्ट्रैक्ट अनुरोध फ़ॉर्म से शुरुआत करें, जो एक अनुरोध रिकॉर्ड बनाए। एक ही एग्रीमेंट को ईमेल थ्रेड, स्प्रेडशीट और चैट में अलग-अलग न बाँटें। हर अनुरोध को ID, मालिक, सबमिशन तारीख और मौजूदा स्टेटस दें।

पहला संस्करण उस रास्ते पर आधारित बनाएँ जिसका टीम सबसे अधिक इस्तेमाल करती है। सरल प्रक्रिया Submitted, Triage, Assigned, In review, Waiting for business input, Approved और Closed से गुजर सकती है। आसान नाम रखें, ताकि अनुरोधकर्ता अपडेट के लिए लीगल से पूछे बिना स्टेटस समझ सके।

फ़ॉर्म रिकॉर्ड सेव करने के बाद रूटिंग नियम बनाएँ। कॉन्ट्रैक्ट का प्रकार, डील का मूल्य, कारोबारी क्षेत्र, क्षेत्र और जोखिम स्तर अक्सर काम सही व्यक्ति तक भेजने के लिए पर्याप्त जानकारी देते हैं। NDA सामान्य लीगल कतार में जा सकता है, जबकि अधिक मूल्य वाला वेंडर एग्रीमेंट कमर्शियल काउंसल और प्रोक्योरमेंट संपर्क को भेजा जा सकता है।

हर चरण पर नामित मालिक रखें। वर्कफ़्लो जब समीक्षक तय करे, तो उसे अनुरोध का विवरण, लक्षित तारीख और संलग्न दस्तावेज़ों के साथ नोटिफ़िकेशन भेजें। लीगल काम शुरू करे, जानकारी माँगे या समीक्षा पूरी करे, तो अनुरोधकर्ता को अपडेट दें।

AppMaster फ़ॉर्म, अनुरोध रिकॉर्ड, कारोबारी नियम और स्टेटस स्क्रीन को एक ही नो-कोड ऐप में रख सकता है। इसका विज़ुअल Business Process Editor «अगर मूल्य अप्रूवल सीमा से अधिक है, तो वरिष्ठ काउंसल को भेजें» जैसे निर्णय को अलग स्क्रिप्ट के बिना मैप कर सकता है।

रिलीज़ से पहले वास्तविक अनुरोधों को पूरी प्रक्रिया से गुज़ारें:

• पूरी जानकारी वाला सामान्य NDA
• कई क्लॉज़ बदलावों वाला वेंडर कॉन्ट्रैक्ट
• नज़दीकी समयसीमा वाला तत्काल सेल्स एग्रीमेंट
• छूटी हुई अटैचमेंट या अस्पष्ट कारोबारी मालिक वाला अनुरोध
• ऐसा कॉन्ट्रैक्ट जिसे लीगल और फ़ाइनेंस दोनों की मंज़ूरी चाहिए

जाँचें कि नोटिफ़िकेशन किसे मिलते हैं, रूटिंग सही मालिक चुनती है या नहीं और सही समय पर स्टेटस बदलता है या नहीं। अनुरोधकर्ता और समीक्षक दोनों से ऐप की जाँच करवाएँ। वे अक्सर ऐसे लेबल या स्टेटस पहचान लेते हैं जो सिर्फ़ वर्कफ़्लो बनाने वाले व्यक्ति को समझ आते हैं।

पहले सामान्य रास्ते के साथ लॉन्च करें। टीम ऐप इस्तेमाल करने लगे और अनुरोधों के धीमे पड़ने की जगह दिखने लगे, तब दुर्लभ अपवाद जोड़ें।

उदाहरण: वेंडर एग्रीमेंट का अनुरोध

एक सेल्स मैनेजर को 28 जून के ग्राहक रोलआउट से पहले नया एनालिटिक्स वेंडर चाहिए। वह कॉन्ट्रैक्ट इनटेक ऐप खोलकर «Vendor agreement» चुनती है। फ़ॉर्म वेंडर का नाम, कारोबारी मालिक, अनुमानित खर्च, डेटा एक्सेस और वह तारीख पूछता है जब व्यवसाय को जवाब चाहिए।

वह 21 जून को लक्षित तारीख दर्ज करती है, क्योंकि प्रोक्योरमेंट को खरीद ऑर्डर बनाने के लिए समय चाहिए। क्लॉज़ अनुरोध फ़ील्ड में वह «Liability» चुनकर लिखती है: «वेंडर से उसकी देयता सीमा कम से कम 12 महीने की फ़ीस तक बढ़ाने को कहें।» वह वेंडर का ड्राफ़्ट अपलोड करती है और आंतरिक फ़ाइनेंस संपर्क का नाम देती है।

ऐप LA-1842 अनुरोध बनाता है, टाइमस्टैम्प जोड़ता है और स्टेटस «Submitted» करता है। सेल्स मैनेजर देख सकती है कि लीगल ने अभी काम शुरू नहीं किया है। लीगल टीम को कारोबारी संदर्भ, माँगा गया क्लॉज़ बदलाव, ड्राफ़्ट और समयसीमा एक ही रिकॉर्ड में मिलते हैं।

लीगल समीक्षक LA-1842 खोलकर स्टेटस «Waiting for information» करता है। वेंडर के ड्राफ़्ट में डेटा प्रोसेसिंग ऐडेंडम नहीं है, इसलिए समीक्षक रिकॉर्ड के ज़रिए मैनेजर से वह दस्तावेज़ माँगता है। मैनेजर उसी दोपहर दस्तावेज़ अपलोड कर देती है। समीक्षक स्टेटस «In review» करता है और देयता की भाषा में रेडलाइन शुरू करता है।

दो दिन बाद लीगल मार्क किया हुआ ड्राफ़्ट लौटाकर स्टेटस «Review complete» करता है। हर स्टेटस बदलाव, टिप्पणी और फ़ाइल एक ही रिकॉर्ड में रहती है। मैनेजर को यह पता लगाने के लिए ईमेल थ्रेड खोजने की ज़रूरत नहीं पड़ती कि लीगल का काम पूरा हुआ या नहीं।

टर्नअराउंड रिपोर्ट दिखा सकती है कि LA-1842 10 जून को सबमिट हुआ और 14 जून को पूरा हुआ, यानी कुल चार कारोबारी दिन। यह भी दिखाया जा सकता है कि छूटे हुए ऐडेंडम की प्रतीक्षा में कितना समय लगा। इससे लीगल समीक्षा का समय और अधूरे अनुरोध के कारण हुई देरी अलग दिखाई देती है।

टर्नअराउंड टाइम की रिपोर्ट बनाएँ

लीगल टर्नअराउंड रिपोर्टिंग में यह दिखना चाहिए कि अनुरोध कहाँ रुके, सिर्फ़ यह नहीं कि लीगल ने कितने अनुरोध बंद किए। कॉन्ट्रैक्ट अनुरोध फ़ॉर्म सबमिट होते ही घड़ी शुरू करें। पहला जवाब तब दर्ज करें जब लीगल समीक्षक कोई सार्थक प्रतिक्रिया भेजे, जैसे दस्तावेज़ माँगना, जोखिम नोट देना या समीक्षा शुरू करने की मंज़ूरी।

कुल चक्र समय अलग से ट्रैक करें। यह टाइमर तब समाप्त हो जब लीगल अनुरोध को पूरा करे, हस्ताक्षर के लिए लौटाए या किसी स्पष्ट कारण से बंद करे। सिर्फ़ औसत पर निर्भर न रहें। अगर अधिकतर वेंडर एग्रीमेंट चार दिन में पूरे होते हैं, लेकिन कुछ में तीन सप्ताह लगते हैं, तो माध्यिका सामान्य प्रदर्शन की अधिक उपयोगी तस्वीर देगी।

हर अनुरोध के हर स्टेटस में बिताया समय रिकॉर्ड करें, जिसमें ये शामिल हैं:

• Submitted और ट्रायेज़ की प्रतीक्षा
• लीगल समीक्षक को सौंपा गया समय
• कारोबारी जानकारी या दस्तावेज़ की प्रतीक्षा
• लीगल समीक्षा के तहत समय
• अनुरोधकर्ता को लौटाया गया या हस्ताक्षर के लिए तैयार समय

«Waiting for business information» में छह दिन रहने वाला अनुरोध लीगल की क्षमता की समस्या नहीं दिखाता। स्टेटस हिस्ट्री यह अंतर स्पष्ट करती है। समीक्षक जब स्टेटस बदले, मालिक सौंपे या अतिरिक्त जानकारी माँगे, तब टाइमस्टैम्प सेव करें।

निष्कर्ष निकालने से पहले फ़िल्टर का इस्तेमाल करें। कॉन्ट्रैक्ट प्रकार, अनुरोध करने वाली टीम, नियुक्त समीक्षक और प्राथमिकता के आधार पर टर्नअराउंड की तुलना करें। प्रोक्योरमेंट बहुत से सामान्य वेंडर एग्रीमेंट भेज सकता है जो जल्दी पूरे होते हैं, जबकि सेल्स ऐसे ग्राहक पेपर भेज सकता है जिसमें बातचीत की ज़रूरत हो। संदर्भ के बिना इन समूहों के लिए एक ही लक्ष्य न रखें।

वापस लिए गए अनुरोधों को अलग रखें। अनुरोधकर्ता एक घंटे बाद अनुरोध रद्द कर सकता है क्योंकि उसने दूसरा सप्लायर चुन लिया। वॉल्यूम और कैंसलेशन रिपोर्टिंग के लिए ये रिकॉर्ड रखें, लेकिन पूरे हुए अनुरोधों के टर्नअराउंड औसत में इन्हें शामिल न करें। रुके हुए काम के लिए भी स्पष्ट नियम रखें, जैसे सुरक्षा का छूटा हुआ दस्तावेज़ जुटाने तक टाइमर रोक देना।

AppMaster में टीम डेटा मॉडल में सबमिशन और स्टेटस बदलाव के टाइमस्टैम्प रख सकती है, बिज़नेस प्रोसेस से बीता समय निकाल सकती है और आंतरिक डैशबोर्ड में फ़िल्टर की गई रिपोर्ट दिखा सकती है। हर महीने रिपोर्ट की समीक्षा करें और उस चरण पर काम करें जहाँ अनुरोध सबसे अधिक समय बिताते हैं।

आम सेटअप गलतियाँ

कॉन्ट्रैक्ट इनटेक ऐप को आगे-पीछे की बातचीत कम करनी चाहिए, हर कर्मचारी को जूनियर वकील नहीं बनाना चाहिए। एक आम गलती है अनुरोधकर्ताओं से जोखिम का आकलन, कानूनी शर्तों का चयन या पूरे एग्रीमेंट की संरचना समझाने को कहना। अधिकतर लोग इन सवालों का अच्छा जवाब नहीं दे सकते और उन्हें ऐसा करने की ज़रूरत भी नहीं होनी चाहिए।

इसके बजाय कारोबारी तथ्य पूछें: दूसरी पार्टी कौन है, वह क्या देगी, अपेक्षित मूल्य क्या है, समयसीमा क्या है और क्या उसने ड्राफ़्ट भेजा है। जोखिम नोट और आंतरिक विश्लेषण के लिए लीगल को अलग जगह दें। सेल्स मैनेजर को डील की तारीख पता हो सकती है, लेकिन यह नहीं कि देयता सीमा में बदलाव चाहिए या नहीं।

खुले टेक्स्ट वाले फ़ील्ड एक और समस्या पैदा करते हैं। एक टीम «NDA», दूसरी «non disclosure» और तीसरी «confidentiality form» लिख सकती है। तब रिपोर्ट में एक ही काम कई लेबल में बँट जाता है। कॉन्ट्रैक्ट प्रकार, अनुरोध का कारण, प्राथमिकता और कॉन्ट्रैक्ट समीक्षा स्टेटस के लिए नियंत्रित सूचियाँ इस्तेमाल करें। वास्तविक अपवादों के लिए «Other» विकल्प और छोटा विवरण फ़ील्ड रखें।

जब कोई अनुरोध «Submitted» से «Under review» या «Waiting for business» में जाए, तो पिछला स्टेटस मिटाएँ नहीं। लीगल इनटेक वर्कफ़्लो में हर बदलाव का तारीख वाला रिकॉर्ड होना चाहिए, जिसमें यह भी हो कि बदलाव किसने किया और अनुरोध क्यों रुका। यह हिस्ट्री एक आसान सवाल का जवाब देती है: क्या लीगल तीन दिन तक वेंडर ड्राफ़्ट की प्रतीक्षा कर रहा था या अनुरोध बिना मालिक के पड़ा था?

तारीखों को काम के बोझ से मिलाएँ

अनुरोधकर्ता तत्काल समयसीमा चुन सकता है, लेकिन ऐप को यह वादा नहीं करना चाहिए कि लीगल उस तारीख तक काम पूरा कर देगा। लक्षित हस्ताक्षर तारीख उपयोगी है, लेकिन यह पक्की समीक्षा तारीख से अलग होती है।

लीगल कर्मचारी पक्की तारीख तय करने से पहले मौजूदा असाइनमेंट देख सकें। कॉन्ट्रैक्ट इनटेक ऐप अनुरोधकर्ता की लक्षित तारीख को योजना बनाने के संकेत के रूप में दिखा सकता है और ट्रायेज़ के बाद सहमत समीक्षा की अंतिम तारीख रिकॉर्ड कर सकता है। अगर सोमवार को शुक्रवार के हस्ताक्षर के लिए अनुरोध आता है, लेकिन फ़ाइनेंस को अभी जानकारी देनी है, तो ऐप को शुक्रवार को गारंटी मानने के बजाय उस निर्भरता को दिखाना चाहिए।

इससे लीगल टर्नअराउंड रिपोर्टिंग भी अधिक ईमानदार बनती है। महत्वपूर्ण चरणों के बीच का समय मापें और लीगल समीक्षा के समय को अनुरोधकर्ता या दूसरे विभाग की प्रतीक्षा से अलग रखें। वरना कहीं और हुई धीमी मंज़ूरी लीगल की देरी जैसी दिख सकती है।

लॉन्च से पहले त्वरित जाँच

टीम के ऐप पर निर्भर होने से पहले छोटा परीक्षण करें। किसी अनुरोधकर्ता, लीगल समीक्षक और मैनेजर से वास्तविक अनुरोध सबमिट और प्रोसेस करवाएँ। लंबी योजना बैठक की तुलना में उनकी प्रतिक्रिया अस्पष्ट लेबल और छूटे हुए फ़ील्ड जल्दी सामने लाएगी।

हर अनुरोध का एक नामित मालिक और एक नियत तारीख होनी चाहिए। काम लोगों के बीच जाने पर मालिक बदल सकता है, लेकिन ऐप में हमेशा दिखना चाहिए कि अभी उसका मालिक कौन है। स्पष्ट ज़िम्मेदारी के बिना सामान्य कतार चुपचाप देरी को बढ़ावा देती है।

सुनिश्चित करें कि अनुरोधकर्ता देख सके कि लीगल को अभी क्या चाहिए। «Waiting for requester» मदद करता है, लेकिन इसके साथ सीधा काम या संदेश भी दें, जिसमें बताया जाए कि क्या छूटा है: वेंडर का पेपर, कॉन्ट्रैक्ट का मूल्य, हस्ताक्षर करने वाली इकाई या काम शुरू होने की लक्षित तारीख।

वही स्टेटस नाम इस्तेमाल करें जो टीम हर दिन बोलती है। अगर समीक्षक «Pending stakeholder action» के बजाय «With business» कहते हैं, तो «With business» ही इस्तेमाल करें। सूची इतनी छोटी रखें कि नया अनुरोधकर्ता भी उसे समझ सके।

स्टेटस का व्यावहारिक सेट यह हो सकता है:

• New request
• Assigned to Legal
• Waiting for requester
• Under legal review
• Ready to sign

एक ही नमूना अनुरोध को हर स्टेटस से गुज़ारें। पुष्टि करें कि सही समय पर मालिक बदलता है, अनुरोधकर्ता को अपेक्षित अपडेट मिलते हैं और हिस्ट्री हर बदलाव दर्ज करती है। बिना अटैचमेंट वाले अनुरोध और अवास्तविक नियत तारीख वाले अनुरोध का भी परीक्षण करें।

लॉन्च से पहले लीगल टर्नअराउंड रिपोर्टिंग जाँचें। हर रिपोर्ट के लिए एक शुरुआत की तारीख तय करें, जैसे पूरा अनुरोध सबमिट होने का समय। अंत की तारीख भी तय करें, जैसे लीगल द्वारा समीक्षा पूरी करने का समय। सबमिशन से हस्ताक्षर तक और सबमिशन से पहले जवाब तक के माप अलग सवालों का जवाब देते हैं, इसलिए उन्हें अलग रखें।

अगले कदम चुनें

लीगल टीम को मिलने वाले दो या तीन सबसे आम कॉन्ट्रैक्ट प्रकारों से शुरुआत करें, जैसे वेंडर एग्रीमेंट, NDA और ग्राहक शर्तें। इससे पहले दिन हर कानूनी स्थिति को शामिल किए बिना इनटेक प्रक्रिया को परखने के लिए पर्याप्त काम मिलेगा।

पहला संस्करण उन विवरणों के आधार पर बनाएँ जिनका इस्तेमाल समीक्षक शुरुआती निर्णय के लिए करते हैं: अनुरोधकर्ता, कारोबारी मालिक, दूसरी पार्टी, कॉन्ट्रैक्ट का प्रकार, लक्षित हस्ताक्षर तारीख, मूल्य, क्षेत्र और क्लॉज़ अनुरोध। वैकल्पिक फ़ील्ड कम रखें। लंबा कॉन्ट्रैक्ट अनुरोध फ़ॉर्म लोगों को फिर ईमेल की ओर धकेल सकता है।

दो नियमित अनुरोधकर्ताओं और दो लीगल समीक्षकों से हाल के एग्रीमेंट उसी तरह ऐप में चलवाएँ जैसे वे सामान्य रूप से काम करते हैं। देखें कि वे कौन-से फ़ील्ड छोड़ते हैं, किन सवालों को अलग तरह से समझते हैं और कौन-से स्टेटस टीम के काम से मेल नहीं खाते।

उनकी प्रतिक्रिया के आधार पर ऐसे फ़ील्ड हटाएँ जिनका कोई समीक्षक इस्तेमाल नहीं करता, जहाँ लोग असंगत जानकारी भरते हैं वहाँ मददगार टेक्स्ट जोड़ें, स्टेटस के नाम आसान भाषा में रखें, रुके हुए अनुरोधों और नज़दीक आती हस्ताक्षर तारीखों के लिए अलर्ट बनाएँ और समीक्षक के कॉन्ट्रैक्ट फ़ाइल खोलने से पहले क्लॉज़ की ज़रूरतें दिखाएँ।

पहले महीने के बाद हर अनुरोध के आने की तारीख और लीगल द्वारा काम पूरा करने की तारीख की तुलना करें। कारोबारी जानकारी की कमी, आंतरिक समीक्षा और दूसरी पार्टी की बातचीत से हुई देरी अलग करें। दस सामान्य NDA एक दिन में पूरे हो सकते हैं, जबकि कुछ अधूरे वेंडर अनुरोध लीगल के शुरू करने से पहले एक सप्ताह तक रुके रह सकते हैं।

AppMaster टीमों को विज़ुअल सबमिशन फ़ॉर्म, Business Process Editor में स्टेटस नियम और अनुरोधों के लिए व्यवस्थित डेटाबेस वाला नो-कोड कॉन्ट्रैक्ट इनटेक ऐप बनाने में मदद कर सकता है। डैशबोर्ड खुले काम, अतिदेय अनुरोध और कॉन्ट्रैक्ट प्रकार के अनुसार टर्नअराउंड टाइम दिखा सकता है।

लॉन्च के बाद भी ज़िम्मेदारी स्पष्ट रखें। लीगल ऑपरेशंस का मालिक नियमित रूप से फ़ील्ड और रिपोर्ट की समीक्षा करे, जबकि नए कॉन्ट्रैक्ट पैटर्न सामने आने पर लीगल टीम कमियाँ बताए। हर महीने किए गए छोटे बदलाव लीगल इनटेक वर्कफ़्लो को उपयोगी बनाए रखते हैं, ताकि वह ऐसा एक और फ़ॉर्म न बन जाए जिससे लोग बचना चाहें।