कस्टम ऑर्डर मैनेजमेंट ऐप: एक स्पष्ट वर्कफ़्लो बनाएँ

कस्टम ऑर्डर को ट्रैक करना मुश्किल क्यों हो जाता है

कस्टम काम अक्सर एक ही जगह से शुरू नहीं होता। ग्राहक माप ईमेल से भेज सकता है, चैट में रंग की पुष्टि कर सकता है और फिर डिलीवरी की तारीख बदलने के लिए फ़ोन कर सकता है। एक व्यक्ति जानकारी को स्प्रेडशीट में कॉपी करता है, जबकि दूसरा साझा इनबॉक्स में नोट्स रखता है।

कुछ ऑर्डर के लिए यह तरीका चल जाता है। लेकिन जब कई काम एक साथ चलने लगते हैं, तो समस्याएँ शुरू हो जाती हैं। दो लोग एक ही अनुरोध का जवाब दे सकते हैं, या किसी की नज़र उस पर पड़ ही नहीं सकती। बिक्री टीम पुराने स्पेसिफिकेशन के आधार पर कीमत बता सकती है, क्योंकि नया बदलाव संदेशों की लंबी बातचीत में दबा हुआ है। इसके बाद उत्पादन टीम को अधूरे निर्देश मिलते हैं।

छोटी-छोटी छूटी हुई बातें महँगी पड़ती हैं। 24 उत्कीर्ण साइन के अनुरोध में सामग्री, आकार, फ़िनिश, आर्टवर्क फ़ाइल, मात्रा, अंतिम तारीख, शिपिंग पता और मंज़ूरी की स्थिति चाहिए। अगर रिकॉर्ड में सिर्फ़ «24 कस्टम साइन» लिखा है, तो कर्मचारियों को बाद में बाकी जानकारी जुटानी पड़ेगी। कीमत गलत हो सकती है, उत्पादन रुक सकता है और ग्राहक से बार-बार वही सवाल पूछने पड़ सकते हैं।

स्प्रेडशीट से स्टेटस पर भरोसा करना भी मुश्किल होता है। एक टैब में ऑर्डर तैयार दिख सकता है, जबकि पैकिंग नोट में लिखा हो कि उसका निरीक्षण अभी बाकी है। कूरियर की जानकारी उस व्यक्ति के पास हो सकती है जिसने शिपमेंट बुक किया था। ग्राहक अपडेट माँगे तो कर्मचारी एक रिकॉर्ड खोलने के बजाय फ़ाइलों और बातचीत में खोज करते रहते हैं।

कस्टम ऑर्डर मैनेजमेंट ऐप हर काम के लिए पहले अनुरोध से लेकर कीमत बताने, मंज़ूरी, उत्पादन, पैकिंग और डिलीवरी तक एक साझा रिकॉर्ड देता है। इसमें ग्राहक की जानकारी, आइटम की ज़रूरतें, नोट्स, फ़ाइलें, कीमतें, अंतिम तिथियाँ और मौजूदा स्टेटस होने चाहिए।

इससे सेल्स टीम पुष्टि कर सकती है कि ग्राहक ने क्या मंज़ूर किया था। उत्पादन टीम पूरी जानकारी के आधार पर काम कर सकती है। सपोर्ट टीम पूरे दफ़्तर में पूछताछ किए बिना अपडेट दे सकती है। ऐप को यह भी दिखाना चाहिए कि अगली कार्रवाई किसे करनी है और कौन सी जानकारी अभी बाकी है।

छोटी टीम के लिए यह इनबॉक्स लेबल और स्प्रेडशीट कॉलम के बिखरे हुए इस्तेमाल की जगह ले सकता है। बड़ी टीम के लिए यह हैंडऑफ को स्पष्ट बनाता है। जब कोई ऑर्डर खोले, तो उसे तुरंत दिखना चाहिए कि ग्राहक ने क्या माँगा, टीम ने क्या वादा किया और डिलीवरी से पहले क्या बाकी है।

ऐप बनाने से पहले ऑर्डर का प्रवाह तय करें

ऐप को उस काम के आधार पर बनाएँ जो लोग पहले से करते हैं। सबसे पहले कामों की सूची बनाएँ: अनुरोध लेना, कीमत और समय की पुष्टि करना, आइटम बनाना, पैक करना और डिलीवरी की व्यवस्था करना। छोटे कारोबार में एक व्यक्ति इनमें से कई काम कर सकता है। इसलिए व्यक्ति के पद के बजाय खुद काम को रिकॉर्ड करें।

फ़ील्ड या स्क्रीन बनाने से पहले कागज़ पर ऑर्डर का रास्ता बनाएँ। हर हैंडऑफ शामिल करें। उदाहरण के लिए, सेल्स टीम 40 उत्कीर्ण मग का अनुरोध दर्ज करती है, मैनेजर आर्टवर्क और कीमत को मंज़ूरी देता है, उत्पादन टीम मग पर उत्कीर्णन करती है, पैकिंग टीम संख्या जाँचती है और डिलीवरी टीम ग्राहक को ट्रैकिंग की जानकारी भेजती है।

ऐसे चरण चुनें जिन्हें लोग समझ सकें

ऐसे कम और स्पष्ट चरण चुनें जो वास्तविक फैसलों से मेल खाते हों। «काम चल रहा है» जैसे बहुत व्यापक लेबल से बचें, जब टीम को यह जानना हो कि काम शुरू किया जा सकता है, मंज़ूरी का इंतज़ार है या कूरियर बुक करना है।

एक व्यावहारिक कस्टम ऑर्डर वर्कफ़्लो में ये स्टेटस हो सकते हैं:

• नया अनुरोध
• मंज़ूरी की प्रतीक्षा
• उत्पादन के लिए तैयार
• उत्पादन में
• पैक किया गया
• डिलीवर किया गया

रद्द और रुके हुए ऑर्डर अलग रखें। रुके हुए काम के साथ कारण भी होना चाहिए, जैसे «सामग्री का इंतज़ार» या «ग्राहक ने आर्टवर्क बदला है»। कर्मचारी कारण जानने के लिए दोबारा पूछने के बजाय सीधे कार्रवाई कर सकते हैं।

हर हैंडऑफ के लिए एक ज़िम्मेदार व्यक्ति तय करें

हर स्टेटस बदलाव का एक नामित ज़िम्मेदार व्यक्ति होना चाहिए। सेल्स टीम कोटेशन की मंज़ूरी मिलने तक ऑर्डर को उत्पादन के लिए तैयार न करे। उत्पादन टीम ऑर्डर को पैक किया गया तब तक न बताए जब तक पैकिंग पूरी न हो। स्पष्ट ज़िम्मेदारियाँ ऑर्डर को साझा कतार में पड़े रहने से रोकती हैं, जहाँ हर कोई मानता है कि कोई और उसे आगे बढ़ा देगा।

हर चरण के लिए एक नियम तय करें: ऑर्डर को उस चरण में कौन ले जा सकता है, उसे कौन सी जानकारी देनी होगी और अगला काम किसे मिलेगा। डिलीवरी के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति कैरियर, ट्रैकिंग नंबर, डिस्पैच तारीख और डिलीवरी के प्रमाण को जोड़ सकता है।

AppMaster टीमों को इन नियमों को विज़ुअल Business Process में मॉडल करने देता है। पहले सामान्य रास्ता बनाएँ। टीम के वास्तविक ऑर्डर पर ऐप इस्तेमाल करने के बाद अपवाद जोड़ें।

मुख्य ऑर्डर रिकॉर्ड बनाएँ

हर कस्टम ऑर्डर का एक ऐसा रिकॉर्ड होना चाहिए जो पूरी टीम को काम की साझा तस्वीर दे। इसमें ग्राहक का नाम, ज़रूरत पड़ने पर कंपनी का नाम, फ़ोन नंबर, ईमेल, अनुरोध की तारीख और आवश्यक डिलीवरी तारीख शामिल करें।

ऐसा ऑर्डर नंबर जोड़ें जिसे लोग खोज सकें और संदेशों में इस्तेमाल कर सकें। ऐप से यह नंबर अपने आप बनवाएँ, जैसे CO-1042, कर्मचारियों से इसे खुद बनाने को न कहें। जब किसी को सही काम ढूँढ़ना हो, तो दोहराए गए या अस्पष्ट नंबर समय बर्बाद करते हैं।

पहली स्क्रीन को केंद्रित रखें। ऑर्डर खोलने वाले किसी भी व्यक्ति को तुरंत दिखना चाहिए कि अनुरोध किसने किया, उसे क्या चाहिए, कब चाहिए और उसका मौजूदा स्टेटस क्या है।

स्टेटस छोटे और स्पष्ट रखें

कई टीमों के लिए ये चरण पर्याप्त होते हैं:

• नया
• कीमत भेजी गई
• मंज़ूर
• उत्पादन में
• भेजने के लिए तैयार
• डिलीवर किया गया

हर स्टेटस का एक स्पष्ट अर्थ रखें। ऑर्डर को «मंज़ूर» तभी करें जब ग्राहक ने कीमत स्वीकार कर ली हो, न कि तब जब सेल्स कर्मचारी को मंज़ूरी मिलने की उम्मीद हो। इससे उत्पादन ऑर्डर ट्रैकिंग सही रहती है।

ऐसी जानकारी के लिए सामान्य नोट्स फ़ील्ड रखें जो किसी खास लाइन आइटम से संबंधित न हो। नोट्स में «ग्राहक दोपहर 3 बजे के बाद खुद लेगा» या «12 मई को दिए गए नमूने जैसा ही रखें» लिखा जा सकता है। संदर्भ फ़ोटो, हस्ताक्षरित मंज़ूरियाँ, स्पेसिफिकेशन शीट और आर्टवर्क फ़ाइलें ईमेल बातचीत में रखने के बजाय ऑर्डर के साथ सेव करें।

आंतरिक और ग्राहक को दिखने वाली जानकारी अलग रखें

दो अलग संदेश क्षेत्र बनाएँ। आंतरिक नोट्स में सप्लायर की समस्याएँ, अनुमानित श्रम समय, कीमत से जुड़ी चिंताएँ या डिस्पैच से पहले फ़ोन करने की याद शामिल हो सकती है। ग्राहक को यह क्षेत्र कभी नहीं दिखना चाहिए।

ग्राहक को दिखने वाले अपडेट में केवल वही जानकारी रखें जिसे आप भेजने के लिए तैयार हैं, जैसे «आपका ऑर्डर उत्पादन में है» या «आपका ऑर्डर लेने के लिए तैयार है»। AppMaster में आप इन फ़ील्ड को एक विज़ुअल ऑर्डर फ़ॉर्म में रख सकते हैं और तय कर सकते हैं कि कौन उन्हें देख या बदल सकता है।

मान लीजिए किसी बेकरी को 80 ब्रांडेड कपकेक का अनुरोध मिलता है। वह एक ही ऑर्डर रिकॉर्ड में कार्यक्रम के संपर्क व्यक्ति, डिलीवरी तारीख, लोगो अटैचमेंट, तय कीमत और स्टेटस रख सकती है। इसके बाद उत्पादन टीम फ्लेवर, मात्रा और अलग-अलग कार्य जोड़ने से पहले एक भरोसेमंद शुरुआती जानकारी के साथ काम शुरू कर सकती है।

जानकारी खोए बिना लाइन आइटम जोड़ें

पहले संदेश में कस्टम ऑर्डर आसान लग सकता है: दो उत्कीर्ण मग, एक प्रिंटेड कार्ड और अगले शुक्रवार डिलीवरी। लेकिन हर हिस्से की अपनी कीमत, सामग्री, मंज़ूरी की ज़रूरत और उत्पादन कार्य हो सकता है। हर प्रोडक्ट या सेवा को अलग लाइन आइटम में रखें।

मुख्य ऑर्डर में ग्राहक की जानकारी, माँगी गई डिलीवरी तारीख और कुल स्टेटस रखें। लाइन आइटम में किसी खास आइटम का विवरण रखें। इससे कई प्रोडक्ट वाले अनुरोध में भी ऐप पढ़ने में आसान रहता है।

हर आइटम को पर्याप्त संदर्भ दें

ऐसे फ़ील्ड बनाएँ जो ऑर्डर पूरा करते समय आपकी टीम के फैसलों से मेल खाते हों। प्रिंट शॉप को कार्ड का आकार, कागज़ का प्रकार, आर्टवर्क, मात्रा, यूनिट कीमत और फ़ॉइल का रंग चाहिए हो सकता है। कैटरिंग कारोबार को सर्विंग की संख्या, मेन्यू विकल्प, आहार संबंधी ज़रूरतें और सेटअप के निर्देश चाहिए हो सकते हैं।

अधिकतर कस्टम लाइन आइटम में ये जानकारी होनी चाहिए:

• प्रोडक्ट या सेवा का नाम और मात्रा
• आकार, सामग्री, रंग या चुने गए विकल्प
• आर्टवर्क, संदर्भ फ़ाइलें या मंज़ूरी का स्टेटस
• यूनिट कीमत और आइटम पर लागू कोई छूट
• उत्पादन निर्देश

निर्देश संबंधित आइटम के साथ रखें। «नीले मग पर Sarah का नाम उत्कीर्ण करें» मग वाले लाइन आइटम में होना चाहिए, ताकि उत्पादन और पैकिंग टीम उसे तुरंत ढूँढ़ सकें।

ऐप में कुल राशि की गणना करें

ऐप को हर लाइन आइटम की मात्रा को यूनिट कीमत से गुणा करना चाहिए। इसके बाद वह सभी सबटोटल जोड़कर ऑर्डर की कुल राशि निकाले। ग्राहक मात्रा बदलता है या कोई आइटम बदलता है, तो हाथ से किया गया हिसाब गलत हो सकता है।

उदाहरण के लिए, 20 निमंत्रण कार्ड 3 डॉलर प्रति कार्ड और दो साइन 18 डॉलर प्रति साइन, कुल 96 डॉलर होते हैं। अगर ग्राहक कार्ड की मात्रा बढ़ाकर 30 कर दे, तो कुल राशि तुरंत 126 डॉलर हो जानी चाहिए।

ऑर्डर में बदलाव की अनुमति रहने तक कर्मचारियों को आइटम जोड़ने या हटाने दें। अगर कई लोग ऑर्डर संभालते हैं, तो हर बदलाव किसने और कब किया, यह रिकॉर्ड करें। जहाँ ऑडिट ट्रेल ज़रूरी हो, वहाँ हटाए गए आइटम का कारण भी रखें, जैसे «ग्राहक ने रद्द किया»।

AppMaster में लाइन आइटम का डेटा मॉडल कई आइटम को एक ऑर्डर से जोड़ सकता है। उत्पादन शुरू होने से पहले कर्मचारी सरल ऑर्डर स्क्रीन पर आइटम जोड़ सकते हैं, मात्रा बदल सकते हैं और गणना की गई कुल राशि देख सकते हैं।

उत्पादन का काम चरण-दर-चरण ट्रैक करें

मंज़ूर किए गए ऑर्डर के लिए सिर्फ़ «उत्पादन में» लेबल पर्याप्त नहीं है। काम को ऐसे कार्यों में बाँटें जो आइटम बनाने के वास्तविक तरीके से मेल खाते हों। हर कार्य को उसके ऑर्डर और ज़रूरत पड़ने पर खास लाइन आइटम से जोड़ें।

ऑर्डर के अनुसार बनाए गए साइन के लिए कार्यों में आर्टवर्क की पुष्टि, सामग्री काटना, प्रिंट करना, गुणवत्ता जाँच और पैकिंग शामिल हो सकते हैं। टीम का सदस्य किसी कार्य को खोलकर संदेशों में खोज किए बिना आइटम का विवरण, वादा की गई तारीख, ग्राहक के नोट्स और फ़ाइलें देख सके।

मंज़ूर किए गए ऑर्डर से कार्य बनाएँ

सामान्य प्रोडक्ट प्रकारों के लिए कार्य टेम्पलेट बनाएँ। कर्मचारी ऑर्डर को मंज़ूर करें, तो ऐप ज़रूरी कार्य अपने आप बना दे। इससे बार-बार जानकारी भरने की ज़रूरत कम होती है और शुरुआत से ही काम दिखाई देता है।

हर कार्य में किसी व्यक्ति या टीम की ज़िम्मेदारी, अंतिम तारीख और सरल स्टेटस होना चाहिए:

• शुरू नहीं हुआ
• काम के लिए तैयार
• जारी
• रुका हुआ
• पूरा

जब कोई कार्य आगे नहीं बढ़ सकता, तो «रुका हुआ» चुनें। कर्मचारी रुकावट का कारण चुनें, जैसे मंज़ूरी बाकी है, सामग्री देर से आई है या मशीन में समस्या है, और एक छोटा नोट जोड़ें। ऑर्डर का ज़िम्मेदार व्यक्ति देरी को जल्दी देख सकता है और वादा की गई तारीख प्रभावित होने से पहले ग्राहक से संपर्क कर सकता है।

अंदाज़े के बजाय डिलीवरी तारीख से पीछे की ओर समय तय करें। अगर पैकिंग संग्रह से एक दिन पहले पूरी होनी है और प्रिंटिंग में दो दिन लगते हैं, तो कार्य की तारीखें इसी क्रम के अनुसार होनी चाहिए। सप्ताहांत, सप्लायर का समय और गुणवत्ता जाँच को भी हिसाब में लें।

कर्मचारियों को केंद्रित कार्य दृश्य दें

उत्पादन कर्मचारियों को अक्सर पूरे ऑर्डर का इतिहास नहीं चाहिए होता। उनकी स्क्रीन पर अगला सौंपा गया काम, अंतिम तारीख, ऑर्डर रेफ़रेंस और काम शुरू करने के लिए ज़रूरी जानकारी दिखनी चाहिए।

प्रिंटर को शायद केवल मंज़ूर की गई फ़ाइल, सामग्री, मात्रा, फ़िनिश और प्रिंट नोट्स चाहिए हों। मैनेजर को पूरा दृश्य चाहिए, जिसमें पूरे किए गए कार्य, रुकावटें और ऑर्डर का इतिहास भी शामिल हो।

किसी के कार्य पूरा करने पर यह रिकॉर्ड करें कि काम किसने और कब किया। «आर्टवर्क को प्रूफ़ से मिलाकर जाँचा» जैसा नोट केवल स्टेटस बदलने से अगले व्यक्ति को अधिक संदर्भ देता है।

AppMaster कार्यों को ऑर्डर और लाइन आइटम से जोड़ सकता है। इसके बाद Business Processes का इस्तेमाल करके कार्य बनाएँ, काम सौंपें और उत्पादन पूरा होने पर ऑर्डर अपडेट करें।

अनुरोध से डिलीवरी तक ऑर्डर को देखें

एक ग्राहक दो प्रिंट रंगों में 50 ब्रांडेड टोट बैग माँगता है: 30 नेवी बैग पर सफेद लोगो और 20 प्राकृतिक रंग के बैग पर काला लोगो। सेल्स टीम ग्राहक के नाम से नया अनुरोध बनाती है और अंतिम तारीख, संपर्क जानकारी, आर्टवर्क फ़ाइलें और डिलीवरी पता जोड़ती है।

ऑर्डर में «50 टोट बैग» लिखे एक नोट के बजाय दो लाइन आइटम होते हैं। पहले में 30 नेवी बैग, सफेद प्रिंट और तय यूनिट कीमत दर्ज होती है। दूसरे में 20 प्राकृतिक रंग के बैग, काला प्रिंट, अपनी कीमत और नोट्स दर्ज होते हैं। वर्कशॉप को हर संयोजन के लिए अलग निर्देश चाहिए।

ऐप आइटम का कुल हिसाब लगाता है, शिपिंग और कोई सेटअप शुल्क जोड़ता है और फिर कोटेशन बनाता है। सेल्स टीम ग्राहक की मंज़ूरी रिकॉर्ड करके ऑर्डर को «मंज़ूर» कर देती है। ऐप कोटेशन में दी गई मात्रा को लॉक कर सकता है, ताकि कर्मचारी गलत संस्करण पर काम शुरू न करें।

काम एक दिखाई देने वाले क्रम में आगे बढ़ता है

उत्पादन टीम मंज़ूर किया गया ऑर्डर अपनी कार्य कतार में देखती है। टीम का एक सदस्य आर्टवर्क जाँचकर लोगो का आकार और रंग पक्का करता है। इसके बाद ऑर्डर प्रिंटिंग चरण में जाता है।

एक स्पष्ट क्रम ऐसा हो सकता है:

• आर्टवर्क की जाँच
• प्रिंटिंग
• गुणवत्ता जाँच
• पैकिंग
• डिस्पैच

गुणवत्ता जाँच के दौरान टीम का सदस्य दोनों बैच की संख्या गिनता है और प्रिंट की जगह देखता है। अगर पाँच नेवी बैग दोबारा प्रिंट करने हों, तो नोट पूरे ऑर्डर में नहीं, नेवी वाले लाइन आइटम में जोड़ें। पैकिंग टीम को उसी रिकॉर्ड में अंतिम मात्रा, बॉक्स की संख्या और डिलीवरी पता दिखाई देगा।

उपयोगी डिलीवरी अपडेट भेजें

डिस्पैच के बाद शिपिंग का ज़िम्मेदार व्यक्ति स्टेटस को «डिस्पैच किया गया» करता है, कैरियर और ट्रैकिंग रेफ़रेंस जोड़ता है और डिस्पैच तारीख दर्ज करता है। ग्राहक को अपडेट मिलता है कि 50 टोट बैग भेज दिए गए हैं और उसमें ट्रैकिंग रेफ़रेंस भी शामिल होता है।

सेल्स टीम वर्कशॉप से पूछे बिना ग्राहक के फ़ोन का जवाब दे सकती है। उत्पादन टीम पुराने ईमेल खोजे बिना मंज़ूर की गई जानकारी देख सकती है। AppMaster विज़ुअल डेटा डिज़ाइन, स्टेटस बदलाव के लिए business processes और सेल्स, उत्पादन तथा डिस्पैच के लिए अलग स्क्रीन उपलब्ध कराता है।

ऑर्डर में देरी करने वाली गलतियों से बचें

देरी अक्सर ऐसे वर्कफ़्लो से शुरू होती है जिसमें बहुत कुछ अनुमान पर छोड़ दिया जाता है। ऐप को दिखाना चाहिए कि किस चीज़ पर ध्यान देना है, उसका ज़िम्मेदार कौन है और काम आगे बढ़ने से पहले क्या होना चाहिए।

स्पष्ट अर्थ वाले स्टेटस इस्तेमाल करें

ऑर्डर के अधिकांश जीवनचक्र के लिए «लंबित» या «जारी» जैसे शब्दों से बचें। ऐसे लेबल कर्मचारियों को नोट्स पढ़ने या सहकर्मी से पूछने पर मजबूर करते हैं। इनके कारण मंज़ूरी में हुई देरी और सक्रिय रूप से बनाए जा रहे आइटम एक जैसे दिखाई देते हैं।

फर्नीचर बनाने वाले को तब तक सामग्री काटना शुरू नहीं करना चाहिए जब तक ग्राहक ने केवल कीमत पूछी हो। ग्राहक के स्वीकार करने और टीम द्वारा मंज़ूरी दर्ज करने तक ऑर्डर «कोटेशन भेजा गया» पर रहना चाहिए। इससे उत्पादन का समय सुरक्षित रहता है और बिना मंज़ूरी के बदलावों पर विवाद से बचा जा सकता है।

सिर्फ़ टेक्स्ट वाले नोट्स भी समस्या पैदा करते हैं। «तीन नीली शर्ट, मीडियम और लार्ज, लोगो जोड़ें» उत्पादन टीम को भरोसेमंद आइटम डेटा नहीं देता। कर्मचारी हर साइज़ की मात्रा, लोगो की जगह या आइटम की अंतिम तारीख जल्दी नहीं देख सकते। मात्रा, विकल्प, कीमत, उत्पादन नोट्स और काम के स्टेटस वाले लाइन आइटम इस्तेमाल करें।

डिलीवरी अपडेट ऑर्डर के साथ रखें

टीमें अक्सर डिलीवरी को अलग स्प्रेडशीट में ट्रैक करती हैं। कोई व्यक्ति वहाँ ऑर्डर को भेजा हुआ बताता है, लेकिन ऑर्डर वर्कफ़्लो अपडेट करना भूल जाता है। सपोर्ट टीम को पुराना स्टेटस दिखता है और ग्राहक को गलत जानकारी मिलती है।

कैरियर, ट्रैकिंग नंबर, डिस्पैच तारीख, डिलीवरी पता और डिलीवरी स्टेटस ऑर्डर ऐप में रखें। कर्मचारी शिपमेंट अपडेट करें, तो ग्राहकों को दिखने वाला रिकॉर्ड भी अपडेट होना चाहिए। मैनेजर तब उन ऑर्डर को ढूँढ़ सकते हैं जिनकी अपेक्षित डिलीवरी तारीख निकल चुकी है।

अनुमतियों पर भी उतना ही ध्यान दें। उत्पादन कर्मचारी को कार्य पूरा करने की ज़रूरत हो सकती है, लेकिन उसे ऑर्डर की कीमत, भुगतान की स्थिति या डिलीवरी पता बदलने की अनुमति नहीं होनी चाहिए। हर भूमिका को सिर्फ़ उन फ़ील्ड तक पहुँच दें जिन्हें वह संभालती है।

लॉन्च से पहले तुरंत जाँच करें

वास्तविक ऑर्डर के साथ 15 मिनट का परीक्षण ऐसी कमियाँ सामने ला सकता है जो स्क्रीन पर छोटी लगती हैं, लेकिन बाद में काम छूटने का कारण बनती हैं। कई आइटम, ग्राहक का नोट, उत्पादन के दो चरण और डिलीवरी तारीख वाला ऑर्डर लें। यह परीक्षण ऐसे व्यक्ति से करवाएँ जिसने ऐप नहीं बनाया है।

हर हैंडऑफ पर रिकॉर्ड जाँचें। सेल्स, उत्पादन और डिलीवरी कर्मचारियों को बिना कहीं और देखे वह सब मिलना चाहिए जिसकी उन्हें ज़रूरत है।

• पुष्टि करें कि हर ऑर्डर का एक ज़िम्मेदार व्यक्ति और मौजूदा स्टेटस है।
• जाँचें कि हर लाइन आइटम में विवरण, मात्रा, यूनिट कीमत और आइटम का कुल हिसाब है।
• सुनिश्चित करें कि हर उत्पादन कार्य में ज़िम्मेदार व्यक्ति, अंतिम तारीख और स्टेटस है।
• पुष्टि करें कि काम शुरू होने से पहले ग्राहक के निर्देश और आर्टवर्क दिखाई दे रहे हैं।
• डिलीवरी संदेश चलाकर जाँचें कि ग्राहकों को सही अपडेट मिल रहा है।

सामान्य बदलाव का भी परीक्षण करें। उत्पादन शुरू होने के बाद ग्राहक प्रिंटेड शर्ट का ऑर्डर 20 से बढ़ाकर 24 कर सकता है। ऑर्डर के ज़िम्मेदार व्यक्ति को बदलाव दिखना चाहिए, लाइन का कुल हिसाब अपडेट होना चाहिए और उत्पादन टीम को नई मात्रा दिखनी चाहिए। अगर इसे जानने के लिए कर्मचारियों को एक-दूसरे को संदेश भेजना पड़े, तो वर्कफ़्लो सुधारें।

अधूरे ऑर्डर भी आज़माएँ। ग्राहक, डिलीवरी तारीख या लाइन आइटम की मात्रा के बिना रिकॉर्ड सेव करने की कोशिश करें। ऐप को उपयोगकर्ता को रोकना चाहिए या गायब जानकारी साफ़ तौर पर दिखानी चाहिए। अधूरे रिकॉर्ड स्वीकार करने से बाद में अतिरिक्त सफ़ाई का काम बढ़ता है।

पहला संस्करण एक ऑर्डर प्रकार के आधार पर बनाएँ

ऐसे ऑर्डर प्रकार से शुरुआत करें जिसे आपकी टीम अक्सर संभालती है, जैसे ऑर्डर पर बनाया गया साइन, प्रिंटेड शर्ट का बंडल या फर्नीचर का अनुरोध। पहले दिन हर प्रोडक्ट को शामिल करने की कोशिश न करें। उस ऑर्डर को स्वीकार करने, बनाने और डिलीवर करने के लिए कर्मचारियों को जिस जानकारी की ज़रूरत है, उसी पर ध्यान दें।

अनुरोध लेने, काम करने और डिलीवरी की व्यवस्था करने वाले लोगों से वास्तविक नमूना ऑर्डर पर ऐप आज़माने को कहें। देखें कि वे कहाँ रुकते हैं। अगर उत्पादन कर्मचारी यह नहीं समझ पाता कि अगला काम क्या है, तो और फ़ील्ड जोड़ने से पहले स्क्रीन या स्टेटस सुधारें।

सामान्य और कठिन दोनों तरह के ऑर्डर शामिल करें: कई लाइन आइटम वाला पूरा ऑर्डर, ग्राहक की मंज़ूरी का इंतज़ार करता अनुरोध, सामग्री की आपूर्ति के कारण रुका ऑर्डर, डिलीवरी के लिए तैयार पूरा ऑर्डर और ग्राहक द्वारा बदला या रद्द किया गया ऑर्डर।

पहले मैन्युअल वर्कफ़्लो को सही करें। कर्मचारियों को चैट नोट्स या अलग स्प्रेडशीट पर निर्भर हुए बिना ऑर्डर बनाने, काम सौंपने, प्रगति दर्ज करने और डिलीवरी अपडेट भेजने में सक्षम होना चाहिए। इसके बाद ऑटोमेशन सावधानी से जोड़ें। शुरुआत ऐसे अलर्ट से करें जो ऑर्डर के मंज़ूरी की प्रतीक्षा करने या डिलीवरी के लिए तैयार होने जैसी घटनाओं पर भेजे जाएँ।

AppMaster इस तरह के ऐप बनाने के लिए एक no-code प्लेटफ़ॉर्म है। ग्राहकों, ऑर्डर, लाइन आइटम और उत्पादन कार्यों के लिए Data Designer इस्तेमाल करें। इसके बाद Business Process Editor में नियम तय करें और सेल्स, उत्पादन तथा ग्राहकों के लिए अलग स्क्रीन बनाएँ। आपकी प्रक्रिया के अनुसार यह ईमेल, SMS या Telegram से अपडेट भी भेज सकता है।

पहले ऑर्डर प्रकार के वास्तविक उपयोगकर्ताओं के साथ सही तरह काम करने के बाद विस्तार करें। एक बार में एक प्रोडक्ट श्रेणी, उत्पादन टीम या ग्राहक पोर्टल जोड़ें। अनुरोध, मौजूदा काम और डिलीवरी स्टेटस के साझा स्रोत के रूप में ऑर्डर रिकॉर्ड को बनाए रखें।