यू.एस. में कार्यरत लोगों की औसत संख्या अपनी शिफ्ट का लगभग 1/4 भाग ईमेल पर काम करने में खर्च करती है। 2019 के आंकड़े बताते हैं कि संपर्क के रूप में ईमेल पता जोड़ने वाले लोगों की वैश्विक संख्या अब 3.9 बिलियन है। वर्तमान गतिशीलता ने आपूर्ति श्रृंखला को बदल दिया है, और अधिकांश व्यक्ति घर से काम करना चुनते हैं। साथ ही, दिशा ने ईमेल के उपयोग में बदलाव किया है। ईमेल की मांग में इस तीव्र परिवर्तन के बावजूद लोग ईमेल के माध्यम से अधिक संपर्क करते हैं। हम ईमेल शिष्टाचार का सामना करने में असमर्थ होते हैं और इसे नैतिक रूप से कैसे उत्पन्न किया जाए।
न केवल विपणन विषयों के साथ ईमेल की तीव्र मात्रा लोगों को ऐसी स्थिति में साझा की जा रही है जहां वे अनावश्यक गलतियों को अनदेखा करते हैं। ये छोटी-छोटी गलतियाँ अनुपालन संबंधी समस्याओं जैसी त्रुटियों की ओर ले जाती हैं। ये मुद्दे आपके महत्वपूर्ण पेशेवर परिणाम बन सकते हैं। इस लेख में, हम ईमेल के पांच बुनियादी शिष्टाचारों पर चर्चा करने जा रहे हैं, जिनके बारे में प्रत्येक व्यक्ति को अपने ग्राहक के किसी भी प्रश्न का उत्तर देने से पहले पता होना चाहिए:
व्यावसायिक संचार में स्मार्ट कैसे बनें?
संचार कौशल आपके पेशेवर और व्यक्तिगत जीवन का आविष्कार करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। तुम चाहो तो तुम। आपके साथ सहयोग करने के लिए, आपको प्रभावी संचार करने की आवश्यकता है। यह तभी किया जा सकता है जब आपके संदेश स्पष्ट और संक्षिप्त हों। स्मार्ट लक्ष्यों को डिजाइन करना सुनिश्चित करें और जो यथार्थवादी है उसे विकसित करें और उन चुनौतियों पर ध्यान केंद्रित करें जो आपके संगठन के लिए व्यक्तिगत हैं। यह आपको ईमेल शिष्टाचार का पालन करने की क्षमता प्रदान करता है।
मेमो और ईमेल के लिए लेखन कौशल में सुधार
मान लीजिए आप अपने ईमेल की लेखन गुणवत्ता को बढ़ाना चाहते हैं। एक स्मार्ट लक्ष्य को नियुक्त करने के लिए शीर्ष फोकस होना चाहिए। ईमेल शिष्टाचार के लिए, आपको ईमेल के पीछे अपने विचार की रूपरेखा तैयार करनी होगी। यदि आप इस आदत को अपने लेखन का एक रूप बनाते हैं तो आपका लक्ष्य आपके ईमेल में संक्षिप्त वाक्यांश होना चाहिए। आपके लक्ष्य विशिष्ट और मापने योग्य तभी हो सकते हैं जब आपने इस रणनीति पर पहले से निर्णय लिया हो। ऐसा करने के लिए प्रारंभिक चरण एक मानदंड विकसित करना है जो आपकी लेखन प्रक्रिया का मूल्यांकन करने में सहायता करता है।
एक पेशेवर ईमेल पते का प्रयोग करें
अधिकांश उपकरणों के काम के लिए आपको एक ईमेल पता जोड़ने की आवश्यकता होती है। इसलिए एक पेशेवर ईमेल पते के महत्व को तेज नहीं किया जा सकता है। व्यवसाय चलाने वाले किसी भी व्यक्ति को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उनके ईमेल कभी भी डिलीट न हों। यदि आप इस शब्द की किसी भी परिस्थिति से बचना चाहते हैं, तो आपको एक गैर-ब्रांडेड या गैर-विवरणित पते पर एक खाता बनाना होगा।
हर बार जब आप किसी कंपनी के साथ काम करते हैं, तो हम आपके दर्शकों को एक अनुकूलित उत्तर भेजने के लिए कंपनी के संबंध में आपको पंजीकृत कराते हैं। आपको डेटा, मानवाधिकार आदि से संबंधित सभी संबंधित पहुंच प्रदान की जाती है। इस ईमेल का हर समय उपयोग करने का सुझाव दिया जाता है। विशेष रूप से यदि आप B2B मार्केटिंग कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके व्यवसाय ईमेल में आपका नाम और एक विषय पंक्ति संलग्न है ताकि आपका अंतिम उपभोक्ता जान सके कि वह किससे बात कर रहा है।
एक पेशेवर ईमेल हस्ताक्षर जोड़ें
आपके ईमेल पर पेशेवर हस्ताक्षर होने से ROI दरें जुड़ सकती हैं। यदि आप मार्केटिंग अभियानों में सक्रिय रूप से संलग्न हैं, तो आप व्यवसाय का नेतृत्व करने में सक्षम होंगे। एक हस्ताक्षर और विषय आपके अंतिम उपयोगकर्ता को व्यवसाय के बारे में बुनियादी जानकारी प्रदान करते हैं।
कभी-कभी लोग जवाब देते समय अपने नारे या टैगलाइन को हस्ताक्षर में जोड़ देते हैं। यह प्रचार के साथ जोड़ता है। हमारा सुझाव है कि आप हस्ताक्षर को छोटा रखें ताकि ग्राहक को उसी जानकारी से परेशानी न हो।
अत्यधिक विस्मयादिबोधक से सावधान रहें
जाहिर है, वे अपने संदेश में उत्साह और जोश दिखाने की कोशिश कर रहे हैं। हालांकि, विस्मयादिबोधक बिंदुओं से बचा जाना चाहिए, और लोगों को अपने बयानों में बहुत अधिक विस्मयादिबोधक नहीं दर्ज करना चाहिए। विराम चिह्नों के अति प्रयोग से अस्पष्ट संदेश प्राप्त हो सकते हैं। ऐसे संदेश दर्शकों के लिए अत्यधिक उत्सुक या अपरिपक्व हो जाते हैं। हमारा सुझाव है कि आप इसका उपयोग केवल तभी करें जब उत्तर टाइप करते समय यह आवश्यक हो।
अपने संचार को विभाजित करें
अपनी ईमेल सूची को विभाजित करने से आपको ईमेल शिष्टाचार में सबसे अच्छी संचार विधि मिलती है। ईमेल के लिए सेगमेंटेशन फीचर उन लोगों के लिए जरूरी है जो इसके जरिए मार्केटिंग कर रहे हैं। एक बार जब आप अपनी ईमेल सूची सबमिट कर देते हैं, तो आप जिस अभियान को चलाने के इच्छुक हैं, उसके आधार पर अपने ग्राहकों को लक्षित करना आसान हो जाता है।
अंतिम फैसला:
जबकि कई फर्म कुशलता से काम करने के लिए विभिन्न संचार विधियों का उपयोग करती हैं, एक पेशेवर ईमेल पता सबसे प्रभावी और लोकप्रिय तरीकों में से एक है। COVID-19 महामारी के सामने, कॉर्पोरेट जगत की हाल ही में मुख्य रूप से दूरस्थ कार्य में बदलाव ने सूचनाओं के आदान-प्रदान, व्यवस्थित और संरक्षित करने के लिए ईमेल की आवश्यकता को ही बढ़ा दिया है। हालांकि आधुनिक ईमेल सिस्टम टीम सहयोग में सहायता के लिए पहले से कहीं अधिक क्षमताएं और सेवाएं प्रदान करते हैं, ईमेल शिष्टाचार के मूल तत्व समान रहते हैं: विनम्र, सटीक और पेशेवर बनें। AppMaster आपको अपने व्यवसाय के लिए एक प्रोग्रामर को काम पर रखे बिना मार्केटिंग फॉर्म और अन्य ऐप बनाने में सक्षम बनाता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न:
ईमेल के लिए पांच विनम्रता दिशानिर्देश क्या हैं?
- अपने प्राप्तकर्ता के लिए अपने ईमेल में उपयुक्त अभिवादन का प्रयोग करें।
- उचित अभिवादन और समापन टिप्पणियों का उपयोग किया जाना चाहिए।
- ईमेल में उचित स्वरूपण का प्रयोग करें।
- सभी कैप्स का उपयोग करने से बचें।
- बड़ी फ़ाइलों का आकार कम करें।
ईमेल का सबसे बुनियादी और आवश्यक नियम क्या है जिसका आपको पालन करना चाहिए?
एक मजबूत विषय पंक्ति पर हमेशा जोर दिया जाता है, मुख्यतः यदि आपका पेशेवर ईमेल पता एक विपणन परिप्रेक्ष्य की ओर निर्देशित होता है। सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल में हर बार व्यवसाय के आपके दर्शकों की ओर धकेले जाने पर एक विषय पंक्ति शामिल होती है।
ईमेल शिष्टाचार का सुनहरा नियम क्या है?
ईमेल शिष्टाचार का सुनहरा नियम। तीन शब्दों पर आधारित है, शिष्टाचार, शिष्टता और स्वयं स्वर्णिम नियम। किसी भी त्रुटि या गलत संचार से बचने के लिए आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपकी बातचीत सुचारू रूप से चल रही है। इसके अलावा, यह मदद करेगा यदि आप हमेशा समझते हैं कि अच्छे ईमेल शिष्टाचार को प्राप्त करने के लिए विस्मयादिबोधक बिंदुओं के अति प्रयोग से बचा जाना चाहिए।
पेशेवर शिष्टाचार की परिभाषा क्या है?
व्यावसायिक शिष्टाचार व्यवहार का एक अलिखित नियम है जो यह नियंत्रित करता है कि निगम के सदस्य कैसे बातचीत करते हैं। जब अच्छे पेशेवर शिष्टाचार का पालन किया जाता है, तो हर कोई अधिक सहज महसूस करता है, और चीजें अधिक सुचारू रूप से चलती हैं। यह सीधे किसी भी ईमेल में लागू होता है।
