वर्कफ़्लो स्टेटस लेबल: आपकी टीम के लिए 7 स्पष्ट स्थितियाँ

अस्पष्ट स्टेटस काम धीमा क्यों कर देते हैं

धुंधले वर्कफ़्लो स्टेटस लेबल से ऐसा भ्रम पैदा होता है जो व्यस्तता जैसा दिखता है, लेकिन असल में काम रुका रहता है। लोग आइटम आगे बढ़ाते हैं, पर किसी को भी साफ़ नहीं पता होता कि वास्तव में क्या बदला। "In Progress" चिह्नित एक टिकट का मतलब किसी के लिए "मैंने सोचना शुरू कर दिया" हो सकता है, किसी के लिए "मैं अटका हुआ हूँ," या किसी और के लिए "मैंने कर लिया और समीक्षा का इंतज़ार है"—यह आखिरी बार जिसने इसे छुआ उसके आधार पर बदलता है।

इस असंगति से तीन सामान्य समस्याएँ होती हैं: फिर से काम करना, मिस्ड हैंडऑफ़, और शोर-मची सूचनाएँ। अगर एक स्टेटस अगले व्यक्ति को क्या करना चाहिए यह नहीं बताता, तो काम बार-बार वापस आता है। अगर एक हैंडऑफ़ किसी अस्पष्ट लेबल में छिपा है, तो वह तब तक बैठा रहता है जब तक कोई उसे नोट न करे। और अगर हर कोई केवल गतिविधि दिखाने के लिए स्टेटस अपडेट करता है, तो आपकी फीड धुंधली हो जाती है और असली बदलावों को देख पाना मुश्किल हो जाता है।

एक और सामान्य लक्षण यह है कि एक ही लेबल अलग- अलग स्क्रीन पर अलग तरह से उपयोग होता है। एक teammate "Ready" का मतलब "review के लिए तैयार" समझता है, जबकि दूसरा "Ready" का मतलब "शुरू करने के लिए तैयार" समझता है। बोर्ड देख रहा मैनेजर यह नहीं बता पाता कि टीम इंतज़ार कर रही है, काम कर रही है, या खत्म कर चुकी है।

लक्ष्य हर किनारे-केस का वर्णन करना नहीं है। लक्ष्य यह है कि सामान्य रास्ता कम स्टेटस और स्पष्ट अर्थों के साथ स्पष्ट हो। जब स्टेटस हर जगह सुसंगत होते हैं, तो हैंडऑफ़ तेज़ होते हैं और "क्या यह वाकई पूरा है?" जैसे सवाल कम पूछे जाते हैं।

अगर आपकी टीम शुरू नहीं कर पा रही है, तो 5–7 स्टेटस का लक्ष्य रखें जो ज़्यादातर काम को कवर करें: नई आइटम के लिए एक, सक्रिय काम के लिए एक, इंतज़ार या अटके हुए काम के लिए एक, समीक्षा/अनुमोदन के लिए एक, और पूरा होने के लिए एक। बारीकियाँ तभी जोड़ें जब बेसिक चीजें स्थिर हों और हर कोई उन्हीं अर्थों का उपयोग कर रहा हो।

एक स्टेटस लेबल का क्या मतलब होना चाहिए (और क्या नहीं)

एक स्टेटस लेबल एक साझा वादा है कि आगे क्या होगा। जब कोई स्टेटस बदलता है, तो हर कोई बिना फ़ॉलो-अप प्रश्न किए अगला कदम अनुमान लगा सके।

अच्छे वर्कफ़्लो स्टेटस लेबल काम की वर्तमान वास्तविकता का वर्णन करते हैं, किसी की राय का नहीं। अगर लेबल सच है, तो टीम बता सके कि आइटम आगे बढ़ रहा है, रुका हुआ है, या अटका है, और कौन अगला इसे छूना चाहिए।

स्टेटस प्राथमिकता, असाइनमेंट, श्रेणी, या प्रगति नोट के समान नहीं है। ये फ़ील्ड मायने रख सकती हैं, पर इन्हें स्टेटस में मिलाने से स्टेटस अविश्वसनीय हो जाता है।

यह “state” और “stage” को अलग रखना भी मददगार होता है। State वह है जो अभी सच है (उदाहरण: "blocked on customer reply")। Stage वह है जहाँ आइटम आपकी प्रक्रिया में बैठा है (उदाहरण: "review")। आप इन्हें मिला सकते हैं, पर जब एक ही स्टेटस दोनों बताने की कोशिश करता है, तो अक्सर वह अस्पष्ट हो जाता है।

एक उपयोगी स्टेटस को तीन में से किसी एक चीज़ को ट्रिगर करना चाहिए:

• अगला मालिक (जो इसे उठाता है)
• अगली कार्रवाई (अगला क्या होगा)
• प्रतीक्षा की शर्त (किसका इंतज़ार है)

एक त्वरित वास्तविकता जांच: क्या कोई छोटे लिस्ट व्यू में लेबल पढ़कर भी जान सकता है कि अगला कदम क्या है? अगर जवाब "यह निर्भर करता है" है, तो लेबल शायद किसी निर्णय को छिपा रहा है जिसे कहीं और लेना चाहिए (जैसे प्राथमिकता नियम या असाइनमेंट)।

स्टेटस कितने होने चाहिए और क्यों 5–7 काम करते हैं

एक स्टेटस सिस्टम को काम को एक नज़र में पढ़ने में आसान बनाना चाहिए। बहुत ज़्यादा स्टेटस से लोग जो वे देखते हैं उस पर भरोसा करना बंद कर देते हैं। बहुत कम से आपकी हैंडऑफ़ को मैनेज करने के लिए ज़रूरी विवरण खत्म हो जाता है।

अधिकांश टीमों के लिए 5–7 स्टेटस एक मध्यम मार्ग होते हैं। यह एक स्क्रीन पर फिट होता है, Kanban बोर्ड या साधारण लिस्ट व्यू में अच्छा काम करता है, और यह रोज़ाना सवालों के जवाब देने के लिए काफ़ी संकेत देता है: क्या ब्लॉक है, क्या काम हो रहा है, और क्या रिव्यू के लिए रुका हुआ है।

सेट छोटा रखने से “स्टेटस हंटिंग” (12 विकल्पों में से सबसे उपयुक्त चुनना) कम होता है, रिपोर्टिंग आसान होती है, और आप प्राथमिकता, मालिक और प्रकार को अलग फ़ील्ड में रखने के लिए दबाव बनाते हैं।

नाम अलग-अलग हो सकते हैं, और यह ठीक है। एक टीम "In Progress" कह सकती है, दूसरी "Doing"। पर जो बदलना नहीं चाहिए वह है अर्थ। अगर "In Review" कभी "QA की प्रतीक्षा" और कभी "कस्टमर की प्रतीक्षा" का मतलब दे, तो आपका बोर्ड शोर बन जाएगा।

अर्थों को सुसंगत रखने के लिए एक स्रोत-सचाई (source of truth) बनाएं: एक छोटा टीम डॉक जिसमें हर स्टेटस, उसका क्या मतलब है, और कब कुछ उस स्टेटस में आता/छोड़ता है, लिखा हो। इसे इतने छोटे में रखें कि पढ़ने में दो मिनट लगें। फिर वही स्टेटस सेट हर जगह उपयोग करें जहाँ काम दिखता है।

एक सरल 7-स्टेटस सेट जिससे आप शुरू कर सकते हैं

अगर आप ऐसे वर्कफ़्लो स्टेटस चाहते हैं जो समय के साथ स्पष्ट बने रहें, तो एक छोटा सेट चुनें जो तीन सवालों का जवाब देता हो: अभी किसका मालिक है, अगला क्या होगा, और "पूरा" क्या दिखता है।

यहाँ एक सरल 7-स्टेटस सेट है जो ज़्यादातर टीमों के लिए बिना ज़्यादा विवरण के काम करता है.

मुख्य नियम: अकेले "Waiting" शब्द का उपयोग न करें। अगर कुछ अटका है, तो उसे Blocked कहें और नोट में निर्भरता का नाम लिखें (उदाहरण: "Blocked: customer reply" या "Blocked: access granted").

प्रत्येक स्टेटस के परिभाषाएँ (एंट्री और एक्जिट नियम के साथ)

स्पष्ट वर्कफ़्लो स्टेटस लेबल तब सबसे बेहतर काम करते हैं जब हर एक सरल सवाल का उत्तर दे: अभी क्या सच है?

New

क्या सच है: आइटम कैप्चर हुआ है, पर किसी ने इसे अभी तक मूल्यांकन नहीं किया।

क्या नहीं है: प्राथमिकता, स्कोप, या मालिक तय है।

एंट्री: एक अनुरोध सबमिट किया गया।

एक्जिट: कोई व्यक्ति इसे पढ़कर Triaged में ले जाता है।

उदाहरण: “एक सपोर्ट एजेंट एक बग रिपोर्ट लॉग करता है जिसमें एक स्क्रीनशॉट होता है।”

Triaged

क्या सच है: टीम अनुरोध को रूट करने और यह पुष्टि करने के लिए पर्याप्त समझती है कि यह वैध है।

क्या नहीं है: यह शुरू करने के लिए तैयार है।

एंट्री: किसी ने बेसिक कॉन्टेक्स जोड़ा (summary, impact, affected area)।

एक्जिट: यह या तो काम के लिए तैयार किया जाता है (Ready) या जानबूझकर अस्वीकार कर दिया जाता है (वर्कफ़्लो के बाहर हैंडल किया जाता है)।

उदाहरण: “PM ने इसे असली बग के रूप में मार्क किया और reproduce करने के steps नोट किए।”

Ready

क्या सच है: इसे बिना जानकारी के कमी के शुरू किया जा सकता है।

क्या नहीं है: काम शुरू हो चुका है।

एंट्री: acceptance criteria स्पष्ट हैं और निर्भरताएँ मौजूद हैं।

एक्जिट: किसी व्यक्ति ने काम शुरू किया और पहला मायने रखने वाला परिवर्तन किया (In Progress)।

उदाहरण: “फॉर्म फील्ड और वैलिडेशन नियम सहमति में हैं।”

In Progress

क्या सच है: सक्रिय काम हो रहा है।

क्या नहीं है: यह बस कतार में इंतज़ार कर रहा है।

एंट्री: कोई व्यक्ति इसे उठाकर काम शुरू करता है।

एक्जिट: यह जांच के लिए पर्याप्त पूरा हो जाता है (In Review) या यह किसी निर्भरता पर अटक जाता है (Blocked)।

उदाहरण: “एक डेवलपर नया स्टेटस ड्रॉपडाउन बनाता है और लॉजिक सेव करता है।”

In Review

क्या सच है: इसे चेक किया जा रहा है (peer review, QA, या stakeholder approval)।

क्या नहीं है: नई फीचर्स जोड़ी जा रही हैं।

एंट्री: करने वाले ने इसे सत्यापन के लिए सबमिट किया।

एक्जिट: यह टीम की definition of done को पूरा कर के अनुमोदित हो जाता है (Done), या फीडबैक के साथ वापस जाता है (In Progress)।

उदाहरण: “QA पुष्टि करता है कि यह वेब और मोबाइल दोनों पर काम करता है।”

Blocked

क्या सच है: काम किसी विशिष्ट, नामित निर्भरता के कारण जारी नहीं रह सकता।

क्या नहीं है: आइटम बस कम प्राथमिकता में रखा गया है।

एंट्री: असाइन किया गया व्यक्ति ऐसी निर्भरता पर पहुंचता है जिसे वह अकेले हल नहीं कर सकता।

एक्जिट: निर्भरता हटा दी जाती है और काम फिर से शुरू होता है (आम तौर पर In Progress)।

उदाहरण: “Blocked: production logs तक पहुँच के इंतज़ार में।”

Done

क्या सच है: यह सहमति की गई acceptance criteria को पूरा करता है और शिप या शिप के लिए तैयार है।

क्या नहीं है: इसे अभी समीक्षा, टेस्टिंग, या फॉलो-अप की ज़रूरत है।

एंट्री: समीक्षा पास हो जाती है और रिलीज़ कदम पूरे हो जाते हैं (आपकी टीम की परिभाषा के अनुसार)।

एक्जिट: कोई नहीं; रीओपेन होने पर एक नया चक्र और स्पष्ट वजह होती है।

उदाहरण: “फिक्स लाइव है और बग अब रिप्रोड्यूस नहीं होता।”

चरण-दर-चरण: 60 मिनट में अपना स्टेटस सिस्टम बनाएं

आप एक फोकस्ड मीटिंग में गंदे स्टेटस ठीक कर सकते हैं। लक्ष्य परफेक्ट मॉडल नहीं है। लक्ष्य एक साझा सेट लेबल का है जो वास्तविक रूप से कैसे काम आगे बढ़ता है उससे मेल खाता हो, और नियम जो आपकी टीम दोहरा सके।

60-मिनट की वर्किंग सेशन (एक परिणाम के साथ)

जो भी भूमिका काम को छूती है, उसकी सूची से एक-एक व्यक्ति लाएँ (requester, doer, reviewer, approver)। अपनी वर्तमान बोर्ड या लिस्ट को स्क्रीन पर दिखाएँ।

सबसे पहले, असली वर्कफ़्लो मैप करें (आदर्श नहीं)। एक सामान्य आइटम चुनें और यह ट्रेस करें कि असल में क्या होता है, इंतज़ार का समय सहित। चरणों को सादे क्रियाओं के रूप में लिखें ("draft", "review", "approve")। अगर कोई चरण केवल कभी-कभी होता है, तो उसे शाखा के रूप में नोट करें।

फिर डुप्लिकेट हटाएँ और अस्पष्ट लेबलों का नाम बदलें। एक जैसे अर्थ वाले लेबल मिलाएँ ("In Progress" बनाम "Doing")। अस्पष्टों ("Pending") को कुछ क्रिया-आधारित में बदलें ("Blocked: customer reply")। अगर आप किसी लेबल को एक वाक्य में समझा नहीं सकते, तो वह रेडी नहीं है।

इसके बाद एंट्री और एक्जिट नियम जोड़ें। हर स्टेटस के लिए लिखें कि उसमें आने के लिए क्या सच होना चाहिए और छोड़ने के लिए क्या सच होना चाहिए। संक्षिप्त रखें। उदाहरण: "In Review तब एंट्री होता है जब काम सबमिट किया जाता है, और तब एक्जिट जब फीडबैक एड्रेस कर लिया जाता है और रिव्यूर अनुमोदन देता है।"

उसके बाद हर हैंडऑफ़ के लिए मालिक चुनें। हर स्टेटस का एक डिफ़ॉल्ट मालिक होना चाहिए (भूमिका ठीक है)। इससे आइटम्स फंसने से बचते हैं। उदाहरण: "In Review" में आइटम रिव्यूर के स्वामित्व में होते हैं, न कि काम करने वाले व्यक्ति के।

अंत में, 10 हालिया आइटम्स पर टेस्ट करें और समायोजित करें। पिछले कुछ हफ्तों के 10 खत्म या सक्रिय आइटम लें और हर एक को प्रत्येक समय पर एक स्टेटस असाइन करें। अगर आप अक्सर बहस करते हैं, तो आपके लेबल ओवरलैप करते हैं। अगर आप किसी आइटम को जगह नहीं दे पाते, तो या तो आपको एक स्टेटस चाहिए या आप दो विचारों को एक में मिला रहे हैं।

मीटिंग के बाद परिभाषाओं को एक जगह प्रकाशित करें और जहां लोग देखते हैं वहां लेबल्स मिलान करें।

वेब और मोबाइल स्क्रीन पर स्टेटस सुसंगत रखें

अगर एक स्टेटस का मतलब वेब पर एक और मोबाइल पर थोड़ा अलग होगा, तो लोग उस पर भरोसा करना बंद कर देते हैं। वे चैट में पूछना शुरू कर देते हैं, विवरण फिर से जांचते हैं, या अपना "असली स्टेटस" टिप्पणी में बना लेते हैं। वर्कफ़्लो स्टेटस का उद्देश्य साझा सच्चाई है, सजावट नहीं।

स्टेटस को एक साझा फ़ील्ड और एक स्रोत-सचाई के रूप में ट्रीट करें। वही लेबल वही वर्तनी, कैपिटलाइज़ेशन, और अर्थ हर जगह दिखना चाहिए: लिस्ट्स, डिटेल स्क्रीन, नोटिफिकेशंस, एक्सपोर्ट्स, और पुश संदेश।

छोटे स्क्रीन नियम जो वास्तव में काम करते हैं

मोबाइल स्क्रीन लंबे नामों और कमजोर विज़ुअल डिज़ाइन को दंडित करती हैं। एक स्टेटस जो डेस्कटॉप टेबल में ठीक लगता है, फोन पर कटकर भ्रमित कर देने वाला बैज बन सकता है।

• नाम छोटे रखें (जहाँ संभव हो 1-2 शब्द)।
• सुसंगत रंगों का उपयोग करें, पर केवल रंग पर निर्भर न रहें।
• सबसे लंबे लेबल के लिए डिज़ाइन करें ताकि कुछ भी पढ़ने लायक न कटे।
• प्लेटफ़ॉर्म्स पर क्रम सुसंगत रखें।
• "In Progress" बनाम "Working" जैसे लगभग समान लेबल से बचें। एक चुनें।

प्लेसमेंट भी मायने रखता है। डिटेल व्यू पर शीर्षक के पास स्टेटस रखें ताकि उसे पूरी डिस्क्रिप्शन पढ़ने से पहले देखा जा सके। लिस्ट व्यू में इसे हर बार उसी स्थान पर दिखाएँ।

पहुँचनीयता के मूल सिद्धांत सभी की मदद करते हैं। रंग एक संकेत है, संदेश नहीं। हमेशा टेक्स्ट लेबल दिखाएँ, और एक सरल आइकन (जैसे Done के लिए चेक) पर विचार करें ताकि स्क्रीन रीडर उपयोगकर्ता या रंग दृष्टि समस्याओं वाले लोग भी जल्दी अर्थ समझ सकें।

आम गलतियाँ जो स्टेटस को ड्रीफ्ट कराती हैं

स्टेटस तब ड्रीफ्ट करते हैं जब वे "काम कहाँ है" का अर्थ देना बंद कर देते हैं और "लोग काम के बारे में कैसा महसूस करते हैं" बन जाते हैं। एक बार ऐसा होने पर आपका बोर्ड व्यस्त दिखेगा, पर कोई भी उस पर भरोसा नहीं करेगा।

एक सामान्य कारण बहुत सारे लेबल हैं जो हर छोटे कदम से मेल खाते हैं। अगर एक टास्क एक घंटे में तीन बार मूव कर सकता है, लोग इसे अपडेट करना बंद कर देते हैं, या वे "कहीं न कहीं ठीक" स्टेटस चुन लेते हैं। एक छोटा सेट तब सबसे अच्छा काम करता है जब हर मूव वास्तव में तैयार होने या जिम्मेदारी बदलने का असली संकेत हो।

एक और ड्रिफ्ट बिंदु है अलग-अलग डाइमेंशन्स को एक ही फ़ील्ड में मिलाना। प्राथमिकता और तात्कालिकता मायने रखती हैं, पर वे अलग फ़ील्ड में होनी चाहिए, स्टेटस में नहीं। अगर "Urgent" स्टेटस है, तो वह "In Review" से टकराएगा और आपकी रिपोर्टिंग का मतलब कम हो जाएगा।

इन पैटर्न्स पर नज़र रखें:

• कई "done-ish" लेबल जिनका स्पष्ट अंतर न हो
• एक-आध बार के निजी लेबल ("Waiting for Sam")
• "In Progress" का पार्किंग-लॉट बन जाना
• कोई लिखित एंट्री और एक्जिट नियम नहीं
• नई स्क्रीन अलग स्टेटस नाम या क्रम दिखा रही हों

ड्रीफ्ट को रोकने के लिए, स्टेटस सेट का एक मालिक रखें और बदलाव दुर्लभ बनाएं। जब आप कुछ बदलते हैं, तो यह लिखें कि क्या बदला, क्यों, और क्या रिप्लेस हुआ।

उदाहरण: एक अनुरोध शुरू से Done तक

एक ग्राहक सपोर्ट लिखता है: "मोबाइल पर ऑर्डर हिस्ट्री पेज खाली दिखता है जबकि मेरे पास ऑर्डर्स हैं।" सपोर्ट एक आइटम लॉग करता है जो प्रोडक्ट फिक्स और फिर रिलीज़ बनेगा।

New: सपोर्ट स्क्रीनशॉट, डिवाइस विवरण, और सही व्यवहार क्या होना चाहिए यह कैप्चर करता है।

Triaged: प्रोडक्ट ओनर पुष्टि करता है कि यह असली बग है, यह कहां आता है (mobile app, backend नहीं), और इम्पैक्ट स्पष्ट करता है।

Ready: reproduce करने के स्टेप्स कन्फर्म होते हैं और acceptance criteria स्पष्ट हैं।

In Progress: एक इंजीनियर issue reproduce करता है, पाता है कि API डेटा लौटाता है पर स्क्रीन उसे गलत फ़िल्टर करता है, और फिक्स शुरू करता है।

Blocked: इंजीनियर पाता है UI पुराने अकाउंट्स के लिए एक फील्ड पर निर्भर है और बैकएंड चेंज चाहिए। आइटम को Blocked के साथ एक स्पष्ट नोट के साथ मार्क किया जाता है: "Blocked: backend needs legacy field mapping."

In Review: निर्भरता हल होने के बाद QA iOS और Android पर चेक करता है और सत्यापित करता है कि खाली स्टेट तब भी सही दिखता है जब सचमुच कोई ऑर्डर न हो।

Done: फिक्स अनुमोदित और रिलीज़ हो गया (या अगले रिलीज़ विंडो के लिए कतारबद्ध, अगर आपकी टीम के लिए वह Done की परिभाषा है)। सपोर्ट पुष्टि करता है कि यह लाइव है और ग्राहक को उत्तर देता है।

ध्यान दें कि क्या भ्रम रोकता है: "Blocked" का एक कारण और एक अगला कदम होता है, और ओनर बदलता नहीं रहता। कोई भी आइटम खोलकर समझ सकता है कि किसके पास बॉल है।

टीम को सुसंगत रखने के लिए त्वरित चेकलिस्ट

अगर आपका बोर्ड गन्दा महसूस होता है, तो आप आम तौर पर 10 मिनट में कारण पकड़ सकते हैं।

10-मिनट बोर्ड स्कैन

बोर्ड पर चलें और इन संकेतों की तलाश करें:

• हर स्टेटस जवाब देता है: "अभी क्या सच है?"
• प्रत्येक स्टेटस का डिफ़ॉल्ट मालिक (भूमिका ठीक है) और एक स्पष्ट अगला कदम हो
• कोई दो स्टेटस एक ही समय पर एक ही आइटम को नहीं बता सकते
• आइटम निर्णय बिंदु के बिना पार्क न हों (अगर यह दिनों तक बैठ सकता है, तो एक exit नियम जोड़ें)
• वही वर्क टाइप्स एक ही मुख्य स्टेप्स से होकर गुजरें, जब तक कि लिखित अपवाद न हो

अगर लोग किसी कार्ड के स्थान पर असहमत हैं, तो वह स्टेटस किसी अन्य के साथ ओवरलैप करता है या पर्याप्त परिभाषित नहीं है।

वेब + मोबाइल सुसंगति जांच

एक फोन पर वही वर्कफ़्लो खोलें और पुष्टि करें कि लेबल कड़े स्थानों में भी काम करते हैं।

• लिस्ट व्यू में लेबल छोटे और पढ़ने योग्य हैं (कोई कटना नहीं)
• टेक्स्ट बिना रंग पर निर्भर रहे साफ़ है
• स्टेटस परिवर्तन एक ओनर द्वारा अनुमोदित होते हैं (टीम लीड या ऑप्स), न कि हर व्यक्ति द्वारा
• परिवर्तन एक संक्षिप्त नोट के साथ आते हैं ताकि परिभाषाएँ ड्रिफ्ट न हों

अगले कदम: समय के साथ बनाए रखें, मापें, और सुधारें

स्टेटस सिस्टम उपयोगी तब रहते हैं जब आप उन्हें एक नियम-पुस्तक की तरह मानते हैं: स्थिर, पर समीक्षा योग्य। लक्ष्य लगातार परिवर्तन नहीं है—यह सुसंगत उपयोग है।

एक हल्का cadence सेट करें, जैसे हर महीने 30 मिनट की समीक्षा जिसमें बोर्ड को छूने वाली हर भूमिका से एक व्यक्ति हो। 5–10 हालिया आइटम लाएँ और उन अपवादों पर नजर डालें जिन्हें आप ठीक कर सकते हैं।

कुछ सरल संकेत जो ट्रैक करना सार्थक है:

• Blocked में बिताया गया समय (और शीर्ष कारण)
• वे आइटम जो दो स्टेटस के बीच बार-बार बाउंस करते हैं
• आइटम जो आपकी सामान्य साइकिल समय से अधिक समय तक बिना छुए बैठे रहें

जब कुछ अजीब लगे, तो नए स्टेटस तुरंत जोड़ने से बचें। नया स्टेटस तभी जोड़ें जब नई स्थिति वाकई भिन्न हो, यह लोगों का अगला काम बदल दे, और अक्सर होता हो। ज़्यादातर समय समाधान सरल होगा: परिभाषा कसीजिए, एंट्री नियम जोड़िए, या ओनर स्पष्ट कीजिए।

अगर आप वर्कफ़्लो को किसी आंतरिक टूल में बना रहे हैं, तो स्टेटस को स्क्रीन-विशिष्ट टेक्स्ट के बजाय साझा डेटा मानें। Data Designer में AppMaster (appmaster.io) जैसी जगहों पर आप एक बार स्टेटस फ़ील्ड परिभाषित कर सकते हैं और इसे वेब और नेटिव मोबाइल दोनों में पुन: उपयोग कर सकते हैं, जो यह रोकने में मदद करता है कि "मेरे फ़ोन पर इसका मतलब अलग है" जैसी समस्या हो।