11 अक्टू॰ 2025·8 मिनट पढ़ने में

फोटोग्राफी क्लाइंट अनुमोदन पोर्टल: अनुमोदन, संपादन और प्रगति

एक फोटोग्राफी ग्राहक अनुमोदन पोर्टल सेट करें ताकि क्लाइंट एक ही जगह पर फेवरेट चुन सकें, संपादन का अनुरोध कर सकें और शूट से डिलीवरी तक प्रगति देख सकें।

क्यों फोटोग्राफी प्रोजेक्ट्स में अनुमोदन गड़बड़ा जाते हैं

ज्यादातर फोटोग्राफी प्रोजेक्ट कैमरे के काम की वजह से नहीं टूटते — वे उस वजह से टूटते हैं कि प्रतिक्रिया बिखरी हुई रहती है। कोई ईमेल का जवाब देता है, कोई देर रात टेक्स्ट भेज देता है, और कोई DM में "क्या हम इसे ब्राइट कर सकते हैं?" भेज देता है जो आप कई दिन बाद देखते हैं।

जब नोट पांच जगहों पर रहते हैं तो छोटी-छोटी समस्याएँ जल्दी जुड़ जाती हैं। आप कोई अनुरोध मिस कर देते हैं, गलत इमेज पर बदलाव कर देते हैं, या क्लाइंट द्वारा इरादतन अप्रूव न किए गए वर्जन को डिलीवर कर देते हैं। कभी-कभी क्लाइंट के "फाइनल पिक्स" बदल जाते हैं लेकिन वह अपडेट आपको स्पष्ट तरीके से नहीं मिलता, और आप एक ही फोटो को दो बार एडिट कर देते हैं।

एक और बड़ा कारण वर्जन कन्फ्यूजन है। क्लाइंट किसी पुराने एक्सपोर्ट पर कमेंट कर देता है, या आप नया सेट अपलोड करते हैं और यह भूल जाते हैं कि क्या बदल गया। फिर आप फाइलनाम और टाइमस्टैम्प्स देखकर अनुमान लगाने की कोशिश करते हैं कि उन्होंने किस "IMG_4821" का मतलब लिया था।

एक फोटोग्राफी ग्राहक अनुमोदन पोर्टल इसे ठीक कर देता है क्योंकि यह सेलेक्शन, फीडबैक और स्थिति को एक ही जगह पर रखता है। यह एक सरल ऑनलाइन जगह है जहाँ क्लाइंट फेवरेट चुन सकते हैं, प्रति फोटो बदलाव का अनुरोध कर सकते हैं, और जब वे तैयार हों तो एक एल्बम या स्टेप को अप्रूव कर सकते हैं।

यह कोई पूरा क्रिएटिव ब्रिफ टूल, चैट ऐप, या क्लाइंट के साथ आपके रिश्ते का विकल्प नहीं है। इसे एक साझा चेकलिस्ट के रूप में सोचें जो बैक-एंड-फोर्थ को काट देता है। क्लाइंट के लिए फ्लो स्पष्ट होना चाहिए: गैलरी देखें, फेवरेट चुनें, विशिष्ट फोटो पर नोट छोड़ें, फिर अप्रूव करें।

आपके लिए इसका मतलब है कम फॉलो-अप, कम "कौन सा?" सवाल, और यह कि क्या मांगा गया था, क्या बदला गया, और क्या अप्रूव हुआ—ये सब साफ रिकॉर्ड में रहे।

एक क्लाइंट अनुमोदन पोर्टल को क्या करना चाहिए

एक फोटोग्राफी क्लाइंट अनुमोदन पोर्टल दोनों पक्षों के लिए अनुमान हटाना चाहिए। क्लाइंट को हमेशा पता होना चाहिए कि अगला कदम क्या है, और आपको हमेशा पता होना चाहिए कि क्या अप्रूव है, क्या प्रतीक्षा पर है, और क्या बदला गया।

प्रूफ्स और सेलेक्शन से शुरू करें। क्लाइंट को इमेज स्कैन करने, फेवरेट मार्क करने, शॉर्टलिस्ट बनाने, और फिर फाइनल पिक्स कन्फर्म करने का आसान तरीका चाहिए। सबसे महत्वपूर्ण बात यह अलग करना है कि "मुझे यह पसंद है" और "यह फाइनल सेट है" अलग हों, ताकि आप गलत बैच पर रिटचिंग न शुरू कर दें।

अगला, चेंज रिक्वेस्ट्स को खास बनाएं। पोर्टल सबसे अच्छा तब काम करता है जब क्लाइंट किसी एक फोटो पर नोट छोड़ सकें (उदाहरण: "हमें पीछे जो एग्जिट साइन है उसे हटा दें") और साथ ही सेट के लिए सामान्य नोट भी छोड़ सकें (जैसे "एडिट्स को गर्म और नैचुरल रखें")। यदि संभव हो तो एक वैकल्पिक डेडलाइन जोड़ें ताकि संशोधन खिंचे न रहें।

एक व्यावहारिक पोर्टल में आमतौर पर एक प्रूफ गैलरी (फेवरेट, शॉर्टलिस्ट, और फाइनल सेलेक्शन), प्रति-फोटो नोट्स साथ में प्रोजेक्ट-लेवल नोट्स, स्पष्ट प्रोजेक्ट स्टेजेस, वास्तविक घटनाओं के अनुरूप नोटिफिकेशन, और क्रियाओं व टाइमस्टैम्प्स का ऑडिट ट्रेल शामिल होता है।

प्रोजेक्ट स्टेज अपेक्षाएँ सेट करते हैं। एक बार जब प्रोजेक्ट पहले एडिट से रिवीजन स्टेज में जाता है, तो क्लाइंट को समझना चाहिए कि वे फिनिश्ड एडिट्स पर कमेंट कर रहे हैं, कोई नया लुक मांग नहीं रहे।

नोटिफिकेशन तभी भेजें जब किसी को कार्रवाई करनी हो: प्रूफ्स प्रकाशित, फाइनल पिक्स सबमिट, बदलाव अनुरोध, रिवीजन पूरे हुए। साथ ही तय करें कि किसे क्या संदेश मिलना चाहिए। कुछ संदेश केवल मुख्य क्लाइंट को जाएँ, जबकि अन्य में प्लानर या असिस्टेंट भी शामिल हों।

अंत में, ऑडिट ट्रेल रखें। अगर क्लाइंट ने मंगलवार को फोटो 128 अप्रूव की और गुरुवार को बदलाव मांगा, तो आपको दोनों रिकॉर्ड चाहिए।

बिल्ड करने से पहले पोर्टल स्ट्रक्चर की योजना बनाएं

एक फोटोग्राफी क्लाइंट अनुमोदन पोर्टल सबसे अच्छा तब काम करता है जब यह अनुमानित लगे। स्क्रीन या अपलोड छूने से पहले तय करें कि पोर्टल किसके लिए है और हर व्यक्ति क्या कर सकता है। अधिकतर प्रोजेक्ट्स में सिर्फ तीन रोल की ज़रूरत होती है (फोटोग्राफर, एडिटर, क्लाइंट)। कुछ स्टूडियो एक अकाउंट मैनेजर भी चाहते हैं जो approvals का पीछा करे और टाइमलाइन्स को आगे बढ़ाए।

शुरू में उन मुख्य ऑब्जेक्ट्स को लिखें जिन्हें आपका पोर्टल ट्रैक करेगा। नाम सरल और सुसंगत रखें, क्योंकि आप इन्हें हर जगह देखेंगे: प्रोजेक्ट, एल्बम, फोटो, सेलेक्शन, और कमेंट/नोट।

फिर तय करें कि क्लाइंट कैसे लॉग इन करेंगे। एक ईमेल इनवाइट जिसमें वन-टाइम कोड या मैजिक-लिंक स्टाइल लॉगिन भूल गए पासवर्ड को कम कर देता है, लेकिन बार-बार कॉरपोरेट क्लाइंट्स के लिए सामान्य पासवर्ड बेहतर हो सकता है। जो भी विकल्प चुनें, अनुमतियाँ जल्दी लॉक कर दें: क्लाइंट्स को केवल उनके अपने प्रोजेक्ट और गैलरी देखने चाहिए, और एडिटर्स को केवल उन्हीं प्रोजेक्ट्स तक पहुंच होनी चाहिए जो उन्हें असाइन किए गए हैं।

अंततः, तय करें कि फ़ाइलें कहाँ रहेंगी। आप प्रूफ्स सीधे पोर्टल में अपलोड कर सकते हैं, या उन्हें कहीं और स्टोर करके रेफरेंस सेव कर सकते हैं। अपलोडिंग क्लाइंट्स के लिए सरल है। यदि आपके पास पहले से स्टोरेज वर्कफ़्लो है तो बाहरी स्टोरेज बेहतर फिट हो सकता है।

एक त्वरित उदाहरण: शादी के लिए आप एक प्रोजेक्ट बनाएँ, तीन एल्बम रखें, और जोड़ा 80 फेवरेट्स को सेलेक्शन के रूप में चिह्नित कर सकता है। हर रिक्वेस्ट एक कमेंट बन जाती है जो किसी विशिष्ट फोटो से जुड़ी होती है, ताकि प्रूफिंग से फाइनल डिलीवरी पर जाते समय कुछ खो न जाए।

डेटा मॉडल बेसिक्स: प्रोजेक्ट्स, एल्बम्स, फ़ोटो, और नोट्स

एक अच्छा फोटोग्राफी क्लाइंट अनुमोदन पोर्टल एक सरल डेटा मॉडल से शुरू होता है। यदि कोर रिकॉर्ड साफ़ हैं तो बाकी सब (स्क्रीन, नोटिफिकेशन, एक्सपोर्ट) आसान हो जाता है।

एक प्रोजेक्ट रिकॉर्ड से शुरू करें। यह एक जॉब का कंटेनर है, जैसे "Smith Wedding 2026"। क्लाइंट डिटेल्स, शूट तारीखें, और एक करेंट स्टेज फ़ील्ड रखें (Shot, Proofs sent, Favorites chosen, Edits requested, Final delivery)।

प्रोजेक्ट के अंतर्गत एल्बम्स जोड़ें। एक एल्बम एक तार्किक सेट है जिसे क्लाइंट एक साथ सोचता है: एंगेजमेंट सेशन, सीरेमनी, रिसेप्शन, फैमिली फॉर्मल्स, या फाइनल डिलिवरेबल्स। एल्बम्स अलग रखने से मिस हुई इमेजेज़ और गलत अनुमोदनों से बचा जा सकता है।

प्रत्येक एल्बम में फ़ोटो आइटम होते हैं। हर फोटो के लिए एक स्थिर पहचानकर्ता रखें, तेज़ लोडिंग के लिए प्रीव्यू इमेज, ओरिजिनल फाइलनाम, और एक वर्जन नंबर रखें (v1 proof, v2 edited, v3 final)। जब आप एडिट्स री-एक्सपोर्ट करते हैं और यह स्पष्ट करना हो कि "किस फाइल को आपनें अप्रूव किया?" तो वर्जनिंग महत्वपूर्ण होती है।

फोटो रिकॉर्ड पर ऐसे सेलेक्शन फ़ील्ड रखें जो क्लाइंट के निर्णय के तरीके से मेल खाएँ: Favorite, Rating (या सरल like/maybe/no), Final approved, Approved at, और Approved by।

अंत में, कमेंट्स/नोट्स जोड़ें। अधिकांश पोर्टल्स को दो प्रकार के नोट्स चाहिए: एक जो किसी विशेष फोटो से जुड़ा हो (काट-छांट की रिक्वेस्ट, ऑब्जेक्ट हटाना, ब्राइटन करना) और एक प्रोजेक्ट-व्यापक थ्रेड सामान्य प्रश्नों के लिए (डिलिवरी टाइमलाइन, प्रिंट साइज, एल्बम ऑप्शन्स)। एक कमेंट में लेखक, टाइमस्टैम्प, स्थिति (open/resolved), और वैकल्पिक रूप से एक छोटा अनुरोध प्रकार टैग होना चाहिए।

क्लाइंट और फोटोग्राफर स्क्रीन डिज़ाइन करें

Track changes per photo

Track edit notes as records tied to a photo and version, so nothing gets lost.

Add Requests

एक फोटोग्राफी क्लाइंट अनुमोदन पोर्टल तभी काम करेगा जब दोनों पक्ष कुछ सेकंड में अपना काम कर सकें। दो साफ़ अनुभवों का लक्ष्य रखें: एक क्लाइंट व्यू जो साधारण गैलरी जैसा लगे, और एक फोटोग्राफर व्यू जो टास्क लिस्ट जैसा लगे।

क्लाइंट स्क्रीन: चुनें, अप्रूव करें, और बदलाव मांगें

एक गैलरी ग्रिड से शुरू करें जो तेज़ी से लोड हो और फोन पर पढ़ने योग्य रहे। क्लाइंट्स को बिना फोल्डर्स में खोए वो ढूँढने के लिए कुछ स्पष्ट फिल्टर्स दें। साधारण लेबल सबसे अच्छे रहते हैं: Favorites, Needs changes, Approved।

जब क्लाइंट कोई फोटो खोलता है तो डिटेल व्यू उन्हें जल्दी निर्णय लेने में मदद करे। उन्हें ज़ूम करने दें, अगले इमेज पर जाएँ, और (यदि आप कई एडिट्स देते हैं) वर्जन्स की तुलना करने का विकल्प दें। कमेंट बॉक्स इमेज के नीचे रखें, और एक्शन बटन टैप करने में आसान रखें।

एक्शन केवल उन्हीं पर सीमित रखें जो क्लाइंट्स वास्तव में चाहिए: favorite, request changes, approve, mark as not using, और download (केवल जब आप तैयार हों)।

ऊपर एक स्टेज टाइमलाइन रखें ताकि क्लाइंट्स को हमेशा पता रहे कि आगे क्या होगा। सीधे शब्दों का प्रयोग करें जैसे "आपकी प्रतिक्रिया प्रतीक्षित" बनाम "फोटोग्राफर की क्रिया प्रतीक्षित"। इससे "क्या हम खत्म हैं?" जैसे बहुत से संदेश कट जाते हैं।

फोटोग्राफर स्क्रीन: देखें क्या ब्लॉक कर रहा है

फोटोग्राफर व्यू के लिए, पहले डैशबोर्ड सोचें। आज किस पर ध्यान देना है यह दिखाएँ: ओवरड्यू अप्रूवल्स, खुले चेंज रिक्वेस्ट्स, और प्रोजेक्ट्स जो आपकी वजह से रुके हुए हैं। हर आइटम सीधे उस फोटो और कमेंट थ्रेड पर खुले, न कि सिर्फ प्रोजेक्ट ओवरव्यू पर।

कुछ स्पष्ट स्टेटस रखें (New request, In progress, Ready for re-review) ताकि क्लटर कम रहे। रिक्वेस्ट को आगे बढ़ाना एक क्लिक का काम होना चाहिए, और उस बदलाव से क्लाइंट को नोटिफाई होना चाहिए।

शूट से डिलीवरी तक स्टेप-बाई-स्टेप वर्कफ़्लो

एक फोटोग्राफी क्लाइंट अनुमोदन पोर्टल तब सबसे अच्छा काम करता है जब यह उसी तरह चलता है जिस तरह लोग सोचते हैं: "अगला क्या है, और आपको मुझसे क्या चाहिए?" स्टेजेस को दिखाईए रखें, और क्लाइंट से एक समय में केवल एक तरह की कार्रवाई की अपेक्षा रखें।

काम को प्रोजेक्ट के रूप में सेट करने और क्लाइंट को इनवाइट करने से शुरू करें। जब वे स्वीकार कर लें, उन्हें एक साफ़ प्रोजेक्ट पेज पर लैंड करना चाहिए जिस पर करंट स्टेज, ड्यू डेट (यदि आप उपयोग करते हैं), और एक सिंगल नेक्स्ट-स्टेप एक्शन दिखे।

फोटो प्रूफिंग वर्कफ़्लो का सरल पहला आधा भाग इस तरह दिखता है: प्रोजेक्ट बनाएँ और क्लाइंट को इनवाइट करें, प्रूफ्स अपलोड करें और स्टेज को "Proofs ready" पर स्विच करें, फिर क्लाइंट को पिक्स चुनने और हर फोटो पर सीधे नोट छोड़ने दें।

एक बार सेलेक्शन्स आ जाने के बाद, बातचीत को उसी इमेज और वर्जन से जोड़े रखें जिसे उन्होंने देखा था। इससे "आप किस फोटो का मतलब ले रहे थे?" जैसे संदेश और मिसमैच्ड एडिट्स रोकते हैं।

फिर फिनिशिंग स्टेप्स में जाएँ: एडिट्स को नया वर्जन सेट के रूप में प्रकाशित करें, अंतिम अप्रूवल एकत्र करें, डिलीवरी ट्रिगर करें, और एक समरी के साथ प्रोजेक्ट आर्काइव करें—पिक्स, नोट्स, और अप्रूवल्स के साथ।

परिवर्तनों के अनुरोधों को ट्रैक कैसे करें बिना संदर्भ खोए

Launch a client proof gallery

Build a web gallery where clients can favorite, approve, or request edits per photo.

Create Gallery

सबसे तेज़ तरीका समय खोने का यह है कि एडिट नोट्स को एक बड़े संदेश थ्रेड में इकट्ठा किया जाए। "इसे और गरम बनाइए" या "बैकग्राउंड ठीक करिए" एक हफ्ते बाद कुछ भी नहीं कहता जब तक कि यह किसी खास इमेज से जुड़ा न हो।

एक क्लाइंट अनुमोदन पोर्टल में, हर चेंज रिक्वेस्ट को एक रिकॉर्ड के रूप में किसी एक फोटो से जोड़कर रखें। उस रिकॉर्ड में शब्दों के साथ संरचना भी होनी चाहिए ताकि आप सॉर्ट, फिल्टर और बिना अनुमान के काम पूरा कर सकें।

एक ठोस एडिट रिक्वेस्ट कार्ड में रिक्वेस्ट टाइप (crop, remove object, color, exposure, retouch), एक संक्षिप्त नोट, एक स्टेटस जो दिखाए कि किसका इंतज़ार है, और संदर्भ के लिए वर्तमान वर्जन शामिल होना चाहिए। यदि आप डेडलाइन के साथ काम करते हैं तो ड्यू डेट और प्राथमिकता जोड़ें।

स्टेटसेस साइलेंट स्टॉल्स को रोकते हैं। उन्हें सरल रखें: New, In progress, Needs client reply, Done. "Needs client reply" विशेष रूप से तब उपयोगी है जब आपने कोई सवाल पूछा हो जैसे "क्या आप चाहेंगे पूरा साइन हट जाए या केवल मंद कर दूँ?"।

डुप्लिकेट काम से बचने के लिए, हर फोटो के लिए एक "करेंट एडिट" रखें और पुराने वर्जन्स को हिस्ट्री के रूप में स्टोर करें। पाँच लगभग एक जैसे फाइल्स अपलोड करके अस्पष्ट नामों के साथ बचें।

रियेल वर्कफ़्लो का उदाहरण: क्लाइंट फोटो 042 को फ्लैग करता है, "Remove object" चुनता है, और लिखता है "माइक स्टैंड हटा दें"। आप काम शुरू करते हैं और स्टेटस In progress कर देते हैं। जब आप पाते हैं कि हटाने से अजीब शैडो बनता है, तो स्टेटस Needs client reply कर दें और पूछ लें क्या छोटा क्रॉप स्वीकार्य होगा। जब वे पुष्टि कर दें, आप नया करंट वर्जन अपलोड करते हैं और Done मार्क कर देते हैं।

सामान्य गलतियाँ जो रीवर्क और देरी पैदा करती हैं

Get an audit-friendly record

Generate a simple project recap: picks, approvals, open requests, and timestamps.

Export Summary

कभी-कभी पोर्टल धीमी एडिटिंग की वजह से देरी नहीं होती — देरी तब होती है जब पोर्टल यह आसान बना देता है कि क्लाइंट क्या देख रहा है या अगला कदम क्या है, यह गलत समझा जाए।

वे गलतियाँ जो चुपचाप और अतिरिक्त राउंड बनाती हैं

एक आम जाल यह है कि फीडबैक को स्पष्ट संदर्भ के बिना फ्लोट होने दें। अगर क्लाइंट किसी पुराने रिटच पर कमेंट करता है तो आप पहले ही फिक्स की हुई चीज़ को दुबारा ठीक कर देते हैं। फोटो व्यू पर एक स्पष्ट वर्जन लेबल (जैसे "Edit v3") दिखाएँ और कमेंट्स को उसी वर्जन से जोड़े रखें।

एक और समस्या घर्षण (फ्रिक्शन) है। यदि क्लाइंट को पासवर्ड याद रखना पड़ता है, सही एल्बम ढूँढना पड़ता है, और फिर अप्रूव के लिए जगह ढूँढनी पड़ती है, तो कई लोग हार मानकर टेक्स्ट से फीडबैक दे देंगे। रास्ता छोटा रखें: प्रोजेक्ट खोलें, फेवरेट चुनें, बदलाव मांगें, अप्रूव करें।

रीवर्क अस्पष्ट स्वामित्व से भी आता है। यदि स्टेज कहता है "In review" पर कोई स्पष्ट नहीं है कि अगला कदम आप पर है या क्लाइंट पर, तो दिन निकल जाते हैं। हर स्टेज में स्पष्ट लिखें कि अगला कदम कौन उठाये।

शुरू में डाउनलोड पर भी ध्यान रखें। यदि प्रूफ्स अप्रूवल से पहले सेव किए जा सकते हैं, तो क्लाइंट उन्हें शेयर कर सकता है या फाइनल की तरह उपयोग कर सकता है, फिर आश्चर्य करेगा कि डिलीवर किए हुए फाइल्स "अलग दिखते हैं"। डाउनलोड केवल अंतिम अप्रूवल के बाद उपलब्ध कराएँ, या प्रूफ्स पर वॉटरमार्क लगाएँ।

अंत में, अप्रूवल लेबल्स को विशिष्ट रखें। "Favorite", "Select", और "Final approve" एक ही बात नहीं हैं। यदि आप उन्हें मिला देते हैं तो आप गलत इमेज एडिट कर सकते हैं या गलत सेट एक्सपोर्ट कर सकते हैं।

कुछ गार्डरेल्स जो अधिकांश समस्याओं को रोक देंगे:

हर फोटो और हर कमेंट थ्रेड पर वर्जन टैग दिखाएँ।
हर स्टेज पर एक प्राथमिक बटन रखें जिससे नेक्स्ट एक्शन स्पष्ट हो।
शीर्ष पर "Waiting on: Client" या "Waiting on: Photographer" दिखाएँ।
अंतिम अप्रूवल तक डाउनलोड लॉक करें या वॉटरमार्क रखें।
शॉर्टलिस्ट, रिक्वेस्ट चेंज, और डिलीवरी के लिए अलग-अलग क्रियाएँ रखें।

उदाहरण: क्लाइंट 40 इमेज को फेवरेट करता है, लेकिन केवल 10 को "Approve for delivery" के रूप में चिह्नित करता है। यदि यह अंतर न दिखे तो आप सभी 40 पर पूरा रिटच कर सकते हैं।

अपने पहले क्लाइंट को इनवाइट करने से पहले त्वरित चेकलिस्ट

पहले इनवाइट भेजने से पहले एक त्वरित पास करें ताकि सुनिश्चित हो कि आपका पोर्टल स्पष्ट, सुरक्षित, और गलत समझने में मुश्किल हो। एक अच्छा फोटोग्राफी क्लाइंट अनुमोदन पोर्टल "हाँ", "नहीं", और "कृपया इसे बदल दें" को स्पष्ट बना दे, बिना अतिरिक्त ईमेल की ज़रूरत के।

एक्सेस और स्पष्टता

शुरू करें उन बुनियादी चीजों से जो क्लाइंट पहले दिन नोटिस करते हैं:

पुष्टि करें कि क्लाइंट सिर्फ अपने प्रोजेक्ट्स और एल्बम देख सकते हैं (एक दूसरे, नॉन-क्लाइंट अकाउंट से टेस्ट करें)।
हर फोटो सेट पर स्पष्ट वर्जन लेबल और एक "last updated" तारीख दिखाएँ ताकि क्लाइंट को पता रहे क्या बदला।
मुख्य स्क्रीन पर प्रोजेक्ट स्टेज दिखाई दे (Proofs ready, Waiting on feedback, Editing, Final delivery)।

निर्णय, अनुरोध, और जवाबदेही

त्वरित विकल्पों को असली काम से अलग रखें:

"Favorite" को "Final approval" से अलग रखें ताकि पसंद की गई इमेज को लॉक न माना जाए।
हर चेंज रिक्वेस्ट का एक मालिक हो (क्लाइंट, फोटोग्राफर, एडिटर) और एक स्थिति (new, in progress, done)।

यह सुनिश्चित करें कि आप एक सरल समरी एक्सपोर्ट कर सकते हैं (फेवरेट्स काउंट, अप्रूव की गई इमेजेज़, खुले अनुरोध, करंट स्टेज)। जब क्लाइंट पूछे, "क्या बाकी है?" आप एक संदेश में जवाब दे पाएँ।

उदाहरण: एक वेडिंग शूट के लिए वास्तविक-विश्व अनुमोदन फ्लो

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एक वेडिंग फ़ोटोग्राफर 800 प्रूफ्स देता है और 2‑सप्ताह टर्नअराउंड का वादा करता है। फोल्डर्स ईमेल करने और रिप्लाई का पीछा करने के बजाय, जोड़ा एक पोर्टल पाता है जिसमें एक स्पष्ट प्रोग्रेस बार होता है: Proofs ready, Favorites selected, Edits requested, Final gallery approved, Delivered।

दूसरे दिन जोड़ा प्रूफ्स एल्बम खोलता है और पिक्स चिह्नित करना शुरू कर देता है। वे फोटोज़ को हर्ट करते हैं और जरूरत होने पर छोटे नोट छोड़ते हैं। सप्ताहांत के अंत तक उन्होंने 60 फेवरेट्स शॉर्टलिस्ट कर ली होती हैं।

वे 10 फोटोज पर एडिट्स के लिए भी फ़्लैग करते हैं। हर रिक्वेस्ट किसी विशिष्ट इमेज से जुड़ी होती है, इसलिए लंबी ईमेल थ्रेड में कुछ खोता नहीं। नोट्स दिखते हैं जैसे "Exit sign हटाएँ", "चेहروں को ब्राइट करें", या "4x6 के लिए टाइटर क्रॉप करें"।

फोटोग्राफर प्रोजेक्ट को "Edits in progress" में ले जाता है। पोर्टल 10 एडिट रिक्वेस्ट्स की एक कतार दिखाता है, हर एक का स्पष्ट स्टेटस (new, in progress, done) होता है। चाहे जोड़ा बाद में कोई कमेंट जोड़ दे, नोट्स मिस नहीं होते।

जब रिविजन तैयार हों, फोटोग्राफर केवल उन 10 एडिट की गई फोटोज के लिए Version 2 सेट प्रकाशित करता है, जबकि Version 1 प्रूफ संदर्भ के लिए उपलब्ध रखता है। जोड़ा तुलना करता है, हर एडिट की हुई फोटो को अप्रूव करता है, या एक और ट्वीक मांगता है बिना पूरी कहानी दोहराए।

परिणाम: जोड़ा हमेशा जानता है कि अगला कदम क्या है, फोटोग्राफर जानता है क्या पेंडिंग है, और डिलीवरी अनुमानित बन जाती है।

अगले कदम: ऐसा पोर्टल बनाएं जिसे आप वाकई इस्तेमाल करें

छोटे से शुरू करें। आपकी फोटोग्राफी क्लाइंट अनुमोदन पोर्टल का पहला वर्जन केवल तीन चीज़ें चाहिए: क्लाइंट फेवरेट्स चुन सकें, विशिष्ट फोटोज़ पर कमेंट छोड़ सकें, और प्रोजेक्ट की स्टेज देख सकें। यदि आप पहले दिन हर एज केस कवर करने की कोशिश करेंगे तो आप हफ्तों तक बनाते रहेंगे और फिर भी approvals ईमेल में करते रहेंगे।

अपनी मानक स्टेजेज़ को लिख लें इससे पहले कि आप किसी टूल को छुएँ। उन्हें हर जॉब में सुसंगत रखें ताकि क्लाइंट्स को हमेशा पता हो कि "नेक्स्ट" का क्या मतलब है: Uploaded proofs, Client selecting, Editing, Final review, Delivered।

बेसिक्स काम करने के बाद, एक ऐसी चीज़ ऑटोमेट करें जो सबसे ज़्यादा बैक-एंड-फोर्थ हटाये: प्रूफ-रेडी नोटिफिकेशन, X दिनों बाद रिमाइंडर, फेवरेट्स सबमिट होने पर ऑटोमैटिक स्टेज चेंज, नए कमेंट्स के लिए "needs attention" व्यू, या एक फाइनल "approve delivery" स्टेप।

यदि आप बिना कस्टम कोडिंग के क्लाइंट फोटो सेलेक्शन सिस्टम बनाना चाहते हैं, तो AppMaster (appmaster.io) मुख्य हिस्सों का समर्थन कर सकता है: प्रोजेक्ट्स और फोटोज़ के लिए डेटाबेस, क्लाइंट लॉगिन्स, और स्टेजेज़, नोट्स, और अप्रूवल्स के लिए वर्कफ़्लो लॉजिक।

1–2 क्लाइंट्स के साथ एक पायलट चलाएँ। डिलीवरी के बाद एक सटीक सवाल पूछें: "कौन सा लेबल या स्टेज भ्रमित कर रहा था?" स्टेजेज और बटन का नाम बदलें जब तक क्लाइंट्स यह न कहना शुरू कर दें कि उन्हें चीज़ें कहाँ मिलती हैं।

हर शूट के लिए एक छोटा चेकलिस्ट रखें जिसे आप बार-बार उपयोग करें। जब प्रक्रिया लिखित हो, पोर्टल आदत बन जाता है, कोई ऐसा टूल नहीं जिसे आप भूल कर बंद कर दें।