दोष ट्रैकिंग से क्लोजर तक: CAPA टास्क्स के साथ NCR ऐप

एक NCR और CAPA प्रक्रिया असल में किस समस्या का समाधान करती है

NCR (nonconformance report) उस चीज़ का रिकॉर्ड है जो किसी आवश्यकता को पूरा नहीं करती। वह आवश्यकता ड्राइंग, स्पेस, वर्क इंस्ट्रक्शन, या ग्राहक की उम्मीद हो सकती है। उद्देश्य किसी को दोषी ठहराना नहीं है—बल्कि तथ्य ताज़ा रहते हुए पकड़ना है ताकि वही समस्या दोबारा न हो।

CAPA का मतलब Corrective and Preventive Action है। यह NCR लॉग होने के बाद जो होता है: आप जांच करते हैं कि क्यों हुआ, तत्काल समस्या ठीक करते हैं, और रोकने के लिए कदम उठाते हैं। एक अच्छे सिस्टम में NCR ट्रिगर है और CAPA फॉलो-थ्रू।

मिलकर, NCR और CAPA कुछ व्यावहारिक समस्याओं का समाधान करते हैं: मुद्दों को लगातार कैप्चर करना, स्पष्ट जिम्मेदारी असाइन करना, अंतिम तिथियों के साथ समय पर काम बंद करना, निर्णयों को ट्रेस करना, और दोहराव रोकना।

कॉमन ट्रिगर्स आसानी से दिख जाते हैं अगर आप ढूँढें: ग्राहक की शिकायत, इन-प्रोसेस चेक का फेल, फाइनल इंस्पेक्शन रिजेक्ट, या सप्लायर इशू जैसे गलत मटीरियल सर्टिफिकेट। यहाँ तक कि near misses भी NCR के लायक हो सकते हैं जब गलती दोहराने की लागत अधिक हो।

सरल उदाहरण: एक बैच डायमेंशन चेक में फेल हो गया। NCR में पार्ट नंबर, लॉट, माप, फोटो और जिसने पाया उसका रिकॉर्ड होता है। CAPA फिर root-cause analysis असाइन करता है, corrective action (containment और fix), prevention (प्रोसेस बदलाव या प्रशिक्षण), और वेरिफिकेशन के बाद क्लोजर।

NCR में क्या-क्या कैप्चर करें (वह फ़ील्ड्स जो मायने रखती हैं)

एक NCR तब सबसे उपयोगी होता है जब यह केवल वही चीज़ें कैप्चर करे जो किसी को निर्णय लेने में मदद करें: क्या हुआ, यह कितना बड़ा है, और अगला कदम क्या है। अगर फॉर्म क्विज़ जैसा लगेगा, लोग इसे स्किप कर देंगे या "see email" लिख देंगे।

ज़्यादातर टीमों के लिए पाँच फील्ड समूह काम के होते हैं:

• Identification: साइट या लाइन, तारीख/समय, रिपोर्टर, शिफ्ट, और कहां मिला (incoming, in-process, final, field)।
• Item details: प्रोडक्ट, पार्ट नंबर, Revision, सप्लायर (यदि प्रासंगिक), और लॉट/बैच।
• Defect details: सामान्य शब्दों में वर्णन, श्रेणी, गंभीरता/प्राथमिकता, प्रभावित मात्रा, और यह कैसे पकड़ा गया।
• Immediate containment: तुरंत क्या किया गया (होल्ड, सॉर्ट, रीवर्क, रिप्लेस), किसने अप्रूव किया, और संदिग्ध सामग्री अब कहाँ है।
• Traceability links: PO, वर्क ऑर्डर, ग्राहक ऑर्डर, सीरियल नंबर्स—सिर्फ़ जब वास्तव में जरूरत हो।

अटैचमेंट लंबी टेक्स्ट से ज़्यादा मायने रखते हैं। दरार वाला हाउसिंग का एक फोटो और आउट-ऑफ-टॉलरेंस माप दिखाने वाली इंस्पेक्शन नोट आगे के घंटों बचा सकती है। सप्लायर मुद्दों के लिए सप्लायर डॉक्युमेंट या सर्टिफिकेट अपलोड करें।

उदाहरण: रिसीविंग इंस्पेक्टर बैच B-104 से 12 यूनिट्स पर प्रश्न उठाता है। NCR में PO, पार्ट रिवीजन, गंभीरता “high,” और containment “hold in quarantine rack Q2” लिखा जाता है। यह अगले मालिक के लिए रूट-कारण पर काम शुरू करने के लिए पर्याप्त संदर्भ देता है।

बिल्ड करने से पहले एक सरल NCR को CAPA वर्कफ़्लो से मैप करें

स्क्रीन बनाने से पहले, एक सरल फ्लो पर सहमति बनाएं जिसे हर कोई फॉलो कर सके। एक स्पष्ट वर्कफ़्लो दो सामान्य समस्याओं को रोकता है: NCRs जो ठहर जाती हैं और CAPAs जो हर छोटी समस्या के लिए खुल जाती हैं।

शुरू करें कुछ कम स्टेटस से जो असल काम की गति से मेल खाते हों, जैसे Draft, Submitted, Containment, RCA, CAPA, Verification, Closed। नाम परिचित रखें ताकि ऑपरेटर्स, क्वालिटी और मैनेजर्स उन्हें एक ही तरह पढ़ें।

निर्धारित करें कि कौन NCR को आगे बढ़ा सकता है और नियम स्पष्ट करें। उदाहरण के लिए: रिपोर्टर सेव और सबमिट कर सकता है, क्वालिटी इसे एक्सेप्ट और रूट कर सकता है, प्रोडक्शन कंटेनमेंट टास्क पूरा कर सकता है, सप्लायर क्वालिटी सप्लायर RCA चला सकता है, और मैनेजमेंट हाई-रिस्क क्लोजर अप्रूव कर सकता है।

कुछ “गेट्स” जोड़ें ताकि स्टेटस बदलने से पहले सही जानकारी मौजूद हो। न्यूनतम रखें, पर जहाँ मायने हो वहाँ सख्त रहें:

• RCA तब तक शुरू न करें जब तक containment रिकॉर्ड न हो (क्या क्वारेंटीन किया गया, क्या रीवर्क हुआ, और क्या शिप करने के लिए सुरक्षित है)।
• CAPA तब तक शुरू न करें जब तक रूट-कारण स्टेटमेंट और सबूत न हो, सिर्फ़ लक्षण न हों।

यह भी तय करें कि CAPA कब खोलनी है और कब minor issue के रूप में बंद कर देना है। एक सरल नियम अच्छा काम करता है: अगर दोष दोहराया जा रहा है, ग्राहक को प्रभावित कर रहा है, सुरक्षा-संबंधी है, या सप्लायर-सिस्टमेटिक है तो CAPA खोलें। अगर यह सच्चा one-off है और पूरी तरह कंटेन्ड है और रिस्क कम है, तो एक छोटा-सा कारण लिखकर बंद कर दें।

एप्रूवल्स जल्दी प्लान करें। कई टीमें हल्की चेन उपयोग करती हैं: क्वालिटी NCR रिकॉर्ड अप्रूव करता है, प्रोडक्शन व्यवहार्यता की पुष्टि करता है, सप्लायर क्वालिटी सप्लायर कमिटमेंट की पुष्टि करता है, और मैनेजमेंट रिस्क व क्लोजर पर साइन ऑफ करता है।

भूमिकाएँ, स्वामित्व, और अनुमतियाँ जो लोग स्वीकार करेंगे

अगर लोग भूमिकाओं और नियमों पर भरोसा नहीं करेंगे, वे सिस्टम का बाईपास कर लेंगे। सरल रखें: हर NCR के लिए एक स्पष्ट मालिक, और ऐसे टास्क जिनको डेलीगेट किया जा सके बिना जवाबदेही खोए।

एक व्यवहारिक रोल मॉडल:

• Reporter: दोष और सबूत लॉग करता है।
• Quality owner: NCR का end-to-end मालिक और आगे का निर्णय लेता है।
• Assignees: रूट-कारण स्टेप्स और एक्शन टास्क पूरे करते हैं और प्रमाण जोड़ते हैं।
• Approver: containment, actions, और closure जैसे मुख्य गेट्स पर साइन ऑफ करता है।
• Viewer: मैनेजर्स, ऑडिटर्स, या अन्य टीमों के लिए केवल-पढ़ने की पहुँच।

किसी एक व्यक्ति के पास ownership रखें (अक्सर Quality)। उन्हें टास्क रीअसाइन करने दें, पर NCR को बार-बार रीअसाइन करने से बचें जब तक मजबूर कारण न हो। इससे बाद में ऑडिट प्रश्नों के जवाब आसान होंगे।

अनुमतियाँ असली काम से मेल खानी चाहिए:

• सबमिशन के बाद रिपोर्टर मुख्य तथ्यों (तारीख, प्रोडक्ट, दोष प्रकार) को एडिट नहीं कर सकता, पर कॉमेंट जोड़ सकता है।
• केवल क्वालिटी मालिक स्टेटस, ड्यू डेट, और डिस्पोजिशन बदल सकता है।
• असाइन किए गए अपने टास्क ही एडिट कर सकें, पूरे NCR को नहीं।
• अप्रूवर्स अप्रूव या रिजेक्ट कर सकते हैं, और रिजेक्शन पर टिप्पणी अनिवार्य होनी चाहिए।

ऑडिट ट्रेल वैकल्पिक नहीं है। दर्ज करें कि किसने क्या और कब बदला—स्टेटस, ड्यू डेट, असाइनमेंट और मुख्य फील्ड्स के लिए। संवेदनशील बदलावों जैसे ड्यू डेट मूव करने पर “क्यों” कैप्चर करें।

सप्लायर्स और बाहरी पार्टियों के लिए पहुँच सरल रखें: या तो केवल उनके असाइन किए गए टास्क के लिए सीमित पहुँच दें, या एक इंटर्नल प्रॉक्सी (अक्सर Supplier Quality) उपयोग करें जो सप्लायर अपडेट रिकॉर्ड करे।

स्टेप-बाय-स्टेप: कोर NCR ऐप स्क्रीन और डेटा बनाना

डेटा से शुरू करें। अगर टेबल्स साफ़ हों तो स्क्रीन बनाना आसान हो जाता है।

एक व्यवहारिक कोर ऑब्जेक्ट सेट है: NCR (रिपोर्ट), NCR Item (क्या फेल हुआ, कहाँ, कितनी मात्रा), Task (क्या करना है), Comment (चर्चा), और Attachment (फोटो, PDF, माप)। एक NCR आमतौर पर कई आइटम, टास्क, कमेंट्स और फाइलें रखता है। टास्क हमेशा NCR की ओर पॉइंट करें ताकि लोग एक क्लिक में काम से संदर्भ पर आ सकें।

कोर डेटा और स्क्रीन बनाएं

सरल बिल्ड ऑर्डर:

• ऑब्जेक्ट बनाएं: NCR, NCR Item, Task, Comment, Attachment।
• रिलेशनशिप जोड़ें: NCR -> Items/Tasks/Comments/Attachments (one-to-many)।
• तीन स्क्रीन बनाएं: NCR List (filters + search), Create NCR (short form), NCR Details (सब कुछ एक जगह)।
• स्टेटस एक्शंस के लिए गार्डरैल्स जोड़ें (उदा., “In review” ब्लॉक करें जब तक कम से कम एक NCR Item न हो)।
• NCR Details पेज से टास्क क्रिएशन और असाइनमेंट की अनुमति दें।

Create NCR छोटा रखें। केवल वही कैप्चर करें जो काम शुरू करने के लिए चाहिए: पार्ट नंबर, दोष विवरण, स्थान, गंभीरता, किसने पाया, तारीख। बाकी Details पेज पर भरें।

स्टेटस बदलने और validations जोड़ें

वर्कफ़्लो नियमों का प्रयोग कर स्टेटस बदलाव नियंत्रित करें और बुनियादी चेक लागू करें। जब कोई सबमिट करे तो आवश्यक फील्ड्स वेलिडेट करें, स्टेटस सेट करें, और सबमिट समय की टाइमस्टैम्प लगाएँ। जब कोई क्लोज करे तो सुनिश्चित करें कि आवश्यक सभी टास्क पूरे हैं और क्लोज़र नोट्स मौजूद हैं।

उदाहरण: एक ऑपरेटर ने खरोंच वाले हाउसिंग के लिए NCR फाइल की। सुपरवाइज़र NCR खोलता है, दो टास्क जोड़ता है (containment और investigation), मालिक असाइन करता है, और फोटो अटैच करता है। रिकॉर्ड पढ़ने योग्य रहता है क्योंकि टास्क, टिप्पणियाँ और फाइलें सभी एक ही NCR के तहत होती हैं।

रूट-कारण विश्लेषण के टास्क जो असली जवाब देते हैं

RCA तब फेल होता है जब इसे एक बड़े टेक्स्ट बॉक्स जैसा माना जाता है। बेहतर तरीका है कुछ रेपीटेबल RCA टास्क प्रकार रखना, हर एक का एक स्पष्ट आउटकम हो जिसे कोई और वेरिफाई कर सके।

3 से 5 RCA टास्क प्रकार चुनें जो अधिकांश दोषों पर फ़िट हो और उन्हें सुसंगत रखें:

• 5 Whys सारांश (छोटी चैन और आख़िरी why)
• Fishbone ड्राफ्ट (people, method, machine, material, environment, measurement)
• Data check (माप, बैच हिस्ट्री, टेस्ट रिज़ल्ट)
• Process review (स्टेप-बाय-स्टेप, कहाँ विफल हो सकता है)
• Operator statement (क्या देखा गया, कब, किस हालत में)

टास्क ऐसे लिखें कि वे डन या नॉट-डन के रूप में मार्क किए जा सकें। “Investigate issue” बहुत vague है। “Confirm torque range used on Lot 24 and attach torque log” वेरिफ़ायबल है।

हर RCA टास्क पर सबूत अनिवार्य रखें—या तो अटैचमेंट के रूप में या छोटा नोट। फिर एक संरचित “Root cause” फील्ड रखें जो स्पष्टता ज़बरदस्त करे, जैसे: Cause (क्या फेल हुआ), Why (क्यों होने दिया गया), Proof (कौन सा सबूत इसका समर्थन करता है)।

एक गेट जोड़ें जो समय से पहले कार्रवाई को रोके: RCA अप्रूव होने तक CAPA टास्क शुरू न हों।

एक उपयोगी टेस्ट: अगर कोई नया व्यक्ति सबूत को फॉलो कर सके और तर्क को reproduce कर सके, तो RCA अपना काम कर रही है।

CAPA टास्क: corrective actions, prevention, verification, closure

Corrective और preventive actions आवाज़ में समान लगते हैं, पर व्यवहार में अलग हैं। Corrective action इस विशेष समस्या के कारण को हटाती है (अभी फिक्स)। Preventive action जोखिम घटाती है ताकि वही विफलता दूसरे प्रोडक्ट, लाइन, या साइट पर न दिखे।

Corrective और preventive actions को अलग रखें। वरना टीमें CAPA को जल्दी-पैची बंद कर देती हैं और अगला महीना वही दोहराव दिखता है।

वे फील्ड्स जो एक एक्शन को वास्तविक बनाते हैं

हर एक्शन ऐसा लिखें कि कोई नया व्यक्ति बिना अनुमान के उसे पूरा कर सके। कुछ फील्ड काफी हैं:

• Action owner (एक जवाबदेह व्यक्ति)
• Due date (और बदलने पर कारण)
• Acceptance criteria ("done" का मतलब क्या है)
• Proof required (photo, test result, अपडेट दस्तावेज़, प्रशिक्षण रिकॉर्ड)
• Impacted area (product, process step, supplier, customer)

Verification और effectiveness (जिन्हें कई टीम्स स्किप कर देती हैं)

Verification तुरंत की जाँच है: क्या हमने जैसा कहा वैसा किया, और क्या यह acceptance criteria को पूरा करता है? वेरिफायर असाइन करें जो संभव हो तो owner न हो, और प्रमाण अनिवार्य रखें।

Effectiveness review बाद में होता है: क्या बदलाव समय के साथ टिक गया? रिस्क के आधार पर विंडो सेट करें, अक्सर 30 से 90 दिन। उदाहरण: अगर NCR था “labels smearing after packaging,” तो effectiveness हो सकती है “पिछले 500 यूनिट्स में शून्य smears” या “60 दिनों में कोई ग्राहक शिकायत नहीं।”

क्लोजर एक भावना नहीं होना चाहिये बल्कि नियम होना चाहिए। तभी बंद करें जब सभी कार्रवाई वेरिफाई हो, effectiveness review पूरा हो (या औपचारिक रूप से कोई कारण लिखकर waive किया गया हो), और आवश्यक अप्रूवल रिकॉर्ड हों।

ड्यू डेट्स, रिमाइंडर, और escalation बिना चिढ़ाए

ड्यू डेट्स तभी काम करते हैं जब वे जायज़ लगें। अगर हर टास्क "कल ड्यू" है तो लोग सिस्टम पर भरोसा खो देते हैं और अनदेखा कर देते हैं। गंभीरता के अनुसार समझदार डिफ़ॉल्ट रखें, और मालिकों को बदलाव की वजह के साथ समायोजित करने दें।

कई टीमों के लिए उपयोगी प्रारंभिक बिंदु:

• Critical: contain 24 घंटे में, RCA 3 दिनों में, CAPA 14 दिनों में
• Major: contain 3 दिनों में, RCA 7 दिनों में, CAPA 30 दिनों में
• Minor: contain 7 दिनों में, RCA 14 दिनों में, CAPA 60 दिनों में

रिमाइंडर शांत और पूर्वानुमेय रखें: ड्यू डेट से कुछ दिन पहले एक संदेश, फिर ड्यू डेट पर एक और। अगर टास्क पहले से "in progress" है और उस पर टिप्पणी है, तो रोज़ाना पिंघिंग से बचें।

Escalation का उद्देश्य स्टॉल्ड रिस्क को रोकना होना चाहिए, लोगों को शर्मिंदा करना नहीं। इसे कार्रवाई से जोड़ें:

• टास्क 2 दिन ओवरड्यू होने पर NCR मालिक को सूचित करें
• 7 दिन ओवरड्यू होने पर टास्क मालिक के मैनेजर को सूचित करें
• जारी रखने के लिए नया ड्यू डेट और कारण माँगें
• आवश्यक वेरिफिकेशन पूरा होने तक क्लोजर ब्लॉक करें

एक साइलेंट बैकलॉग रोकने के लिए “overdue” को नजरअंदाज न होने दें। हर रोल के होम स्क्रीन पर ओवरड्यू टास्क काउंट दिखाएँ: टास्क मालिक अपने को देखें, NCR मालिक अपनी जिम्मेदारी के सब कुछ देखें।

साथ ही cycle time ट्रैक करें ताकि आप प्रक्रिया सुधार सकें, सिर्फ़ तारीखों का पीछा न करें: submitted से contained, contained से RCA, और RCA से closure।

डैशबोर्ड और ऑडिट ट्रेल्स रोज़मर्रा के नियंत्रण के लिए

एक अच्छा डैशबोर्ड सिस्टम को शांत महसूस कराता है। लोग देख सकें कि आज क्या ध्यान चाहता है, और मैनेजर रिस्क को देर होने से पहले पकड़ सकें।

एक NCR सूची से शुरू करें जिसे कोई भी जल्दी उपयोग कर सके, और स्क्रीन भर में एकसमान फ़िल्टर्स हों। आम फिल्टर्स हैं: स्टेटस, गंभीरता, प्रोडक्ट/प्रोसेस एरिया, सप्लायर (यदि लागू हो), और वर्तमान मालिक।

फिर मैनेजर व्यू जोड़ें जो तीन सवालों का जवाब दे: क्या ओवरड्यू है? क्या पुराना हो रहा है? क्या दोहराव हो रहा है? उपयोगी टाइल्स हैं ओवरड्यू RCA और CAPA टास्क, aging NCRs (उदा., 30 दिनों से अधिक खुले), और शीर्ष दोष श्रेणियाँ गिनती व गंभीरता के अनुसार। अगर आप केवल एक ट्रेंड ट्रैक कर रहे हैं, तो दोहराव मुद्दों को कैटेगरी और प्रोडक्ट लाइन द्वारा ट्रैक करें।

ऑडिट ट्रेल्स बिल्ट-इन होने चाहिए। हर NCR और CAPA आइटम के लिए यह इतिहास कैप्चर करें कि क्या बदला, किसने बदला, और कब। कम से कम रिकॉर्ड करें: स्टेटस बदलाव (reopen events सहित), अनुमोदन, टिप्पणियाँ और अटैचमेंट्स, ड्यू डेट बदलाव (कारण सहित), और मालिक रीअसाइनमेंट्स।

क्लीनर रिपोर्टिंग और आसान ऑडिट के लिए severity, defect category, root-cause method, और disposition के नियंत्रित लिस्ट उपयोग करें। फ्री-टेक्स्ट अभी भी मायने रखता है, पर वह अकेला सच्चाई का स्रोत न हो।

उदाहरण परिदृश्य: डिस्कवरी से बंद CAPA तक का प्रवाह

रिसीविंग इंस्पेक्टर पाता है कि 200 स्टेनलेस ब्रैकेट्स में से 12 पर किनारे पर burrs हैं जो ऑपरेटर को काट सकते हैं। वह NCR लॉग करता है, फोटो अटैच करता है, सप्लायर लॉट नंबर जोड़ता है, और इसे सुरक्षा जोखिम के रूप में टैग करता है।

क्वालिटी लीड उसी दिन इसकी समीक्षा करता है और containment का निर्णय लेता है: पूरा लॉट क्वारेंटीन करें, उस वर्क ऑर्डर को रोकें जो ब्रैकेट्स उपयोग कर रहा है, और प्रोडक्शन व पर्चेजिंग को सूचित करें। फ्लोर पर एक छोटा नोट जाता है: “Do not use lot L-4821. Parts are in Hold area A.”

रूट-कारण विश्लेषण कुछ स्पष्ट टास्क्स के रूप में शुरू होता है जिनके स्पष्ट मालिक होते हैं:

• पिछले 3 शिपमेंट्स के incoming inspection रिकॉर्ड की समीक्षा (Quality Tech, due Wed)
• सप्लायर से उनके प्रोसेस चेंज इतिहास और आख़िरी टूल मेंटेनेंस लॉग माँगना (Buyer, due Thu)
• QC और receiving के साथ 5 Whys सत्र, रूट कारण स्टेटमेंट कैप्चर करना (Quality Lead, due Fri)

शुक्रवार तक टीम सहमत हो जाती है: “Supplier changed the deburring wheel and skipped the first-piece check, allowing burrs to pass without detection.”

CAPA टास्क due dates और अपेक्षित सबूत के साथ असाइन किए जाते हैं:

• Corrective: Supplier अपना first-piece checklist अपडेट करे और ऑपरेटर ट्रेन करे (Supplier QA, due +7 days, attach training record)
• Preventive: receiving gauge check जोड़ें burr height के लिए (Quality Lead, due +10 days, attach updated work instruction)
• Verification: tightened sampling से अगले 3 लॉट्स की जांच करें और परिणाम रिकॉर्ड करें (Receiving Inspector, due +30 days, attach inspection logs)

सभी वेरिफिकेशन पास होने के बाद ही क्लोजर होता है। अप्रूवर CAPA को “Effective” मार्क करता है, अंतिम इंस्पेक्शन रिपोर्ट और सप्लायर के साइन किए गए चेकलिस्ट अटैच करता है, और स्पष्ट ऑडिट ट्रेल के साथ NCR बंद कर देता है।

NCR और CAPA ट्रैकिंग सेट करते समय सामान्य गलतियाँ

सबसे बड़ी विफलता रिपोर्टिंग को इतना कठिन बना देना है कि लोग रिपोर्ट करना बंद कर दें। अगर आपका NCR फॉर्म शुरुआत में पूरा रूट-कारण कहानी माँगता है, तो आपको अधूरे एंट्रीज़ या कुछ भी नहीं मिलेगा। पहले कदम को इस पर केंद्रित रखें कि क्या हुआ, कहाँ, कब, और किसने देखा। गहराई बाद में टास्क से जोड़ें।

दूसरी बड़ी गलती ownership है। जब NCR किसी “टीम” को असाइन किया जाता है, तो अक्सर इसका मतलब होता है “कोई नहीं।” हर रिकॉर्ड के लिए हर चरण पर एक नामित मालिक होना चाहिए, भले ही कई लोग योगदान दें।

अस्पष्ट नियम अव्यवस्था पैदा करते हैं। अगर गंभीरता सिर्फ महसूस होने पर तय हो तो समान दोषों को अलग-अलग तरीके से संभाला जाएगा और ऑडिट में उलझन होगी। severity स्तर सरल उदाहरणों के साथ परिभाषित करें, और स्पष्ट करें कब CAPA आवश्यक है (दोहराव, ग्राहक-प्रभाव, सुरक्षा जोखिम, या प्रक्रिया विफलता)।

कुछ छोटी गलतियाँ जो धीरे-धीरे NCR/CAPA ट्रैकिंग तोड़ देती हैं:

• यूज़र्स को बिना सबूत के investigation या action टास्क बंद करने देना।
• corrective और preventive actions को मिलाना ताकि यह पता न चले कि आज की समस्या क्या ठीक हुई और क्या दोहराव रोकता है।
• ड्यू डेट बिना रिमाइंडर या एस्केलेशन के सेट करना ताकि देर होने वाली कार्रवाइयाँ सामान्य बन जाएँ।

एक और आम अंतर यह है कि आइटम गतिविधि के आधार पर बंद कर दिए जाते हैं न कि परिणाम के आधार पर। “Action completed” का मतलब “effectiveness verified” नहीं होता। वेरिफिकेशन को एक आवश्यक स्टेप बनाएं जिसमे पास/फेल परिणाम स्पष्ट हो।

जल्दी चेकलिस्ट और अगले कदम

एक सरल NCR ऐप CAPA टास्क्स के साथ सबसे अच्छा काम करता है जब हर रिकॉर्ड का जवाब हो: क्या हुआ, कौन इसका मालिक है, अगला क्या due है, और किस सबूत से यह दिखता है कि यह ठीक हुआ।

अपनी पहली बिल्ड को फोकस रखें:

• NCR आवश्यक: दोष विवरण, प्रोडक्ट/लॉट, मिलने की तारीख, स्थान, रिपोर्टर, गंभीरता, तत्काल containment
• स्पष्ट स्टेटस फ्लो: New, Under review, RCA in progress, CAPA in progress, Verification, Closed
• ownership और ड्यू डेट्स: हर स्टेप के लिए एक जिम्मेदार मालिक, दिखाई देने योग्य ड्यू डेट्स
• सबूत और अप्रूवल्स: फोटो/फाइलें, जाँच नोट्स, अप्रूवल फील्ड्स, क्लोज़ साइन-ऑफ
• ट्रेसबिलिटी: NCR, RCA टास्क, एक्शन, और वेरिफिकेशन परिणामों के बीच लिंक

एक लाइन, एक साइट, या एक प्रोडक्ट फैमिली पर 2-3 सप्ताह के पायलट से शुरू करें। आप सीखेंगे कि कौन से फील्ड लोग स्किप करते हैं, कौन से स्टेटस उन्हें भ्रमित करते हैं, और कहाँ हैंडऑफ़ टूटते हैं।

पहले ही तय करें कि ऐप कहाँ चलेगा। क्लाउड आमतौर पर पायलट के लिए सबसे तेज़ है। सोर्स कोड एक्सपोर्ट या self-hosting उन टीमों के लिए उपयुक्त हो सकती है जिनके सख्त IT/डेटा नियम हैं, पर नोटिफिकेशन और एक्सेस नियम लॉक करने से पहले यह तय कर लेना आसान बनता है।

यदि आप AppMaster पर बना रहे हैं, तो आप NCRs, tasks, owners, और due dates को सीधे डेटा ऑब्जेक्ट्स के रूप में मॉडल कर सकते हैं, और फिर विज़ुअल वर्कफ़्लोज़ का उपयोग करके ऐसे गेट्स लागू कर सकते हैं जैसे “RCA approved before CAPA starts.” उन टीमों के लिए जो असल उपयोगकर्ताओं के साथ जल्दी टेस्ट करना चाहते हैं, AppMaster (appmaster.io) बिना कोड लिखे बनाने और इटरेट करने का व्यावहारिक तरीका है।