मकानमालिकों के लिए संपत्ति निरीक्षण ऐप: ऑफलाइन रिपोर्ट बनाना आसान

क्यों मकानमालिक मूव-इन और मूव-आउट निरीक्षणों में मुश्किल महसूस करते हैं

मूव-इन और मूव-आउट निरीक्षणों का मुख्य कारण यह है कि रिकॉर्ड अक्सर इतना स्पष्ट नहीं होता कि बाद में सवाल सुलझ जाएँ। एक पेपर चेकलिस्ट, कुछ बिना लेबल वाली तस्वीरें और जल्दी में लिखे गए नोट वॉकथ्रू के समय "ठीक लग सकते हैं", लेकिन जब पैसे की बात आती है तो वे ढह जाते हैं।

कागज़ी फॉर्म और बिखरी हुई तस्वीरें गैप बनाती हैं। इमेज्स यूनिट्स के बीच मिल जाती हैं, टाइमस्टैम्प गायब हो जाते हैं, और कोई याद नहीं रहता कि "दरवाज़े के पास छोटा निशान" का मतलब दो हफ्ते बाद क्या था। जब किरायेदार किसी शुल्क पर विवाद करता है, तो बहस स्थिति से हटकर संदर्भ की तरफ चली जाती है।

वॉकथ्रू भी जल्दबाज़ी में करना आसान हैं। लोग बड़े, दिखने वाले आइटम पर ध्यान देते हैं और बार-बार होने वाले छोटे मुद्दों को मिस कर देते हैं जो जमा-विवादों में अक्सर सबसे ज्यादा मायने रखते हैं: उपकरण के अंदर (ओवन, फ्रिज की शेल्फें, डिशवॉशर फिल्टर), विंडो ट्रैक्स और स्क्रीन, बेसबोर्ड और दरवाज़ा फ्रेम, बाथरूम की ग्राउट और फैन, स्मोक डिटेक्टर, और दिए गए कोई भी चाबी या फोब।

एक और समस्या असंगत शब्दावली है। एक व्यक्ति "good" लिखता है, दूसरा "ok", तीसरा "clean"। इनमें से कोई भी असल में देखी गई चीज़ का विवरण नहीं देता। स्पष्ट नोट्स जैसे "no stains, no chips, working" या "दरवाज़े के हैंडल के पास दो 1-इंच के स्कफ़" कम व्याख्या की गुंजाइश छोड़ते हैं।

असल लागत वॉकथ्रू के बाद दिखती है। एक अस्पष्ट नोट दिनों के संदेश-तबादले, अतिरिक्त तस्वीरों और यहां तक कि फिर से निरीक्षण को ट्रिगर कर सकता है। यह समय कई यूनिट्स पर जल्दी जुड़ जाता है और टर्नओवर काम को धीमा कर सकता है।

मकानमालिकों के लिए एक संपत्ति निरीक्षण ऐप मददगार है क्योंकि वह संरचना लाता है: हर बार वही चेकलिस्ट, सही कमरे से जुड़ी फोटो, और जो आपने कैप्चर किया उसके अनुरूप नोट्स। जब प्रक्रिया सुसंगत होती है, विवाद छोटे हो जाते हैं और निर्णय आसान हो जाते हैं।

मकानमालिक निरीक्षण ऐप में क्या देखें

एक अच्छा संपत्ति निरीक्षण ऐप दो चीज़ें अच्छी तरह कर सके: वॉकथ्रू के दौरान तथ्यों को जल्दी पकड़ने में मदद करना, और बाद में किसी विवाद में उन तथ्यों को साबित करने में आपकी मदद करना।

सबसे पहले ऑफलाइन बिहेवियर देखें। बेसमेंट, सीढ़ियाँ और पुराने भवन रिसेप्शन को खत्म कर सकते हैं। ऐप को पूरा निरीक्षण ऑफलाइन पूरा करने और बाद में बिना डिटेल्स खोए सिंक करने देना चाहिए। यह भी मददगार है अगर हर एंट्री में कैप्चर का समय और, उपलब्ध होने पर, डिवाइस लोकेशन जैसी बेसिक प्रूफ रह सके।

अगला, फ़ोटो सिर्फ़ कैमरा रोल से अधिक होने चाहिए। आप चाहते हैं कि हर फ़ोटो एक विशेष कमरे और आइटम से जुड़ी हो, ज़रूरत पड़ने पर इमेज पर तेज़ नोट्स भी जुड़े हों (उदाहरण के लिए, काउंटरटॉप के चिप को घेरकर "2 cm, move-in" जोड़ना)। यह संरचना मूव-इन की तुलना मूव-आउट से करते समय मायने रखती है।

लचीले फॉर्म खोजें। टेम्पलेट समय बचाते हैं, लेकिन हर संपत्ति की अपनी विशेषताएं होती हैं। सबसे अच्छे टूल आपको ऐसे फ़ील्ड जोड़ने देंगे जैसे "key fob count", "parking pass number", या "smoke alarm test result" बिना चेकलिस्ट को गड़बड़ किए।

बुनियादी बातों को प्राथमिकता दें: कमरे-आधारित चेकलिस्ट जिनमें कस्टमाइज़ेबल फ़ील्ड हों, चेकलिस्ट आइटम से जुड़े फोटो एनोटेशन, साफ़ सिंक के साथ ऑफलाइन मोड, वॉकथ्रू के बाद एक-टैप रिपोर्ट जनरेशन, और पिछले निरीक्षणों के लिए सर्चेबल स्टोरेज (पते, यूनिट, तिथि, किरायेदार के आधार पर)।

अंत में, रिपोर्ट फ्लो का परीक्षण करें। 30 मिनट के वॉकथ्रू के बाद आपको साइट पर ही पठनीय मूव-इन मूव-आउट निरीक्षण रिपोर्ट बनानी चाहिए, "कहीं बाद में" नहीं।

ऐसे ऑफलाइन चेकलिस्ट डिज़ाइन करें जिन्हें लोग सचमुच पूरा करें

एक ऑफलाइन चेकलिस्ट तभी काम करता है जब कोई उसे एक सामान्य वॉकथ्रू में पूरा कर सके। लक्ष्य हर छोटी चीज़ रिकॉर्ड करना नहीं है। लक्ष्य सुसंगत, तुलनात्मक नोट्स पकड़ना है जिनपर आप बाद में भरोसा कर सकें, भले ही बिल्डिंग में सिग्नल न हो।

कमरे-दर-कमरा फ्लो से शुरू करें जो लोगों द्वारा स्वाभाविक रूप से यूनिट की सैर के अनुरूप हो। पहले स्क्रीन पर क्षेत्रों की साधारण सूची रखें (एंट्री, किचन, लिविंग रूम, बाथरूम, बेडरूम, बालकनी, स्टोरेज)। हर कमरे के अंदर आइटम को हर बार एक ही तरह समूहबद्ध करें (फ्लोर, दीवारें, छत, खिड़कियाँ, फिटिंग्स, उपकरण)। एक बार यह क्रम मसल मेमोरी बन जाए, तो कम आइटम छूटेंगे।

चेकलिस्ट भर में कंडीशन विकल्प सुसंगत रखें। चार विकल्प सामान्यतः पर्याप्त होते हैं: New, Good, Worn, Damaged। जब हर कोई एक ही लेबल इस्तेमाल करता है, रिपोर्ट्स को प्रॉपर्टीज़ और समय के हिसाब से तुलना करना आसान होता है।

कुछ आइटम आवश्यक बनाएं ताकि आप बुनियादी चीज़ों के बिना न छोड़ें। सामान्य उदाहरण हैं स्मोक और CO अलार्म चेक करना, चाबियाँ गिनना (प्रकार नोट के साथ), मीटर रीडिंग्स रिकॉर्ड करना, यूटिलिटीज़ टेस्ट करना (पानी, हीट, लाइट्स), और सुरक्षा मुद्दों को फ़्लैग करना।

फिर अपवादों के लिए जगह छोड़ें। वैकल्पिक नोट्स वही जगह है जहां वास्तविकता फिट होती है: हल्का गंध, पुराना दाग जो अभी रिपेयर करने लायक नहीं है, या कभी-कभार अटकने वाला कैबिनेट दरवाज़ा। एक अच्छा ऑफलाइन निरीक्षण चेकलिस्ट ऐप आपको त्वरित नोट जोड़ने दे ताकि चेकलिस्ट एक लेखन कार्य न बन जाए।

एक व्यावहारिक नियम: अगर आपकी चेकलिस्ट एक छोटे यूनिट के लिए 15-20 मिनट से अधिक लेती है, तो वह बहुत लंबी है। दोहराए गए आइटम घटाएँ, समान जाँचों को मर्ज करें, और दुर्लभ परिदृश्यों को एक वैकल्पिक सेक्शन में रखें।

उदाहरण: किचन में आप काउंटरटॉप के लिए "Worn" मार्क कर सकते हैं, एक छोटा नोट जोड़ें ("स्टोव के पास छोटा बर्न मार्क"), और आगे बढ़ें। बाद में आपका निरीक्षण रिकॉर्ड उसे एक साफ़, सुसंगत बेसलाइन बना देगा।

चरण-दर-चरण: एक व्यावहारिक मूव-इन और मूव-आउट वर्कफ़्लो

एक अच्छा निरीक्षण प्रोसेस हर बार एक जैसा महसूस होना चाहिए। मूव-इन पर एक स्पष्ट बेसलाइन बनाएं, फिर मूव-आउट पर वही रास्ता दोहराएं ताकि तुलना निष्पक्ष हो।

संपत्ति फ़ाइल को वहां पहुँचने से पहले सेट करें। सही बिल्डिंग और यूनिट चुनें, किरायेदार का नाम और तारीख कन्फर्म करें, और सुनिश्चित करें कि आपकी चेकलिस्ट संपत्ति के प्रकार से मेल खाती हो (स्टूडियो बनाम 3-बेड, फर्निश्ड बनाम अनफर्निश्ड)। अगर आप कमजोर रिसेप्शन की उम्मीद कर रहे हैं, तो ऑफलाइन मोड पर स्विच करें और पुष्टि करें कि चेकलिस्ट आपके डिवाइस पर उपलब्ध है।

एक व्यावहारिक फ्लो जो असली अपार्टमेंट और सिंगल-फैमिली घरों में काम करता है:

• सही यूनिट खोलें, फिर एंट्री डोर से शुरू करें और एक दिशा में काम करें ताकि कोई जगह छूट न जाए।
• कमरे-दर-कमरा जाएँ, हर बार वही क्रम इस्तेमाल करें।
• जैसे ही आप हर आइटम का निरीक्षण करें, तुरंत फोटो लें, फिर आइटम के स्थान और मुद्दे का छोटा नोट जोड़ें।
• "प्रूफ शॉट्स" भी लें: साफ़ दीवारें, बिना निशान के फ़र्श, काम करते उपकरण, और खाली अलमारियाँ।
• अंत में, सारांश को किरायेदार के साथ रिव्यू करें, किसी भी अस्पष्ट चीज़ को क्लियर करें, फिर निरीक्षण को बेसलाइन के रूप में सेव करें।

नोट्स को विशिष्ट रखें। "लिविंग रूम की दीवार पर 30 cm ऊँचाई पर बेसबोर्ड के पास खरोंच" कहना "दीवार पर स्कफ़" से बेहतर है। अगर आपका टूल फोटो एनोटेशन सपोर्ट करता है, तो सही स्पॉट घेर दें ताकि महीनों बाद भी यह स्पष्ट हो।

मूव-आउट के लिए, वही रूट और वही चेकलिस्ट दोहराएँ। आपकी रिपोर्ट में मूव-इन की कंडीशन मूव-आउट की कंडीशन के बगल में दिखनी चाहिए, तारीख और फ़ोटो के साथ, ताकि फर्क बिना बहस के स्पष्ट हो।

फोटो एनोटेशन जो असली विवादों में टिकते हैं

एक फोटो तब ही मदद करती है जब आप उसे महीनों बाद, तनाव में, और किसी के साथ बहस करते हुए भी समझ सकें। लक्ष्य सरल है: हर इमेज को जगह के हिसाब से पहचानना (कहाँ), इसे समझना आसान बनाना (क्या), और रिकॉर्ड से जोड़ना (क्यों यह मायने रखता है)।

कंसिस्टेंट लेबल्स का प्रयोग करें जिनमें कमरे और सटीक आइटम शामिल हों। "Bedroom 2 - Window frame - paint chip" "IMG_1048" से बेहतर है। अगर आपका ऐप कैप्शन की अनुमति देता है तो उन्हें संक्षिप्त और तथ्यात्मक रखें। फैसला पहुँचाने वाले शब्दों से बचें जैसे "tenant damage"—जो आपने देखा उसे लिखें: "निचले दाएँ कोने में 2 cm स्क्रैच"।

जब एनोटेशन क्लैरिटी जोड़ते हैं तब ही उनका उपयोग करें। दाग के चारों ओर त्वरित सर्कल, क्रैक किए टाइल की ओर तीर, और एक लाइन का नोट बहस रोक सकता है कि फोटो किस चीज़ को दिखाने के लिए था। अगर मुद्दा स्पष्ट है तो इमेज को साफ़ रखें और कैप्शन ही काम करे।

स्केल वह जगह है जहाँ कई विवाद शुरू होते हैं। एक क्लोज़-अप छोटे निशान को बड़ा दिखा सकता है। पहले एक वाइड शॉट लें, फिर क्लोज़-अप। सरल आकार संदर्भ (सिक्का, चाबी, रूलर) शामिल करें। आइटम को संदर्भ में फ़ोटो करें (केवल चिप नहीं, बल्कि दरवाज़ा और फ्रेम भी)। जब संभव हो तो लाइटिंग सुसंगत रखें।

सबसे महत्वपूर्ण: हर फोटो को एक ही चेकलिस्ट आइटम से जोड़ें। अगर आप "Living room - North wall - scuff" दस्तावेज़ित कर रहे हैं, तो फ़ोटोज़ वहां अटैच करें, न कि सामान्य गैलरी में। बाद में आपकी रिपोर्ट मैप की तरह पढ़ती है: आइटम, प्रूफ़, नोट्स।

डुप्लिकेट से बचें। किसी मुद्दे के लिए 2-3 तस्वीरें आमतौर पर पर्याप्त हैं: वाइड, क्लोज़-अप, और स्केल। लगभग एक जैसे दस फोटो रिपोर्ट्स को जाँचना मुश्किल बनाते हैं और चुनौती देने के लिए दरवाज़ा खोलते हैं।

ऑटो-जनरेटेड रिपोर्ट्स: इनमें क्या होना चाहिए

एक अच्छी रिपोर्ट वही है जो निरीक्षण को सबूत में बदल देता है। अगर आपका संपत्ति निरीक्षण ऐप सेकंडों में ऑटो-जनरेटेड रिपोर्ट बना सके, तो आप समय पर निरीक्षण करने और रिकॉर्ड सुसंगत रखने की संभावना बढ़ा देंगे।

कम से कम रिपोर्ट में शामिल होना चाहिए: संपत्ति और यूनिट विवरण, निरीक्षण तिथियाँ और प्रकार (move-in या move-out) के साथ शुरू और अंत का समय, उपस्थित लोग, पूरा कमरे-दर-कमरा चेकलिस्ट जिसमें कंडीशन रेटिंग और टिप्पणियाँ हों, और हर आइटम से जुड़ी फोटो जिनके संक्षिप्त कैप्शन हों।

ऑटो-फिल उतना ही मायने रखता है जितना लगता है। रिपोर्ट को पता, यूनिट, किरायेदार का नाम और निरीक्षण प्रकार एक ही स्रोत से खींचना चाहिए ताकि चेकलिस्ट में "Unit 3B" और हेडर में "Unit 38" जैसा उलझन न हो। छोटे-छोटे मेल न खाने वाले बिंदु बाद में बड़ी बहस बन सकते हैं।

सारांश नोट्स और सहमत कार्रवाइयों के लिए जगह रखें। एक छोटा "आगे क्या होगा" ब्लॉक मदद करता है: क्या साफ़ करना है, क्या मरम्मत करनी है, कौन जिम्मेदार है, और लक्ष्य तिथियाँ। "बेडरूम की टूटी खिड़की की लैच को Feb 10 तक बदलें, मकानमालिक शेड्यूल करेंगे" "fix latch" से ज़्यादा स्पष्ट है।

एक एक्सपोर्ट फ़ॉर्मेट चुनें जो आपकी प्रक्रिया संभाल सके। PDF सामान्यतः सिग्नेचर और विवादों के लिए आसान होता है। टीम शेयरिंग भी काम कर सकती है, बशर्ते रिपोर्ट लॉक्ड और टाइमस्टैम्प्ड रहे।

रिपोर्ट्स को तेज़ी से खोजने के लिए सख्त नामकरण कन्वेंशन के साथ स्टोर करें। रिपोर्ट और उसकी फ़ोटो को एक साथ रखें, न कि कैमरा रोल में बिखरे हुए। एक साधारण फॉर्मेट जैसे Address_Unit_YYYY-MM-DD_MoveIn (या MoveOut) आमतौर पर पर्याप्त है।

सिग्नेचर, भूमिकाएँ और जवाबदेही

एक निरीक्षण टूल सिर्फ चेकबॉक्स भरने के बारे में नहीं है। इसे स्पष्ट जवाबदेही चाहिए ताकि आपके मूव-इन और मूव-आउट रिकॉर्ड बाद में चुनौती के लिए कठिन हों।

भूमिकाएँ अलग करके शुरू करें। मकानमालिक, प्रॉपर्टी मैनेजर, और मेंटेनेंस टेक को एक जैसे स्क्रीन या परमिशन की ज़रूरत नहीं होती। मैनेजर निरीक्षण चला सकता है, मेंटेनेंस मरम्मत नोट जोड़ सकता है, और मकानमालिक अंतिम रिपोर्ट केवल रिव्यू और अप्रूव कर सकता है।

रोल एक्सेस को सरल रखें। उदाहरण के लिए: मकानमालिक (read-only, approve, export), प्रॉपर्टी मैनेजर (create inspections, edit items, collect signatures), मेंटेनेंस (add comments and photos, mark fixes completed), किरायेदार (review, comment, sign or initial)।

किरायेदार की पुष्टि सबसे ज्यादा मायने रखती है जब कोई असहमत होता है। किरायेदारों को प्रति कमरे या आइटम छोटे कमेंट जोड़ने दें (उदाहरण: "छोटा चिप पहले से था"), और मुख्य सेक्शनों पर पूरा सिग्नेचर और आरंभिक दोनों का समर्थन रखें।

कई निवासी अक्सर भ्रम का स्रोत होते हैं। अगर दो रूममेट्स रह रहे हैं, तो दोनों के नाम, दोनों सिग्नेचर, और स्पष्ट नोट लें कि कौन उपस्थित था। अगर किसी व्यक्ति की उपस्थिति नहीं थी, तो इसे साफ़ तरीके से रिकॉर्ड करें और ऐसा न दिखाएँ कि उसने मंजूरी दी।

अंततः, एक बेसिक ऑडिट ट्रेल चाहिए: किसने क्या और कब बदला। अगर निरीक्षण के बाद किसी फोटो कैप्शन को एडिट किया गया, तो उस एडिट का टाइमस्टैम्प दिखाई देना चाहिए।

एक त्वरित अनुमोदन कदम जोड़ें

रिपोर्ट भेजने से पहले एक द्वार जोड़ें: मैनेजर निरीक्षण पूरा करता है, मकानमालिक (या लीड मैनेजर) रिव्यू करता है, फिर अंतिम रिपोर्ट लॉक होकर साझा की जाती है। मूव-आउट के बाद यह इस तरह दिख सकता है: मैनेजर दीवार के स्कफ की फ़ोटो अपलोड करता है, किरायेदार टिप्पणी जोड़ता है, फिर मकानमालिक अंतिम वर्शन को अप्रूव करता है इससे पहले कि जमा निर्णय डॉक्यूमेंट किए जाएँ।

सामान्य गलतियाँ जो आपके निरीक्षण रिकॉर्ड कमज़ोर बनाती हैं

ज्यादातर विवाद इस बारे में नहीं होते कि नुकसान मौजूद है या नहीं। वे इस बारे में होते हैं कि क्या आपके रिकॉर्ड स्पष्ट रूप से दिखाते हैं क्या था, कब था, और किसने उसकी सहमति दी। एक संपत्ति निरीक्षण ऐप तभी मदद करता है जब जानकारी विशिष्ट और सुसंगत हो।

एक आम जाल यह है कि निरीक्षण को एक त्वरित वॉकथ्रू समझकर किया जाता है, फिर बाद में स्मृति पर भरोसा किया जाता है। संदर्भ के बिना फोटो लगभग उतने ही कमजोर होते हैं जितना कोई फोटो न होना। यदि तस्वीर यह नहीं दिखाती कि यह कौन-सा कमरा है, आप किस चीज़ को दिखा रहे हैं, और मुद्दे का आकार क्या है, तो इसे चुनौती देना आसान होता है।

सबसे आम गलतियाँ जो रिकॉर्ड को कमजोर करती हैं:

• अस्पष्ट नोट्स ("scratch") के बजाय जगह + आकार + सतह लिखना ("शयनकक्ष के अंदरूनी दरवाज़े पर 10 cm की खरोंच, हिंज साइड").
• एंकर के बिना तस्वीरें (कोई कमरे का लेबल नहीं, पहले वाइड शॉट नहीं, बाद में क्लोज़-अप नहीं)।
• "बोरिंग" आइटम छोड़ देना जैसे मीटर रीडिंग, चाबी गिनती, उपकरण मॉडल, और बेसिक फ़ंक्शन चेक।
• निरीक्षण के दौरान चेकलिस्ट एडिट करना ताकि मूव-इन और मूव-आउट रिपोर्ट मेल न खाएँ।
• निरीक्षण पूरा करके रिपोर्ट तुरंत सेव, एक्सपोर्ट या बैकअप न करना।

एक साधारण उदाहरण: आप मूव-इन पर लिविंग रूम कार्पेट पर दाग की क्लोज़-अप फोटो लेते हैं लेकिन वाइड शॉट नहीं लेते। मूव-आउट पर किरायेदार दावा करता है कि यह अलग जगह है। एक डोरवे से लिया हुआ वाइड शॉट और क्लोज़-अप के साथ "बैलकनी दरवाज़े के पास, बायाँ कोना" आमतौर पर बहस बंद कर देता है।

अगर आपका वर्तमान टूल सुसंगति मुश्किल बनाता है, तो एक टेम्पलेट मानकीकृत करें और उसे लॉक करें। सुसंगति उस "परफेक्ट" चेकलिस्ट से बेहतर है जिसे कोई पूरा ही न करे।

त्वरित प्री-निरीक्षण चेकलिस्ट (5 मिनट)

एक बेहतरीन निरीक्षण दरवाज़ा खोलने से पहले ही शुरू होता है। पांच मिनट की तैयारी आपको बाद में एक घंटा बचा सकती है, खासकर जब आपको साफ मूव-इन मूव-आउट रिपोर्ट चाहिए और आप थके हुए, जल्दी में या कमजोर रिसेप्शन वाले हों।

पहले कदम के रूप में त्वरित जाँच करें: अपने फोन की बैटरी और स्टोरेज कन्फर्म करें, सुनिश्चित करें कि आपने सही यूनिट और किरायेदार विवरण चुना है, सही टेम्पलेट लोड करें (स्टूडियो बनाम घर, फर्निश्ड बनाम अनफर्निश्ड), ऑफलाइन मोड को संक्षेप में टेस्ट करने के लिए विमान मोड पर थोड़ी देर स्विच करें, और एक साधारण नामकरण नियम तय करें (उदाहरण: "2026-01-Unit12B-MoveIn").

फिर एक आख़िरी व्यावहारिक कदम करें: अपने कैमरा लेंस को साफ़ करें और हर कमरे में एक ही फोटो ओरिएंटेशन रखें। सुसंगत फ़ोटो मूव-आउट पर तुलना करना आसान बनाते हैं।

उदाहरण: आप बेसमेंट यूनिट पर पहुँचते हैं जहाँ सर्विस कट जाती है। क्योंकि आपने ऑफलाइन मोड टेस्ट किया था, आप फिर भी फ़ोटो कैप्चर कर सकते हैं, "लिविंग रूम दीवार स्कफ" त्वरित नोट कर सकते हैं, और ऐप सब कुछ तब तक सेव करके रखेगा जब तक आप फिर ऑनलाइन न हों।

उदाहरण: एक साधारण मूव-इन और मूव-आउट एक ही ऐप का उपयोग करके

एक मकानमालिक एक छोटे एक-बेडरूम अपार्टमेंट का प्रबंधन करता है। मूव-इन के दौरान जगह साफ़ है, लेकिन मामूली पहना हुआ निशान है: सोफ़ा क्षेत्र के पास दीवार पर एक स्कफ और किचन काउंटरटॉप की एक छोटी चिप। एक निरीक्षक ऐप का उपयोग करते हुए वे मूव-इन टेम्पलेट शुरू करते हैं और कमरे-दर-कमरा चलते हैं।

बिल्डिंग में रिसेप्शन कम है, इसलिए निरीक्षक ऑफलाइन मोड पर स्विच कर देता है। चेकलिस्ट फिर भी खुलती है, फ़ोटो डिवाइस पर सेव हो जाती हैं, और हर आइटम बिना सिग्नल के पूरा दिखता है। जैसे ही वे बाहर आते हैं, ऐप सब कुछ सिंक कर देता है।

दीवार के स्कफ के लिए वे एक वाइड फ़ोटो और एक क्लोज़-अप लेते हैं और एनोटेशन जोड़ते हैं: "Living room, north wall, 3 cm scuff, existing at move-in." काउंटरटॉप चिप के लिए वे क्लोज़-अप लेते हैं और एक सिक्के के साथ स्केल दिखाते हुए लिखते हैं: "Kitchen, right of sink, 5 mm chip, existing." ये नोट्स इसलिए महत्वपूर्ण हैं क्योंकि ये फ़ोटो को एक विशिष्ट जगह और उद्देश्य से जोड़ते हैं।

वॉकथ्रू के तुरंत बाद मूव-इन रिपोर्ट जनरेट हो जाती है और शेयर करने के लिए तैयार रहती है। इसमें बेसिक्स शामिल होते हैं (तिथि और समय, संपत्ति और यूनिट विवरण, निरीक्षण प्रकार), कमरे-दर-कमरा चेकलिस्ट, कमरे के अनुसार ग्रूप की गई फ़ोटो, प्री-एक्जिस्टिंग डैमेज का संक्षिप्त सारांश, और किरायेदार पुष्टि व सिग्नेचर के लिए जगह।

मूव-आउट पर वही चेकलिस्ट फिर से इस्तेमाल की जाती है। ऐप मूव-इन फ़ोटो को नए फ़ोटोज़ के साथ बगल में दिखाता है, जिससे तुलना तेज़ होती है। अगर दीवार का स्कफ अपरिवर्तित है, तो उसे सेकंडों में "same as move-in" के रूप में मार्क किया जा सकता है। अगर काउंटरटॉप चिप बढ़ गया है, रिपोर्ट साफ़ तौर पर पहले और बाद का अंतर दिखाती है, जिससे चर्चा तथ्यों पर केंद्रित रहती है।

अगले कदम: अपना प्रोसेस मानकीकृत करें और जो चाहिए वह बनाएं

यदि आप चाहते हैं कि निरीक्षण तेज़ और बचाव योग्य हों, तो उन्हें एक बार-बार होने वाली प्रक्रिया की तरह ट्रीट करें, न कि एक बार का काम। अगले निरीक्षण पर एक टेम्पलेट चुनें और उसी का उपयोग करें, भले ही वह परफेक्ट न हो। एक असली वॉकथ्रू में आप एक हफ्ते के फ़ील्ड-ट्वीकिंग से ज़्यादा सीखेंगे।

सभी संपत्तियों में शब्दावली और कंडीशन विकल्प मानकीकृत करें। "good" बनाम "OK" जैसी छोटी भेदभाव बाद में बहस पैदा कर देते हैं क्योंकि लोग उन्हें अलग तरह से पढ़ते हैं। छोटे, निश्चित विकल्पों का सेट रखें (उदाहरण: New, Good, Fair, Needs repair) और केवल असामान्य मामलों में नोट जोड़ें।

इस हफ्ते कुछ निर्णय लॉक करें: एक मूव-इन टेम्पलेट और एक मूव-आउट टेम्पलेट, सुसंगत रूम नामकरण, एक सरल फोटो नियम (क्या फ़ोटो लेना है और कितनी तस्वीरें), और एक जगह जहां पूरा रिकॉर्ड रहता है (रिपोर्ट + फ़ोटो + सिग्नेचर)। दो-तीन निरीक्षण चलाएँ, फिर टेम्पलेट को उन चीज़ों के आधार पर अपडेट करें जो आपने वास्तव में इस्तेमाल कीं।

स्टोरेज और रिटेंशन ज्यादातर मकानमालिकों की अपेक्षा से ज़्यादा मायने रखते हैं। रिकॉर्ड्स को किरायेदारी की अवधि और एक बफ़र अवधि तक रखें ताकि यदि बाद में कोई विवाद हो तो आप कवर रहें।

अगर आप ऐसा कोई ऐप नहीं ढूँढ पाते जो आपके वर्कफ़्लो से मेल खाता हो, तो एक हल्का-फुल्का ऐप बनाना अक्सर Generic सॉफ़्टवेयर को जबरन फिट करने से आसान होता है। AppMaster (appmaster.io) एक नो-कोड प्लेटफ़ॉर्म है जो प्रोडक्शन-रेडी वेब और मोबाइल ऐप्स जेनरेट कर सकता है जिनमें डेटाबेस और सुसंगत रिपोर्टिंग हो—यह उपयोगी हो सकता है अगर आप अपने टेम्पलेट्स, रोल्स, और निरीक्षण रिकॉर्ड एक ही जगह रखना चाहते हैं।

कुछ रनों के बाद एक सवाल पूछें: दबाव में आपने क्या छोड़ा? उन फ़ील्ड्स को हटाएँ या सरल बनाएँ। सबसे अच्छा प्रोसेस वह है जिसे आप सचमुच पूरा करेंगे।