कैटरिंग बुकिंग वर्कफ़्लो: पूछताछ से पक्की बुकिंग तक

Where catering inquiries get stuck (and why it matters)

आम तौर पर कैटरिंग जॉब इसलिए नहीं फंसते कि खाना खराब था। वे पहले संदेश और पक्की तारीख के बीच के हिस्से में अटक जाते हैं। कोई पूछता है, “क्या आप उपलब्ध हैं?” और अगले कुछ दिन आंशिक जवाबों, गुम विवरण और आख़िरी मिनट की स्पष्टीकरणों में बदल जाते हैं।

अटकने के बिंदु अक्सर उबाऊ और अपेक्षित होते हैं:

• पूछताछ DM, वॉइसमेल और ईमेल के ज़रिये आती है, और किसी का उन पर मालिकाना हक़ नहीं होता।
• मुख्य विवरण गायब होते हैं, इसलिए कोई अनुमान लगा कर एक कोट भेज देता है जो वास्तविक नहीं होता।
• क्लाइंट सोचता है कि वे “बुक” हो गए हैं, लेकिन जमा और शर्तें कभी तय नहीं हुईं।
• मेनू बदलाव साइड बातचीत में होते हैं, इसलिए लेटेस्ट वर्ज़न अस्पष्ट रहता है।
• स्टेटस अस्पष्ट है ("प्रगति पर"), इसलिए फॉलो-अप देर से या डुप्लिकेट होते हैं।

जब विवरण गायब होते हैं तो कोट रिस्की हो जाते हैं। अगर आप गेस्ट काउंट, सर्विस स्टाइल, डिलीवरी विंडो, डायटरी ज़रूरतें, या वेन्यू नियम नहीं जानते, तो या तो आप कम दाम रखकर बाद में संभालते हैं, या ज़्यादा दाम रखकर काम खो देते हैं। फिर आश्चर्य आते हैं: अतिरिक्त स्टाफ, ग़ायब उपकरण, पूर्वानुमान से कम सेटअप टाइम, या कोई मेनू आइटम जो उस स्केल पर नहीं बन सकता।

एक सरल कैटरिंग बुकिंग वर्कफ़्लो इन रेंडम संदेशों को एक स्पष्ट रास्ते में बदल देता है: आवश्यक बातें कैप्चर करें, उपलब्धता पक्की करें, वास्तविक सीमाओं के आधार पर कोट भेजें, जमा लें, और फिर मेनू और लॉजिस्टिक्स के लिए एक स्रोत-ए-ट्रूथ लॉक कर दें।

यह उन मालिक-ऑपरेटर्स के लिए सबसे ज़्यादा मायने रखता है जो हर भूमिका निभाते हैं, उन सेल्स टीमों के लिए जिनके पास कई लीड होते हैं, और उन कोऑर्डिनेटर्स के लिए जिन्हें किचन और ड्राइवरों को साफ-छांट कार्य सौंपना होता है।

उदाहरण: एक क्लाइंट अगले महीने 60 लोगों के कॉर्पोरेट लंच के लिए ईमेल करता है। बिना स्पष्ट फ्लो के आप जल्दबाजी में कोट दे सकते हैं। एक स्पष्ट फ्लो में आप पहले तारीख, बिल्डिंग एक्सेस नियम, ड्रॉप-ऑफ समय, बजट रेंज, और डायटरी काउंट्स लेते हैं, फिर आत्मविश्वास के साथ कोट देते हैं और बाद की मुश्किलों से बचते हैं।

Clear statuses that keep your team aligned

जब लोग एक ही चीज़ के लिए अलग शब्द इस्तेमाल करते हैं तो बुकिंग्स गंदे लगते हैं। एक कहता है “confirmed” जबकि क्लाइंट ने केवल मेनू पसंद किया था। दूसरा कहता है “booked” जबकि जमा अभी भी नहीं मिला। स्पष्ट स्टेटस इसे जल्दी सुधार देते हैं।

एक सिंपल स्टेटस पाइपलाइन जो ज़्यादातर टीमें अपना सकती हैं:

• New inquiry: अनुरोध मिला, विवरण अपूर्ण
• Qualified: तारीख, हेडकाउंट, और लोकेशन आपकी क्षमता के अनुरूप
• Quote sent: प्रमाणीकरण के साथ कीमत और शर्तें भेजी गईं
• Tentative hold: आप एक डेडलाइन तक तारीख रख रहे हैं
• Confirmed: जमा प्राप्त (या PO मंज़ूर) और इवेंट आपके कैलेंडर पर

लेबल जितने साफ़ हों नियम भी उतने ही साफ़ रखें। तय करें कि कौन सा व्यक्ति किस स्टेटस को बदल सकता है और क्या ट्रिगर करेगा। “Quote sent” का मतलब ड्राफ्ट नहीं होना चाहिए — इसका मतलब होना चाहिए कि संदेश भेजा गया।

मुख्य पाइपलाइन को साफ़ रखने के लिए दो साइड स्टेटस अलग रखें:

• Payment status: Unpaid, Deposit paid, Paid in full
• Menu status: Draft, Approved, Changed, Locked

उदाहरण: क्लाइंट कोट को मंज़ूर करता है पर दो साइड्स बदलवाना चाहता है। बुकिंग Tentative hold या Confirmed (आपकी जमा नीति पर निर्भर) रह सकती है जबकि Menu status Approved से Changed में बदल जाए।

अगर आप यह no-code टूल में बनाते हैं जैसे AppMaster, तो इन स्टेटस को सिंपल ड्रॉपडाउन फ़ील्ड्स और परमिशन के साथ रखें ताकि बदलाव सुसंगत और ट्रैक करने में आसान रहें।

Event details to collect in the first 10 minutes

तेज़ जवाब कैटरिंग का काम जीतते हैं, पर गति तब ही मदद करती है जब आप वे विवरण कैप्चर करें जो आपके कोट को सही बनाते हैं। इसे बेस मिनिमम ब्रिफ समझें: इतना कि सही प्राइसिंग हो सके, आप डिलीवर कर सकें, और लंबे ईमेल चेन से बचा जा सके।

शुरूआत उन चीज़ों से करें जो लागत और स्टाफिंग को चलाती हैं: गेस्ट काउंट (रेंज बताएं जैसे 45–55 और पूछें कि यह कब फाइनल होगा), तारीख, सर्विस विंडो (सेटअप और सर्व का समय), और सटीक वीन्यू पता।

फिर सर्विस स्टाइल और फूड प्रतिबंध पक्के करें। ड्रॉप-ऑफ, बुफे के साथ अटेंडेंट, प्लेटेड, पास्ड ऐप्स, या फुल-सरविस से लेबर और उपकरण बदलते हैं। डायटरी ज़रूरतें और उन्हें कैसे लेबल करना है पूछें।

एक छोटा इंटेक चेकलिस्ट हर किसी को समान जानकारी इकट्ठा करने में मदद करता है:

• Event basics: तारीख, समय, वीन्यू पता, गेस्ट काउंट रेंज
• Service plan: स्टाइल, स्टाफिंग अपेक्षाएँ, रेंटल्स (यदि हों)
• Menu needs: डायटरी प्रतिबंध, एलर्जन्स, ज़रूरी आइटम
• Buyer details: निर्णय निर्माता, सबसे अच्छा संपर्क तरीका, अप्रूवल टाइमलाइन
• Site constraints: पार्किंग, लोड-इन, किचन एक्सेस, बिल्डिंग नियम

दो प्रश्न बैक-एंड-फोर्थ को अधिकांश मामलों में कम कर देते हैं:

• “हम किस बजट रेंज के लिए डिजाइन करें?”
• “क्या जीरो-टू-नाइस-टू-Haves हैं?”

अगर लोग हिचक रहे हैं तो सरल विकल्प दें: “क्या हम $25, $40, या $60 प्रति व्यक्ति के पास हैं?”

उदाहरण: क्लाइंट कहता है “60 के लिए लंच।” आप पुष्टि करते हैं कि यह 50–70 है, ड्रॉप-ऑफ बनाम स्टैफ़्ड बुफे, शाकाहारी और ग्लूटेन-फ्री काउंट, एडमिन असिस्टेंट निर्णयकर्ता है, और बिल्डिंग COI और 20-मिनट लोडिंग स्लॉट माँगती है। अब आपका पहला कोट पहले ही सही हो सकता है।

How to build a quote that matches what you can deliver

एक अच्छा कोट सिर्फ़ मेनू और दाम नहीं है। यह एक स्पष्ट वादा है कि आप क्या प्रदान करेंगे, किन शर्तों पर, और कुल कितना लगेगा।

Turn event details into line items

अनुरोध को बिल देने योग्य हिस्सों में बदलें ताकि बाद में बिना सब कुछ फिर से लिखे आसानी से समायोजन किया जा सके।

अधिकांश कोट में कुछ या सभी शामिल होते हैं:

• फूड और बेवरेजेस
• स्टाफिंग (सेटअप, सर्विस, ब्रेकडाउन)
• रेंटल्स
• डिलीवरी और सेटअप (या पिकअप शर्तें)
• सर्विस फीस और टैक्स (यदि लागू)

पर-परसन प्राइसिंग का उपयोग करें जब हिस्से हेडकाउंट के साथ बढ़ते हों। जिन चीज़ों का खर्च वही रहता है उनपर फ्लैट फीस रखें (निर्धारित रेडियस के भीतर डिलीवरी, एक न्यूनतम स्टाफिंग ब्लॉक, विशिष्ट रेंटल्स)। अगर आप दोनों मिला रहे हैं, तो साफ़ लेबल करें, उदाहरण के लिए “$28 प्रति अतिथि x 60” प्लस “Delivery flat fee।”

Sanity checks and approvals

कोट भेजने से पहले एक त्वरित रियलिटी चेक करें:

• लेबर घंटे: कितने स्टाफ, कितने घंटे, क्लीनअप सहित
• ट्रैवल टाइम: लोडिंग, ड्राइविंग, पार्किंग, वेन्यू एक्सेस नियम
• मिनिमम्स: फूड मिनिमम, स्टाफिंग मिनिमम, वीकेंड मिनिमम
• टाइमिंग: क्या आप रिक्वेस्ट की गई विंडो में डिलीवर और सर्व कर पाएँगे

कोट की वैधता विंडो जोड़ें (अक्सर 7–14 दिन) और बताएं कि इसके बाद क्या बदल सकता है—जैसे सामग्री कीमतें, स्टाफिंग उपलब्धता, और हेडकाउंट।

फिर अप्रूवल को अस्पष्ट न रखें। ग्राहक की “हाँ” और मुख्य अनुमान कैप्चर करें: इवेंट तारीख और समय, गेस्ट काउंट (या रेंज), मेनू वर्ज़न, सर्विस स्टाइल, और क्या शामिल है बनाम क्या नहीं। इससे बाद में आने वाला “मुझे लगा कि वह कवर होगा” पल टलता है।

Step-by-step: inquiry to approved quote

आपका लक्ष्य सरल है: बेसिक्स जल्दी पक्का करें, सही चीज़ की प्राइसिंग करें, और ऐसी अप्रूवल कैप्चर करें जिसे आपकी टीम बाद में आसानी से ढूँढ सके।

1) Confirm details while the client still has their calendar open

पूछताछ को एक बार पढ़ें, फिर केवल वही पूछें जो गायब है: तारीख और शुरू होने का समय, गेस्ट काउंट रेंज, पता, सर्विस स्टाइल, डायटरी ज़रूरतें, और कोई ज़रूरी आइटम।

अगर क्लाइंट अनिश्चित है, तो उन अनुमान को लॉक कर लें जिनके आधार पर आप कोट दे सकते हैं (उदाहरण: “35 अतिथियों के लिए प्राइस किया गया, ड्रॉप-ऑफ, डिस्पोजेबल सेटअप”) और इन्हें लिखित में डाल दें।

2) Build the quote so it’s easy to approve

अप्रूवल तब होता है जब क्लाइंट कोट को लगभग 10 सेकंड में समझ सके। फूड, सर्विस, रेंटल्स, डिलीवरी, टैक्स और एक स्पष्ट टोटल आइटमाइज़ करें। क्या शामिल है और क्या नहीं, इसके लिए छोटे नोट जोड़ें।

यह चेकलिस्ट टाइट रखें:

• मेनू आइटम मात्रा या प्रति व्यक्ति प्राइसिंग के साथ
• सर्विस और डिलीवरी फीस (और क्या बदलाव ट्रिगर करेंगे)
• टैक्स और आवश्यक मिनिमम
• मुख्य अनुमान (गेस्ट काउंट, टाइमिंग, एक्सेस, डायटरी नोट्स)
• एक्सपायर डेट

3) Send, schedule follow-up, and record approval

कोट भेजते समय तुरंत फॉलो-अप शेड्यूल करें (उदाहरण के लिए 48 घंटे)। अगर क्लाइंट उत्तर देता है “Looks good” या स्वीकार स्वीकार करता है, तो उस अप्रूवल को ऐसी जगह सेव करें जहाँ आपकी टीम देख सके।

उदाहरण: एक कॉर्पोरेट लंच रिक्वेस्ट अगले गुरुवार के लिए आता है। आप पुष्टि करते हैं कि यह 12:00 बजे के लिए 40 लोग हैं, ड्रॉप-ऑफ, शाकाहारी विकल्प चाहिए। आप 3-दिन की एक्सपायर डेट के साथ आइटमाइज़्ड कोट भेजते हैं और ईमेल रिप्लाई को अप्रूवल के रूप में लॉग कर देते हैं।

एक बार अप्रूव हो जाने पर, बुकिंग को Pending deposit में डालें और तुरंत जमा अनुरोध भेजें।

Deposits and confirmation without awkward follow-ups

एक साफ़ जमा कदम अधिकांश बैक-एंड-फोर्थ को हटा देता है। हर किसी को पता होना चाहिए कि ग्राहक ने क्या माना, क्या पैसा मिला है, और आगे क्या होगा।

जमा नियम स्पष्ट और सुसंगत रखें: जमा राशि (फिक्स्ड या प्रतिशत), देय तिथि, और यह क्या आरक्षित करता है। सरल भाषा सबसे बेहतर काम करती है: “हम X दिनों के लिए आपकी तारीख और मेनू रोक देंगे। आपकी बुकिंग तब पक्की मानी जाएगी जब जमा राशि चुकाई जाएगी।”

जमा आते ही कुछ तुरंत बदल जाना चाहिए। एक व्यवहारिक सेटअप यह हो सकता है:

• New inquiry
• Quote sent
• Pending deposit
• Confirmed
• Closed (completed or canceled)

पेमेंट रिकॉर्ड्स बुकिंग रिकॉर्ड के अंदर रखें, किसी के इनबॉक्स में नहीं। पेमेंट मेथड, रिसीप्ट या रेफ़रेंस नंबर, जमा राशि, शेष बैलेंस, और जिसने इसे रिसीव किया उसे कैप्चर करें।

जमा लॉग करते समय फाइनल पेमेंट की देय तिथि सेट करें, फिर वे रिमाइंडर शेड्यूल करें जो आप वाकई भेजेंगे (उदाहरण के लिए इवेंट से 7 दिन पहले, 3 दिन पहले, और देय तिथि की सुबह)।

उदाहरण: एक क्लाइंट $2,000 के कोट पर सहमति देता है 40 व्यक्ति के लंच के लिए और 30% जमा 48 घंटों में देनी है। जब तक वह $600 रिकॉर्ड नहीं होता, स्टेटस Pending deposit रहता है और तारीख केवल रोकी हुई होती है। भुगतान आते ही आप इसे Confirmed में बदलते हैं और किचन के लिए प्लान लॉक कर देते हैं।

Tracking menu changes so nothing gets lost

मेनू बदलाव सामान्य हैं। जो चीज़ टीमों को तोड़ देती है वह यह है कि बदलाव पाँच जगहों पर आते हैं (टेक्स्ट, कॉल, ईमेल थ्रेड्स) और कोई यह नहीं बता पाता कि चालू मेनू कौन सा है।

हर महत्वपूर्ण संपादन को एक नई वर्ज़न मानें: Menu v1, v2, v3। टाइमस्टैम्प जोड़ें और पुरानी वर्ज़न रीड-ओनली रखें। फिर जब कोई पूछे, “हमने क्या सहमति की?” आप एक वाक्य में बता सकेंगे: “हम Menu v3 पर हैं, जो मंगलवार 2:10 PM को अप्रूव हुई।”

हर बदलाव के लिए हर बार वही बेसिक्स लॉग करें: किसने अनुरोध किया, क्यों बदला, क्या बदला, और इसका प्रभाव कीमत, स्टाफिंग, रेंटल्स, या प्रेप टाइम पर क्या पड़ा।

मेनू बदलते ही कोट अपडेट करें। अगर v2 में ग्लूटेन-फ्री डेज़र्ट जोड़ता है और हेडकाउंट 80 से 95 हो जाता है, तो लाइन आइटम्स और टोटल बदल जाने चाहिए। क्लाइंट के लिए अपडेटेड कोट उसी वर्ज़न नंबर के साथ भेजें ताकि वे मेनू और प्राइस मिलान कर सकें।

बदलावों के लिए एक कटऑफ़ डेट सेट करें (उदाहरण के लिए इवेंट से 7 दिन पहले) और एक स्पष्ट स्टेटस जोड़ें जैसे Menu locked। उस समय के बाद नए अनुरोध अलग ऑर्डर या पेड चेंज ऑर्डर बनें, न कि एक साधारण “एक और चीज़”।

Communication and handoffs that stay organized

वर्कफ़्लो तब टूटता है जब अपडेट पाँच जगहों पर होते हैं: ईमेल थ्रेड्स, टेक्स्ट, नोटबुक, किसी के दिमाग में, और फोटो फ़ोल्डर में। एक बुकिंग रिकॉर्ड का एक घर चुनें और सब कुछ वहीं रखें: संदेश, नोट्स, और फ़ाइलें जैसे फ्लोर प्लान, कॉन्ट्रैक्ट, डायटरी नोट्स, और प्रेरणादायक फ़ोटो।

स्टेटस को_VISIBLE_ और करंट रखें। जब यह बदलता है तो अगले व्यक्ति को पूरा इतिहास पढ़ने की ज़रूरत नहीं होनी चाहिए बस यह समझने के लिए कि क्या चल रहा है।

Message templates that prevent chasing

अधिकांश ग्राहक संचार रिपीट होता है। छोटे टेम्पलेट हर ग्राहक को वही स्पष्ट जानकारी देते हैं, और आपकी टीम को दबाव में वही संदेश बार-बार लिखने से बचाते हैं।

उपयोगी टेम्पलेट में शामिल हैं: quote sent, deposit due, menu approval, event-week check-in, और final confirmation। ऊपर एक छोटा रिमाइंडर जोड़ें: “Send करने से पहले नीचे दिए फ़ील्ड अपडेट करें,” ताकि आप पुरानी तारीख या पता न भेज दें।

Handoffs that don’t drop tasks

आंतरिक काम को बुकिंग रिकॉर्ड का हिस्सा मानें, साइड बातचीत नहीं। हर हेंडऑफ़ को एक टास्क में बदलें जिसमें एक ओनर और एक देय तिथि हो।

टास्क लिस्ट को फोकस्ड रखें: किचन प्रेप प्लान (मेनू वर्ज़न, पोर्शन, एलर्जन्स), रेंटल्स और डिस्पोजेबल्स, स्टाफिंग प्लान, डिलीवरी और एक्सेस नोट्स, और इवेंट-वीक कन्फर्मेशंस।

उदाहरण: क्लाइंट मंगलवार को नया फ्लोर प्लान भेजता है। आप इसे बुकिंग से अटैच करते हैं, लेआउट स्टेटस अपडेट करते हैं, और “लॉडिंग डॉक एक्सेस कन्फर्म करें” असाइन करते हैं लीड को गुरुवार तक का टास्क बनाकर।

Common mistakes that create rework and unhappy clients

अधिकांश कैटरिंग समस्याएँ खाना नहीं हैं। वे वर्कफ़्लो समस्याएँ हैं: एक विवरण मान लिया गया, एक संदेश दब गया, या किसी ने बुकिंग को जल्दी “confirmed” मार्क कर दिया।

एक आम जाल है बिना जमा के तारीख रोकना। आप क्लाइंट को बताते हैं कि स्लॉट उनका है, दूसरे लीड्स को रिजेक्ट कर देते हैं, और फिर वे गायब हो जाते हैं। अब आपके पास कैलेंडर में एक खाली जगह है और टीम ने एक ऐसी बुकिंग के हिसाब से योजना बनाई जो अस्तित्व में नहीं थी।

एक और रिवर्क फैक्टरी है बेसिक्स लॉक किए बिना कोट देना: गेस्ट काउंट और सर्विस स्टाइल। “50 लोग” का मतलब बॉक्स्ड लंच, स्टाफ वाला बुफे, प्लेटेड सर्विस, या रेंटल्स के साथ मिक्स हो सकता है—हर विकल्प लेबर, उपकरण, टाइमिंग और कीमत बदल देता है। जल्द कोट देने पर आप बाद में लागत खा सकते हैं या और पैसे माँगने पड़ सकते हैं, जो बेतुका लगेगा।

मेनू बदलाव भी अच्छी बुकिंग्स को ख़राब कर देते हैं। अगर बदलाव बिखरे हुए टेक्स्ट और कॉल में हों, तो आप कई “फाइनल” वर्ज़न के साथ बचते हैं। किचन एक मेनू तैयार करता है, क्लाइंट दूसरे की उम्मीद करता है, और टीम इवेंट दिन तक जल्दी में झँस जाती है।

साथ ही: पेमेंट स्टेटस और बुकिंग स्टेटस एक ही नहीं होने चाहिए। एक बुकिंग तारीख पर रखी जा सकती है जबकि पेमेंट Pending deposit हो। जब ये मिल जाते हैं तब स्टाफ समझ लेता है कि यह पक्का है, खरीदारियाँ शुरू हो जाती हैं, और आप समय पर जमा वसूलने का दबाव खो देते हैं।

यदि आप कम गलतियाँ चाहते हैं, तो कुछ चेकपॉइंट्स ज़रूरी कर दें इससे पहले कि जॉब आगे बढ़े:

• जमा प्राप्त (या लिखित में देय तिथि सहमति)
• गेस्ट काउंट रेंज और सर्विस स्टाइल कन्फर्म
• एक मेनू रिकॉर्ड जिसमें डेट-स्टैम्पेड वर्ज़न हों
• बुकिंग स्टेटस पेमेंट स्टेटस से अलग
• इवेंट से 48–72 घंटे पहले लॉजिस्टिक्स की पुन: पुष्टि

Quick checks before you mark a booking Confirmed

“Confirmed” का मतलब होना चाहिए कि आपकी टीम बिना अनुमान लगाए इसे लागू कर सके।

पहले संपर्क और लोकेशन विवरण सत्यापित करें: सही व्यक्ति, दिन-ऑफ फ़ोन नंबर, पूरा पता, डिलीवरी निर्देश, पार्किंग नोट्स, और बिल्डिंग एक्सेस। अगर यह किसी वेन्यू पर है तो ऑन-साइट संपर्क कन्फर्म करें।

अगला, उन नंबरों को लॉक करें जो लागत और स्टाफिंग चलाते हैं। अगर गेस्ट काउंट फाइनल नहीं है तो एक साफ रेंज और वह तारीख रिकॉर्ड करें जब क्लाइंट इसे कन्फर्म करेगा। सर्विस स्टाइल के लिए भी वही करें।

मेनू अप्रूवल के लिए एक साफ वर्ज़न चाहिए। यह स्पष्ट करें कि क्या अप्रूव हुआ (और कब), और क्लाइंट को चेंज कटऑफ़ बताएं। उदाहरण: “Menu v3 मंगलवार को अप्रूव हुई। चेंज 5pm शुक्रवार तक स्वीकार्य हैं।”

एक छोटा कन्फर्मेशन चेकलिस्ट:

• प्राइमरी कॉन्टैक्ट, दिन-ऑफ फोन, और पूरा लोकेशन विवरण सत्यापित
• गेस्ट काउंट और सर्विस स्टाइल फाइनल (या डॉक्यूमेंटेड रेंज और डेडलाइन)
• एक अप्रूव्ड मेनू वर्ज़न सेव्ड, साथ में क्लियर चेंज कटऑफ़
• जमा प्राप्त और पेमेंट रिकॉर्ड फ़ाइल किया गया
• आंतरिक टास्क बनाए गए (स्टाफिंग, रेंटल्स, प्रेप टाइमलाइन, डिलीवरी टाइम्स)

Example workflow: corporate lunch from first email to deposit paid

एक लोकल कंपनी ईमेल करती है: “60 लोगों के लिए कॉर्पोरेट लंच, अगले महीने, लगभग 12:30।” वर्कफ़्लो शुरू होता है बेसिक्स कैप्चर कर के जबकि क्लाइंट अभी भी एंगेज्ड है।

पहले कॉल (लगभग 10 मिनट) में आप तारीख और डिलीवरी विंडो, पता और एक्सेस नोट्स, हेडकाउंट और डायटरी ज़रूरतें, सर्विस स्टाइल, बजट रेंज, निर्णयकर्ता, और कोई ज़रूरी आइटम लॉग कर लेते हैं।

स्टेटस New inquiry से Qualified हो जाता है।

आप उसी दिन कोट बनाते हैं स्पष्ट लाइन आइटम्स के साथ: 60 बॉक्स्ड लंच (दो मेनू ऑप्शन), सलाद ट्रे, कुकीज़, ड्रिंक्स, डिस्पोजेबल कटलरी, डिलीवरी और सेटअप। आप प्रैक्टिकल नियम जोड़ते हैं (लीड टाइम, चेंज कटऑफ़, और क्या शामिल नहीं)। स्टेटस Quote sent हो जाता है।

दो दिन बाद क्लाइंट जवाब देता है: “क्या हम आधे लंच वेगन में बदल सकते हैं और कॉफ़ी जोड़ सकते हैं?” आप मेनू अपडेट करते हैं, कॉफ़ी सेवा जोड़ते हैं, Menu v2 बनाते हैं और अपडेटेड कोट भेज देते हैं। स्टेटस Quote sent (updated) हो जाता है।

क्लाइंट उसी दोपहर v2 अप्रूव कर देता है। आप तुरंत 30% जमा अनुरोध भेजते हैं जिसे 48 घंटों में देना है। भुगतान आते ही बुकिंग Confirmed में चली जाती है और किचन के लिए प्रेप टास्क बन जाता है।

इवेंट के एक दिन पहले आपका “at a glance” व्यू कुछ ऐसा दिखना चाहिए:

• Booking: Confirmed
• Payment: Deposit paid (balance due on delivery)
• Menu: Locked
• Production: Scheduled
• Delivery: Driver assigned

एक स्क्रीन पर टीम इवेंट समरी, हेडकाउंट, लेटेस्ट मेनू वर्ज़न, डायटरी काउंट्स, डिलीवरी नोट्स, कॉन्टैक्ट्स, पेमेंट स्टेटस, और प्रेप चेकलिस्ट देख सकेगी।

Next steps: turn the workflow into a simple system your team uses

अपना पहला कदम यह लिख कर रखें कि आपके स्टेटस क्या होंगे और एक जॉब आगे बढ़ाने के लिए आपको किस सटीक जानकारी की जरूरत है। लक्ष्य एक स्पष्ट वर्कफ़्लो है जिसे टीम का कोई भी सदस्य बिना अनुमान लगाए फॉलो कर सके।

हर स्टेटस के लिए दो चीज़ें परिभाषित करें: आवश्यक फ़ील्ड और अगला कदम। “New inquiry” तब पूरी नहीं मानी जाएगी जब तक तारीख, हेडकाउंट रेंज, सर्विस स्टाइल, और लोकेशन कैप्चर न हो। “Quote sent” तब पूरी नहीं मानी जाएगी जब तक कोट वर्ज़न सेव न हो और एक एक्सपायरी डेट न रखी गई हो।

आप जो स्टेप रिपीट करते हैं उनके लिए स्टैण्डर्ड टेम्पलेट रखें: इन्टेक प्रश्न, कोट फॉर्मेट, जमा अनुरोध, और मेनू अप्रूवल जो किसी विशेष वर्ज़न से जुड़ा हो।

अगर आप इसे एक साझा सिस्टम में डालने के लिए तैयार हैं, तो एक हल्का इंटरनल टूल स्प्रेडशीट-प्लस-इनबॉक्स सेटअप की जगह ले सकता है। AppMaster (appmaster.io) एक नो-कोड प्लेटफ़ॉर्म है जिसका उपयोग आप एक इनक्वायरी-टू-कन्फर्म्ड-बुकिंग ऐप बनाने के लिए कर सकते हैं जिसमें रियल डेटाबेस, स्टेटस लॉजिक, और Stripe डिपॉज़िट्स हों, ताकि अप्रूवल, पेमेंट और मेनू वर्ज़न्स एक ही रिकॉर्ड से जुड़े रहें न कि संदेशों में बिखरे रहें।