कोच और ट्रेनर के लिए उपस्थिति ट्रैकर: रोस्टर से एक्सपोर्ट तक

एक उपस्थिति ट्रैकर वास्तव में किस समस्या को हल करता है

अगर आप ग्रुप क्लासेस, पर्सनल ट्रेनिंग सेशन्स या किसी समुदाय प्रोग्राम चलाते हैं, तो उपस्थिति सिर्फ एक हेडकाउंट नहीं है। यह रिकॉर्ड है कि कौन आया, सेशन में क्या हुआ, और बाद में क्या बिल किया जाना चाहिए या रिपोर्ट करना है। जब वह रिकॉर्ड याददाश्त में या गंदे स्प्रेडशीट में रहता है, तो छोटे-छोटे गलतियां जल्दी बढ़ जाती हैं।

दिन-प्रतिदिन की समस्याएं predictable हैं: कोई देर से चेक-इन करके गायब हो जाता है, दो कोच अलग-अलग जगहों पर उपस्थिति दर्ज करते हैं, या कोई नहीं बता पाता कि एक ड्रॉप-इन ने इस हफ्ते या पिछले हफ्ते के लिए भुगतान किया था। बिलिंग अनुमान बन जाती है, और स्टूडियो मालिक, स्कूल या ग्रांट-फंडेड प्रोग्राम के लिए रिपोर्ट बनाने में घंटे लग जाते हैं।

एक व्यावहारिक उपस्थिति ट्रैकर को बेसिक्स कवर करने चाहिए बिना इसे बड़े एडमिन प्रोजेक्ट में बदलने के:\n

• एक रोस्टर (कौन आने की उम्मीद है और वे किस क्लास के हैं)\n- तेज़ चेक-इन (present, late, no-show, excused)\n- छोटी नोट्स जो अगली बार मदद करें (चोट, सीमाएँ, लक्ष्य, प्रगति)\n- एक्सपोर्ट (बिलिंग, पेरोल, या मासिक रिपोर्टिंग के लिए)\n यह सबसे ज्यादा उन दोहराए जाने वाले सत्रों के लिए मायने रखता है जिनमें लौटने वाले प्रतिभागी होते हैं: फिटनेस क्लासेस, मार्शल आर्ट्स, डांस, युथ प्रोग्राम, रिहैब ग्रुप और छोटे स्टूडियोज जहाँ एक से अधिक लोग पढ़ाते हैं।

एक सिस्टम "काफी अच्छा" तब माना जा सकता है जब यह तीन सवालों के जवाब एक मिनट से कम में दे सके: आज किसकी उम्मीद थी? वास्तव में कौन आया? अगली बार क्या याद रखना है? अगर आप महीना खत्म होने पर साफ़ सूची एक्सपोर्ट भी कर सकते हैं, तो आप सबसे सामान्य बिलिंग विवादों से बच जाते हैं।

उदाहरण: एक कोच तीन शाम की क्लास चलाते हैं। एक प्रतिभागी दिन बदलता है, एक और ट्रायल पास पर है, और तीसरे को संशोधित व्यायाम की ज़रूरत है। एक बेसिक ट्रैकर के साथ कोच उन्हें जल्दी चेक-इन करता है, एक छोटा नोट जोड़ता है, और बाद में बिना टेक्स्ट पढ़े या पेपर साइन-इन शीट्स में खोदे बिना बिलिंग के लिए उपस्थिति एक्सपोर्ट कर लेता है।

शुरू से ही शामिल करने योग्य मुख्य सुविधाएँ

एक अच्छा ट्रैकर "सिर्फ नामों की सूची" नहीं है। यह एक छोटा सिस्टम है जो व्यस्त चेक-इन्स, आख़िरी-क्षण बदलाव और महीने के अंत की बिलिंग के दौरान सुसंगत रहता है।

ऐसी सुविधाओं से शुरू करें जो अधिकांश वास्तविक परिस्थितियों को कवर करें। बाद में अतिरिक्त जोड़ें बिना अपने रिकॉर्ड तोड़े।

न्यूनतम फीचर सेट

एक साधारण, दोहराने योग्य वर्कफ़्लो का लक्ष्य रखें:\n

• क्लास/सेशन/लोकेशन के हिसाब से रोस्टर, और किसी को अलग टाइम स्लॉट में मूव करने का आसान तरीका\n- दबाव में काम करने वाले तेज़ चेक-इन्स (टैप कर के present मार्क करें, तेज़ सर्च, स्पष्ट late/no-show विकल्प)\n- प्रतिभागी-वार नोट्स जो उसी पल उपयोगी हों (चोट झंडे, लक्ष्य, सदस्यता स्थिति, साधारण "allowed/not allowed" संशोधन)\n- एक्सपोर्ट जो आपकी पेमेंट और रिपोर्टिंग के अनुरूप हों\n- बेसिक रोल्स ताकि सही लोग सही चीजें एडिट कर सकें (कोच बनाम एडमिन)\n नोट्स अपेक्षा से ज़्यादा मायने रखते हैं। अगर एक कोच तुरंत देख सके "घुटने की चोट: कूदने की मनाही" या "ट्रायल क्लास 2/3," तो आप अजीब बातचीत से बचते हैं और सर्विस स्टाफ में सुसंगत रहती है।

बाद में घंटे बचाने वाले एक्सपोर्ट

"बाद में" के लिए एक्सपोर्ट मत छोड़ें। एक साधारण ट्रैकर भी सामान्य कार्यों के लिए साफ़, स्प्रेडशीट-रेडी डेटा उत्पन्न करना चाहिए: प्रतिभागी के अनुसार बिलिंग टोटल, कोच के अनुसार पेरोल टोटल, नो-शो और लेट काउंट, और अनुपालन या सुविधागत रिपोर्टिंग के लिए सत्र इतिहास।

उदाहरण: एक ट्रेनर सप्ताह में दो लोकेशन पर तीन सामुदायिक क्लास चलाते हैं। शुक्रवार को एक एडमिन सप्ताह का एक्सपोर्ट करता है, नो-शो पर फ़िल्टर करता है और क्रेडिट जारी करता है। कोच को केवल present/late/no-show टैप करना था और एक नोट जोड़ना था: "नया मेंबर, अगले महीने से शुरू।"\n

ट्रैक करने के लिए ज़रूरी डाटा (सरल रखें)

अगर आपकी उपस्थिति डेटा गंदी है, तो आगे की सब चीजें गंदी हो जाएंगी: रिमाइंडर, बिलिंग, और सरल सवाल भी जैसे "पिछले मंगलवार कौन यहाँ था?"। एक छोटे सेट फील्ड्स से शुरू करें जिन पर आप भरोसा कर सकें।

चार सरल टेबल्स के बारे में सोचें (भले ही आप स्प्रेडशीट में शुरू कर रहे हों): participants, classes, attendance, और notes। हर एक का एक काम होना चाहिए।

कैप्चर करने के लिए न्यूनतम डेटा

फील्ड्स को तंग और सुसंगत रखें:\n

• Participant प्रोफ़ाइल: पूरा नाम, प्राथमिक संपर्क (ईमेल या फोन), आपातकालीन संपर्क, और आवश्यक सहमति झंडे (फोटो, जिम्मेदारी वाइवर्स, नाबालिग)\n- क्लास सेटअप: क्लास नाम, शेड्यूल (दिन और शुरू होने का समय), कोच, लोकेशन (रूम, इन-पर्सन/ऑनलाइन), क्षमता, और प्राइसिंग टाइप (drop-in, पैक, सदस्यता)\n- उपस्थिति रिकॉर्ड: तारीख और समय, स्टेटस (present, late, no-show, excused), और क्या यह ड्रॉप-इन था या किसी प्लान द्वारा कवर था\n- नोट्स लॉग: छोटे, टाइम-स्टैम्प किए गए एन्ट्रीज़ जो प्रतिभागी से जुड़े हों (वैकल्पिक रूप से किसी विशिष्ट सत्र से जुड़े)\n ये चेक-इन्स चलाने, विवाद सुलझाने और उपयोगी रिपोर्ट्स बनाने के लिए काफी हैं बिना ओवरबिल्ड किए।

वैकल्पिक बिलिंग टैग (सिर्फ ज़रूरत होने पर)

अगर आप क्लाइंट्स को इनवॉयस करते हैं या क्लीनर एक्सपोर्ट चाहिए, तो कुछ लेबल जोड़ें बजाय पूरे पेमेंट सिस्टम के निर्माण के:\n

• प्लान प्रकार (membership, 10-pack, drop-in)\n- रेट (या प्राइस टीयर)\n- इनवॉयस पीरियड (साप्ताहिक, मासिक)\n- बिलेबल फ्लैग (yes/no)\n उदाहरण: एक ट्रेनर "Strength 7am" सप्ताह में तीन बार चलाते हैं। एक प्रतिभागी महीने के बीच में drop-in से membership में बदलता है। अगर हर उपस्थिति रिकॉर्ड उस दिन उपयोग किए गए प्लान प्रकार को स्टोर करे, तो आपका एक्सपोर्ट चार्जेस को सही तरीके से विभाजित कर सकता है बिना मैनुअल अनुमान के।

कुछ भी बनाने से पहले आपका वर्कफ़्लो कैसा दिखना चाहिए

किसी टूल को चुनने या कुछ बनाने से पहले जिम, स्टूडियो या फील्ड में वास्तविक-जीवन फ्लो पर सहमति बनाएं। आपका ट्रैकर उसी तरह होना चाहिए जैसे क्लासेस असल में चलती हैं।

शुरू करें कि लोग रोस्टर में कैसे आते हैं। केवल प्री-रजिस्टर होना साफ़ है, लेकिन असली क्लासेस में वॉक-इन्स होते हैं। अगर आप दोनों की अनुमति देते हैं, तो तय करें कि वॉक-इन्स सिर्फ आज के सत्र में जोड़ दिए जाते हैं या अगली बार के लिए प्रतिभागी के रूप में सेव होते हैं।

इसके बाद, चेक-इन पल चुनें। जब आप अपने समूह को जानते हैं तो कोच-नेतृत्व वाली चेक-इन तेज़ होती है। सेल्फ चेक-इन दरवाज़े पर काम कर सकती है, लेकिन केवल अगर स्क्रीन सरल हो, नाम स्पष्ट हों, और बैकअप प्लान हो जब कोई गलत व्यक्ति को टैप कर दे।

गंदे हिस्सों के लिए नियम लिखें ताकि हर कोई एक ही तरह से लागू करे:\n

• देर से आने वाले: कितनी देर तक "present" माना जाता है, और क्या यह बिलिंग बदलता है?\n- कैंसलेशन: कटऑफ क्या है, और इसे कौन मार्क करता है?\n- मेक-अप्स: क्या वे मिस किए गए सत्र की जगह लेते हैं या अतिरिक्त जोड़ते हैं?\n- नो-शो: क्या वे बुक किए गए, रद्द किए गए, या उपस्थित गणना होते हैं?\n- गेस्ट पास: क्या इन्हें उपस्थिति, राजस्व, या दोनों के रूप में ट्रैक किया जाता है?\n बिलिंग वही जगह है जहाँ उलझन शुरू होती है। स्पष्ट रहें कि क्या गिना जाए: "attended" बनाम "booked" बनाम "canceled." अगर आप पैकेज से बिल करते हैं, तो सत्र काउंट और मनी व्यू दोनों रखना उपयोगी हो सकता है। अगर आप मासिक बिल करते हैं, तो आप उपस्थिति दर और मेक-अप्स पर ज़्यादा ध्यान दे सकते हैं।

अंत में, तय करें कि नोट्स कैसे काम करेंगे। नोट्स तभी मदद करते हैं जब वे सुसंगत और निजी रहें। एक अच्छा नियम है: छोटा, तथ्यात्मक, और तारीख से जुड़ा। उदाहरण: "Modified lunges, knee pain, used lighter weight." यह भी तय करें कि कौन नोट्स देख सकता है (सिर्फ कोच, या एडमिन भी)।

उदाहरण: अगर कोई क्लाइंट क्लास से दो घंटे पहले कैंसल करता है, तो एक कोच "excused" मार्क कर सकता है जबकि दूसरा "no-show" मार्क कर सकता है। वह छोटा फर्क एक्सपोर्ट और इनवॉइस बदल देता है। अब नियम तय करें, और बाद में आपका ट्रैकर इसे लागू कर सकेगा।

चरण-दर-चरण: रोस्टर, चेक-इन्स, नोट्स और एक्सपोर्ट सेटअप करें

लक्ष्य सरल रखें: 10 सेकंड में आप जानना चाहते हैं कि कौन अपेक्षित था, कौन आया, और किसे फॉलो-अप चाहिए।

इसे पाँच पास में बनाएं

1. अपनी क्लास सूची और शेड्यूल बनाएं। हर क्लास जोड़ें (उदाहरण: "Mon 6pm Strength", "Wed 7am Mobility") और रिपीटिंग दिन व शुरू होने का समय सेट करें। नाम सुसंगत रखें ताकि एक्सपोर्ट पढ़ने में आसान हों।

2. एक सेशन रोस्टर व्यू बनाएं। आपको दो तेज़ फ़िल्टर चाहिए: "Today" और "This week." हर सत्र में असाइन किए गए प्रतिभागी और एक स्पष्ट काउंट (expected vs checked in) दिखना चाहिए।

3. एक-टैप उपस्थिति स्टेटस जोड़ें। विकल्प तंग रखें ताकि कोच झिझकें नहीं। एक सामान्य सेट है: present, late, no-show, और excused। "present" को डिफ़ॉल्ट टैप बनाएं, और उपयोगकर्ताओं को सेकंड टैप से बदलने दें।

4. रोस्टर से एक त्वरित नोट एक्शन जोड़ें। नोट्स वैकल्पिक और तेज़ होने चाहिए: एक लाइन, टाइमस्टैम्प, सत्र से जुड़े। सोचें: "Left early, knee pain" या "First class, needs scaling." यहीं पर एक उपस्थिति ट्रैकर सिर्फ चेकबॉक्स नहीं रहकर कोचिंग टूल बनता है।

5. डेट रेंज के हिसाब से एक्सपोर्ट करें। एक आसान एक्सपोर्ट बटन जोड़ें जो CSV या स्प्रेडशीट-रेडी डेटा बनाता है, जिसमें कॉलम जैसे तारीख, क्लास, प्रतिभागी, स्टेटस, और नोट्स हों।

एक व्यावहारिक उदाहरण

गुरुवार की क्लास के बाद आप दो लोगों को late और एक को excused मार्क करते हैं, नए प्रतिभागी के लिए एक नोट जोड़ते हैं, फिर शुक्रवार को सप्ताह का एक्सपोर्ट बिलिंग के लिए कर लेते हैं। अगर वह एक्सपोर्ट आपके वास्तविक इनवॉइस प्रक्रिया से मेल खाता है, तो आप अधिकांश टीमों से आगे हैं।

चेक-इन्स को तेज़ बनाने वाले स्क्रीन और व्यू

गति सही चीज़ सही समय पर दिखाने से आती है। एक अच्छा सिस्टम एक बड़ा टेबल नहीं है। यह कुछ फोकस्ड स्क्रीन हैं जो आपके काम के अनुसार मेल खाती हैं — पहले, दौरान और बाद में क्लास।

चार स्क्रीन जो आप सबसे अधिक उपयोग करेंगे

ये व्यूज़ अधिकांश चेक-इन्स को कवर करते हैं बिना अतिरिक्त टैप के:\n

• Today (कोच व्यू): आज के सत्रों की साफ़ सूची स्टार्ट टाइम के अनुसार, बड़े चेक-इन बटन और एक त्वरित "Add walk-in" एक्शन\n- Session roster (चेक-इन व्यू): एक बार में एक सत्र, बड़े रोज़र्स, हाई कंट्रास्ट, और एक स्टिकी काउंटर जैसे "12/18 checked in"\n- Participant प्रोफ़ाइल: उपस्थिति इतिहास और ऊपर सबसे महत्वपूर्ण नोट्स (चोट, प्रतिबंध, लक्ष्य), नीचे एक साधारण टाइमलाइन के साथ\n- Admin व्यू: कोच, क्लास टाइप, लोकेशन और डेट रेंज से फ़िल्टर, और वही फ़िल्टर रखने वाला एक्सपोर्ट बटन\n सर्च हर स्क्रीन से उपलब्ध होनी चाहिए, सेटिंग्स में दबी नहीं। सिर्फ नाम सर्च डुप्लिकेट्स में अटक जाता है। अगर संभव हो तो कम से कम एक अतिरिक्त पहचानकर्ता जैसे फोन नंबर या ईमेल सपोर्ट करें।

मोबाइल-फर्स्ट चेक-इन विवरण

अगर चेक-इन्स फोन पर होते हैं तो अंगूठे के लिए डिज़ाइन करें: बड़े टच टार्गेट, न्यूनतम टाइपिंग, और गलतियों को सुधारने का आसान तरीका। टैप के बाद एक "Undo" बहुत फ्रस्ट्रेशन बचाता है।

उदाहरण: आप अलग-अलग लोकेशन्स पर दो बैक-टू-बैक सत्र चला रहे हैं। Today स्क्रीन पर आप पहला सत्र खोलते हैं, एक-टच से लोगों को चेक-इन करते हैं, फिर प्रतिभागी प्रोफ़ाइल खोलकर नोट कंफर्म करते हैं जैसे "avoid overhead lifts." बाद में एक एडमिन लोकेशन और डेट रेंज से फ़िल्टर करके बिलिंग के लिए एक्सपोर्ट कर देता है।

गोपनीयता और पहुंच: क्या सुरक्षित रखें और क्यों

एक उपस्थिति ट्रैकर छोटा हो सकता है, पर इसमें व्यक्तिगत डेटा हो सकता है जिसे लोग आपसे सुरक्षित रखने की उम्मीद करते हैं। गोपनीयता को एक मुख्य फीचर मानें।

शुरू में तय करें कि आप क्या स्टोर नहीं करेंगे। उपस्थिति, भुगतान स्थिति, और बुनियादी संपर्क विवरण आमतौर पर काफी होते हैं। सुरक्षा या प्रोग्राम आवश्यकताओं के बिना संवेदनशील स्वास्थ्य विवरण स्टोर करने से बचें। अगर आपको वास्तव में स्वास्थ्य-संबंधी कुछ रिकॉर्ड करना है, तो इसे विशिष्ट, न्यूनतम और वैकल्पिक रखें (उदाहरण: "doctor note on file" डायग्नोसिस की जगह)।

नोट्स अलग रखें (और बोरिंग रखें)

नोट्स वह जगह हैं जहाँ गोपनीयता समस्याएँ होती हैं। कई टीमों के लिए दो प्रकार बेहतर रहते हैं: निजी कोच नोट्स (सिर्फ कोच) और एडमिन नोट्स (शेड्यूलिंग, बिलिंग समस्याएँ, परिवर्तन अनुरोध)। इससे "आज हल्का करना" अलग रहता है और "इनवॉइस पेंडिंग" एक्सपोर्ट से अलग रहता है, और ओवरशेयरिंग कम होती है।

सरल अनुमतियाँ जटिल भूमिकाओं से बेहतर हैं

आपको जटिल सुरक्षा मॉडल की ज़रूरत नहीं है। कुछ स्पष्ट अनुमतियाँ परिभाषित करें और उनका पालन करें:\n

• कौन प्रतिभागियों की चेक-इन और उपस्थिति संपादित कर सकता है\n- कौन निजी कोच नोट्स जोड़ या देख सकता है\n- कौन बिलिंग या रिपोर्टिंग के लिए उपस्थिति एक्सपोर्ट कर सकता है\n- कौन रोस्टर एडिट कर सकता है (लोग जोड़/हटाएं)\n- कौन यूज़र्स मैनेज और एक्सेस रीसेट कर सकता है\n भरोसा और जवाबदेही के लिए ऑडिट ट्रेल जोड़ें। अगर किसी ने चेक-इन समय बदला, रिकॉर्ड हटाया, या नोट्स एडिट किए, तो लॉग रखें कि किसने कब किया। यह विवाद जल्दी सुलझाने में भी मदद करता है।

रिटेंशन की योजना पहले बनाएं: आप उपस्थिति कितने समय तक रखेंगे, पुराने नोट्स कब डिलीट या एनोनिमाइज़ करेंगे, और जब कोई हटाने के लिए कहे तो आप क्या करेंगे (आपकी नीति के अनुसार)।

सामान्य गलतियाँ जो बिलिंग और रिपोर्टिंग में सिरदर्द बनाती हैं

अधिकांश बिलिंग समस्याएँ गलत गणित से नहीं होतीं। वे तब होती हैं जब रोज़मर्रा के छोटे फैसले आपके डेटा को असंगत बना देते हैं, और आपका एक्सपोर्ट असल में हुई चीज़ों से मेल नहीं खाता।

एक सामान्य जाल है क्लास नामों या समयों को महीने के बीच बदलना। अगर "Mon 6pm Strength" आढ़ी-तिढ़ी तरह से "Mon 6:30 Strength" में बदल जाए, तो रिपोर्ट दो अलग क्लासेस में बंट सकती है। एक साधारण फिक्स है कि बैक-एंड में एक स्थिर क्लास ID रखें और डिस्प्ले नाम और समय को एडिटेबल विवरण मानें।

डुप्लिकेट भी एक चुप निर्माता है। अगर एक प्रतिभागी दो बार जोड़ा गया ("Sam Lee" और "Samuel Lee"), तो चेक-इन्स विभाजित होते हैं और इनवॉइस पर विवाद होते हैं। एक सेकंडरी आईडेंटिफ़ायर (फोन या ईमेल) का उपयोग करें और प्रोफ़ाइल्स मर्ज करने की सुविधा रखें।

बिलिंग अक्सर तब गलत होती है जब बुकिंग और उपस्थिति मिल जाते हैं। बुकिंग इरादे है। उपस्थिति वही है जो हुआ। अगर आप बुकिंग से बिल करते हैं, तो आप नो-शोज़ के लिए चार्ज कर देंगे। अगर आप उपस्थिति से बिल करते हैं बिना संदर्भ के, तो आप प्रीपेड पैक्स मिस कर सकते हैं। अवधारणाओं को अलग रखें, भले ही आप उन्हें एक ही फ़ाइल में एक्सपोर्ट करते हों।

फ्री-फॉर्म स्टेटस लचीले लगते हैं, पर बाद में रिपोर्टिंग खराब कर देते हैं। "Here", "present", "P", "came late", और "✅" सभी मानव के लिए एक ही बात कह सकते हैं और स्प्रेडशीट के लिए पाँच अलग चीज़ें बन जाते हैं। एक छोटा, फिक्स्ड सेट स्टेटस का उपयोग करें, और अगर आपको किसी विशेष केस का ज़रूरत है जैसे "late cancel," तो उसे एक बार परिभाषित करें और सबको ट्रेन करें।

खराब सिग्नल भी भरोसा तोड़ सकता है। अगर चेक-इन्स लाइव कनेक्शन पर निर्भर हैं, तो सिग्नल गिरते ही आप डेटा खो देंगे। एक बैकअप प्लान रखें, भले ही वह पेपर शीट हो जिसे बाद में reconcile किया जाए।

भरोसेमंद सिस्टम के लिए त्वरित चेकलिस्ट

एक अच्छा ट्रैकर सबसे अच्छे तरीके से बोरिंग होता है: यह हर बार एक जैसा व्यवहार करता है, और संख्याएँ मेल खाती हैं।

• क्लास से पहले: रोस्टर सही क्लास और तारीख के लिए लोड है, क्षमता दिखती है, और वॉक-इन्स totals को टूटे बिना जोड़े जा सकते हैं।\n- क्लास के दौरान: चेक-इन प्रति व्यक्ति 10 सेकंड से कम लेता है, और गलतियों को undo करना आसान है।\n- क्लास के बाद: नोट्स वैकल्पिक, तेज़ और प्रतिभागी व सत्र से जुड़ी होती हैं।\n- साप्ताहिक: एक्सपोर्ट आपके बिलिंग नियमों और डेट रेंज से मेल खाते हैं, जिसमें ड्रॉप-इन्स, सदस्यताएँ, कॉम्प्ड सत्र और नो-शोज़ का व्यवहार शामिल है।\n- मासिक: आप क्लास और प्रतिभागी के अनुसार टोटल्स को स्पॉट-चेक कर सकते हैं बिना मैन्युअल क्लीनअप के।

एक साधारण वास्तविकता जाँच: अगर एक माता-पिता पूछे, "मेरे बच्चे ने जनवरी में कितने सेशन्स अटेंड किए?" तो आपको एक मिनट से कम में जवाब देना चाहिए और सही सत्र दिखा सकें जो गिने गए थे।

उदाहरण: एक असली सप्ताह की क्लासेस और ट्रैकर कैसे मदद करता है

माया एक स्ट्रेंथ कोच हैं जो हर सप्ताह तीन सामुदायिक क्लास चलाती हैं: सोमवार Foundations, बुधवार Conditioning, और शनिवार Small Group। कुछ लोग मासिक मेंबर हैं, कुछ ड्रॉप-इन।

सोमवार को रोस्टर में 14 लोग हैं। दो अपेक्षित ड्रॉप-इन्स हैं जो आम तौर पर प्रति क्लास भुगतान करते हैं। एक मेंबर, क्रिस, लेट में कैंसल करते हैं। माया क्रिस को Excused मार्क करती हैं और एक नोट जोड़ती हैं: "Texted 30 min before." उनकी नियमों में लेट कैंसल जवाबदेही के लिए ट्रैक होते हैं पर बिलिंग से बाहर होते हैं।

बुधवार को एक वॉक-इन आता है: जे। माया जे को ड्रॉप-इन के रूप में जोड़ती हैं और चेक-इन करती हैं। चूंकि उपस्थिति रिकॉर्ड में उस सत्र के लिए बिलिंग टाइप शामिल है, जे सीधे एक्सपोर्ट में शामिल हो जाता है बिना साइड नोट्स या फॉलो-अप टेक्स्ट के।

शनिवार तक नोट्स समय बचाती हैं। क्रिस वापस आता है, और पिछले नोट में चेक-इन पर दिखाई देता है: "Left knee pain. Avoid deep lunges." माया व्यायाम समायोजित करती हैं बिना बार-बार वही प्रश्न पूछे। जे भी लौट आता है, और माया देखती हैं: "Goal: improve pull-ups. Modify with bands." छोटी नोट्स बेहतर कोचिंग और कम अजीब पलों की ओर ले जाती हैं।

उस सप्ताह लॉग कुछ ऐसा दिख सकता है:\n

• Mon Foundations: 13 present, 1 excused (बिलिंग से बाहर)\n- Wed Conditioning: 12 present, 1 walk-in added (बिल किया गया)\n- Sat Small Group: 8 present, 2 प्रतिभागियों के लिए नोट्स उपयोग हुए\n सप्ताह के अंत में, माया इनवॉइस और एक स्पॉन्सर रिपोर्ट के लिए उपस्थितियों का एक्सपोर्ट करती हैं जिसमें कॉलम जैसे क्लास और तारीख, प्रतिभागी, स्टेटस, बिलिंग टाइप, और देय राशि शामिल हैं।

अगले कदम: एक सरल ट्रैकर बनाएं जिसे आप बाद में बढ़ा सकें

अगर आप ऐसा ट्रैकर चाहते हैं जिसे लोग वास्तव में उपयोग करें, तो छोटे से शुरू करें। वह न्यूनतम वर्शन बनाएं जो एक क्लास टाइप, एक लोकेशन और एक एक्सपोर्ट के लिए आज की बिलिंग प्रक्रिया को कवर करे।

पहला निर्माण एक लूप पर केंद्रित रखें: रोस्टर, चेक-इन, नोट, एक्सपोर्ट। जब वह smooth लगे, तो कई लोकेशन्स, वेटलिस्ट या रिमाइंडर जैसे एक्स्ट्रा जोड़ें।

एक साफ़ आरंभिक स्कोप जो वास्तविक काम को कवर करता है:\n

• हर क्लास तारीख और समय के लिए एक सत्र रिकॉर्ड\n- हर सत्र के लिए एक रोस्टर जिसमें फिक्स्ड उपस्थिति स्टेटस\n- हर प्रतिभागी के लिए हर सत्र में एक छोटा नोट\n- एक एक्सपोर्ट फ़ॉर्मेट जो आपकी बिलिंग स्प्रेडशीट से मेल खाता हो\n- बेसिक रोल (कोच एडिट कर सके, फ्रंट डेस्क चेक-इन कर सके)\n अगर आप अपना खुद का टूल बना रहे हैं, तो AppMaster (appmaster.io) इस वर्कफ़्लो को एक साधारण वेब और मोबाइल ऐप में बदलने का एक तरीका है जिसमें एक वास्तविक डेटाबेस, स्पष्ट अनुमतियाँ, और दोहराने योग्य एक्सपोर्ट्स हों। क्योंकि यह सोर्स कोड जनरेट करता है, आप बाद में नियम बदल सकते हैं (जैसे लेट कैंसल कैसे ट्रीट होते हैं) और ऐप को regenerate कर सकते हैं बजाय स्प्रेडशीट्स को पैच करने के।

आपका सबसे अच्छा अगला कदम ऑफ़लाइन है: अपने बिलिंग नियम सादा भाषा में लिखें, फिर वे सटीक फील्ड्स सूचीबद्ध करें जिनकी आपको आवश्यकता है उन्हें साबित करने के लिए। उसके बाद, एक क्लास और पिछले सप्ताह की उपस्थिति के साथ प्रोटोटाइप बनाएं और जाँचें कि एक्सपोर्ट आपके वास्तविक इनवॉइस प्रक्रिया से मेल खाता है या नहीं।