अनुरोध, रसीद और ऑडिट के लिए पेटी कैश समायोजन ऐप

क्यों पेटी कैश गड़बड़ हो जाती है

पेटी कैश सरल रहनी चाहिए: छोटी खरीददारी, तेज़ रिइंबर्समेंट, कम कागज़ात। यह आम तौर पर तभी तक सरल रहती है जब टीम छोटी हो और लोग पास-पास बैठते हों। एक बार जब अनुरोध चैट थ्रेड में चले जाते हैं और ट्रैकिंग स्प्रेडशीट में, तो प्रक्रिया टूटने लगती है।

चैट पूछताछ के लिए अच्छी है, पर रिकॉर्ड रखने के लिए खराब। एक अनुरोध अन्य संदेशों के बीच दब जाता है, कोई 👍 से मंज़ूरी दे देता है, और बाद में कोई आख़िरी निर्णय नहीं ढूँढ पाता। स्प्रेडशीट कुल मिलाकर मदद करती है, लेकिन वे पूरी कहानी नहीं पकड़ती: किसने मंज़ूर किया, पैसे किसलिए थे, और कौन सी रसीद किस खर्च से मेल खाती है।

दुख की बातें अनुमाननीय हैं। रसीदें गायब हो जाती हैं (या हफ्तों बाद धुंधली फोटो के रूप में आती हैं बिना संदर्भ के)। अनुमोदक अस्पष्ट होते हैं (एक मैनेजर ने कहा हाँ, फ़ाइनेंस कहता है उन्होंने नहीं देखा, और कस्टोडियन बीच में फंस जाता है)। समायोजन बाद में देर से होता है क्योंकि एडवांस “ओपन” रहता है और कोई नहीं जानता क्या अभी भी लंबित है। नोट और प्रमाण चैट, ईमेल और स्प्रेडशीट में बिखर जाते हैं।

रिंकन्साइलेशन बस नंबरों को मिलाना है। आप एडवांस से शुरू करते हैं, वैध व्यय रसीदें घटाते हैं, और एक साफ़ बैलेंस पर आते हैं। वह बैलेंस कैश बॉक्स में लौटना चाहिए या शेष रिइम्बर्समेंट के रूप में भुगतान किया जाना चाहिए। अगर आप जल्दी से यह दिखा नहीं सकते कि एडवांस से अंतिम बैलेंस तक कैसे पहुँचे, तो आपके पास समायोजन नहीं है—सिर्फ अनुमान हैं।

जब पेटी कैश गड़बड़ होती है तो हर कोई प्रभावित होता है। अनुरोधकर्ता पुराने संदेशों और रसीदों की तलाश में समय बर्बाद करते हैं। कस्टोडियन मानव सर्च इंज़िन बन जाते हैं। मैनेजर बार-बार उसी खर्च को फिर से मंज़ूरी देने के लिए पिंग होते हैं। फ़ाइनेंस लोगों का पीछा करता है और बाद में ऑडिट ट्रेल फिर से बनाने की कोशिश करता है।

एक पेटी कैश समायोजन ऐप मूल समस्या को ठीक कर देता है—अनुरोध, अनुमोदन, रसीदें और बैलेंस एक ही जगह रहते हैं—ताकि “यहाँ क्या हुआ?” का स्पष्ट उत्तर हो बिना चैट खोदने के।

बुनियादी बातें: एडवांसेस, रसीदें, और कौन क्या करता है

पेटी कैश उन छोटी, त्वरित खरीदों के लिए है जिन्हें पूरी इनवॉइस प्रक्रिया में डालना झंझट भरा होगा। यह तभी साफ़ रहती है जब हर कोई समझता हो कि वे किस तरह की भुगतान विधि उपयोग कर रहे हैं और क्या प्रमाण चाहिए।

एक पेटी कैश एडवांस वह पैसा है जो खरीद से पहले दिया जाता है। कर्मचारी इसे खर्च करता है, फिर रसीदें और कोई भी बचा हुआ नकद लौटाता है। रिइम्बर्समेंट इसके उल्टा है: कर्मचारी पहले भुगतान करता है और रसीदें देखे जाने के बाद उसे भुगतान किया जाता है। कंपनी कार्ड इन दोनों में से कोई नहीं है—यह कार्ड ट्रांज़ैक्शन है और आपकी कार्ड नीति का पालन करना चाहिए, भले ही राशि छोटी हो।

भूमिकाएँ स्पष्ट होनी चाहिए। ज़्यादातर टीमों में चार भूमिकाएँ 95% वर्कफ़्लो को कवर करती हैं: अनुरोधकर्ता (जो ज़रूरत समझाता और रसीदें जमा करता है), मैनेजर अनुमोदक (जो उद्देश्य और बजट चेक करता है), पेटी कैश कस्टोडियन (जो नकद जारी करता और रिटर्न रिकॉर्ड करता है), और फ़ाइनेंस (जो रसीदें रिव्यू, खर्च को कोड करता, और रिकॉर्ड को ऑडिट-रेडी बनाता है)।

कागज़ात भारी होने की ज़रूरत नहीं, पर वह पूरा होना चाहिए। आवश्यक चीज़ें हैं: अनुरोध, अनुमोदन, भुगतान राशि व तिथि, हर रसीद (वेंडर और खरीद तिथि के साथ), कोई भी वापस किया गया नकद, और जब कुछ गुम हो तो दस्तावेज़ीकृत अपवाद।

पेटी कैश वह तरीका नहीं है जब खर्च अधिक मूल्य का हो, बार-बार हो (जैसे साप्ताहिक सामग्री), या विक्रेता इनवॉइस से ही बिल किया जाना चाहिए। टैक्स हैंडलिंग या कड़े अनुपालन की बात में भी रिस्क रहता है। ऐसे मामलों में खरीद आदेश, इनवॉइस, या कंपनी कार्ड पर खर्च ले जाएँ बजाय पेटी कैश को वह काम करने के लिए मजबूर करने के।

एक अच्छा पेटी कैश अनुरोध व समायोजन ऐप क्या शामिल करता है

ऐप को एक साथ दो काम करने होंगे: लोगों के लिए आज ज़रूरी चीज़ें खरीदना आसान बनाना, और फ़ाइनेंस के लिए कल उसे समझना व ऑडिट करना आसान बनाना। अगर किसी एक पक्ष को दिक्कत होगी, तो लोग वापस चैट, स्क्रीनशॉट और “मैं बाद में रसीद भेज दूँगा” पर आ जाते हैं।

अनुरोध से शुरू करें। फॉर्म में ऐसे बेसिक्स होने चाहिए जो कागज़ात में न बदल जाएँ: राशि, स्पष्ट उद्देश्य, कहाँ चार्ज होगा (कॉस्ट सेंटर/प्रोजेक्ट), और कब पैसे चाहिए। छोटे-छोटे विवरण बैक-एंड-फोर्थ रोकते हैं और अनुमोदन तेज़ करते हैं।

अगला है स्टेटस और अनुमोदन। एक ऐसा फ्लो रखें जिसे सभी पहचानें, और हमेशा स्पष्ट स्थिति दिखे: submitted, approved, paid out, reconciled। सबसे बड़ा लाभ है स्पष्टता। कर्मचारियों को पता होना चाहिए कि वे अपने मैनेजर या फ़ाइनेंस का इन्तज़ार कर रहे हैं, और फ़ाइनेंस को दिखना चाहिए कि क्या और कहाँ कमी है।

रसीदें प्राथमिक नागरिक होनी चाहिए। लोग तुरंत रसीदें अटैच कर सकें, एक छोटा नोट जोड़ सकें (क्या खरीदा और क्यों), और खरीद की तिथि रिकॉर्ड कर सकें। ये दो पंक्तियाँ अक्सर ऑडिटर का सवाल पूछे जाने से पहले जवाब देती हैं।

अंत में, ऐप को प्रत्येक एडवांस और पेटी कैश फ्लोट के खिलाफ बैलेंस स्वचालित रूप से ट्रैक करना चाहिए। आप देखना चाहेंगे कि क्या खर्च हुआ, क्या अभी भी अनुपयुक्त है, और क्या वापस या रिइम्बर्स करना बाकी है—बिना मैनुअल गणना के।

एक व्यावहारिक "पर्याप्त" चेकलिस्ट:

• आपकी पॉलिसी से मेल खाते अनुरोध फ़ील्ड (राशि, उद्देश्य, कॉस्ट सेंटर/प्रोजेक्ट, ज़रूरी तिथि)
• स्पष्ट स्टेटस जो गलत न समझे जाएँ
• रसीद अटैचमेंट्स के साथ नोट और खरीद तिथि
• स्वचालित बैलेंस ट्रैकिंग (प्रति एडवांस और प्रति फ्लोट)
• बदलावों का इतिहास (किसने क्या और कब किया)

उदाहरण: किसी ने क्लाइंट मीटिंग के लिए $80 अनुरोध किया, मंज़ूरी मिली, और नकद प्राप्त किया। उन्होंने दो रसीदें अपलोड की ($52 और $18) और ऐप $10 शेष दिखाता है तथा उनसे यह बताने को कहता है कि वे इसे वापस करेंगे या अंतर की व्याख्या करेंगे—इसके बाद ही फ़ाइनेंस समायोजन को मार्क कर सकता है।

अपनी नीति पहले सेट करें (सरल रखें)

एक ऐप तभी काम करता है जब हर कोई समान बुनियादी नियमों का पालन करे। यदि नीति अस्पष्ट है, तो लोग अनुमान लगाते हैं। फ़ाइनेंस तब संदेशों का पीछा करने में समय बिताता है बजाय किताबें बंद करने के।

एक मानक अनुरोध फॉर्म से शुरू करें। छोटा रखें, पर ऑडिट और रिपोर्टिंग के लिए ज़रूरी फ़ील्ड्स कड़े रखें: अनुरोधकर्ता और विभाग/लोकेशन, राशि और मुद्रा, कारण, जरूरत व अपेक्षित बंद तिथि, और (यदि उपयोग हो) कॉस्ट सेंटर या प्रोजेक्ट कोड।

अनुमोदन तय करें। जटिल मैट्रिक्स से बचें जब तक वास्तव में ज़रूरत न हो। ज्यादातर टीमें कुछ सहज ट्रिगर्स से ठीक काम चलाती हैं: छोटे अनुरोध मैनेजर से मंजूर, बड़े फ़ाइनेंस को भेजे जाएँ, और कुछ लोकेशन्स (जैसे रिमोट साइट) को दूसरा अनुमोदक चाहिए हो सकता है।

पेटआउट मेथड पहले चुनें और एक ही अनुरोध में उन्हें मिली-जुली अनुमति न दें। अगर आप नकद और गैर-नकद दोनों विकल्प अनुमति देते हैं, तो परिभाषित करें कब कौन सा इस्तेमाल होगा (ऑफ़िस सेफ से कैश, कर्मचारी को बैंक ट्रांसफर, या खरीद के बाद रिइम्बर्समेंट)। महत्वपूर्ण यह है कि "मनी आउट" इवेंट दिखाई दे और समय-स्टैम्पेड हो।

रसीद नियम वही जगह है जहाँ पेटी कैश अक्सर टूटता है, इसलिए उन्हें सरल रखें और लगातार लागू करें:

• रसीदें जमा करने की स्पष्ट अंतिम तिथि
• स्वीकार्य फ़ॉर्मैट (फोटो, PDF, या फ़ॉरवर्ड किया हुआ ईमेल)
• न्यूनतम जानकारी (वेंडर, तिथि, कुल, और क्या खरीदा गया)
• गुम रसीद के लिए परिभाषित रास्ता (एक अपवाद, चुप्पी नहीं)

समायोजन कैसे खत्म होता है यह परिभाषित करें। प्रत्येक एडवांस के लिए कुछ परिणामों पर टिके रहें: बिना उपयोग किया गया नकद वापस, बैलेंस सेटल, या समीक्षा के लिए अपवाद। ये वही "क्लोज़" विकल्प होने चाहिए जिन्हें लोग चुन सकें।

उदाहरण: Sam ने NYC साइट के लिए $80 ऑफिस सप्लाई मांगे। क्योंकि यह $100 के नीचे था, साइट मैनेजर ने मंज़ूरी दे दी। Sam ने नकद लिया, उसी दिन दो रसीदें अपलोड कीं और ऐप ने $74.60 खर्च दिखाया। Sam ने $5.40 वापस किया, फ़ाइनेंस ने रिटर्न रिकॉर्ड किया, और अनुरोध क्लीन ऑडिट ट्रेल के साथ क्लोज़ हो गया।

स्टेप बाय स्टेप: एक साफ़ पेटी कैश वर्कफ़्लो

एक साफ़ वर्कफ़्लो ज्यादातर स्पष्ट हैंडऑफ्स के बारे में है। हर व्यक्ति एक छोटा काम करता है, ऐप हर कदम पर सबूत कैप्चर करता है, और फ़ाइनेंस बाद में बिना चैट खोदे रिव्यू कर सकता है।

एक सरल फ़्लो इस तरह दिखता है:

• कर्मचारी उद्देश्य, ज़रूरी तिथि और राशि के साथ एडवांस का अनुरोध करता है।
• मैनेजर या तो मंज़ूर करता है या स्पष्ट नोट के साथ वापस भेजता है (जैसे, “इसके बजाय कंपनी कार्ड का उपयोग करें”)।
• कस्टोडियन भुगतान करता है, और ऐप रिकॉर्ड करता है किसने प्राप्त किया, कैसे फ़ंड किया गया, और कब हुआ।
• खरीद के दौरान कर्मचारी रसीदें अपलोड करता है और उन्हें एडवांस से टैग करता है साथ में छोटा नोट।
• कर्मचारी समायोजन के लिए एडवांस सबमिट करता है और पुष्टि करता है कि क्या वे नकद वापस करेंगे या टॉप-अप चाहिए।

फ़ाइनेंस फिर एडवांस रिव्यू करता और बंद करता है। रसीदें उद्देश्य से मेल खानी चाहिए, कुल जोड़ना चाहिए, और अपवाद रिकॉर्ड में समझाए जाने चाहिए। बंद होने पर रिकॉर्ड लॉक होना चाहिए। अगर कुछ ठीक करने की ज़रूरत है, तो वह स्पष्ट समायोजन के रूप में टाइमस्टैम्प के साथ दिखना चाहिए, न कि चुपके से एडिट।

उदाहरण: Sam ने क्लाइंट ऑन-साइट विजिट के लिए $120 मांगे (पार्किंग और सप्लाई)। मैनेजर ने मंज़ूर किया। कस्टोडियन ने $120 दिया और ऐप ने खुला एडवांस दिखाया। Sam ने उसी दिन $18 पार्किंग और $76 सप्लाई की रसीदें अपलोड कीं। बाद में Sam ने $26 नकद वापस किया, एडवांस को समायोजन के लिए चिह्नित किया, और फ़ाइनेंस ने अंतिम बैलेंस $0 के साथ बंद कर दिया।

रसीदें गायब होने से कैसे बचाएँ

रसीदें आमतौर पर बुरी मंशा के कारण नहीं गायब होतीं—यह समय की बात होती है। कोई चीज़ खरीदता है, व्यस्त हो जाता है, और पेपर स्लिप खो जाता है। फ़िक्स यह है कि रसीद कैप्चर सबसे आसान कदम हो, और "बाद में बंद कर दूँगा" बिना प्रमाण के न होने पाए।

ऐप को समायोजन सबमिट करने से पहले रसीद अपलोड करना अनिवार्य करना चाहिए। यह एडवांस अनुरोध से पहले जरूरी नहीं है, पर जब कोई दावा करे कि पैसे खर्च हो गए तो प्रमाण होना चाहिए।

कुछ गार्डरेल अधिकतर काम करते हैं:

• प्रत्येक लाइन आइटम के लिए रसीद अनिवार्य रखें, भले ही राशि छोटी हो
• आख़री तारीख से पहले और उस दिन नियमित रिमाइंडर भेजें, फिर एस्केलेशन
• प्रबंधक के अनुमोदन के साथ नियंत्रित "खोई हुई रसीद" अपवाद की अनुमति दें
• रिकॉर्ड बंद होने पर लॉक करें ताकि बाद में रसीद बदली न जा सके

रिमाइंडर तब सबसे अच्छे काम करते हैं जब वे निरंतर हों (उदा.: दिन 5 नज, दिन 7 ड्यू-डेट रिमाइंडर, दिन 10 एस्केलेशन)। लोग इस लय को सीख लेते हैं और फ़ाइनेंस पीछा करना बंद कर देता है।

डुप्लिकेट डिटेक्शन फैंसी होने की ज़रूरत नहीं। समान वेंडर और राशि, या समान तिथि और राशि जैसी सरल फ़्लैग्स आम गलतियों को पकड़ लेती हैं। असली अपवाद भी होंगे—कुछ विक्रेता रसीद नहीं देते, कुछ खो जाती हैं। इसे एक छोटे खोई हुई रसीद फ़ॉर्म से संभालें: क्या खरीदा गया, क्यों ज़रूरी था, किसने मंज़ूरी दी, और कब तक यह अनुमति है।

उदाहरण: एक स्टोर मैनेजर ने सप्लाई के लिए $150 एडवांस लिया। हर खरीद के बाद वे फोन से रसीद की फोटो लेते हैं। दिन 7 पर ऐप उन्हें याद दिलाता है कि वे एक $12 रसीद गायब हैं। वे या तो इसे अपलोड करते हैं या मैनेजर अनुमोदन के साथ खोई हुई रसीद फॉर्म भरते हैं। फ़ाइनेंस एडवांस बंद करने पर एंट्री लॉक कर देता है।

ऑडिट सिरदर्द पैदा करने वाली आम गलतियाँ

अधिकतर पेटी कैश मुद्दे धोखाधड़ी नहीं होते—वे छोटे गैप होते हैं जो मिलकर बड़ा बन जाते हैं: संदर्भ का अभाव, अस्पष्ट जिम्मेदारी, और क्रियाएँ रिकॉर्ड के बाहर होना। जब फ़ाइनेंस बाद में रिव्यू करता है, तो वहाँ कोई साफ कहानी नहीं रहती।

एक आम समस्या है रिइम्बर्समेंट्स और पेटी कैश निकासी का मिलाना। कोई व्यक्ति व्यक्तिगत कार्ड से कुछ खरीदता है और फिर कहता है "बस इसे पेटी कैश से निकाल दें।" अगर यह स्पष्ट रूप से रिइम्बर्समेंट के रूप में चिह्नित न हो और व्यक्ति, तिथि और कारण से जुड़ा न हो, तो लॉग यादृच्छिक नकद निकलने जैसा दिखता है।

एक और सिरदर्द है भुगतान के पहले बाद में अनुमोदन। यदि कोई नज़रअंदाज़ में या तेज़ संदेश में पहले ही "मंज़ूरी" दे देता है, तो आपकी प्रणाली नियंत्रण की जगह एक स्क्रैपबुक बन जाती है। अनुमोदन रिकॉर्ड में होना चाहिए और payout से पहले मौजूद होना चाहिए, स्पष्ट अनुमोदक और टाइमस्टैम्प के साथ।

प्रारंभिक नंबर और कस्टोडियन का नाम अधिक मायने रखता है जितना लोग सोचते हैं। यदि फ्लोट के लिए कोई नामित कस्टोडियन नहीं है, और कोई ओपनिंग बैलेंस रिकॉर्ड नहीं है, तो हर बाद की समायोजन बहस में बदल जाती है कि फ्लोट "होना चाहिए" क्या था।

कई दिनों तक खुले एडवांसेस अपनी समस्याएँ बनाते हैं। $40 का एडवांस हफ्तों तक खुला रहने पर गायब रसीदें, धुंधली यादें और देर से सुधार आते हैं। एक सरल डेडलाइन सेट करें और तब तक नज भेजते रहें जब तक इसे बंद न कर दिया जाए।

सबसे बुरा अभ्यास है समस्याओं को संदेशों में ठीक करना बजाय रिकॉर्ड के अंदर। अगर कोई चैट में गायब रसीद की व्याख्या करता है, तो वह ऑडिट के दौरान नहीं मिलेगी।

ऐसे पैटर्न पर निगरानी रखें:

• भुगतान अनुमोदन रिकॉर्ड होने से पहले निकल जाना
• फ्लोट कस्टोडियन अस्पष्ट होना, या ओपनिंग बैलेंस गायब होना
• एडवांसेस अपेक्षित क्लोज़ तिथि के बाद खुले रहना
• रसीदों का वर्णन चैट में होना बजाय ट्रांज़ैक्शन के साथ अटैच किए जाने के
• रिइम्बर्समेंट और एडवांस को स्पष्ट लेबलिंग के बिना मिलाना

रोलआउट से पहले त्वरित जांचें

सबको रोलआउट करने से पहले एक छोटा "फ़ाइनेंस चैन की नींद ठीक रहे" चेक करें। सिस्टम तभी उपयोगी है जब हर एडवांस की स्थिति चैट थ्रेड खोदे बिना स्पष्ट हो।

टेस्ट रन में पाँच बातें जाँचें

3–5 सैंपल एडवांसेस end-to-end चलाएँ और इन बुनियादियों की पुष्टि करें:

• हर एडवांस किसी नामित अनुरोधकर्ता और अनुमोदक से जुड़ा हो, तिथि और राशि शुरू में कैप्चर हो।
• खुले एडवांसेस में स्पष्ट शेष बैलेंस दिखे (एडवांस माइनस रसीदें माइनस कोई वापस किया गया नकद)।
• फ़ाइनेंस एक ही जगह पर किसी एडवांस की सभी रसीदें देख सके, जिनमें तिथि, वेंडर, राशि और अनुमोदक शामिल हों।
• अपवाद स्पष्ट रूप से कारण और अनुमोदन के साथ चिह्नित हों (खोई रसीद, अस्पष्ट रसीद, पॉलिसी के बाहर खरीद)।
• मासिक क्लोज़ रूटीन हो ताकि हाथ में नकद प्लस खुले एडवांसेस वही मिलें जो फ़ाइनेंस उम्मीद करता है।

अगर इनमें से किसी भी प्रश्न का जवाब 30 सेकंड से ज़्यादा लेता है, तो रोलआउट कन्फ्यूज़न बढ़ा देगा बजाय घटाने के।

सुनिश्चित करें कि अपवाद डिफ़ॉल्ट न बनें

अपवाद होते हैं, पर उन्हें अलग दिखना चाहिए। वास्तविक मामलों का परीक्षण करें: फीका हो गया टैक्सी रसीद, दो रसीदों में बँटी खरीद, या ऐसा विक्रेता जो रसीद नहीं देता। ऐप को एक छोटा कारण माँगने और उसे सही अनुमोदक को रूट करने पर मजबूर करना चाहिए। वरना लोग तेज़ी से "अपवाद" चुन लेंगे क्योंकि वह आसान है।

मासिक क्लोज़ के लिए दोहराने योग्य प्रक्रिया रखें:

1. लोकेशन या कस्टोडियन के लिए फ्लोट राशि की पुष्टि करें।

2. अभी भी खुले एडवांसेस की समीक्षा करें और मालिकों को ड्यू-डेट के साथ नज दें।

3. मिलान करें: हाथ में नकद + जमा रसीदें + खुले बैलेंस = फ्लोट होना चाहिए।

एक वास्तविक उदाहरण: अनुरोध से क्लोज़ तक एक एडवांस

फील्ड टेक्नीशियन Sam को 9:10 AM पर कॉल आता है। ग्राहक को उसी दिन रिपेयर चाहिए, पर टीम के पास बेसिक सप्लाई (सीलेंट, फास्टनर और एक रिप्लेसमेंट वाल्व) खत्म हैं। नजदीकी स्टोर पर्चेज ऑर्डर नहीं लेता, इसलिए Sam को नकद चाहिए।

Sam 9:15 AM पर पेटी कैश समायोजन ऐप खोलता है और अनुरोध सबमिट करता है। फॉर्म छोटा है: जॉब नाम, कारण, मांगी गई राशि, और अपेक्षित वापसी का समय। Sam कॉस्ट सेंटर चुनता है और नोट जोड़ता है: “इमरजेंसी, उसी दिन दोपहर से पहले सप्लाई चाहिए।”

9:20 AM तक सुपरवाइज़र ऐप में मंज़ूरी दे देता है। रिकॉर्ड दिखाता है किसने कब मंज़ूर किया और कितनी राशि मंज़ूर हुई। फ़ाइनेंस 9:35 AM पर $150 का भुगतान करता है (नीति के अनुसार नकद या कंपनी कार्ड से कैश निकासी)। भुगतान संदर्भ के साथ लॉग होता है, इसलिए एडवांस आधिकारिक रूप से खुला माना जाता है।

Sam 10:05 AM पर खरीदारी करता है और काउंटर पर रसीद की फ़ोटो लेता है। Sam प्रत्येक रसीद को जॉब से टैग करता और सरल लेबल जोड़ता जैसे “sealant” और “valve।”

2:30 PM पर Sam कार्यालय लौटता है और $28 बचा हुआ लौटाता है। नकद रिटर्न उसी एडवांस में रिकॉर्ड किया जाता है। अब गणना साफ़ है: $150 जारी, $122 खर्च, $28 वापसी, बैलेंस $0।

फ़ाइनेंस 4:00 PM पर बिना अतिरिक्त संदेशों के रिव्यू कर लेता है क्योंकि रिकॉर्ड में सब कुछ मौजूद है: अनुरोध विवरण और अनुमोदन टाइमस्टैम्प, भुगतान की पुष्टि, एडवांस से मेल खाते रसीदें, नकद रिटर्न और शून्य बैलेंस दिखाने वाली अंतिम समायोजन। एक बार फ़ाइनेंस ने बंद कर दिया, यह ओपन लिस्ट में दिखना बंद हो जाता है।

महीने के अंत में टीम सरल रिपोर्ट खींच सकती है: खुले बनाम बंद एडवांसेस, कर्मचारी द्वारा खर्च, जॉब/कॉस्ट सेंटर अनुसार खर्च, और रसीद गायब एडवांसेस की सूची (आदर्श रूप से कोई नहीं)।

अगले कदम: पायलट, सुधार, और सही ऐप बनाना

छोटे से शुरू करें। एक टीम या लोकेशन चुनें और 2–4 हफ़्तों के लिए पायलट चलाएँ। एक छोटा पायलट दिखाता है कि लोग कहाँ अटक रहे हैं (आमतौर पर रसीदें और "कौन इसे मंज़ूर करता है?"), बिना पूरे संगठन को एक साथ बदलने के।

पायलट के दौरान देखें कि लोग असल में क्या करते हैं। अगर कोई गलत फ़ील्ड में नोट लिखता है या बार-बार वही रसीद अपलोड करता है, तो यह अक्सर फॉर्म डिज़ाइन की समस्या होती है, न कि उपयोगकर्ता की। कम फ़ील्ड रखें, स्पष्ट विकल्प दें, और अनुमोदन को उस तरह मैच करें जैसे खर्च रोज़मर्रा में होता है।

पायलट के अंत तक, आपको कुछ व्यावहारिक परिणाम दिखाने चाहिए: एक अनुरोध फॉर्म जो 2 मिनट से कम में भरता हो, अनुमोदन नियम जो असली भूमिकाओं और सीमाओं से मेल खाते हों, स्पष्ट मालिक कि "मुझे अब क्या करना है?", बुनियादी रिपोर्ट (खुले एडवांसेस, अतिदेय रसीदें, मासिक कुल), और एक सुसंगत क्लोज़ चेकलिस्ट।

अगर आप कस्टम इन्टर्नल टूल बना रहे हैं तो AppMaster (appmaster.io) एक विकल्प है जो अनुरोध, अनुमोदन, रसीद स्टोरेज और ऑडिट लॉग को बिना हैंड-कोडिंग के एक ऐप में रखने में मदद कर सकता है, जबकि प्रोडक्शन-रेडी कोड भी जनरेट करता है। पहले संस्करण को कोर वर्कफ़्लो पर फोकस रखें, फिर पैटर्न दिखने पर सप्ताह-दर-सप्ताह सुधार करें।