बिक्री और कानूनी टीमों के लिए अनुबंध अनुमोदन कार्यप्रवाह

क्यों सेल्स और लीगल को साझा अनुमोदन फ्लो चाहिए

अनुबंध सबसे ज़्यादा तब अटकी होती हैं जब सेल्स और लीगल के बीच हैंडऑफ़ होता है। सेल्स ग्राहक के साथ गति बनाये रखना चाहता है। लीगल जोखिम कम करना और शर्तों को सुसंगत रखना चाहता है। साझा अनुबंध अनुमोदन कार्यप्रवाह के बिना, हैंडऑफ़ अनुमान का खेल बन जाता है: अगला कदम किसका है, क्या बदला है, और “अनुमोदित” का असल मतलब क्या है।

असली नुकसान अक्सर खुद बातचीत नहीं होती। वह वो है जो रास्ते में खो जाता है: नवीनतम संस्करण, एक रेडलाइन का सटीक शब्दांकन, किसी क्लॉज़ को स्वीकार करने का कारण, और किसने निर्णय लिया। जब वह इतिहास ईमेल थ्रेड्स और "v7-final-FINAL" जैसे फाइल नामों में बिखरा होता है, टीमें समय बरबाद कर देती हैं — फिर से पढ़ना, फिर से भेजना, और पहले किए गए निर्णयों पर फिर बहस।

कुछ लक्षण जल्दी दिखाई देते हैं:

• लगभग समान संपादनों के साथ डुप्लिकेट फाइलें घूमती रहती हैं
• जब लीगल सेल्स का इंतज़ार कर रहा होता है (या उल्टा) तो मालिकाना अस्पष्ट होना
• साइकिल के अंत में अचानक बदलाव जो पुरानी बहसें फिर खोल देते हैं
• “अनुमोदित” का अलग‑अलग लोगों के लिए अलग मतलब होना

एक अच्छा साझा फ्लो सबसे अच्छे तरह से बोरिंग लगता है। वहां एक जगह हो जहाँ वर्तमान स्थिति, वर्तमान संस्करण और अगला आवश्यक कदम देखा जा सके। कोई भी तीन सवाल 10 सेकंड में जवाब दे सके: हम किस चरण में हैं? अभी कौन जिम्मेदार है? हस्ताक्षर के लिए क्या रोक रहा है?

यदि कोई ग्राहक आपकी मानक भुगतान शर्तों से अपवाद मांगे, तो सेल्स को नई अटैचमेंट फ़ॉरवर्ड करके उम्मीद नहीं करनी चाहिए कि लीगल एक बदली हुई पंक्ति नोटिस कर लेगा। उस अनुरोध से एक स्पष्ट टास्क बनना चाहिए, संशोधनों (redlines) को सही समीक्षक तक भेजना चाहिए, और निर्णय रिकॉर्ड होना चाहिए। कई टीमें इसे एक साधारण आंतरिक टूल से संभालती हैं ताकि दोनों पक्ष एक ही रिकॉर्ड से काम करें।

लोग और जिम्मेदारियाँ (कौन क्या करता है)

एक अनुबंध अनुमोदन कार्यप्रवाह सबसे बेहतर तब काम करता है जब हर किसी को दो चीजें पता हों: वे क्या अपने पास रखते हैं, और वे क्या बदलने की अनुमति रखते हैं। अगर भूमिकाएँ अस्पष्ट हों, तो आपको अचानक संपादन, खोई हुई रेडलाइन और असल में कभी न हुए अनुमोदन मिलते हैं।

शुरू करें मुख्य भूमिकाओं और उनके "पावर लेवल" का नाम रखकर। संपादन, अनुमोदन और साइनिंग अलग क्रियाएँ हैं।

सामान्य भूमिकाएँ और स्पष्ट जिम्मेदारी

अधिकांश टीमें अंततः समान मालिकों का सेट रखती हैं:

• Sales rep: अनुरोध बनाता है, वाणिज्यिक शर्तों का ड्राफ्ट तैयार करता है, और व्यावसायिक प्रश्नों का उत्तर देता है
• Sales manager: डिस्काउंट, गैर‑मानक शर्तें और डील जोखिम को लीगल के समय खर्च करने से पहले मंज़ूर करता है
• Legal counsel: अनुबंध भाषा संपादित करता है, रेडलाइन संभालता है, और तय करता है कि कौन‑से क्लॉज़ बातचीत योग्य हैं
• Finance: भुगतान शर्तें, बिलिंग विवरण, कर, राजस्व पहचान के फ्लैग और क्रेडिट जोखिम को मंज़ूर करता है
• Authorized signatory: केवल तभी साइन करता है जब सभी आवश्यक अनुमोदन पूरे हों

एक नियम स्पष्ट करें: केवल लीगल ही कानूनी भाषा संपादित करे। सेल्स बदलाव प्रस्तावित कर सकता है (टिप्पणियों या intake फॉर्म में), पर सीधे क्लॉज़्स को नहीं लिखना चाहिए। उसी तरह, लीगल कीमत या स्कोप बिना सेल्स को वापस बताए बदलना नहीं चाहिए।

सेल्स को शुरुआत में क्या देना चाहिए

लीगल समीक्षा तेज़ होती है जब सेल्स एक पूर्ण पैकेट सबमिट करता है: ग्राहक की कानूनी नाम/सिंगिंग इकाई, डील राशि और अवधि, उत्पाद स्कोप, प्राइसिंग और छूट, SLA अपेक्षाएँ, विशेष सुरक्षा आवश्यकताएँ, और कोई भी "आवश्यक" ग्राहक क्लॉज़। बुनियादी जानकारी गायब होने पर अनुबंध सबसे आम कारण से वापस आता है।

प्रतिक्रिया समय और एस्केलेशन पर सहमति करें। उदाहरण के लिए, लीगल मानक पेपर के लिए 1 व्यावसायिक दिन में और गैर‑मानक शर्तों के लिए 3 दिनों में उत्तर देता है। अगर घड़ी निकल जाए, तो एस्केलेशन पाथ स्पष्ट होना चाहिए (लीगल लीड, फिर सेल्स मैनेजर, फिर सिग्नेरेटरी)।

जब आप इसे किसी अनुबंध अनुमोदन टूल में सेट करते हैं, तो जिम्मेदारियों को परमिशन से मैप करें ताकि प्रोसेस नियमों को स्वचालित रूप से लागू करे। टीमें कभी‑कभी इस तरह का आंतरिक ऐप AppMaster (appmaster.io) में बनाती हैं, जहाँ आप रोल, परमिशन और अनुमोदन को बिना पूरा‑हाथ‑कोडिंग के सेट कर सकते हैं।

ड्राफ्ट से साइन तक सरल स्टेटस मॉडल परिभाषित करें

अनुबंध अनुमोदन कार्यप्रवाह सबसे अच्छा तब काम करता है जब कोई सेकंड में यह सवाल हल कर सके: “इस अनुबंध की अभी कौन‑सी स्थिति है, और आगे क्या होता है?” मॉडल को सरल रखें, और हर स्थिति का एक स्पष्ट अर्थ हो।

यहाँ एक व्यावहारिक स्टेटस फ्लो है जिसे आप उपयोग कर सकते हैं:

एंट्री और एग्जिट नियम वर्कफ़्लो के अंदर दिखाएँ, सिर्फ़ "किसी को पता" न छोड़ें। उदाहरण के लिए, “Approved” का मतलब यह होना चाहिए कि प्राइसिंग, अवधि, जिम्मेदारी और डेटा शर्तें आपके आंतरिक चेक पास कर चुकी हैं, सिर्फ़ “लीगल ने देखा” नहीं।

कुछ वास्तविकता‑स्थिति भी शामिल करें ताकि देरी टिप्पणियों में छुप न सके:

• Blocked (आंतरिक जानकारी या निर्णय चाहिए)
• Waiting on customer (भेजा गया, अभी कोई जवाब नहीं)
• Paused (डील होल्ड पर)

यदि आप इसे किसी टूल में लागू करते हैं, तो स्टेटस को एक एकल फील्ड के रूप में मॉडल करें जिसमें सख्त अनुमत मान हों, और Blocked या Paused में जाते समय कारण अनिवार्य करें। यह छोटा गार्डरेल "रहस्यमयी अटके" अनुबंधों को रोकता है और सेल्स व लीगल को संरेखित रखता है।

संस्करण नियम जो “कौन‑सी फाइल फाइनल है?” समस्या रोकें

यदि लोग नहीं बता पाते कि कौन सी दस्तावेज़ वर्तमान है तो अनुबंध अनुमोदन कार्यप्रवाह जल्दी टूट जाता है। सबसे सरल समाधान है एक स्रोत‑सत्य चुनना और बाकी सब कुछ कॉपी मानना। वह स्रोत एक अनुबंध रिकॉर्ड हो सकता है जहाँ नवीनतम फाइल, स्थिति और टिप्पणियाँ रहती हैं।

एक नियम निर्विवाद रखें: एक समय में केवल एक “Current” वर्शन मौजूद होगा। जब नया संशोधन बनता है, पिछला आर्काइव और लॉक कर दें। लोग उसे देख सकते हैं, पर संपादित या फिर से भेज नहीं सकते।

एक सुसंगत नामकरण नियम मदद करता है जब फाइलें ईमेल की जाती हैं या डाउनलोड होती हैं। इसे भविष्यवाणी योग्य रखें:

• डील या ग्राहक नाम (संक्षिप्त)
• अनुबंध प्रकार (MSA, NDA, Order Form)
• वर्शन नंबर (v01, v02, v03)
• तिथि (YYYY-MM-DD)
• स्टेट टैग (Clean या Redline)

ग्राहक रेडलाइन्स वह जगह हैं जहाँ भ्रम अक्सर शुरू होता है। हर संशोधन के लिए दो फाइल रखें: एक redlined कॉपी जो संपादन दिखाती है और एक clean कॉपी जो अब तक स्वीकार किए गए समान बदलावों को प्रतिबिंबित करती है। सेल्स clean शर्तें तेज़ी से पढ़ सके, और लीगल देख सके कि क्या बदला।

हर संशोधन पर एक छोटा चेंज नोट जोड़ें, मनुष्य के लिए लिखा हुआ। एक वाक्य काफी है: “लायबिलिटी कैप को ग्राहक अनुरोध पर 12 महीने फीस पर अपडेट किया।” इससे दोहराई जाने वाली बहसें टलती हैं और जब कोई बाहर हो तब हैंडऑफ़ आसान होता है।

उदाहरण: सेल्स “Acme MSA v01 2026-01-25 Clean” भेजता है। ग्राहक संपादन “Acme MSA v02 2026-01-27 Redline” के रूप में लौटाता है, और लीगल “Acme MSA v02 2026-01-27 Clean” और एक change note तैयार करता है। वहां से, v03 तभी शुरू होता है जब कुछ नया बदले।

लीगल समीक्षा शुरू होने से पहले क्या इकट्ठा करें

लीगल समीक्षा तेज़ होती है जब वह एक पूर्ण पैकेट के साथ शुरू हो, न कि आधा‑भरा ईमेल और तीन “नवीनतम” अटैचमेंट के साथ। कोई भी चीज़ लीगल को भेजने से पहले हर बार वही इनपुट इकट्ठा करें। यह बैक‑और‑फोर्थ घटाता है और आपका अनुबंध अनुमोदन कार्यप्रवाह अनुमानित रखता है।

डील बुनियादी बातें जो जोखिम और भाषा को प्रभावित करती हैं:

• ग्राहक की कानूनी नाम और साइनिंग इकाई (साथ में देश/राज्य)
• डील वैल्यू और प्राइसिंग का स्वरूप (वन‑टाइम बनाम आवर्ती, छूट)
• अवधि, नवीनीकरण/ऑटो‑रिन्यूअल, और समाप्ति नोटिस अवधि
• डिलीवरी तिथियाँ या शुरूआत तिथि, और कोई सेवा‑स्तर वादे
• मांगे गए विशेष क्लॉज़ (सुरक्षा, जिम्मेदारी, डेटा, IP, अनन्य)

अगला, वास्तविक दस्तावेज़ों को एक एकल समीक्षा बंडल के रूप में अटैच करें: मुख्य समझौता और हर एडेंडम, एक्सहिबिट, ऑर्डर फॉर्म और यदि मौजूद हों तो ग्राहक की रेडलाइन्स। बंडल को उसी अनुबंध रिकॉर्ड से बाँधकर रखें जहाँ स्थिति और संस्करण इतिहास है।

फिर अनुमोदन ज़रूरतें लीगल पढ़ने से पहले स्पष्ट करें। सरल ट्रिगर्स परिभाषित करें ताकि सेल्स को पता हो किसे अतिरिक्त साइन‑ऑफ चाहिए:

• निर्धारित सीमा से ऊपर डील वैल्यू
• गैर‑मानक भुगतान शर्तें (नेट 60/90, माइलस्टोन बिलिंग, रिफंड)
• बदले हुए लायबिलिटी कैप, बढ़ाई गई इन्डेम्निटी, असामान्य वारंटियाँ
• मानक से बाहर डेटा प्रोसेसिंग या सुरक्षा शर्तें
• कोई भी क्लॉज़ जिसे ग्राहक ने "आवश्यक" कहा है पर पहले मंज़ूर नहीं है

अंत में, लीगल को पहले से जानी‑पहचानी अच्छी भाषा दोहराने के लिए जगह दें। एक छोटा मान्य क्लॉज़ लाइब्रेरी भी हर बार वही पैराग्राफ़ फिर से लिखने को कम करती है।

उदाहरण: $45k वार्षिक अनुबंध जिसमें ऑटो‑रिन्यूअल और अनुरोधित अनलिमिटेड लायबिलिटी क्लॉज़ है, उसे पूरा रेडलाइन फाइल, नवीनीकरण विवरण और फाइनेंस व लीडरशिप अनुमोदन की पूर्व‑पहचान के साथ सबमिट किया जाना चाहिए। तब लीगल निर्णयों पर ध्यान दे सकता है, खोज में नहीं।

चरण दर चरण: एक व्यावहारिक अनुबंध अनुमोदन कार्यप्रवाह

एक अच्छा अनुबंध अनुमोदन कार्यप्रवाह पूर्वानुमेय होता है। हर किसी को पता होना चाहिए कि आगे क्या होगा, अगला कदम कौन संभालेगा, और “हो जाने” का मतलब क्या है।

ड्राफ्ट से लीगल समीक्षा तक

सेल्स सही टेम्पलेट से ड्राफ्ट शुरू करता है और आवश्यक डील विवरण भरता है (खाता नाम, प्राइसिंग, अवधि, शुरूआत की तिथि, उत्पाद और अनुरोधित क्लोज़ की तिथि)। अगर कुछ भी गायब हो तो अनुबंध आगे नहीं बढ़ना चाहिए।

लीगल को दिखाने से पहले कुछ ऑटोमैटिक चेक चलाएं। इन्हें सरल रखें ताकि लोग उन पर भरोसा करें:

• आवश्यक फील्ड गायब हैं
• गलत टेम्पलेट या पुरानी क्लॉज़
• डील वैल्यू या अवधि अतिरिक्त अनुमोदन ट्रिगर करती है
• गैर‑मानक भुगतान शर्तें
• डेटा प्राइवेसी या सुरक्षा एडेंडम आवश्यक

यदि ड्राफ्ट चेक पास कर लेता है, तो उसे स्पष्ट अनुरोध (जैसे “केवल समीक्षा” बनाम “रेडलाइन अनुमोदन”) और एक छोटा नोट कि ग्राहक क्या दबाव बना रहा है के साथ लीगल को रूट करें।

रेडलाइन्स से साइन तक

लीगल समीक्षा करता है और रेडलाइन्स लौटाता है। सेल्स ग्राहक के साथ बातचीत करता है, पर हर ग्राहक‑फेसिंग भेजाई को एक नए संशोधन के रूप में ट्रैक किया जाना चाहिए। फैसलों को ईमेल में दबे होने से रोकने के लिए एक जगह पर टिप्पणियाँ रखें।

एक दोहराने योग्य रिवीजन पैटर्न मदद करता है:

• हर ग्राहक‑सामना भेजाई के लिए नया वर्शन बनाएं
• रिकॉर्ड करें किसने इसे बदला और क्यों
• उस वर्शन से जुड़ी रेडलाइन्स को संलग्न रखें
• भेजने के तुरंत बाद स्थिति अपडेट करें
• अगले जवाब के लिए ड्यू डेट सेट करें

जब ग्राहक सहमत हो जाता है, तो अंतिम वर्शन आंतरिक अनुमोदनों (फाइनेंस, सुरक्षा, कार्यकारी सिग्नेरेटरी) के लिए भेजें, आपकी थ्रेशहोल्ड के आधार पर। सिग्नेरेटरी को अंतिम शर्तें और अनुमोदन इतिहास देख कर समीक्षा करनी चाहिए, न कि एक गन्दे थ्रेड को।

फिर अनुबंध को साइनिंग के लिए भेजें (e-sign या मैन्युअल)। साइन होने के बाद रिकॉर्ड लॉक कर दें, निष्पादित कॉपी स्टोर करें, और रिपोर्टिंग के लिए उसे साइन का चिह्न दें।

अनुमोदन नियम, थ्रेशहोल्ड और अपवाद हैंडलिंग

अनुबंध अनुमोदन कार्यप्रवाह सबसे बेहतर तब काम करता है जब अनुमोदन इस बात पर न हो कि किसकी आवाज़ सबसे ज़्यादा है। सरल नियम लिखकर रखें ताकि सेल्स रास्ता पूर्वानुमेय समझे और लीगल जोखिम पर ध्यान दे सके न कि लोगों का पीछा करे।

छोटी और याद रखने योग्य थ्रेशहोल्ड से शुरू करें। इन्हें डील साइज, जोखिम और पॉलिसी बदलाव से बाँधें, न कि व्यक्तिगत पसंद से। सामान्य नियम: लीगल भाषा को मंज़ूरी दे, फाइनेंस पैसे से जुड़ी चीज़ों को मंज़ूरी दे, और सुरक्षा/IT डेटा व सिस्टम पर प्रभाव डालने वाले बदलावों को मंज़ूर करे।

ऐसे ट्रिगर्स परिभाषित करें जिनके लिए अनुमोदन चाहिए, उदाहरण:

• Finance approval: गैर‑मानक भुगतान शर्तें, निर्धारित प्रतिशत से अधिक छूट, रिफंड, क्रेडिट, या नए बिलिंग शेड्यूल
• Leadership approval: तय न्यूनतम से नीचे लायबिलिटी कैप, अनकैप्ड इन्डेम्निटी, असामान्य समाप्ति अधिकार, या सार्वजनिक संदर्भ क्लॉज़
• Security or IT approval: नए डेटा प्रकार, नए सब‑प्रोसेसर, या ग्राहक सुरक्षा प्रश्नावली
• Sales leadership approval: सामान्य क्षमता के बाहर डिलीवरी तिथियों को कमिट करना
• Legal approval: शासन कानून, गोपनीयता, IP, या जिम्मेदारी की सीमा में बदलाव

अपवाद वही जगह हैं जहाँ टीम समय खो देती है। पहले तय करें कि आप तेज़ डील्स, ग्राहक‑प्रदान पेपर, और गैर‑मानक क्लॉज़ कैसे संभालेंगे। आप एक त्वरित मार्ग दे सकते हैं, पर कड़ाई से एस्केलेशन और एक लिखित जोखिम नोट की आवश्यकता रखें। गति कभी भी जवाबदेही नहीं हटाये।

“शर्तों के साथ अनुमोदित” का मतलब स्पष्ट करें। यह अस्पष्ट अंगूठा‑ऊपर नहीं होना चाहिए। इसका अर्थ यह है कि अनुबंध तभी आगे बढ़ सकता है जब विशिष्ट शर्तें पूरी हों और ट्रैक हों, जैसे "ग्राहक हमारे DPA addendum को स्वीकार करता है" या "फाइनेंस प्रीपे इनवॉइस शेड्यूल की पुष्टि करे"। हर शर्त को एक चेकलिस्ट आइटम के रूप में मालिक और ड्यू डेट के साथ स्टोर करें।

स्पष्ट एस्केलेशन ट्रिगर्स सेट करें ताकि काम अटका न रहे:

• मानक समीक्षाओं के लिए 2 व्यापारिक दिनों के बाद कोई जवाब नहीं
• उच्च‑जोखिम क्लॉज़ फ्लैग होने पर सैम‑डे एस्केलेशन
• डील क्लोज़ तिथि 72 घंटों के भीतर और समीक्षा शुरू न हुई हो
• 2 से अधिक रेडलाइन राउंड बिना प्रगति के

ऑडिट ट्रेल, टिप्पणियाँ और नोटिफिकेशन जो काम करते हैं

यदि लोग यह नहीं देख पाते कि क्या हुआ और क्यों, तो अनुबंध अनुमोदन कार्यप्रवाह साइड चैट्स, स्क्रीनशॉट और फाइलों को दोबारा भेजने में बदल जाता है। समाधान सरल है: निर्णय उसी स्थान पर कैप्चर करें जहाँ अनुबंध रहता है।

एक ऑडिट ट्रेल बिना किसी पूछताछ के तीन सवालों का जवाब दे: क्या बदला, किसने बदला, और कब बदला। स्टेटस मूव्स (Draft से In legal review), अनुमोदन या अस्वीकृति, और प्रमुख कार्रवाइयाँ जैसे "redlines अपलोड किए गए" या "ग्राहक को भेजा गया" लॉग करें। इसे स्वचालित रखें ताकि व्यस्त दिनों में यह स्किप न हो।

टिप्पणियाँ उपयोगी तब होती हैं जब वे फैसलों को रिकॉर्ड करें। उनका उपयोग “क्यों” बताने के लिए करें, न कि महत्वपूर्ण शर्तें छुपाने के लिए। यदि नवीनीकरण तिथि, छूट, या जिम्मेदारी की सीमा महत्वपूर्ण है, तो उसे संरचित फील्ड (या एक छोटा सारांश क्षेत्र) में संग्रहीत करें ताकि वह खोजने योग्य और रिपोर्ट करने योग्य रहे।

सरल टिप्पणी नियम पठनीयता बनाए रखते हैं:

• निर्णय और कारण लिखें (मंज़ूर, अस्वीकार, परिवर्तन अनुरोधित)
• क्लॉज़ या सेक्शन को टैग करें (उदा., "पेमेंट टर्म्स, सेक्शन 3")
• टिप्पणियों में पूरा अनुबंध पाठ पेस्ट करने से बचें
• बातचीत योग्य शर्तों को ट्रैक किए गए फील्ड में रखें, न कि चैट में
• अगले मालिक के साथ लूप बंद करें ("ग्राहक के उत्तर के लिए वापस सेल्स")

नोटिफिकेशन केवल तब जोरदार हों जब कार्रवाई आवश्यक हो: जब अनुबंध हाथ बदले, रेडलाइन आए, अनुमोदन अनुरोध आए, या डेडलाइन जोखिम में हो। बाकी सब कुछ दैनिक सारांश में हो सकता है (उदा., "3 अनुबंध सेल्स पर प्रतीक्षारत" या "2 लीगल पर प्रतीक्षारत")। बहुत ज़्यादा पिंग लोगों को इसे इग्नोर करने के लिए प्रशिक्षित कर देता है।

अंत में, संबंधित आइटम रिकॉर्ड से संलग्न रखें: प्रमुख ईमेल, कॉल नोट्स और बातचीत के बिंदु। जब कोई नया व्यक्ति डील में बीच में जुड़े, तो उसे इतिहास पांच मिनट में समझ आ जाना चाहिए।

उदाहरण: एक अनुबंध ड्राफ्ट से साइन तक कैसे बढ़ता है

एक सेल्स प्रतिनिधि $85k ARR का मिड‑मार्केट डील बंद कर रहा है। ग्राहक 12% छूट मांगता है और लायबिलिटी कैप को 12 महीनों की फीस से 24 महीनों में बदलना चाहता है। यह आम मामला है जहाँ सेल्स, लीगल और ग्राहक सभी एक ही दस्तावेज़ को छूते हैं।

टीम एक सरल अनुबंध अनुमोदन कार्यप्रवाह का उपयोग करती है जिसमें स्पष्ट स्टेटस और वर्तमान फाइल ट्रैक करने की एक जगह होती है।

यहाँ यह अनुबंध कैसे चलता है:

• Draft (Sales): सेल्स नवीनतम टेम्पलेट से शुरू करता है, डील शर्तें भरता है, और इसे v01 के रूप में अपलोड करता है। स्थिति Draft तब तक रहती है जब तक सभी आवश्यक फील्ड पूरे न हों।
• In legal review: सेल्स संदर्भ सहित ड्राफ्ट सबमिट करता है। लीगल रेडलाइन्स करता है और टिप्पणियाँ जोड़ता है, फिर v02 अपलोड करता है।
• In negotiation: सेल्स v02 ग्राहक को भेजता है। ग्राहक लायबिलिटी कैप परिवर्तन मांगते हुए मार्क‑अप कॉपी लौटाता है। सेल्स इसे v03 (ग्राहक रेडलाइन) के रूप में अपलोड करता है।
• Approved: लीगल छूट भाषा स्वीकार कर लेता है पर 24‑माह कैप अस्वीकार कर समझौता प्रस्तावित करता है। आंतरिक रूप से रक्षात्मक शर्तों पर सहमति बनते ही लीगल अनुबंध को Approved चिह्नित करता है और v04 approved clean copy बन जाती है।

अब जटिल क्षण आता है: Approved मार्क किए जाने के बाद ग्राहक एक "छोटी" रेडलाइन (termination notice में संशोधन) भेज देता है। नियम सरल है: कोई भी नई रेडलाइन समीक्षा को फिर से खोल देती है। सेल्स v05 (Approved के बाद ग्राहक रेडलाइन) अपलोड करता है और स्थिति फिर से In legal review में चली जाती है, पिछला अनुमोदन रिकॉर्ड पर है पर अब वर्तमान नहीं माना जाता।

अंतिम संस्करण पर साइन होने की पुष्टि के लिए टीम एक फ़ाइल को Final for Signature के रूप में लॉक करती है, उसकी वर्शन ID नोट करती है (उदा., v06), और सिग्नेचर पैकेट में वही फ़ाइल उपयोग करने की आवश्यकता रखती है। अगर साइन्ड कॉपी किसी भी तरह मेल नहीं खाती, स्थिति Blocked (या Exception नाम दें) में बदल जाती है जब तक टीम उसे सुलझा न ले।

सामान्य गलतियाँ जो अनुबंध अनुमोदन धीमा कर देती हैं

सबसे तेज़ तरीका अनुबंध को अटकाने का यह है कि काम वर्कफ़्लो से बाहर निकलने दें। अगर रेडलाइन्स ईमेल थ्रेड्स में रहती हैं, तो कोई परिवर्तन छूट सकता है, गलत संदेश का उत्तर मिल सकता है, या कोई पुरानी अटैचमेंट फॉरवर्ड कर सकता है। अच्छी नियत के बावजूद, "केवल ईमेल" संपादन अदृश्य काम और अस्पष्ट निर्णय बनाते हैं।

एक और सामान्य अवरोधक है लीगल समीक्षा शुरू करना बिना बुनियादी जानकारी के। यदि प्रमुख डील विवरण चैट, CRM नोट्स और एक ड्राफ्ट PDF में बिखरे हों, तो लीगल को जासूसी का काम करना पड़ता है। इससे बैक‑और‑फोर्थ बढ़ता है और सेल्स को लगता है कि लीगल "धीमा" है, जबकि ड्राफ्ट बस तैयार नहीं था।

कुछ बार‑बार होने वाले दोषी अधिकांश टीमों में दिखाई देते हैं:

• बदलाव सहमति किए गए टूल या प्रक्रिया के बाहर किए जाते हैं, इसलिए कोई नहीं देख पाता कि क्या बदला या क्यों
• आवश्यक विवरण खाली छूट जाते हैं (ग्राहक इकाई, अवधि, प्राइसिंग मॉडल, डेटा हैंडलिंग), इसलिए लीगल को उनकी तलाश करनी पड़ती है
• एक डील को “अनुमोदित” कर दिया जाता है बिना यह पुष्टि किए कि किस फाइल/वर्शन की समीक्षा और स्वीकृति हुई थी
• स्टेटस लेबल्स बढ़ जाते हैं ("Legal Review", "Legal Reviewing", "Review - Legal", "Pending"), इसलिए लोग स्टेटस पर भरोसा करना बंद कर देते हैं
• अगले एक्शन के लिए कोई स्पष्ट मालिक नहीं है, इसलिए अनुबंध बैठा रहता है भले ही हर कोई समझे कि कोई और संभालेगा

ज़्यादा जटिल स्टेटस खासकर छलियापन पैदा करते हैं। अगर स्टेटस सूची उन चरणों से अधिक लंबी हो जो लोग असल में लेते हैं, तो यह अनुमान का खेल बन जाती है। लेबल सरल और कार्रवाई‑आधारित रखें, और सुनिश्चित करें कि हर स्टेटस का अगला कदम स्पष्ट हो।

अंत में, मालिकहीन हैंडऑफ़ पर नजर रखें। उदाहरण: सेल्स 6 बजे संशोधित ड्राफ्ट भेजता है, इसे "updated" चिह्नित करता है, और मान लेता है कि लीगल इसे उठाएगा। लीगल मानता है कि सेल्स अभी भी आवश्यक जानकारी इकट्ठा कर रहा है। कुछ नहीं होता जब तक ग्राहक अपडेट नहीं मांगता।

टूल तभी मदद करते हैं जब वे बुनियादी चीज़ों को लागू करें: एक Current वर्शन, सबमिशन से पहले आवश्यक फील्ड, और एक दिखाई देने वाला अगला मालिक।

शीघ्र चेकलिस्ट और अगले कदम इस फ्लो को लागू करने के लिए

एक अनुबंध अनुमोदन कार्यप्रवाह तब काम करता है जब कोई भी चार सवाल सेकंड में जवाब दे सके: कौन‑सा वर्शन वर्तमान है, कौन इसका मालिक है, आगे क्या होगा, और क्या "किया हुआ" गिना जाएगा।

तेज़ जांच (जब भी आप कोई अनुबंध खोलें)

• वर्तमान वर्शन स्पष्ट रूप से लेबल है और नवीनतम रेडलाइन्स से मेल खाता है
• वर्तमान मालिक नामित है (एक व्यक्ति, न कि टीम)
• अगला कदम स्पष्ट है (लीगल समीक्षा, फाइनेंस अनुमोदन, ग्राहक हस्ताक्षर)
• आवश्यक अनुमोदन दिखाई देते हैं (डील साइज, अवधि, जोखिम के आधार पर)
• साइनिंग विधि पुष्टि की गई है (e-sign, गीला स्याही, या दोनों)

ग्राहक को कुछ भी भेजने से पहले एक तेज़ सत्यापन करें। पुष्टि करें कि कीमतें, छूट और भुगतान शर्तें कोट से मेल खाती हैं। तारीखें (शुरूआत, नवीनीकरण, नोटिस अवधि) पुन:जाँचें और किसी भी गैर‑मानक शर्तें सत्यापित करें। दोनों पक्षों के कानूनी नाम और पते वैध हों और हर संदर्भित अटैचमेंट शामिल हो (ऑर्डर फॉर्म, DPA, SOW, सुरक्षा एडेंडम)।

किसी अनुबंध को साइन्ड के रूप में चिह्नित करने से पहले पुष्टि करें कि आपके पास अंतिम निष्पादित PDF है (ड्राफ्ट स्क्रीनशॉट नहीं)। सुनिश्चित करें कि सिग्नेचर पेज पूरा है, नाम साइनरों से मेल खाते हैं, और किसी भी आवश्यक प्रारम्भिकाक्षर मौजूद हैं। इसे सहमति प्रणाली ऑफ रिकॉर्ड में स्टोर करें और डील रिकॉर्ड में भंडारण स्थान को कैप्चर करें ताकि बाद में आसानी से मिल सके।

इस फ्लो को लागू करने के आगे के कदम

अपने स्टेटस नाम और निकास मानदंड परिभाषित करें, सेल्स के लिए एक intake फॉर्म बनाएं जो एक पूर्ण पैकेज सबमिट करे, और अनुमोदन थ्रेशहोल्ड (अवधि, छूट प्रतिशत, लायबिलिटी कैप) लिखें। फिर एक हल्का‑वजन आंतरिक वर्कफ़्लो ऐप बनाएं जिसमें एक अनुबंध तालिका, स्टेटस फील्ड्स, "वर्तमान मालिक" असाइनमेंट, और सबमिशन के लिए आवश्यक चेकलिस्ट हो।

यदि आप नो‑कोड विकल्प चाहते हैं जो फिर भी प्रोडक्शन‑रेडी एप्लिकेशन दे, तो AppMaster (appmaster.io) जैसा प्लेटफ़ॉर्म अक्सर इस तरह के आंतरिक वर्कफ़्लो के लिए इस्तेमाल होता है: आप डेटा मॉडल कर सकते हैं, अनुमोदन सेट कर सकते हैं, और सेल्स, लीगल, और फाइनेंस के बीच कार्य राहें बिना लंबी ईमेल थ्रेड्स के बना सकते हैं।