बेकरी के लिए समाप्ति‑तिथि के साथ नाश्य इन्वेंटरी ट्रैकर

व्यस्त बेकरी और कैफे में समाप्ति‑तिथि ट्रैकिंग क्यों टूटती है

समाप्ति‑तिथि ट्रैकिंग आमतौर पर इसलिए फेल होती है क्योंकि जानकारी उन जगहों पर रहती है जो टीम के असली काम करने के तरीके से मेल नहीं खाते। एक स्टिकी नोट पर तारीख, ढक्कन पर मार्कर, या “मैं याद रख लूंगा” तब तक काम कर लेता है जब तक पहली भीड़ न आ जाए।

जब प्रोडक्शन चल रही होती है, लोग जो सबसे पास होता है वही उठाते हैं, न कि जो पहले ख़राब होगा। एक ट्रे फ्रिज के पीछे धँस जाती है, डिलीवरी जल्दी आ जाती है, या कोई “ज़रूरति से ज़्यादा” तैयारी कर देता है। दो दिन बाद समस्या दिखती है: जिन चीज़ों का इस्तेमाल पहले होना चाहिए था वे अब शक के काबिल हैं, जबकि नया स्टॉक पहले ही खुल चुका है।

दर्द अक्सर सर्विस के दौरान अचानक खराब होने, दबाव में शॉर्टकट (सबसे नया स्टॉक इसलिए खोला जाता है क्योंकि वह सबसे पास है), शिफ्टों के बीच असंगत रोटेशन, आधा‑खाली कंटेनर जिन पर कोई साफ़ तारीख़ नहीं है, और “फैंटम इन्वेंटरी” के रूप में दिखता है — शीट कहती है है पर फ्रिज कहता है नहीं।

एक सरल नियम इन में से ज़्यादातर रोकता है: “पहले इस्तेमाल करो”। साधारण भाषा में, पहले उन आइटमों का इस्तेमाल करें जो जल्द खराब होंगे, नए वाले नहीं। कुछ टीमें इसे FIFO (first in, first out) कहती हैं। नाश्य वस्तुओं के लिए यह अक्सर FEFO (first expiry, first out) के करीब होता है। अगर आपका क्रोइसेंट भराव कल बनाया गया था पर कल ही समाप्त हो रहा है, तो उसे आज बनाए गए तीन दिन टिकने वाले बैच से पहले इस्तेमाल करना चाहिए।

लक्ष्य जटिल सॉफ़्टवेयर या परफेक्ट डेटा नहीं है। एक अच्छा पेरिशबल इन्वेंटरी ट्रैकर एक छोटा, दोहराने योग्य सिस्टम है: बैच कैप्चर करें, समाप्ति‑तिथि और स्थान जोड़ें, और फिर सही समय पर “अगला यही इस्तेमाल करें” का सा संकेत दें।

यह सबसे ज़्यादा मायने रखता है छोटे बेकरी, कैफे और कैटरिंग प्रेप टीमों में जहाँ वही लोग डिलीवरी रिसीव करते, प्रेप करते और सर्व करते हैं। जब भूमिकाएँ ओवरलैप होती हैं, तो ट्रैकर को असली शिफ्ट आदतों में फिट होना चाहिए वरना लोग उसे अनदेखा कर देंगे। एक सरल सेटअप जिसे स्टाफ़ फॉलो कर सके, किसी डिटेल्ड सिस्टम से बेहतर है जिसे कोई अपडेट नहीं करता।

प्रमुख शर्तें: बैच, समाप्ति‑तिथियाँ और “पहले इस्तेमाल” नियम

एक ट्रैकर तभी काम करता है जब सब एक ही शब्दों का एक ही मतलब समझें। वरना एक व्यक्ति “milk” लॉग करता है और दूसरा “milk 2L”, और अलर्ट समझ में नहीं आते।

यहाँ वे बेसिक्स हैं जिनकी ज़्यादातर टीमें ज़रूरत पड़ने पर उपयोग कर सकती हैं:

• Item: वह वस्तु जिसे आप स्टॉक और इस्तेमाल करते हैं (milk, croissant dough, roast chicken, vanilla custard)।
• Batch (lot): एक विशेष डिलीवरी या उत्पादन रन। अगर आप सोमवार को दूध पाते हैं और बुधवार को फिर से, तो वे दो बैच होते हैं।
• Received date: जब बैच आया।
• Made date: जब आपने उसे इन‑हाउस बनाया (सॉस, फिलिंग, प्रेप्ड वेजेज़ के लिए उपयोगी)।
• Expiry date: वह तारीख जिसके बाद उसे बेचना या इस्तेमाल करना ठीक नहीं (लेबल या आपकी किचन नीति के आधार पर)।

क्वांटिटी के बारे में एक और स्पष्टीकरण ज़रूरी है: बैच में बची हुई मात्रा ट्रैक करें, न कि शुरू में क्या था। अगर कस्टर्ड 6 लीटर से शुरू हुआ और अब 2 लीटर बचा है, ट्रैकर में 2 लीटर दिखना चाहिए। यही अलर्ट और “use first” सूचियों को उपयोगी बनाता है।

शेल्फ‑लाइफ़ बनाम बेस्ट‑बाय बनाम यूज़‑बाय

शेल्फ‑लाइफ़ वह अवधि है जो किसी चीज़ की सामान्य भंडारण में रहती है। यह हो सकता है “तैयार भराव के लिए 3 दिन फ्रिज में”。 आपका ट्रैकर इसे बन‑डेट से वास्तविक एक्सपायरी‑तिथि में बदल देता है।

बेस्ट‑बाय गुणवत्ता की तारीख़ है। आमतौर पर सुरक्षा के लिए यह कट‑ऑफ नहीं है, पर स्वाद या बनावट घट सकती है।

यूज़‑बाय सुरक्षा की तारीख़ है। यह स्पष्ट करें कि कौन‑से आइटम यूज़‑बाय हैं (अक्सर डेयरी, मीट, तैयार पदार्थ) ताकि स्टाफ़ सब कुछ लचीला न समझें।

व्यावहारिक “पहले इस्तेमाल” नियम: FEFO

FEFO मतलब first‑expire‑first‑out। यह रोज़मर्रा का “पहले इस्तेमाल” है: जब आप कोई सामग्री उठाएँ तो उस बैच को चुनें जिसकी एक्सपायरी सबसे पहले है, भले ही वह बाद में मिला हो।

बैच उन वस्तुओं के लिए सबसे ज़्यादा मायने रखते हैं जहाँ एक ख़राब दिन बहुत वेस्ट या जोखिम बना देता है: दूध और क्रीम, कस्टर्ड और फिलिंग, डेली मीट, पके सॉस, सलाद मिक्स और कोई भी तैयार आइटम जिसे आप रात भर रखते हैं।

ट्रेसबिलिटी वैकल्पिक पर उपयोगी हो सकती है। यह तब तक सरल नोटिंग जितनी भी हो सकती है कि किस बैच का कौन‑सा प्रोडक्ट बनाया गया (उदाहरण के लिए मंगलवार के पेस्ट्रीज़ में कौन‑सा कस्टर्ड बैच गया)। कई टीमें शुरुआत में इसे स्किप कर देती हैं और बाद में जोड़ती हैं अगर रिकॉल, ऑडिट या बार‑बार रिवर्क के कारण ज़रूरी हो।

आपका ट्रैकर क्या कैप्चर करे (और क्या छोड़ दें)

एक ट्रैकर तभी मदद करता है जब स्टाफ़ सेकंडों में एक बैच लॉग कर सके। मकसद सरल है: जानें क्या है, कहाँ है, और अगला क्या इस्तेमाल करना चाहिए।

सबसे छोटा सेट शुरू करें जो एक सवाल तेज़ी से हल करे: “हमें अगला क्या उपयोग करना चाहिए?” अगर फॉर्म कागज़‑काम जैसा लगेगा, तो लोग अनुमान लगाएँगे, एंट्री छोड़ देंगे, या सब कुछ एक बड़े बैच में मिला देंगे।

जिन फ़ील्ड्स की आपको सबसे ज़्यादा ज़रूरत है

ये फ़ील्ड्स आमतौर पर तुरंत लाभ देती हैं:

• आइटम नाम (विशिष्ट रहें: “Croissant dough”, न कि सिर्फ “Dough”)
• बैच या लॉट ID (ऑटो‑बनाया जा सकता है जैसे DATE + शुरुआती अक्षर)
• Made/received date
• Expiry date (या best‑by date)
• Quantity और यूनिट (6 trays, 2 kg, 12 portions)

अगर आइटम मूव होते हैं, तो एक साधारण लोकेशन फ़ील्ड जोड़ें (front fridge, walk-in, freezer, display)। बिना लोकेशन के, स्टाफ़ खोजते‑खोजते समय खो देंगे और सिस्टम पर भरोसा करना बंद कर देंगे।

उपयोगी अतिरिक्त (सिर्फ अगर आप उन पर कार्रवाई करेंगे)

वैकल्पिक फ़ील्ड्स तब मददगार हैं जब वे निर्णय ट्रिगर करें। यदि वे आपके व्यवहार को नहीं बदलते, तो वे बस धीमे कर देंगे। सामान्य “सिर्फ जरूरत होने पर” एक्स्ट्रा में शामिल हैं: supplier (अगर आप सप्लायर के हिसाब से ऑर्डर करते हैं), cost (अगर वेस्ट का मूल्य ट्रैक करेंगे), storage type (fridge/freezer/ambient), allergen flags (अगर लेबल पर निर्भर करता है), और छोटे नोट्स जैसे “opened” या “defrosted at 7am”。

स्टेटस के लिए सादगी रखें: in stock, reserved, consumed, wasted, expired। यह ज़्यादातर वर्कफ़्लो के लिए पर्याप्त है और रिपोर्टिंग आसान बनाता है।

तैयार मिक्स और स्प्लिट बैच के लिए एक नियम रखें: “चाइल्ड” कंटेनर पैरेंट की तारीख़ें विरासत में लेते हैं। अगर एक बैच दो टब में बाँट दिया गया है, तो दो कंटेनर रिकॉर्ड बनाएं जो उसी बैच ID से जुड़े हों (या सब‑IDs जैसे 0142-A और 0142-B) और मात्रा बाँट दें। इससे FEFO बिना दोबारा टाइप किए काम करेगा।

अलर्ट्स के लिए, साधारण नियम रखें जिन्हें लोग याद रख सकें। एक शुरुआती चेतावनी विंडो से शुरू करें (उदाहरण के लिए, एक्सपायरी से 2 दिन पहले) और तय करें किसे दिखेगा (prep lead, shift lead)। अगर आप low‑stock अलर्ट भी चाहते हैं, तो पहले कुछ उच्च‑प्रभाव वाले आइटम से शुरू करें और एक्सपायरी अलर्ट काम करने लगे तब विस्तार करें।

बनाने से पहले: वे निर्णय जो सिस्टम को सरल रखते हैं

एक ट्रैकर तब काम करता है जब वह आपकी किचन की गति से मेल खाता हो। स्क्रीन, फ़ील्ड या अलर्ट सेट करने से पहले कुछ छोटे निर्णय लें। ये विकल्प गंदे डेटा, डुप्लिकेट आइटम और अनदेखे चेतावनियों को रोकेंगे।

1) नामकरण नियम सेट करें। आइटम नाम खोजने योग्य और इनवॉइस, लेबल और ट्रैकर में एक जैसे रखें। उदाहरण: “Milk, whole, 2L” (ना कि कभी “Whole milk” और कभी “2L milk”)। बैच के लिए एक फॉर्मेट चुनें और उसी पर कायम रहें, जैसे सप्लायर‑डेट प्लस छोटा कोड: “2026-01-25 DAIRY”。

2) ऐसी लोकेशन परिभाषित करें जो हकीकत से मेल खाती हों। लोकेशन नाम छोटे और फिक्स्ड रखें ताकि लोग शिफ्ट में नए नाम न बना दें। अगर आपकी टीम “front fridge” और “prep line” कहती है, तो वही नाम उपयोग करें।

3) अलर्ट नियम सरल रखें। हर आइटम के लिए कस्टम नियम बनाने के बजाय, कुछ केटेगरी से शुरू करें। उदाहरण: डेयरी के लिए 2 दिन, पत्तेदार के लिए 1 दिन, तैयार सॉस के लिए 3 दिन। बाद में समायोजित करें, पर पहली वर्शन आसान रखें।

4) तय करें कौन क्या बदल सकता है। अगर हर कोई सब कुछ एडिट कर सकता है, तो काउंट तेजी से घिसट जाते हैं और कोई नहीं जानता असल क्या है। सामान्य सेटअप: रिसीविंग लीड स्टॉक जोड़ता है, सुपरवाइजर काउंट समायोज़ित करते हैं, शिफ्ट लीड वेस्ट को छोटे कारण के साथ मार्क करते हैं, और केवल मैनेजर आइटम नाम और नियम संपादित करते हैं।

5) दैनिक आदत चुनें। ट्रैकर को उन मौकों से जोड़ें जो पहले से मौजूद हैं: opening (अलर्ट चेक करें और “use first” आइटम आगे रखें), after prep (नए बैच लॉग करें), और close (वेस्ट लॉग करें और छोटा काउंट)।

अगर आप इसे AppMaster जैसे टूल में बनाते हैं, तो पहली वर्शन छोटा रखें: items, batches, locations, expiry date, और एक अलर्ट नियम प्रति केटेगरी। एक ऐसा ट्रैकर जो स्टाफ़ उपयोग करे, एक परफेक्ट पर छोड़ दिया गया ट्रैकर से बेहतर है जो अनदेखा हो जाता है।

कदम‑दर‑कदम: पेरिशबल इन्वेंटरी ट्रैकर कैसे सेट करें

टीम के काम करने के उसी क्रम में बनाएं: आइटम परिभाषित करें, बैच रिकॉर्ड करें, फिर “अगला क्या इस्तेमाल है” स्पष्ट करें।

1) मूल बातें सेट करें (आइटम और नियम)

एक ऐसे आइटम लिस्ट बनाएं जो अक्सर न बदले। हर आइटम के लिए एक डिफ़ॉल्ट शेल्फ‑लाइफ़ (घंटों या दिनों में) और अलर्ट योजना रखें।

व्यवहारिक रखें: आइटम नाम और यूनिट (tray, piece, liter), डिफ़ॉल्ट शेल्फ‑लाइफ़ (muffins 2 days, opened cream 24 hours), और एक साधारण अलर्ट प्लान (उदाहरण: 24 घंटे पर चेतावनी, फिर 4 घंटे पहले फिर चेतावनी)। अगर अलग‑अलग टीमें एक ही ट्रैकर प्रयोग करती हैं (किचन और बार), तो ownership नोट करें ताकि अलर्ट सही लोगों को जाएं।

2) बैच आते ही कैप्चर करें

रिसीविंग और इन‑हाउस प्रेप के लिए एक तेज़ intake फ्लो बनाएं। हर बैच को अपनी एक्सपायरी‑तिथि चाहिए, भले ही आइटम नाम एक‑सा हो।

एक अच्छा बैच intake स्क्रीन में केवल चाहिए: आइटम, मात्रा, लोकेशन, और एक्सपायरी‑तिथि (शेल्फ‑लाइफ़ से ऑटो‑फिल्ड, और आसान एडिट)।

फिर एक “use first” व्यू बनाएं जिस पर स्टाफ़ भरोसा कर सके। एक्सपायरी सबसे पास वाले के अनुसार सॉर्ट करें और लोकेशन से ग्रुप करें ताकि बारिस्ता को बार फ्रिज का दूध पहले दिखे और किचन को आज की पेस्ट्री ट्रे।

दैनिक अपडेट्स के लिए कुछ त्वरित कार्रवाइयों पर फोकस करें: consume (बेचा/उपयोग हुआ) मात्रा के साथ, move (fridge से display), adjust (काउंट गलत था), mark waste (बर्बाद, क्षतिग्रस्त), और mark expired (अक्सर ऑटो‑सजेस्ट)।

नोटिफिकेशन्स अपनी रिदम से मिलाएँ: सुबह की भीड़ से पहले चेतावनी, बंद करने से पहले रिमाइंडर, और मैनेजर के लिए एक डेली समरी।

रोलआउट से पहले, 10 असली बैच के साथ टेस्ट करें: अलग‑अलग क्रोइसेंट ट्रे, एक दूध का कार्टन, क्रीम का टब, और कुछ सॉस। अगर स्टाफ़ बिना सवाल किए जोड़, ढूँढ़ और consume कर सके, तो आप बढ़ा सकते हैं।

अगर आप नो‑कोड टूल जैसे AppMaster में बना रहे हैं, तो Items, Batches और Locations मॉडल करके शुरू करें, फिर “use first” स्क्रीन और त्वरित कार्रवाइयाँ मुख्य वर्कफ़्लो के रूप में जोड़ें।

ऐसे फीचर जो स्टाफ़ के लिए उपयोगी हों (सिर्फ मैनेजर के लिए नहीं)

ट्रैकर तभी काम करता है जब लोग इसे भीड़ में इस्तेमाल करें। डिज़ाइन 10 सेकंड, एक हाथ, और शोर‑भरी किचन के लिए करें।

तेज़ बैच कैप्चर (बिना सर्विस धीमी किए)

सबसे बड़ी जीत बैच कार्रवाइयों को लगभग बिना घर्षण के बनाना है। अगर संभव हो तो हर बैच पर बारकोड या QR लेबल जोड़ें ताकि स्टाफ़ स्कैन करे न कि टाइप। यह वैकल्पिक है, पर अक्सर व्यवहार बदल देता है क्योंकि यह सामान्य प्रेप जैसा लगता है।

मोबाइल‑फ्रेंडली स्क्रीन उतने ही मायने रखते हैं। रिसीविंग, प्रेप और वेस्ट लॉगिंग के लिए एक सरल फोन व्यू किसी भी मैनेजर के लैपटॉप‑स्प्रेडशीट से बेहतर होता है।

डिफ़ॉल्ट वास्तविकता से मेल खाएं: आज की तारीख़, सामान्य बैच साइज, आम शेल्फ‑लाइफ़, और वो लोकेशन्स जिन्हें लोग वास्तव में उपयोग करते हैं। अगर स्कैन किए गए आइटम पर कोई पुराना बैच उपलब्ध है, तो ट्रैकर स्टाफ़ को पहले वह बैच इस्तेमाल करने का सुझाव दे।

अगर आपकी किचन में सिग्नल कमजोर है, तो ऑफ़लाइन‑फ्रेंडली एंट्री (बाद में सिंक करने के लिए सेव) साफ़ डेटा और गेप्स के बीच फ़र्क कर सकती है।

डाटा को सुरक्षित रखें बिना बॉटलनेक बनाए

स्टाफ़ रोज़ाना काम कर सके पर गलती से इतिहास न बदले — यही लक्ष्य है। परमिशन्स मदद करते हैं: कोई भी आइटम इस्तेमाल करते समय मात्रा घटा सके, पर केवल लीड एक्सपायरी‑तिथियाँ या बैच डिलीट कर सके।

एक ऑडिट‑ट्रेल भी भरोसा बनाता है। जब कोई मात्रा बदले, तो आप देखना चाहेंगे किसने और कब किया, एक छोटा नोट जैसे “spilled” या “overbaked” के साथ। यह बहसों को तेज़ समाधान में बदल देता है।

मैनेजर व्यू को क्रियाओं से जोड़े रखें। एक छोटा सेट पर्याप्त है: अगले 48–72 घंटे में नज़दीकी‑एक्सपायरी, कारण अनुसार वेस्ट, स्टॉकआउट जिसने मेन्यू बदलने को मजबूर किया, और एडिट और ओवरराइड्स का सरल एक्टिविटी लॉग।

सामान्य गलतियाँ और जाल (और उन्हें कैसे टालें)

जब संख्या “ठीक” दिखती है पर किचन फिर भी एक्सपायर्ड प्रोडक्ट पाती है तो भरोसा ढह जाता है। अधिकांश असफलताएँ कुछ पूर्वानुमेय जालों से आती हैं।

आइटम ट्रैक करना पर बैच नहीं। अगर “milk” एक लाइन है तो नया और पुराना कार्टन मिल जाते हैं और एक्सपायरी‑तिथि अनुमान बन जाती है। इसे ठीक करने के लिए हर डिलीवरी या उत्पादन रन को बैच मानें जिसमें अपनी मात्रा और एक्सपायरी हो।

एक्सपायरी तिथियों का ढीला संपादन। अगर कोई भी तारीख़ बदल सकता है ताकि अलर्ट गायब हो जाए, तो ट्रैकर मदद करना बंद कर देता है। एडिट की अनुमति दें पर कारण मांगें (damaged label, supplier corrected date, repacked) और सरल हिस्टोरी रखें।

ओवरबिल्डिंग। बहुत सारी केटेगरी और फ़ील्ड अपडेट को बोझिल बना देती हैं, और फिर स्टाफ़ मूव्स रिकॉर्ड करना बंद कर देते हैं। रोज़मर्रा के निर्णयों में मदद करने वाली चीज़ों से शुरू करें: आइटम नाम, बैच ID, मात्रा, यूनिट, एक्सपायरी‑तिथि, और लोकेशन।

शोर‑भरे अलर्ट। अगर स्टाफ़ दिन भर पिंग होते रहे तो वे सब अनदेखा कर देंगे। अलर्ट को वास्तविक क्षणों के आस‑पास टाइम करें (opening, pre‑lunch, pre‑close) और उन आइटमों पर ध्यान दें जिन्हें सही मायने में इस्तेमाल किया जा सकता है।

ऐसी लोकेशन जो किचन से नहीं मिलतीं। अगर ऐप कहता है “fridge” पर टीम कहती है “front fridge”, “back fridge”, और “prep line”, तो व्यस्त शिफ्ट में आइटम “गायब” हो जाएंगे। लोगों की बोली और मूवमेंट की नकल करें।

एक सरल परिदृश्य दिखाता है क्यों यह मायने रखता है: एक कैफे सोमवार और गुरुवार को पालक की दो बॉक्स प्राप्त करता है। अगर दोनों को एक ही आइटम के रूप में लॉग किया गया, तो गुरुवार का डिलीवर हुआ बैच सोमवार वाले पुराने बैच को छुपा देता है, और टीम “ज़्यादा भरा” बॉक्स को पहले उठाती है। बैच और opening पर “use first” अलर्ट के साथ सोमवार का बैच फ्लैग होकर उसी दिन इस्तेमाल हो जाएगा।

त्वरित जांच: एक सरल दिनचर्या जो डेटा सटीक रखती है

एक ट्रैकर तभी काम करता है जब डेटा ताज़ा रहता है। अच्छी बात यह है कि आपको हर चीज़ का परफेक्ट काउंट नहीं चाहिए। आपको एक दिनचर्या चाहिए जिसे स्टाफ़ फॉलो कर सके ताकि “use first” अलर्ट शेल्फ पर असल में मौजूद चीज़ों से मेल खाएँ।

अधिकतर कैफे में काम आने वाली सरल लय:

• डेली (सेवा से पहले): “use first” सूची चेक करें और 3–5 आइटम चुने जिनके आसपास प्रेप और स्पेशल प्लान करें।
• प्रेप के दौरान: नए बैच उसी समय रिकॉर्ड करें जब वे बने या खोले जाएँ।
• दिन के अंत में (2 मिनट): वेस्ट और एक्सपायर्ड आइटम तुरंत कारण के साथ मार्क करें।
• साप्ताहिक (15 मिनट): सबसे ज़्यादा वेस्ट होने वाले आइटम देखें और एक चीज़ बदलें: ऑर्डर साइज, पार‑लेवल, प्रेप बैच साइज, या पोर्शनिंग।
• मासिक (20 मिनट): कुछ हाई‑कॉस्ट आइटम स्पॉट‑चेक करें और किसी भी ड्रिफ्ट को सुधारें।

वेस्ट कारण छोटे रखें ताकि लोग वास्तव में उपयोग करें: expired, over‑prepped, damaged, wrong temp, returned। अगर “over‑prepped” बार‑बार दिखता है तो ठीक करने के लिए अक्सर छोटे बैच बनाना होता है, ज़्यादा रिमाइंडर्स नहीं।

एक व्यावहारिक सुझाव: opening चेकलिस्ट में दैनिक “use first” चेक डाल दें। जब यह ओवन चालू करने जैसा एक हिस्सा बन जाए, तो यह स्वतः हो जाता है।

अगर आप नो‑कोड टूल में ट्रैकर बना रहे हैं (उदाहरण के लिए AppMaster), तो यही क्षण सरल नोटिफिकेशन ट्रिगर करने के लिए सबसे अच्छे हैं: सुबह की “use first” समरी, दिन के अंत का वेस्ट प्रम्प्ट, और मैनेजर के लिए साप्ताहिक वेस्ट रिपोर्ट।

उदाहरण: एक कैफे में एक हफ्ता जो “use first” अलर्ट इस्तेमाल करता है

River Street Cafe ब्रेकफ़ास्ट सैंडविच, कॉफ़ी के लिए दूध, पेस्ट्री और दो घर‑बनाए सॉस (chipotle mayo और herb vinaigrette) बेचा करते हैं। वे सब कुछ एक सरल ट्रैकर में रखते हैं जिसमें बैच, एक्सपायरी‑तिथियाँ, और “use first” सूची होती है।

सोमवार सुबह, प्रेप कुक एक ताज़ा चिपोटल मेयो बनाता है और उसे एक नए बैच के रूप में लॉग करता है, न कि सिर्फ “chipotle mayo” को एक ही संख्या के रूप में। बैच एंट्री इस तरह दिखती है:

• Item: Chipotle mayo
• Made: Mon 9:10
• Expires: Thu 9:10
• Quantity: 3.0 liters
• Location: Walk-in, shelf B

वे पेस्ट्रीज़ (ट्रे के हिसाब से) और दूध (केस के हिसाब से) के लिए भी ऐसा ही करते हैं। हर बैच की अपनी एक्सपायरी‑तिथि और लोकेशन होती है, ताकि स्टाफ़ अनुमान न लगाए कि कौन‑सा लेना है।

बुधवार दोपहर तक, ट्रैकर एक “use first” अलर्ट दिखाता है: एक पुराना vinaigrette बैच कल एक्सपायर हो जाएगा। बैक‑ऑफ‑वॉक‑इन में उसे किसी ने देखा नहीं क्योंकि नया बैच आगे रखा गया था।

शिफ्ट लीड के पास दो विकल्प होते हैं। अगर उस आइटम के लिए फ्रीज़ करना अनुमति है, वे उसे हिस्सों में बाँटकर फ्रीज़ करते हैं और ट्रैकर में नोट जोड़ते हैं। अगर फ्रीज़ करना.allowed नहीं है, तो वे एक फास्ट मूव प्लान करते हैं: वही vinaigrette उपयोग करने वाला एक लंच स्पेशल बनाना। लक्ष्य है बैच को जानबूझकर इस्तेमाल करना, न कि उम्मीद करना कि वह खुद बिक जाएगा।

क्लोज पर, क्लोजिंग पर्सन छोटे अपडेट करता है, न कि पूरा रीकाउंट। वे नए बैच की पुष्टि करते हैं, जो इस्तेमाल हुआ उसे घटाते हैं (कड़ा पर सुसंगत), और वेस्ट तभी लॉग करते हैं जब वह होता है।

शुक्रवार को, मैनेजर एक स्क्रीन पर देखता है: क्या एक्सपायर हुआ, क्या वेस्ट हुआ, और किन आइटमों ने सबसे ज़्यादा “use first” अलर्ट ट्रिगर किए। कुछ हफ्तों में वे सॉस के प्रेप साइज बदलते हैं और स्पष्ट स्टॉकिंग नियम लगाते हैं, जैसे “नया दूध पुराने दूध के पीछे रखें”, ताकि अलर्ट दुर्लभ हों और वेस्ट घट जाए।

अगले कदम: एक टूल चुनें और बिना व्यवधान के रोल‑आउट करें

सबसे छोटा टूल चुनें जिसे आपकी टीम हर दिन वास्तव में इस्तेमाल करेगी। एक्सपायरी ट्रैकिंग ज़्यादातर बहुत सारे प्रोसेस होने से फेल होती है, फीचर्स की कमी से नहीं।

अगर आपके पास एक लोकेशन है, कम आइटम हैं और एक व्यक्ति उसे मेंटेन करता है, तो स्प्रेडशीट काफी हो सकती है। अगर कई लोग रिसीव, प्रेप और वेस्ट लॉग करते हैं शिफ्टों में, तो एक ऐप ज़्यादा उपयुक्त होता है। अगर आपको विशेष नियम (जैसे FEFO), कई स्टोरेज लोकेशन, और परमिशन के साथ ऑडिट‑ट्रेल चाहिए, तो कस्टम वर्कफ़्लो अक्सर इसके लायक होता है।

पहली वर्शन छोटा रखें। जो प्रारंभिक सेट ज़्यादातर टीमें वास्तव में उपयोग करती हैं वह है:

• Add Batch (item, quantity, unit, batch date, expiry date, location)
• Use First (आज की सूची कि क्या सबसे पहले लेना है)
• Inventory by Location (prep fridge, freezer, dry storage)
• Waste Log (क्या फेंका और क्यों)

बाद में इंटीग्रेशन जोड़ सकते हैं जब बेसिक्स टिक जाएँ। सामान्य अगले कदम POS से दैनिक टोटल खींचना (उपयोग बनाम बिक्री तुलना के लिए) और उन जगहों पर अलर्ट भेजना जहाँ आपकी टीम पहले से संचार करती है (Telegram) या ईमेल/SMS।

अगर आप बिना कोड के कस्टम ऐप बनाना चाहते हैं, AppMaster (appmaster.io) एक विकल्प है। आप Items, Batches और Locations को PostgreSQL में मॉडल कर सकते हैं, FEFO “use first” अलर्ट के लिए बिजनेस नियम जोड़ सकते हैं, और रिसीविंग व वेस्ट लॉगिंग के लिए सरल मोबाइल स्क्रीन बना सकते हैं। क्योंकि यह असली सोर्स‑कोड जनरेट करता है और आवश्यकता बदलने पर ऐप को पुनःजनरेट कर सकता है, आप सीखते हुए फ़ील्ड और नियमों को बदलना आसान पाएँगे।

रोल‑आउट को सुचारू बनाए रखने के लिए, पहले पायलट करें। ट्रैकर को सिर्फ प्रेप फ्रिज के लिए दो हफ्ते चलाएं। एक आदत ट्रेन करें: बैच रिसीव करें, फिर हमेशा Use First से लें। हर सप्ताह के अंत में टीम के साथ दो नंबर देखें: मिस्ड एक्सपायरी और वेस्ट एंट्रीज़। अगर वे बेहतर होते हैं, तो फ्रीज़र, फिर ड्राय स्टोरेज, और अंततः पूरा मेन्यू जोड़ें।